Serviços CMMS :seis coisas a serem consideradas

Mudar para um Sistema de Gerenciamento de Manutenção Computadorizado (CMMS) pode ser um desafio. Uma reflexão cuidadosa deve ser dada às necessidades e tamanho de uma empresa, aos custos do software CMMS e, claro, aos benefícios de tê-lo – ou seja, economia de tempo, recursos, eficiência e retorno do investimento (ROI). E mesmo depois de uma empresa ter encontrado o sistema de gestão de manutenção mais adequado para sua organização, ainda há um outro problema que ainda precisa ser resolvido; sendo assim, quais serviços de implementação ou integração serão necessários. As empresas que compram o software CMMS precisam considerar como e quem será responsável pela instalação e configuração do software e pelo treinamento do software?

A resposta a esta pergunta depende de três fatores:

• Orçamento – o custo de ter a implementação conduzida pela equipe da empresa versus o custo de ter um técnico do fornecedor conduzindo a instalação do CMMS.
• Tempo – a quantidade de tempo (e o custo envolvido nisso) que será gasto pela equipe da empresa versus o custo de um técnico do fornecedor.
• Recursos - os funcionários da equipe com as habilidades necessárias para conduzir a implementação e integração do CMMS

Como as empresas variam em sua capacidade de gerenciar a configuração e a implementação do software, é útil saber que os fornecedores de CMMS oferecem uma variedade de serviços em diferentes níveis de preço para atender a uma variedade de necessidades . Em geral, os fornecedores oferecem as seguintes opções para implementação do sistema de gerenciamento:

• Somente assistência remota – com assistência on-line ou por telefone, uma empresa é responsável pela instalação e configuração completas do software CMMS.
• Apenas Importação de Dados e Assistência Remota – empresas com dados existentes (em formato de planilha, arquivo CSV) podem ser ajudadas a migrá-los para o software de gerenciamento.
• Integração total - um técnico do fornecedor cuidará de todos os aspectos da implementação, desde a auditoria de inventário até a entrada de dados, configuração do sistema, treinamento de software da equipe até a entrada em operação.

Ao decidir sobre o nível de assistência necessário, os seis fatores a seguir devem ser levados em consideração:

1. Dados de manutenção existentes

Como sugerido anteriormente, as empresas podem já ter dados existentes, enquanto outras não. Em alguns casos, uma empresa pode estar migrando para outro software CMMS de um existente, ou ter dados sobre um software de manutenção preventiva, uma planilha ou um arquivo CSV. Nesses casos, um fornecedor de CMMS pode facilitar esse processo limpando ou depurando dados (ou seja, removendo dados redundantes ou com erros) e importando-os para o novo sistema no formato adequado.

2. Tamanho da empresa

Considere o tamanho da empresa envolvida. O uso do sistema será limitado a um site ou haverá vários sites envolvidos? Para grandes empresas com muitas lojas, um CMMS será usado em toda a empresa. Nesse caso, todos os sites da empresa precisam ser configurados de forma consistente para que todos os requisitos de gerenciamento de manutenção sejam atendidos da mesma maneira. Caso contrário, o software CMMS não funcionará como deveria ou fornecerá o ROI esperado.

3. Prazo de implementação do CMMS planejado

O tempo é uma variável importante em relação aos fatores de custo real e de oportunidade. A realidade é que a implementação do CMMS leva tempo. O escopo da implementação também precisa ser considerado. Por exemplo, quantos ativos serão adicionados ao sistema e haverá dados adicionais adicionados (ou seja, imagens de planta baixa, etc.)? Definir cronogramas realistas para criar uma lista de inventário completa também fornece uma estrutura para a conclusão da tarefa. O seguinte fornece uma ideia de cronogramas realistas para a realização de uma auditoria independente da empresa:

• Empresas com 0 a 100 recursos =30 dias
• Empresas com 200 recursos =45 dias
• Empresas com 201-500 ativos =90 dias

4. Abrangência da entrada de dados do CMMS

A empresa precisa decidir sobre o escopo dos dados a serem inseridos. Os dados ficarão restritos a equipamentos e ativos ou incluirão também imagens, manuais, plantas, etc? Adicionar dados adicionais ao sistema levará tempo e recursos. Esse esforço adicional precisa ser ponderado em relação aos objetivos de uso do CMMS e resultados projetados.

5. Recursos disponíveis para configurar o CMMS

Além do compromisso de tempo necessário para a configuração de um CMMS, ter pessoas capazes e disponíveis para realizar a tarefa é uma consideração importante. Conforme observado, a implementação do CMMS é demorada, o que significa que os técnicos e gerentes de manutenção terão que se afastar de suas responsabilidades diárias para coletar listas de equipamentos e peças.

6. Capacidade técnica dos usuários de software

Ao contemplar uma configuração interna de CMMS, deve-se considerar cuidadosamente como os usuários do sistema são experientes em tecnologia. Embora a configuração do sistema seja relativamente simples, os operadores com experiência em tecnologia terão maior probabilidade de concluir a implementação do CMMS com rapidez e precisão, com menos treinamento necessário do que aqueles que não são experientes em tecnologia.

A integração e implementação do CMMS é um passo importante para o sucesso do sistema. Uma análise cuidadosa dos objetivos, orçamento e recursos de uma empresa orientará a decisão sobre quais serviços de integração usar. No mínimo, será necessária assistência com a entrada de dados se não houver usuários com experiência em tecnologia com alguma familiaridade com o CMMS disponível. Embora os serviços de integração não sejam baratos, eles pagarão dividendos no final quando se trata de atender aos objetivos de gerenciamento de manutenção e ao ROI esperado. Dito isso, é importante estar atento aos fornecedores que oferecem treinamento vitalício ilimitado e configuração gratuita; nenhum desses recursos do CMMS é sustentável ou realista. Da mesma forma, tenha cuidado com os fornecedores de CMMS que anunciam, sem necessidade de treinamento – compre agora! Isto também não é verdade. Avançar com um CMMS é uma importante decisão de investimento e exige que os compradores façam a devida diligência verificando as avaliações dos clientes, lendo comentários sobre suporte e treinamento e solicitando referências de fornecedores em um setor relevante. No final, o CMMS selecionado será o mais adequado para o setor, o tamanho, as necessidades e o orçamento de uma empresa.