Simplifique o Sucesso do CMMS: 6 Passos Comprovados para Implementação e ROI

Sua empresa comprou ou assinou um CMMS, passou pelo processo de implementação e teve algum treinamento. Meses depois, você descobre que o software de gestão de manutenção não está entregando os resultados esperados. Você fez sua devida diligência avaliando vários fornecedores, fez as perguntas certas, listou seus fornecedores, participou de rodada final de demos, negociou preço e assinou.

Agora você se vê pagando por software de gestão de manutenção que não funciona como esperado, é resistido pela equipe de manutenção ou, em alguns casos, ninguém o usa. Neste caso, você pode se perguntar: o que deu errado?

A realidade é que planos de implementação de software CMMS têm baixas taxas de sucesso. Fontes da indústria reportam taxas de falha variando de 40%-80%*. Algumas fontes sugerem taxas ainda maiores. Segundo reliabilityweb.com, taxas de falha de implementação podem chegar a 90%. Razões para falha frequentemente podem ser:

• Subestimar quantidade de esforço necessário
• Falta de suporte do seu fornecedor
• Fluxos de trabalho mal definidos
• Falta de treinamento em recursos-chave

Há várias razões para o desconecte, e a maioria envolve plano de implementação ruim. Este artigo foca em como virar o jogo, evitando falha e tornando seu CMMS um sucesso.

---

PASSO 1: Avalie o que está faltando

Primeiro passo é identificar e listar os problemas que você está tendo com o software de manutenção. Perguntas que você deve fazer:

• Você e usuários esperados conseguem acessar o sistema de seus computadores e outros dispositivos?
• Você tem todos equipamentos e ativos carregados?
• Se migrou de CMMS anterior, tem o histórico migrado?
• Todos usuários estão carregados e têm permissões e acessos corretos?
• Suas ordens de serviço de manutenção preventiva e programada estão carregadas e agendadas?
• Todos recursos CMMS necessários estão habilitados conforme seu contrato?
• Você e sua equipe de manutenção tiveram treinamento?
• Mais treinamento é necessário?

O propósito deste exercício é fazer avaliação completa dos problemas que você enfrenta com seu software CMMS.

PASSO 2: Revise o contrato com seu fornecedor CMMS

Antes de prosseguir com plano de ação e atribuir tarefas à sua equipe interna, consulte seu contrato com o fornecedor e veja se há discrepâncias com o que foi entregue.

O processo de implementação frequentemente envolve muitas pessoas, e responsabilidades são repassadas a pessoas que não estiveram envolvidas nas negociações e processo de compra com o fornecedor. Você pode descobrir que seu software foi totalmente configurado com todos dados integrados, mas usuários do software não receberam treinamento completo conforme acordado no contrato.

Talvez apenas um usuário foi treinado por uma hora, e depois ficou ocupado e negligenciou contatar o fornecedor para agendar sessão de acompanhamento. Embora o fornecedor CMMS deva ser proativo em acompanhar clientes e garantir que recebam treinamento comprado, é melhor manter-se em dia com treinamento e não deixar nas mãos do fornecedor.

Se você descobrir que o fornecedor não entregou serviços conforme acordado no contrato, deve agendar reunião com seu representante de conta para esclarecer e garantir que está recebendo o que pagou. Se eles são obrigados a importar dados, configurar usuários, fornecer treinamento e isso não foi entregue, peça ao fornecedor para definir cronograma para fazer isso.

 

PASSO 3: Elabore um plano de ação

Agora que você tem sua lista de problemas do plano de implementação de software CMMS, é hora de criar um plano de ação claro e cumpri-lo. Na sua avaliação de problemas, você pode ter identificado as seguintes falhas:

• Usuários não configurados corretamente com permissões adequadas
• Nem todos equipamentos foram adicionados
• Ordens de serviço de manutenção preventiva não foram agendadas
• Usuários não familiarizados com ferramentas de relatórios, como definir métricas e gerar relatórios
• Treinamento insuficiente

Uma vez que você tem sua lista, é hora de delegar quem será responsável por resolver os problemas e prazo aceitável para conclusão. Esta é a etapa para eliminar incertezas sobre o que é necessário.

Passe pelas tarefas com os responsáveis e garanta que entendam como completar suas tarefas e tenham recursos disponíveis para realizá-las.

Por exemplo, se cronogramas de manutenção preventiva precisam ser carregados, certifique-se de que o responsável sabe onde encontrar detalhes do cronograma MP, e como compilar informações de forma que possam ser migradas para o software CMMS.

Algumas tarefas podem requerer o fornecedor de software. Por exemplo, seu fornecedor pode ajudar com importação e reconfiguração de dados, e treinamento. Certifique-se de conectar com seu representante de conta e incluí-lo no processo. Não se surpreenda se houver taxas extras. Se seu fornecedor entregou conforme acordado no contrato e trabalho extra está envolvido, algumas taxas de serviço podem se aplicar.

PASSO 4: Acompanhe o progresso e leve até o fim

Agora que tarefas foram delegadas e responsáveis estão claros sobre o que fazer, certifique-se de acompanhar o progresso. É importante comunicar que o plano de implementação CMMS é prioridade e cobrar responsabilidade por levá-lo adiante. Como cronogramas foram definidos, é importante verificar e obter relatórios de progresso.

Se você quer sua solução CMMS bem-sucedida, precisa tratá-la como outros projetos de alta prioridade para que as pessoas se alinhem e a levem a sério. Esperamos que durante reuniões, o trabalho esteja progredindo conforme planejado. Se não, descubra por que, ajuste, reatribua e faça o que for preciso para concluir.

PASSO 5: Avaliação final

Antes de dizer que tudo está feito, percorra sua lista de problemas e garanta que todos estão satisfeitos que todas as questões foram resolvidas. Cada item deve ser examinado de perto, considerando onde você estava quando iniciou este processo, e onde está agora.

Pergunte a si mesmo (e a outros usuários), Você está satisfeito com o estado atual? Este é o momento para identificar se algo está faltando ou não está à altura. Pode ser que sua equipe não conseguiu resolver a questão e você precise de assistência do fornecedor. Certifique-se de envolvê-los e pedir ajuda.

PASSO 6: Treinamento contínuo

Não podemos enfatizar o suficiente a importância do treinamento. Treinamento deve ser processo contínuo e não evento único. Há só tanto que você pode absorver de uma vez.

À medida que você fica mais confortável com seu software de manutenção, estará em melhor posição para absorver mais recursos e funções.

Seu software de manutenção provavelmente será atualizado periodicamente e é importante que seus usuários saibam sobre esses novos recursos e consigam usá-los.

Certifique-se de consultar seu fornecedor sobre treinamento contínuo, webinars gratuitos de treinamento e suporte. Mantenha linha de comunicação aberta com seu fornecedor. Valerá a pena.

Software de gestão de manutenção é ferramenta para auxiliar gerentes no rastreamento de vários aspectos de suas operações de manutenção, de mão de obra a níveis de inventário, tempo de inatividade de equipamentos a manutenção preventiva e mais. Só ele não é solução para consertar todos seus problemas de manutenção.

Muitas vezes, gestão vê necessidade de software, avalia várias opções, e decide por pacote CMMS. O que falta é estratégia de implementação bem planejada comunicada a todos usuários do software. A empresa deve ter adesão de toda a equipe e usuários devem ser totalmente treinados para implementação ser sucesso.

Para mais informações sobre estratégia de implementação bem-sucedida para CMMS, leia nosso post útil sobre armadilhas comuns de software de manutenção aqui ou contate um Especialista em Software Hippo para saber mais sobre nossos serviços de suporte.

Fontes:

* info.marshallinstitute.com

* www.cmmscity.com

* reliabilityweb.com