Automação de Contratos Impulsiona Transformação Digital em Cadeias de Suprimentos

As indústrias de manufatura e logística enfrentaram condições complexas e em rápida mudança durante a pandemia de COVID-19. Empresas nos EUA se encontraram em território desconhecido quando o surto atingiu no início de 2020. Linhas de suprimento ficaram tensionadas, enquanto empresas e provedores de saúde se esforçavam para entregar suprimentos críticos como equipamentos de proteção individual (EPI).

Nove meses depois, empresas de manufatura e logística ainda lutam para superar obstáculos logísticos do COVID-19, enquanto também mantêm os trabalhadores seguros. Mesmo agora, a indústria de frete está se preparando para entregar 9 milhões de vacinas Pfizer e Moderna por dia em veículos refrigerados. Para enfrentar desafios de segurança e limitar contato pessoal o máximo possível, líderes de manufatura e logística devem priorizar a transformação digital na cadeia de suprimentos. A principal prioridade para executivos é proteger a saúde e segurança dos funcionários, enquanto continuam a operar e entregar mercadorias no prazo. A tecnologia desempenha um papel significativo em atingir esse objetivo e superar disrupções causadas pelo vírus.

Desligamentos obrigatórios e novos requisitos de segurança no local de trabalho causaram enormes atrasos no envio e grandes escassezes de suprimentos. Segundo dados da World CC (anteriormente IACCM), 59% das empresas foram interrompidas por problemas na cadeia de suprimentos. Além disso, a porcentagem de empresas sofrendo impactos moderados a severos no desempenho de contratos saltou de 37% para 60% nas duas semanas no início da pandemia.

Um dos principais desafios que provedores de logística enfrentam durante a transição para trabalho remoto é gerenciar centenas de milhares de contratos digitais. Grandes empresas de cadeia de suprimentos usam várias soluções para gerenciar mais de 100.000 documentos e contratos, cobrindo décadas de trabalho. As empresas devem garantir que todos os contratos sejam cumpridos, enquanto se protegem de questões legais e regulatórias.

Para auxiliar a transição para trabalho remoto, plataformas de gestão do ciclo de vida de contratos (CLM) tornaram-se uma ferramenta crítica para digitalizar contratos em organizações de cadeia de suprimentos. O CLM garante que toda informação de fornecedores resida em uma única fonte centralizada de verdade. Além disso, sistemas CLM automatizam fluxos de trabalho e rastreiam expirações e renovações de contratos, para que as organizações possam acelerar o processo de aprovação de contratos e maximizar a receita.

Segundo uma pesquisa da Oxford Economics, automatizar tarefas rotineiras como papelada e gestão de contratos é uma meta principal para executivos na cadeia de suprimentos. Em um momento em que líderes de negócios buscam simplificar operações e reduzir custos, uma plataforma CLM pode fornecer o maior retorno sobre investimento para automação na cadeia de suprimentos. Por exemplo, o CLM permitiu que uma das maiores empresas de caminhões dos EUA supervisionasse um enorme volume de mudanças nos termos de fornecedores relacionados ao impacto do COVID-19. Ao adotar um sistema CLM automatizado, provedores de soluções de cadeia de suprimentos podem gerenciar mais eficientemente assuntos como datas de renovação, contrapartes nomeadas, indenização e termos de carga.

Além de eficiência e acesso mais fácil a documentos importantes, o CLM automatizado ajuda organizações com visibilidade e responsabilidade de contratos. Ele armazena contratos e registros na nuvem para que possam ser acessados com segurança de qualquer lugar quando necessário. O CLM aumenta a transparência em toda a organização e permite que funcionários compartilhem e negociem documentos digitais com segurança em tempo real. Isso agiliza ciclos de vendas enquanto reduz drasticamente o risco de conformidade. Por exemplo, o CLM automatizado pode sinalizar se um envio vai atrasar, quando os termos do contrato estabelecem que deve ser entregue até certa data, ou quando o fornecedor é financeiramente responsável. Dessa forma, o fornecedor pode acelerar a entrega para cumprir o prazo, ou pelo menos notificar a outra parte de que as mercadorias serão entregues com atraso.

Em resposta à pandemia, fabricantes exigiram maior visibilidade nas cadeias de suprimentos de seus fornecedores. A inovação acelerou em cada etapa da cadeia de suprimentos devido aos desafios impostos pelo COVID-19. Mais do que nunca, a automação está sendo aplicada em muitos aspectos da cadeia de suprimentos para operar de forma mais autônoma. O CLM permanece uma parte chave da evolução digital da cadeia de suprimentos ao simplificar processos contratuais.

À medida que a distribuição de vacinas COVID-19 começa, a cadeia de suprimentos está sendo testada mais uma vez. Com a tecnologia certa e ferramentas CLM para rastrear envios, monitorar temperaturas de caminhões e gerenciar milhões de entregas, empresas de frete poderão entregar vacinas efetivamente por todo o país.

Com CLM, líderes de cadeia de suprimentos têm maior flexibilidade para revisar e aprovar contratos de qualquer local, o que acelera o tempo de processamento e mantém a cadeia de suprimentos avançando durante esses tempos tumultuados. Mas a busca por soluções capazes pode ser um empreendimento massivo. Provedores de cadeia de suprimentos interessados em CLM automatizado devem começar sua busca com uma empresa de pesquisa de software terceirizada, preferencialmente baseada em experiências reais de clientes. Essas fontes fornecem informações reais, não discurso de marketing, sobre capacidades e experiência do cliente, que líderes de cadeia de suprimentos podem usar para focar no provedor CLM certo.

Colin Earl é diretor de tecnologia da Agiloft.