Serviços CMMS: Seis Considerações-Chave para Escolher o Sistema Certo

Mudar para um Sistema Computadorizado de Gestão de Manutenção (CMMS) pode ser desafiador. Pensamento cuidadoso deve ser dado às necessidades e tamanho da empresa, aos custos do software CMMS e, claro, aos benefícios de tê-lo — ou seja, economia de tempo, recursos, eficiência, bem como retorno sobre investimento (ROI). E mesmo depois que uma empresa encontra o sistema de gestão de manutenção que é o melhor ajuste para sua organização, ainda há uma outra questão que precisa ser resolvida; qual seja, quais serviços de implementação ou integração serão necessários. Empresas comprando software CMMS precisam considerar como e quem será responsável pela instalação e configuração do software, e treinamento de software?

A resposta a esta pergunta repousa nos seguintes três fatores:

• Orçamento — o custo de ter a implementação conduzida pela equipe da empresa vs. o custo de ter um técnico do fornecedor conduzir a instalação do CMMS.
• Tempo — a quantidade de tempo (e custo envolvido em fazê-lo) que será gasto pela equipe da empresa vs. o custo de um técnico do fornecedor.
• Recursos — os funcionários da equipe com as habilidades necessárias para conduzir a implementação e integração do CMMS

Como as empresas variam em sua capacidade de gerenciar a configuração e implementação do software, é útil saber que fornecedores de CMMS oferecem uma variedade de serviços em diferentes níveis de preço para atender a uma gama de necessidades. Em geral, fornecedores oferecem as seguintes opções para implementação de sistema de gestão:

• Assistência Remota Apenas — com assistência online ou por telefone, a empresa é responsável pela instalação e configuração completa do software CMMS.
• Importação de Dados & Assistência Remota Apenas — empresas com dados existentes (em formato de planilha, arquivo CSV) podem ser auxiliadas na movimentação para o software de gestão.
• Integração Completa — um técnico do fornecedor cuidará de todos os aspectos da implementação, desde auditoria de inventário até entrada de dados, configuração do sistema, treinamento de software da equipe até entrar em operação.

Ao decidir sobre o nível de assistência necessário, os seguintes seis fatores devem ser levados em consideração:

1. Dados de Manutenção Existentes

Como sugerido anteriormente, empresas podem já ter dados existentes enquanto outras não. Em alguns casos, uma empresa pode estar mudando para outro software CMMS de um existente, ou ter dados em um software de manutenção preventiva, uma planilha ou arquivo CSV. Nestes casos, um fornecedor de CMMS pode facilitar este processo limpando ou depurando dados (ou seja, removendo dados redundantes ou cheios de erros) e importando-os para o novo sistema no formato adequado.

2. Tamanho da Empresa

Considere o tamanho da empresa envolvida. O uso do sistema será limitado a um site ou haverá múltiplos sites envolvidos? Para grandes empresas com multidões de lojas, um CMMS será usado em toda a empresa. Neste caso, todos os sites da empresa precisam ser configurados consistentemente para que todos os requisitos de gestão de manutenção sejam atendidos da mesma forma. Se não, o software CMMS não funcionará como deveria ou entregará o ROI esperado.

3. Prazo Planejado de Implementação do CMMS

Tempo é uma variável importante em relação a fatores de custo real e de oportunidade. A realidade é que a implementação de CMMS leva tempo. O escopo da implementação também precisa ser considerado. Por exemplo, quantos ativos serão adicionados ao sistema e haverá dados adicionais adicionados (ou seja, imagens de plantas baixas, etc.)? Definir cronogramas realistas para criar uma lista completa de inventário também fornece uma estrutura para a conclusão da tarefa. O seguinte fornece uma ideia de cronogramas realistas para conduzir uma auditoria independente da empresa:

• Empresas com 0-100 ativos = 30 dias
• Empresas com 200 ativos = 45 dias
• Empresas com 201-500 ativos = 90 dias

4. Abrangência da Entrada de Dados do CMMS

Uma empresa precisa decidir sobre o escopo dos dados a serem inseridos. Os dados serão restritos a equipamentos e ativos ou também incluirão imagens, manuais, plantas baixas, etc? Adicionar dados adicionais ao sistema levará tempo e recursos. Este esforço adicional precisa ser pesado contra objetivos para uso do CMMS e resultados projetados.

5. Recursos Disponíveis para Configurar CMMS

Além do compromisso de tempo necessário para uma configuração de CMMS, ter pessoas que são capazes e disponíveis para fazer a tarefa é uma consideração importante. Como observado, uma implementação de CMMS consome tempo, o que significa que técnicos e gestores de manutenção terão que tirar tempo de suas responsabilidades diárias para coletar listas de equipamentos e peças.

6. Habilidade Técnica dos Usuários do Software

Ao contemplar uma configuração interna de CMMS, consideração cuidadosa deve ser dada a quão tech-savvy os usuários do sistema são. Embora a configuração do sistema seja relativamente direta, operadores tech-savvy serão mais propensos a completar a implementação do CMMS rápida e precisamente com menos treinamento necessário do que aqueles que não são tech-savvy.

Integração e implementação do CMMS é um passo importante no sucesso do sistema. Uma revisão cuidadosa dos objetivos, orçamento e recursos de uma empresa guiará uma decisão sobre quais serviços de integração usar. No mínimo, assistência com entrada de dados será necessária se não houver usuários tech-savvy com alguma familiaridade com CMMS disponíveis. Embora serviços de integração não sejam baratos, eles pagarão dividendos no final quando se trata de atingir objetivos de gestão de manutenção e ROI esperado. Dito isso, é importante estar atento a fornecedores que oferecem treinamento vitalício ilimitado e configuração grátis; nenhuma dessas funcionalidades de CMMS são sustentáveis ou realistas. Da mesma forma, desconfie de fornecedores de CMMS que anunciam "sem treinamento necessário — compre agora!" Isso também não é verdade. Avançar com um CMMS é uma decisão de investimento importante e requer que compradores façam due diligence verificando avaliações de clientes, lendo comentários sobre suporte e treinamento, e pedindo referências a fornecedores potenciais em um setor relevante. No final, o CMMS selecionado será o melhor ajuste para a indústria, tamanho, necessidades e orçamento de uma empresa.