4 Estratégias Comprovadas para Gestão Eficiente de Ativos Educacionais

Não pensamos frequentemente em escolas como entidades particularmente ricas em ativos, mas cada vez mais instituições educacionais estão cheias de ativos caros para acompanhar nosso mundo tecnológico em constante mudança. Foram-se os dias de cadernos e lápis nas prateleiras das salas; não é incomum ver até crianças aprendendo ABCs em tablets pertencentes à pré-escola. Por isso, a necessidade de rastreamento de ativos educacionais está se tornando necessidade para tudo, desde pequenas instituições privadas a grandes distritos escolares públicos e universidades.

Como administrador, como implementar programa de gestão de rastreamento que atenda às necessidades logísticas e financeiras da sua instituição? Para responder, deve olhar além dos procedimentos padrão de instituições educacionais e começar a fazer o que os melhores gestores de cadeia de suprimentos corporativos fazem há anos gerenciando ativos de suas empresas. Para integrar seu know-how experiente à sua instituição única, siga estas quatro melhores práticas:

1. Desenvolva Sistema Transparente para Centralizar Seus Dados
2. Implemente Procedimentos de Escaneamento para Inventário Móvel
3. Estabeleça Sistema de Responsabilidade que Funcione para Sua Instituição
4. Dê a Todos Funcionários Papel no Seu Plano de Rastreamento de Ativos Educacionais

Continue para ler mais sobre como a criação de plano de rastreamento pode economizar tempo e dinheiro preciosos.

1. Desenvolva Sistema Transparente para Centralizar Seus Dados

Não importa tamanho ou escopo da instituição, é importante que você invista ou desenvolva sistema que funcionários possam acessar sempre. Nele, terão capacidade de adicionar novos ativos e relatar condições em tempo real. Funciona especialmente bem para grandes organizações que constantemente atualizam software e tecnologia.

Estes funcionários também devem ter poder para adicionar descrições dos ativos, forma de relatar danos ou roubo, e qualquer manutenção futura necessária, como datas de expiração de assinaturas e garantias. Tornando sistema completamente transparente, com logins especializados para cada funcionário, sua organização será melhor capaz de rastrear ativos específicos que contribuem ou não para seu sucesso geral. Comprometer-se com sistema consistente também tornará revisões orçamentárias, auditorias e época de impostos muito mais simples e precisas.

2. Implemente Procedimentos de Escaneamento para Ativos Móveis

À medida que mundo tecnológico evolui, instituições educacionais também devem, particularmente as que têm ativos móveis caros como laptops, tablets, equipamentos audiovisuais, etc. Sabemos que possuir esses equipamentos pode ser bênção e maldição; enquanto dispositivos aumentam recursos educacionais dos alunos, infelizmente são extremamente vulneráveis a roubo.

Para remediar, escolha abordagem holística para manter controle de ativos móveis caros com solução de etiquetagem de ativos e escaneamento de código de barras. Isso dá aos funcionários maneira de adicionar informações de check-in/check-out ao sistema centralizado com simples escaneamento de código de barras, servindo como dados históricos valiosos para cada um dos seus ativos móveis.

3. Estabeleça Sistema de Responsabilidade que Funcione para Sua Instituição

Não é segredo que muitos no setor educacional frequentemente se sentem sobrecarregados por pressões diárias, o que torna ideia de responsabilidade de ativos assunto sensível. Dito isso, mesmo sistemas automatizados mais completos requerem colaboração.

Agende lembretes trimestrais ou mensais para garantir que cada funcionário esteja ciente dos ativos pelos quais é responsável, e sempre forneça instruções completas sobre como melhor utilizar o sistema de dados transparente. Por exemplo, se professor tem 30 laptops, 20 tablets e televisão na sala, garanta que ela saiba que cada peça deve ser rastreada por condição, localização atual, roubo, etc. Lembre-se, clareza é primeiro passo para promover responsabilidade.

4. Dê a Todos Funcionários Papel no Seu Plano de Rastreamento de Ativos Educacionais

Quem gerencia seu plano de rastreamento deve dar a todos funcionários que frequentemente acessam ativos móveis, em particular, papel nele. Olhe de perto cada departamento; chances são que ativos caros são passados para um ou mais departamentos diariamente. Pode ser necessidade, mas nela reside ameaça inerente de propriedade perdida ou roubada.

Dando a todos funcionários as rédeas do plano, você instantaneamente proporciona senso de responsabilidade, não importa cargo oficial. Às vezes tudo que um funcionário precisa para proteger segurança de ativo é conhecimento direto do valor que agrega à instituição.

Mantenha funcionários informados fornecendo sistema de rastreamento transparente, e você também ficará tranquilo sabendo que ativos estão sendo gerenciados e protegidos adequadamente.

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