Superando Cinco Obstáculos no Envio para Home Office de Equipes Remotas

Para muitas empresas, o êxodo em massa de espaços de escritório compartilhados este ano levou a uma corrida para equipar funcionários com ferramentas de tecnologia adequadas e sistemas empresariais baseados na nuvem para suportar trabalho remoto. Particularmente desafiadoras são soluções para processos que tradicionalmente dependiam de uma estrutura corporativa centralizada — como salas de correio e departamentos de expedição.

Como implementar efetivamente uma solução em toda a empresa que permita aos funcionários enviar e despachar materiais de negócios de forma segura, eficiente e econômica de locais dispersos?

Organizações que anteriormente gerenciavam, digamos, quatro escritórios corporativos devem descobrir como gerenciar efetivamente 4.000 home offices. Você não pode simplesmente jogar documentos em um carrinho de correio ou deixar uma encomenda em um centro de correspondência. Em última análise, você perdeu significativo conhecimento tribal que normalmente gerenciaria esses processos.

Independentemente de quantos locais de home office você tenha no ambiente atual, você precisará descobrir como automatizar e controlar onboarding, configuração e go-live ao longo de cinco fases-chave de implementação que você normalmente confiaria a uma equipe central para gerenciar em um local físico.

1. Configurando o Sistema

Primeiro e acima de tudo, certifique-se de que o novo sistema baseado na nuvem que você escolher o equipa para criar rapidamente contas de transportadoras e permissões de usuários finais. Confirme se ele tem capacidades de importação em massa que permitirão então carregar informações rapidamente, seja através de um simples upload de lista Excel ou integração com seu sistema de gestão de recursos humanos (HRMS). Isso é crítico para garantir que a implementação não seja prejudicada por tarefas tediosas de entrada manual de dados.

Também crucial é uma compreensão clara das operações centralizadas de correspondência e expedição da sua empresa, para que possam ser traduzidas em fluxos de trabalho específicos por função. Certifique-se de que o sistema tem ferramentas para adaptar interfaces de usuário à forma como você quer trabalhar. Identifique as pessoas que precisam estar envolvidas e envolva-as cedo no processo para que possam ajudar a capturar todos os processos e requisitos que o sistema precisa impor. Escolha um campeão do projeto e encarregue-o de unir administradores e especialistas em uma equipe multifuncional que levará a configuração do sistema à conclusão com sucesso.

2. Onboarding e Treinamento Virtual

Uma vez configurado o sistema, você está pronto para lançar a solução de home office para toda a equipe. Certifique-se de que sua equipe saiba quem é o campeão do projeto — um ponto central de contato que pode responder perguntas e outros problemas que possam surgir à medida que usuários fazem onboarding com o sistema.

Forneça aos usuários recursos de onboarding e treinamento combinados que atendam a múltiplos estilos de aprendizagem no local de trabalho, em vez de adotar uma abordagem única para todos. Aprendizes visuais se beneficiarão de demonstrações de produto e vídeos de treinamento, assim como aprendizes auditivos se essas ferramentas também fornecerem componente auditivo. Aprendizes verbais, no entanto, podem preferir guias de usuário estruturados, enquanto aprendizes cinestésicos (práticos) quererão mergulhar diretamente, talvez com um projeto de amostra no qual possam praticar.

3. Garantindo Segurança de Dados

Embora fornecer um sistema remoto de correspondência e expedição para home office permita que sua equipe trabalhe de qualquer local com conexão à internet, para muitas empresas isso levanta preocupações significativas de segurança e conformidade. Você perde a capacidade de gerenciar os dispositivos e conexões através dos quais seus funcionários acessam o sistema.

É importante reavaliar os protocolos de segurança da sua empresa e estabelecer políticas que protejam tanto seu negócio quanto seus trabalhadores remotos. Certifique-se de utilizar acesso de single sign-on (SSO), e aproveite os recursos de segurança do sistema para reforçar seus esforços — como direitos de visibilidade variáveis, configurações de permissão baseadas em regras e processos de aprovação automatizados. Isso permitirá que você mantenha controle central sobre quem pode acessar o sistema, e o que podem ver e fazer dentro dele.

4. Garantindo Adesão dos Funcionários

Como diz o ditado, você pode levar um cavalo à água, mas não pode obrigá-lo a beber. Da mesma forma, você pode equipar sua equipe com um sistema remoto seguro e treiná-los para usá-lo, mas fazê-los adotá-lo é outro desafio. Na verdade, na maioria das vezes que um novo software falha, é devido à falta de adoção do usuário e não à funcionalidade da ferramenta em si.

Deixar funcionários sozinhos para escolher suas próprias transportadoras ou métodos de correspondência e expedição pode levar à perda de controle sobre gastos — ou pior, criar risco de segurança se eles estiverem esperando em filas nos correios ou centros de expedição de transportadoras.

Comunicação top-down de liderança executiva engajada é crucial para demonstrar a importância da nova solução de expedição para home office. Por que você está implementando este sistema? Como ele ajudará a empresa em direção aos seus objetivos de negócios? Como beneficiará cada funcionário em sua função? Adaptar aplicativos a fluxos de trabalho específicos pode ajudar aqui.

Individualizar o "porquê" por trás do investimento é de particular importância. Enfatize o sistema como um investimento feito para beneficiar funcionários, não apenas para facilitar negócios como de costume durante operação remota — seja para tornar seu trabalho mais fácil, simplificar ou eliminar tarefas tediosas, e/ou dar-lhes insight ou funcionalidade adicional que não tinham antes.

5. Rastreando Responsabilidade do Usuário

Não basta incentivar a adesão dos funcionários; você também precisa controlá-la e rastreá-la; idealmente através de funcionalidade de relatórios baseada em um único banco de dados de transações capturando transações de correspondência e expedição geradas por todos os usuários. Soluções de expedição pontuais ou de transportadora única criam silos de dados que impedem você de executar relatórios consolidados de reconciliação de centro de custo, que de outra forma ajudariam a encontrar estouros de orçamento ou discrepâncias entre custos esperados e reais para todas as transportadoras.

Além de monitorar atividade do usuário, muitas soluções permitem executar relatórios para destacar usuários inativos. Você também pode identificar "expedidores desonestos" que não seguem a política da empresa, como usar um serviço de transportadora expressa quando um serviço terrestre seria mais barato, ou usar o sistema para processar remessas pessoais não autorizadas.

Muitas vezes, a falta de uso do sistema ou uso inadequado se resume a treinamento e conscientização. Incentive seus funcionários a fornecer feedback sobre pontos de dor que você pode resolver com ferramentas de configuração de administração do sistema.

Embora ainda não esteja claro quando a crise da COVID-19 diminuirá, o que é certo é que funcionários e empregadores reconhecem os benefícios de trabalhar em casa. Muitas organizações adotarão a opção como uma "nova normalidade" bem além da pandemia.

Portanto, empresas podem continuar a controlar custos e eficiências, mantendo funcionários seguros, com uma solução de correspondência e expedição gerenciada centralmente para todas as transportadoras e todos os usuários.

Bob Malley é diretor administrativo na Pierbridge.