3 dicas essenciais de rastreamento de ativos para escolas e educadores:automatize, planeje e colabore com a TI

Escolas de todos os tipos devem rastrear com precisão seus ativos para cumprir os padrões do Conselho de Padrões de Contabilidade Governamental (GASB) e os padrões do Conselho de Padrões de Contabilidade Financeira (FASB), além de prestar contas a seus stakeholders. Como as escolas dependem mais de fundos e doações de fontes externas, elas devem gerenciar e rastrear seus ativos de maneira responsável para justificar os gastos para essas partes interessadas. Mas, as escolas têm tantos ativos espalhados pelos campi, instalações, salas de aula e residências de administradores, professores e alunos que pode ser quase impossível rastrear os ativos com precisão. Existem algumas maneiras pelas quais as escolas podem melhorar suas práticas de rastreamento de ativos, incluindo

1. Simplifique e automatize o rastreamento de ativos
2. Trabalhe com equipes de TI para rastrear laptops e dispositivos móveis
3. Crie um plano de gerenciamento de ativos

1. Simplifique e automatize o rastreamento de ativos

Se as escolas devem aprender alguma coisa com o desastre do inventário de computadores do Los Angeles Unified School District em 2014, quando quase US$ 200.000 em dispositivos foram roubados ou perdidos, é que adotar as melhores práticas de rastreamento de ativos é fundamental para evitar erros e uma perda dispendiosa de equipamentos .
Os distritos escolares e outras instituições educacionais que adotam as melhores práticas de rastreamento de ativos e simplifique e automatize seus processos, passe em auditorias com cores vivas e rastreie seus ativos com muito mais facilidade do que aqueles que dependem de rastreamento ativos manualmente. Professores e administradores também apreciam a quantidade de tempo economizada no check-in e check-out de ativos quando o processo é executado perfeitamente com uma solução de rastreamento de ativos que utiliza códigos de barras e etiquetas de ativos para uma digitalização precisa.
Se o seu distrito escolar ou instituição educacional Excel ou outro processo manual para rastrear ativos, você está custando aos funcionários horas gastas atualizando os registros de ativos individuais ao longo de sua vida útil. Os sistemas manuais também são muito mais propensos a envolver confusão e erros que podem resultar em equipamentos perdidos, danificados ou roubados antes que alguém perceba que há um problema. E, processos manuais não responsabilizam as pessoas como processos automatizados.
Na verdade, grandes distritos escolares e instituições de ensino superior têm uma dificuldade incrível para rastrear seus ativos, assim como o Distrito Escolar Unificado de LA. Faculdades e universidades geralmente relatam perdas de dezenas de milhares a milhões de dólares, e essas perdas podem ser minimizadas e virtualmente eliminadas quando as instituições adotam sistemas de rastreamento de ativos. Soluções eficazes de tecnologia de gerenciamento de ativos utilizam leitores de código de barras para reduzir as chances de erro humano e manter registros precisos e em tempo real em um banco de dados.

2. Trabalhe com equipes de TI para rastrear laptops e dispositivos móveis

Quando as escolas iniciam uma iniciativa de tecnologia individual que envolve o empréstimo de um laptop, tablet ou iPad aos alunos, elas correm o risco de perder muito dinheiro quando os ativos são perdidos ou danificados. Profissionais de TI em instituições de ensino percebem que as iniciativas exigem planejamento extensivo e lideram a implementação de sistemas de rastreamento de ativos antes de entregar os dispositivos aos alunos. Gerenciar os dispositivos pode se tornar um trabalho em tempo integral para as equipes de TI quando suas instituições educacionais não investem em um sistema de rastreamento de ativos.
Aqueles que implementam sistemas de rastreamento de ativos apreciam a economia de tempo e custo que obtêm ao automatizar os processos de rastreamento de ativos e saber a qualquer momento quem entra e sai dos dispositivos, se eles estão danificados, quais pais compraram seguro e quais foram perdidos. Muitos desses sistemas usam scanners de código de barras vinculados a IDs de alunos e funcionários e números de série do dispositivo, para que não haja dúvidas sobre quem desconectou um dispositivo. Alguns profissionais de TI em instituições de ensino preferem investir em tecnologias avançadas de rastreamento de ativos que incluem funções de relatórios e dão a toda a equipe a capacidade de rastrear e visualizar informações do dispositivo em tempo real.

3. Crie um plano de gerenciamento de ativos

A maioria das escolas tem uma equipe de TI que pode rastrear seus dispositivos, mas mesmo aquelas que não entendem o valor de criar um plano de gerenciamento de ativos para todos os seus ativos. Os distritos escolares públicos exigem especialmente um programa de gestão de ativos eficaz porque os ativos são comprados com dinheiro do contribuinte ou dinheiro de subsídios na maioria dos casos. E muitas escolas públicas têm fundos limitados e, como resultado, precisam maximizar os ciclos de vida dos ativos. A melhor maneira de garantir que os ativos estejam sendo rastreados corretamente é criar um plano de gerenciamento de ativos.
Especificamente, os planos de gerenciamento de ativos para instituições educacionais levam em consideração todos os ativos, desde sistemas HVAC, edifícios e hardware . Como muitas escolas não têm o dinheiro necessário para comprar novos ativos para substituir os mais antigos, elas contam com um plano de gerenciamento de ativos para determinar o que reparar e quando. Os planos de gestão de ativos também envolvem manutenção preventiva para manter os ativos em boa forma pelo maior tempo possível. O melhor cenário é casar um plano de gerenciamento de ativos com um sistema de rastreamento de ativos para ter um registro completo de todos os ativos, seu cronograma de manutenção e suas informações de rastreamento.
As escolas devem rastrear seus ativos adequadamente para cumprir com o GASB e padrões FASB e prestar contas a seus stakeholders. Para melhorar as práticas de rastreamento de ativos e manter os resultados, as instituições de ensino devem otimizar e automatizar o rastreamento de ativos, trabalhar com suas equipes de TI para rastrear laptops e dispositivos móveis e criar um plano de gerenciamento de ativos.
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