Cinco disposições importantes que você deve ter em seus contratos de cadeia de suprimentos

Parcerias inteligentes e gerenciamento de relacionamento são essenciais para toda estratégia de fornecimento, mas o contrato da cadeia de fornecimento é o que conta quando surgem dúvidas ou as coisas dão errado. Os contratos definem expectativas, orientam a resolução de disputas e descrevem como e quando as obrigações das partes terminam. Acertar é crucial.

As disposições exatas dos contratos da cadeia de suprimentos variam de acordo com o negócio e o setor. Mas certas disposições que raramente, ou nunca, devem ser excluídas. A seguir estão cinco cláusulas-chave que devem ser a base dos contratos da cadeia de suprimentos.

1 Proteja suas informações confidenciais e know-how da empresa. Isso o ajuda a manter suas vantagens competitivas. Conseguir isso na prática pode ser complicado, pois requer proteção prática e contratual. Estas são as características de forte proteção de informações confidenciais em um contrato de cadeia de suprimentos:

Defina claramente as informações confidenciais. Certifique-se de detalhar exatamente o que compreende as informações confidenciais em seu contrato com o fornecedor. Considere incluir informações financeiras, preços de produtos, projeções de negócios, projetos, compostos, moldes, ferramentas, equipamentos, detalhes de outros fornecedores e quaisquer processos especializados, entre outras coisas.

Limite o acesso a qualquer informação confidencial. Esta cláusula deve delinear as medidas práticas que seu fornecedor deve realizar para evitar que funcionários (ou qualquer outra pessoa, incluindo fornecedores terceirizados e subcontratados) acessem suas informações confidenciais e know-how. Essas etapas podem incluir:

• barreiras físicas,
• Acesso restrito a ativos digitais,
• Medidas de segurança,
• Fazer com que terceiros concordem com a cláusula de confidencialidade em seu contrato (ou requisitos de confidencialidade semelhantes),
• Atribuir a responsabilidade de manter a confidencialidade a um determinado membro da equipe do fornecedor e
• Garantir que as informações confidenciais sejam devolvidas quando o contrato terminar.

Detalhe quem possui qualquer propriedade intelectual desenvolvida. Seu fornecedor pode desenvolver I.P. enquanto trabalha em seu projeto. O contrato que descreve seu acordo deve atribuir direitos claramente ao I.P. à sua empresa, se desejar reivindicar a propriedade dela.

Descrever os procedimentos de auditoria. A melhor prática significa colocar um esforço muito além da redação do contrato. Você deve ter a capacidade de visitar as instalações de seus fornecedores e revisar seus registros para garantir que as medidas necessárias estejam em vigor e sendo cumpridas. Seu contrato deve definir como e quando essas auditorias podem ocorrer.

2. Detalhe seus materiais e requisitos de qualidade. Diversas cadeias de suprimentos ajudam a atender às expectativas dos consumidores, aumentar os lucros, inovar e permanecer competitivos. Eles também tornam mais complicado o gerenciamento e garantem a qualidade. Contratos de fornecedores claros e concisos podem ajudar a mitigar problemas de materiais e qualidade.

A inclusão de uma cláusula que detalha os requisitos de materiais exatos pode impedir os fornecedores de trocar por materiais de qualidade inferior. Você deve delinear o tipo, cor, forma, tamanho, peso e fontes aceitáveis ​​dos suprimentos.

Quanto aos requisitos de qualidade, seu contrato deve definir um padrão mínimo firme de qualidade. Você deve especificar a finalidade do produto e detalhar que os produtos entregues devem ser adequados à finalidade. Todos os testes de garantia de qualidade exigidos devem ser claros, assim como as consequências do não cumprimento dos padrões exigidos.

3. Proteja seu I.P. de falsificações. A lei de propriedade intelectual em qualquer jurisdição onde você opere oferece alguma proteção contra falsificações, desde que você registre seu I.P. lá. Esta proteção pode ser ampliada por provisões de indenização, que oferecem fortes incentivos para os fornecedores protegerem seu I.P., e provisão para medida cautelar imediata onde ela está sendo infringida.

As provisões de indenização por perdas e danos indicam que, onde seu I.P. está sendo usado indevidamente, vendido ou “mantido como refém” durante uma disputa ou após a rescisão do contrato, seu fornecedor será obrigado a pagar a você uma determinada quantia em dinheiro.

Uma cláusula de medida cautelar lhe dá a capacidade de exigir legalmente que seu fornecedor pare de fazer o que quer que esteja fazendo que viole os termos de seu contrato. No contexto de I.P., seu fornecedor precisaria interromper imediatamente a venda de produtos falsificados.

As vendas a terceiros não aprovadas também devem ser contempladas na cláusula de indenização. Isso evita que seu fornecedor venda quaisquer produtos em excesso ou produtos rejeitados. Você também pode conseguir isso exigindo que seu fornecedor forneça uma certificação de destruição de terceiros ou devolva seus produtos para você.

4. Inclua condições para promover o desempenho contratual. A importância de cláusulas de desempenho cuidadosamente elaboradas em seus contratos de cadeia de suprimentos nunca foi mais aparente do que em toda a pandemia. As comparências em tribunais e a negociação de acordos relativos ao inadimplemento durante a pandemia continuarão por muitos anos.

As disposições que promovem o desempenho podem ser benéficas nesses casos. Esses incluem:

• garantias de desempenho de uma empresa controladora,
• Penalidades financeiras por atrasos,
• Cláusulas de rescisão por incumprimento,
• cláusulas de suspensão ou rescisão por atraso no desempenho,
• Acordos de garantia,
• Títulos de desempenho e
• Direitos que permitem a outro fornecedor “intervir” onde o fornecedor falhou na entrega.

5. Planeje o fim do seu contrato. Os contratos da cadeia de suprimentos devem descrever as circunstâncias sob as quais as partes podem rescindir um contrato e o que acontece quando a rescisão ocorre. Você deve ser claro sobre o que é devido a quem e quais etapas devem ser tomadas antes e depois da rescisão.

Obrigações claras desde o início minimizam o risco de surgimento de uma disputa. Se ocorrer uma rescisão, isso definirá expectativas claras sobre o que se seguirá - novamente, limitando o escopo de qualquer disputa.

Com essas proteções contratuais e relacionamentos fortes e estratégicos com a cadeia de suprimentos, você pode posicionar melhor sua empresa para o sucesso no futuro.

Hannah Genton é sócia fundadora da CGL LLP .