Migre do Excel para CMMS: Aumente a Eficiência e Reduza Custos de Manutenção

Estamos bem adentrando 2019 e é hora de fazer uma verificação de eficiência. Você ainda rastreia ordens de serviço e atividades de manutenção manualmente ou com planilhas? Se sim, você não está sozinho. Quase 80% dos profissionais de instalações e manutenção que pesquisamos usam planilhas ou absolutamente nada para rastrear ordens de serviço, solicitações de manutenção e manutenção preventiva nas empresas onde trabalham. Novidade: usar esses métodos está custando ao seu departamento e à empresa para a qual você trabalha somas enormes de dinheiro.

Pesquisas mostram que mais de 88% das planilhas contêm erros, resultando em empresas perdendo milhões de dólares.

Seja você uma pequena empresa começando agora ou uma empresa mais estabelecida que está no mercado há vários anos, se você ainda usa planilhas ou métodos manuais para "ficar por dentro" de suas operações de manutenção, é hora de considerar uma mudança, que melhorará a forma como você usa seu tempo, reduzirá o tempo de inatividade de equipamentos, transformará seu departamento de reativo para planejamento de manutenção e reduzirá tempos de espera por peças e suprimentos. A mudança de que falamos é migrar para usar um software CMMS em vez do Excel.

Veja por que.

Um Mundo sem CMMS

"Um erro de codificação no Excel destruiu as economias do mundo ocidental?" questionou Paul Krugman no New York Times. Um estudo de Harvard pelos economistas Reinhart e Rogoff levou a cálculos questionáveis para política fiscal global. A planilha falhou em incluir certas células no cálculo e, assim, superestimou o impacto da carga da dívida no crescimento econômico da nação. Isso não é tudo!

Lembra do incidente da "Baleia de Londres" no JP Morgan? Custou ao banco US$ 6,2 bilhões, tudo devido a um erro de planilha em seu modelo.

Os acima são exemplos de erros massivamente custosos resultantes de especialistas confiando em dados de planilha para tomada de decisão. Não sugerimos que usar planilhas para rastrear suas atividades de manutenção afundará a empresa onde você trabalha, mas que os dados são propensos a erros e frequentemente não confiáveis. Outras desvantagens incluem:

Intensivo em mão de obra

Planilhas exigem que usuários insiram dados manualmente e, às vezes, exigem uma posição totalmente nova para gerenciar toda a entrada de dados. Se economistas de Harvard podem cometer erros usando planilhas, é muito provável que o funcionário médio "expert em Excel" fará o mesmo. Empresas gastam milhares de dólares em equipe desnecessária para realizar entrada e manutenção de dados quando um CMMS poderia fazer mais com menos e os dados são mais confiáveis e os resultados são automatizados.

Não permitem análises complexas

Planilhas limitam usuários a análises mais simples das operações da instalação, levando a uma imagem incompleta do status atual da instalação. Software de gestão de instalações e outros programas de manutenção são equipados com ferramentas de relatório muito mais poderosas e funcionalidades desenvolvidas e testadas por especialistas. Essas ferramentas de relatório capacitam profissionais de manutenção como você a obter informações instantâneas sobre ordens de serviço críticas, atrasos, gargalos, tempo de inatividade, níveis de estoque, dados de custo e muito mais. Ter essas capacidades resulta em melhor tomada de decisão, eficiências aprimoradas e custos menores.

Perda de dados

Seja usando planilhas ou um arquivo físico, a possibilidade de perda, roubo ou má gestão de dados é dez vezes maior quando comparada a usar um aplicativo de gestão de manutenção como um CMMS. Planilhas exigem atualizações frequentes onde o software CMMS frequentemente requer entrada de dados em um ou dois pontos, como tempo de mão de obra ou verificação de status para concluído. Essas atualizações colocam em movimento numerosos outros cálculos que entregam dados confiáveis e importantes aos gestores. Além disso, a entrada de dados não é restrita a uma pessoa (o proprietário da planilha), pois com um CMMS, o técnico pode atualizar o sistema em tempo real de seu computador ou dispositivo móvel. Armazenar dados em planilhas e arquivos também aumenta a chance de informações caírem em mãos erradas, potencialmente comprometendo a segurança da empresa.

Dados não confiáveis

Mencionado anteriormente, mas vale enfatizar: 88% de todas as planilhas contêm erros que custam dinheiro às empresas. Migrar para usar software de gestão de manutenção é um passo na direção certa para economizar tempo e dinheiro do seu departamento.

Não ecológico

Se você ainda usa montanhas de papel para armazenar e gerenciar seus dados, você é a razão pela qual ainda temos nossos casacos na primavera. Com o aquecimento global levando a temperaturas recordes (altas e baixas), é hora de começarmos a fazer um esforço para fazer o que podemos pelo meio ambiente. Se não quer fazer isso para salvar as árvores, que tal menos bagunça na sua mesa.

Estas são apenas algumas das desvantagens que resultam do uso de planilhas e papel para rastrear suas ordens de serviço, reparos, manutenção preventiva e outras atividades de manutenção. Este artigo pinta um quadro da arte do possível com um CMMS, mas você tem que experimentar um para realmente ver os benefícios do CMMS. Como nota lateral, se você teve más experiências com um CMMS no passado, saiba que as soluções atuais baixaram de custo, são muito mais amigáveis ao usuário e acessíveis.

Um Mundo com CMMS

CMMS capacita gestores de instalações, técnicos, clientes e basicamente todos com acesso a rastrear todos os aspectos da instalação em um sistema abrangente. Seja software de ordens de serviço, software de manutenção preventiva, gestão de equipamentos e ativos, veículos, equipe, fornecedores ou gestão de estoque, você obtém tudo isso e mais em uma aplicação centralizada.

Confira alguns desses recursos incríveis disponíveis em um software CMMS.

Relatório de histórico de manutenção da instalação

Calendário mensal de manutenção (trabalho atual e manutenção preventiva planejada)

Plantas interativas de site e andares da instalação

Quer saber mais sobre por que você deve usar software CMMS em vez de Excel e outros métodos manuais? Nós te ajudamos! Montamos este e-book para ajudar você a separar fato de ficção e dar uma visão real de por que planilhas e papel são ruins para seu negócio e como você pode virar esse jogo.

Alerta de spoiler: Este e-book vai mostrar como um CMMS simples vai transformar seu departamento de manutenção e economizar dinheiro da sua empresa!