4 práticas recomendadas para rastreamento de recursos educacionais

Não costumamos pensar nas escolas como uma entidade com muitos ativos, mas cada vez mais as instituições educacionais estão se enchendo de ativos caros para acompanhar melhor nosso mundo em constante mudança e impulsionado pela tecnologia. Longe vão os dias de livros de composição e lápis nas prateleiras das salas de aula; não é incomum ver uma criança aprendendo o 'ABC' em um tablet de propriedade de sua pré-escola. Por isso, a necessidade de rastreamento de ativos educacionais está se tornando rapidamente uma necessidade para tudo, desde pequenas instituições privadas até grandes distritos escolares e universidades públicas.
Então, como você, como administrador, implementa um rastreamento de ativos programa de gestão que se adapta às necessidades logísticas e financeiras da sua instituição? Para obter a resposta para isso, você deve olhar além dos procedimentos padrão das instituições de ensino e, em vez disso, começar a fazer o que os melhores gerentes de cadeia de suprimentos corporativos fazem há anos no gerenciamento dos ativos de suas empresas. Para integrar seu know-how experiente em sua instituição educacional exclusiva, siga estas quatro práticas recomendadas:

1. Desenvolva um sistema transparente para centralizar seus dados
2. Implementar procedimentos de verificação para seu inventário móvel
3. Estabeleça um sistema de responsabilidade que funcione para sua instituição
4. Dê a todos os funcionários uma função em seu plano de acompanhamento de ativos educacionais

Continue para ler mais sobre como a criação de um plano de rastreamento de ativos educacionais pode economizar tempo e dinheiro preciosos para sua instituição.

1. Desenvolva um sistema transparente para centralizar seus dados

Não importa o tamanho ou o escopo de sua instituição educacional, é importante que você invista ou desenvolva um sistema que seus funcionários possam acessar o tempo todo. Nele, eles terão a possibilidade de adicionar novos ativos e reportar suas condições em tempo real. Isso funciona especialmente bem para grandes organizações que estão constantemente atualizando seu software e tecnologia.
Esses funcionários também devem ter o poder de adicionar descrições dos ativos, uma maneira de relatar danos ou roubos e qualquer manutenção necessária no futuro, como assinatura e datas de expiração da garantia. Ao tornar esse sistema completamente transparente, com logins especializados para cada funcionário, sua organização poderá acompanhar melhor os ativos específicos que contribuem ou não para o seu sucesso geral. Comprometer-se com um sistema consistente também tornará as revisões orçamentárias, auditorias e tempo fiscal muito mais simples e precisos.

2. Implemente procedimentos de verificação para seus ativos móveis

À medida que nosso mundo tecnológico continua a evoluir, as instituições de ensino também devem evoluir, principalmente aquelas que têm ativos móveis caros na forma de laptops, tablets, equipamentos de áudio e vídeo etc. Todos sabemos que possuir esses equipamentos pode ser uma bênção e uma maldição; embora os dispositivos aumentem os recursos educacionais de um aluno, eles são, infelizmente, extremamente vulneráveis ​​a roubos.
Para remediar isso, escolha uma abordagem holística para manter o controle de seus caros ativos móveis com uma solução de marcação de ativos e leitura de código de barras. Isso dá aos funcionários uma maneira de adicionar informações de check-in/check-out ao seu sistema de dados centralizado com uma simples leitura de um código de barras, que servirá como dados históricos valiosos para cada um de seus ativos móveis.

3. Estabeleça um sistema de responsabilidade que funcione para sua instituição

Não é nenhum segredo que muitos que trabalham no setor educacional muitas vezes se sentem sobrecarregados pelas pressões do dia-a-dia, o que torna a ideia de responsabilidade patrimonial um assunto delicado a ser abordado. Dito isso, mesmo os sistemas automatizados de rastreamento de ativos educacionais mais completos exigem colaboração.
Agende lembretes trimestrais ou mensais para garantir que cada um de seus funcionários tenha clareza sobre os ativos pelos quais são responsáveis ​​e sempre os forneça com instruções completas sobre como melhor utilizar o sistema de dados transparente. Por exemplo, se um professor tiver 30 laptops, 20 tablets e uma televisão em sua sala de aula, garanta que ele saiba que cada um desses equipamentos deve ser rastreado quanto à condição, localização atual, roubo, etc. Lembre-se, clareza é a primeiro passo na promoção da responsabilidade.

4. Dê a todos os funcionários uma função em seu plano de rastreamento de ativos educacionais

Quem for responsável por gerenciar seu plano de rastreamento de ativos deve dar a todos os funcionários que têm acesso frequente a ativos móveis, em particular, uma função nele. Observe atentamente cada um dos departamentos da sua instituição; as chances são de que ativos caros sejam repassados ​​a um ou mais departamentos diariamente. Pode ser uma necessidade, mas nisso reside a ameaça inerente de propriedade perdida ou roubada.
Dando a todos os funcionários as rédeas do seu plano de rastreamento de ativos, você fornecerá instantaneamente um senso de responsabilidade, independentemente de sua posição oficial. Às vezes, tudo o que um funcionário precisa para proteger a segurança de um ativo é o conhecimento direto do valor que ele agrega à instituição.
Mantenha seus funcionários informados, fornecendo a eles um sistema de rastreamento transparente, e você também ficará tranquilo sabendo que seus ativos estão sendo devidamente gerenciados e protegidos.

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