Transformando o processo de aquisição por meio da robótica

Os humanos são fascinados pela automação desde a Idade das Trevas.

O primeiro grande passo em direção à automação na história da humanidade foi a invenção da roda, que melhorou o transporte de uma forma que antes era inimaginável. Avançando até o presente, a automação em operações, manufatura, finanças e marketing permitiu melhorias significativas na produtividade. Então, para onde vai a tecnologia a partir daqui? A automação de processos robóticos (RPA) é a resposta.

Em organizações modernas, a cadeia de suprimentos consiste em um portfólio de aplicativos de software dedicados que executam funções especializadas. Garantir uma interação harmoniosa entre eles é um ponto problemático comum. O RPA pode ajudar as empresas a obter uma colaboração sem contato entre os principais aplicativos, como planejamento de recursos empresariais (ERP), gerenciamento de transporte, gerenciamento de armazém, planejamento, compras e gerenciamento de produto.

Os usuários de sourcing e procurement interagem com muitos desses sistemas, utilizando pontos de dados externos para tomar decisões informadas sobre a quantidade, preço e localização do produto. A equipe de aquisição freqüentemente investe um tempo significativo na coleta e análise de dados, o que afeta diretamente o tempo do ciclo do processo. Em uma pesquisa do Gartner de 2019 sobre sourcing, compras e gerenciamento de fornecedores, as questões críticas na aquisição de tecnologia incluíram economia de custos direta (instantânea), impacto dos resultados de negócios, negociação eficaz, redução de custos e tempo de processamento. O RPA pode ajudar significativamente a resolver os desafios de aquisição em todas essas áreas.

Um relatório do Gartner de 2020 sobre I.T. a otimização de custos descobriu que a introdução ou o aumento da automação pode ajudar as organizações a obter uma economia líquida de 10% a 15% em TI em andamento. custos do projeto de serviços. As organizações podem manter seu I.T. arquitetura enquanto se beneficia de maiores ganhos de produtividade por meio do RPA. A tecnologia pode sustentar um melhor retorno sobre o investimento para produtos digitais existentes por meio de estratégias de produtos otimizadas.

A reconciliação de estoque por meio do RPA pode ajudar as empresas multinacionais a atingir uma redução de mais de 70% no tempo do ciclo de reconciliação. Por exemplo, uma grande empresa de logística global implementou o RPA para transformação de operações para alcançar a excelência da cadeia de suprimentos.

Ao permitir a rápida transformação digital das funções da cadeia de suprimentos, o RPA está provando ser uma das ferramentas mais críticas para a melhoria da produtividade. O tamanho do mercado global de RPA deve experimentar um crescimento considerável, atingindo US $ 6,10 bilhões até 2027, de acordo com a Fortune Business Insights. Na cadeia de suprimentos de uma organização moderna, a RPA pode revelar valor oculto por meio da transformação da maioria dos processos da função de compras. A seguir estão algumas das principais áreas onde as organizações podem obter benefícios imediatos de RPA.

Análise de gasto autônomo . A coleta de gastos e a análise de categorias é uma área-chave na qual o RPA pode ajudar, reunindo dados de várias fontes automaticamente. No nível organizacional, o RPA pode ajudar a gerar relatórios detalhados de aplicativos ERP, bem como arquivos manuais, como PDFs e planilhas do Excel. O RPA também pode integrar ferramentas existentes desenvolvidas localmente que uma empresa pode estar usando para executar processos de aquisição. Com a coleta automática de dados de gastos, os “bots” também podem permitir avaliações automáticas detalhadas de oportunidades de gastos com base na política definida.

Análise de mercado e compras spot otimizadas. Um bot pode facilmente coletar informações de vários sites e documentos, que são atualizados regularmente em uma base mensal ou semanal por provedores de dados terceirizados. Um painel de análise de mercado pode utilizar essas informações coletadas sem a necessidade de atualizar ou verificar os dados de origem. Os gerentes de compras podem até mesmo fazer pedidos de compra à vista usando bots, que identificam os melhores vendedores e preços disponíveis no mercado com base em pesquisas de mercado. O RPA pode reduzir em grande medida os esforços despendidos na pesquisa na Internet e em outras fontes.

Auto-benchmarking e monitoramento de desempenho sem toque . O RPA pode habilitar a coleta automática de dados para preencher painéis de indicadores chave de desempenho (KPI) e permitir que as empresas conduzam exercícios de benchmarking sem intervenção humana. Ele também pode ajudar a coletar dados automaticamente de vários aplicativos (incluindo e-mail). Se um usuário deseja fornecer dados com um e-mail, o RPA pode ajudar a integrar as entradas de e-mail no painel de KPI e melhorar a experiência de aquisição e a satisfação das partes interessadas.

Gerenciamento de requisição de compra (PR) e ordem de compra (PO) e identificação do fornecedor. Um bot pode coletar dados de PRs e pesquisar o catálogo de produtos para os itens disponíveis. Se um item não estiver disponível, o bot pode pesquisar fornecedores na Internet e fornecer sugestões para possíveis correspondências de fornecedores. O RPA pode até ajudar a iniciar conversas e consultar vários fornecedores quanto à disponibilidade do produto com cotações de preços provisórias, usando e-mail ou texto SMS. Um bot pode gerenciar todo o processo de identificação do produto, pesquisa de mercado e gerenciamento de relacionamento com o fornecedor, liberando uma quantidade significativa de tempo para os gerentes de compras. Além de notificações e relatórios regulares enviados pelo ERP para iniciação de PR e PO, o RPA pode ajudar a criar relatórios personalizados no nível da categoria ou do produto.

Auto-embarque do fornecedor e criação mestre do fornecedor. A integração e criação de fornecedores geralmente é uma tarefa manual demorada em muitas organizações. Com um bot RPA, o processo de criação automática do fornecedor pode ser executado sem intervenção humana. Um bot pode adicionar dados mestres a aplicativos corporativos a qualquer momento.

Auditoria de fornecedor personalizado. Os bots podem ajudar a criar relatórios personalizados para um fornecedor específico monitorando contratos em andamento, rastreamento de reclamações e conformidade de contrato. Com base na política definida, os bots podem enviar lembretes periódicos automaticamente por e-mail ou texto SMS para fornecedores específicos. Os bots com recursos de e-mail também podem fornecer atualizações automáticas na caixa de correio ou SMS diretamente para quaisquer critérios ou exceções definidos.

	Análise autônoma de gastos	Análise de mercado e compras spot otimizadas	Comparativo automático e monitoramento de desempenho sem toque	Gerenciamento de RP / PO e identificação de fornecedor	Embarque automático do fornecedor e criação do mestre do fornecedor	Auditoria de fornecedor personalizado
Quanta% do processo pode ser automatizado?	> 80 %	> 70 %	> 60 %	> 80 %	> 50 %	> 60 %
O que não pode ser automatizado?	Gasto independente não documentado Orientação de gerenciamento	Validação humana Integração com vendedor offline	Planos de melhoria de desempenho identificação de KPI	Verificações de qualidade do produto Preço mais baixo garantido	Verificação de fornecedor Autenticidade do fornecedor	Verificações de qualidade no local Identificação da fonte da disputa
KPIs afetados diretamente	% do gasto total gerenciado pela organização de compras ROI de aquisições Custo de origem	Despesas operacionais de aquisições Redução de custo direto Prevenção de custos Satisfação do funcionário	Valor do contrato sob gestão ativa Variação do valor do pedido Risco de contrato	% de fornecedores com certificações Tempo de ciclo de PR para PO Custo médio de processamento da OC Satisfação das partes interessadas	Despesa de gerenciamento de dados mestre como% do gasto total Taxa de erro de registro de dados Tempo de administração do contrato	Taxa de conformidade Razão de rejeição Retrabalho e valor de sucata Avaliação da qualidade do fornecedor

* Estimativas de dados para organizações de estágio 3 e 4 de nível de maturidade de acordo com a Estrutura de Excelência de Processo TCS

O RPA está emergindo rapidamente como parte integrante da organização de compras e continuará a evoluir e amadurecer. Uma vez alinhado com a estratégia de negócios, o RPA pode entregar resultados excepcionais e sustentáveis ​​em um curto espaço de tempo.

Bakul Sharma e Mudit Bansal são consultores na Prática de Cadeia de Abastecimento Global da Tata Consultancy Services.