Guia Passo a Passo para Calcular o ROI do CMMS

Sistemas Computadorizados de Gestão de Manutenção (CMMS) tornaram-se cada vez mais atraentes para empresas abrangendo muitos setores da indústria, incluindo Saúde, manufatura, hospitalidade, etc.

A motivação principal para a mudança em direção à gestão de manutenção automatizada é simplificar as tarefas de manutenção envolvidas e, por sua vez, torná-las mais eficientes e custo-efetivas. Personalizando esses sistemas para ajudar empresas a atingir seus objetivos de crescimento, gestores podem fatorar os custos cotidianos de uma operação de manutenção e permitir que tomem decisões de negócio mais bem informadas ao longo do tempo.

Como nenhuma duas empresas são iguais, é importante considerar seriamente para que um CMMS será usado e levar isso em conta ao decidir sobre avançar com uma abordagem de gestão de manutenção automatizada. Sistemas variam nas funcionalidades oferecidas, então encontrar aquele que atende às necessidades atuais e futuras de uma empresa é crítico.

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Definição de ROI do CMMS

O resultado final é, como um software CMMS é tanto um investimento financeiro quanto de energia, ele deve fazer seu trabalho, bem como realizar um retorno sobre investimento (ROI) para ser considerado valioso.

Retorno sobre investimento (ROI) mede o ganho ou perda gerado em um investimento relativo à quantidade de dinheiro investida. ROI é geralmente expresso como porcentagem e é tipicamente usado para decisões financeiras pessoais, para comparar a lucratividade de uma empresa ou para comparar a eficiência de diferentes investimentos.

Fórmula de ROI do CMMS

Ao considerar software de gestão de manutenção, a fórmula abaixo pode ser usada para calcular o ROI de uma empresa:

ROI do CMMS = (VALOR - CUSTOS / CUSTOS)

As métricas da fórmula também identificam os passos envolvidos no cálculo do ROI para qualquer empresa. Aqui está uma quebra de cada um.

Custos do CMMS

Como observado, o custo de software de gestão de manutenção não se limita apenas às taxas de assinatura. Aqui está a lista de fatores a serem considerados na estimativa do custo total de um sistema automatizado:

• Custo inicial do software
• Custos iniciais de implementação
• Treinamento de usuários
• Custos de suporte e atualizações
• Renovações de licença
• Hardware necessário (computadores, dispositivos móveis)

Muitos dos custos observados acima variam baseados nas opções de gestão de manutenção e fornecedor escolhido. Alguns sistemas oferecem acesso baseado na nuvem, tornando a instalação de software desnecessária.

Similarmente, vários fornecedores incluem suporte básico ao cliente com taxas adicionais para suporte aprimorado. Custos de implementação e treinamento de usuários variam também de acordo com se clientes gerenciam estes eles mesmos ou contratam um fornecedor para conduzir auditorias de equipamentos e ativos e/ou treinamento de usuários no local.

Geralmente, CMMSs requerem acesso a computador com vários fornecedores oferecendo acesso a dispositivos móveis também. Ao considerar o custo total de sistemas de gestão de manutenção, proprietários de negócios precisam fatorar seu hardware disponível, bem como o tempo e equipe necessários para a implementação do software contra os custos associados a serviços adicionais através de um fornecedor.

Valor do CMMS

Para um sistema de gestão automatizado ter valor, ele deve ter economias de custo associadas a ele. Estes são os fatores potencialmente carregados de valor a considerar:

• Vida útil do ativo — o número estimado de anos esperado para estender o ciclo de vida de um equipamento através de manutenção preventiva CMMS programada, reduzindo assim tempo de inatividade inesperado e falha do sistema.
• Horas extras — o número médio de horas de mão de obra (incluindo horas extras para atender reparos não antecipados e não programados) quando a manutenção preventiva não foi conduzida
• Inventário — o número médio de horas de mão de obra e produção perdidas devido a inventário insuficiente e compras de emergência; estas são horas economizadas quando um CMMS rastreia e otimiza suprimentos de inventário, prevenindo excesso e falta de estoque de itens
• Tempo de inatividade — o tempo estimado de mão de obra e produção perdido para manutenção preventiva não programada
• Utilidades — o valor anual gasto em utilidades comparado aos custos esperados antecipados se HVAC e outros ativos estivessem operando em eficiência máxima por causa de manutenção preventiva de rotina
• Produtividade — a quantidade de tempo gasta em ordens de serviço geradas manualmente, relatórios, ordens de inventário e agendamento de manutenção
• Gestão de documentos — a quantidade de tempo necessária para criar manualmente, arquivar, copiar, buscar e recuperar documentos

As estimativas geradas a partir desses fatores coletivamente somam o valor do software de gestão de manutenção. Calcular o ROI geral é feito colocando essas métricas na fórmula. O resultado determinará se investir em um CMMS vale a pena. Use a calculadora de ROI da Hippo e conheça seu ROI em CMMS hoje.

Estime o Período de Retorno do ROI

Não é suficiente saber que um CMMS será um investimento rentável; determinar quando esse investimento pode ser recuperado é igualmente crítico. Para fazer essa determinação, considere os seguintes fatores ao longo de um ano, pelo número de unidades e por custo. Some essas estimativas e então divida pelos custos gerais do CMMS ao longo de três anos. O resultado fornecerá uma estimativa de quanto tempo levará antes que um ROI seja atingido.

• Minutos gastos escrevendo ordens de serviço manualmente por semana
• Estimativa de minutos de horas extras por semana para trabalho não-MP x # pessoas
• Estimativa de mão de obra e peças gastas para equipamentos sob garantia
• Estimativa de minutos gastos semanalmente em agendamento ou mudanças de agendamento
• Estimativa de minutos gastos em trabalho não reportado por semana x # pessoas
• Custo por hora de inatividade — estimativa de horas anuais
• Estimativa de minutos por semana procurando peças x número de funcionários
• Taxas estimadas para peças urgentes
• Tempo estimado produzindo relatórios manualmente para a gestão

Decidir mudar para um sistema de gestão de manutenção automatizado é uma decisão séria. Como observado, além do investimento financeiro e compromisso a serem considerados, há também os custos de tempo e energia associados à configuração que precisam ser avaliados.

Resumo do ROI do CMMS

Uma determinação realista só pode ser feita após pesquisar minuciosamente produtos CMMS disponíveis baseados nas necessidades de uma empresa e então pesar custos operacionais atuais sem um sistema de gestão contra o que pode ser esperado quando um está em vigor.