Domine o Rastreamento de Ativos em Escolas: 3 Estratégias-Chave para Automação, Planejamento e Colaboração com TI

Escolas de todos os tipos devem rastrear seus ativos com precisão para cumprir os padrões do Governmental Accounting Standards Board (GASB) e do Financial Accounting Standards Board (FASB), além de serem responsáveis perante seus stakeholders. À medida que as escolas dependem mais de financiamento e doações de fontes externas, devem gerenciar e rastrear seus ativos de forma responsável para justificar despesas a esses stakeholders. Mas as escolas têm tantos ativos espalhados por campi, instalações, salas de aula e casas de administradores, professores e alunos que pode ser quase impossível rastrear ativos com precisão. Existem algumas maneiras de as escolas melhorarem suas práticas de rastreamento de ativos, incluindo:

1. Simplificar e automatizar o rastreamento de ativos
2. Trabalhar com equipes de TI para rastrear laptops e dispositivos móveis
3. Criar um plano de gestão de ativos

1. Simplifique e Automatize o Rastreamento de Ativos

Se as escolas devem aprender algo com o fiasco do inventário de computadores do Los Angeles Unified School District em 2014, quando quase $200.000 em dispositivos foram roubados ou estavam faltando, é que adotar práticas recomendadas de rastreamento de ativos é crítico para evitar erros e perda custosa de equipamentos.

Distritos escolares e outras instituições educacionais que adotam práticas recomendadas de rastreamento de ativos e simplificam e automatizam seus processos passam em auditorias com louvor e rastreiam seus ativos muito mais facilmente do que aqueles que dependem do rastreamento manual. Professores e administradores também apreciam a economia de tempo na verificação de entrada e saída de ativos quando o processo funciona perfeitamente com uma solução de rastreamento de ativos que utiliza códigos de barras e etiquetas de ativos para leitura precisa.

Se seu distrito escolar ou instituição educacional está confiando no Excel ou outro processo manual para rastrear ativos, você está custando aos funcionários horas gastas atualizando registros individuais de ativos durante sua vida útil. Sistemas manuais também têm muito mais probabilidade de envolver confusão e erros que podem resultar em equipamentos perdidos, danificados ou roubados antes que alguém perceba que há um problema. E processos manuais não responsabilizam as pessoas tanto quanto processos automatizados.

Na verdade, grandes distritos escolares e instituições de ensino superior têm uma dificuldade incrível em rastrear seus ativos, assim como o LA Unified School District. Faculdades e universidades frequentemente relatam perdas de dezenas de milhares a milhões de dólares, e essas perdas podem ser minimizadas e virtualmente eliminadas quando as instituições adotam sistemas de rastreamento de ativos. Soluções eficazes de tecnologia de gestão de ativos utilizam leitores de código de barras para reduzir chances de erro humano e manter registros precisos e em tempo real em um banco de dados.

2. Trabalhe com Equipes de TI para Rastrear Laptops e Dispositivos Móveis

Quando as escolas iniciam uma iniciativa de tecnologia um-para-um que envolve emprestar um laptop, tablet ou iPad para alunos, correm o risco de perder muito dinheiro quando ativos se perdem ou danificam. Profissionais de TI em instituições educacionais percebem que as iniciativas requerem planejamento extensivo e lideram a implementação de sistemas de rastreamento de ativos antes de entregar dispositivos aos alunos. Gerenciar os dispositivos pode se tornar um trabalho de tempo integral para equipes de TI quando suas instituições educacionais não investem em um sistema de rastreamento de ativos.

Aqueles que implementam sistemas de rastreamento de ativos apreciam a economia de tempo e custo que realizam ao automatizar processos de rastreamento de ativos e saber a qualquer momento quem assina entrada e saída de dispositivos, se estão danificados, quais pais compraram seguro e quais foram perdidos. Muitos desses sistemas usam leitores de código de barras vinculados a IDs de alunos e funcionários e números de série dos dispositivos para que não haja dúvida sobre quem retirou um dispositivo. Alguns profissionais de TI em instituições educacionais preferem investir em tecnologias avançadas de rastreamento de ativos que incluem funções de relatórios e dão a toda a equipe a capacidade de rastrear e visualizar informações de dispositivos em tempo real.

3. Crie um plano de gestão de ativos

A maioria das escolas tem uma equipe de TI que pode rastrear seus dispositivos, mas mesmo aquelas que não têm entendem o valor de criar um plano de gestão de ativos para todos os seus ativos. Distritos escolares públicos especialmente exigem um programa eficaz de gestão de ativos porque ativos são comprados com dinheiro de contribuintes ou verbas de subsídios na maioria dos casos. E muitas escolas públicas têm fundos limitados e precisam maximizar ciclos de vida de ativos como resultado. A melhor maneira de garantir que ativos estão sendo rastreados adequadamente é criar um plano de gestão de ativos.

Especificamente, planos de gestão de ativos para instituições educacionais levam em conta todos os ativos, desde sistemas HVAC, até prédios, até hardware. Como muitas escolas não têm o dinheiro necessário para comprar novos ativos para substituir os mais antigos, elas dependem de um plano de gestão de ativos para determinar quais reparar e quando. Planos de gestão de ativos também envolvem manutenção preventiva para manter ativos em boa forma pelo maior tempo possível. O melhor cenário é unir um plano de gestão de ativos a um sistema de rastreamento de ativos para ter um registro completo de todos os ativos, sua programação de manutenção e suas informações de rastreamento.

Escolas devem rastrear seus ativos adequadamente para cumprir padrões GASB e FASB e ser responsáveis perante seus stakeholders. Para melhorar práticas de rastreamento de ativos e manter o controle financeiro, instituições educacionais devem simplificar e automatizar o rastreamento de ativos, trabalhar com suas equipes de TI para rastrear laptops e dispositivos móveis, e criar um plano de gestão de ativos.

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