Por que as instituições religiosas estão implementando um software de gerenciamento de instalações

Nem toda igreja pode ser a Capela Sistina. Mas mesmo casas de culto modestas se beneficiam de um software de gerenciamento de instalações devidamente implementado.

Ao contrário de muitas empresas comerciais, as organizações religiosas muitas vezes têm que lidar com uma crescente incerteza financeira e uma força de trabalho composta por voluntários entusiasmados, mas transitórios. Em cada caso, o software de gerenciamento de instalações ajuda você a seguir o caminho certo.

Economize dinheiro

Quando as pessoas se sentam para planejar um orçamento doméstico, a primeira coisa que fazem é somar todo o dinheiro que entra em cada mês. Então eles dividem essa soma entre suas várias despesas, com o que sobrar indo para a poupança. Mas a casa de culto comum muitas vezes não tem o luxo de saber quanto dinheiro haverá mês a mês. Há sempre um valor diferente na caixa de doação. Às vezes, a venda de bolos é um grande sucesso. Outras vezes, a participação é menor do que o esperado. As famílias na congregação podem repentinamente precisar de ajuda financeira. Alternativamente, um membro pode desfrutar de um ganho inesperado e decidir fazer uma grande doação.

Como sua situação financeira pode mudar rapidamente, as casas de culto sempre precisam ser frugal, economizando hoje contra a incerteza do amanhã. Locais de culto economizam dinheiro com um sistema de gerenciamento de instalações:

• Aumento da vida útil dos ativos por meio de manutenção preventiva
• Cortar custos com rastreamento de inventário
• Orçamento antecipado para reparos e substituições

Aumente a vida útil do ativo

Um dos grandes pontos fortes de um software de gerenciamento de instalações completo é que ele permite agendar ordens de serviço de manutenção preventiva (PMs). Em vez de esperar que as coisas quebrem, o modelo de manutenção preventiva mantém você um passo à frente, permitindo encontrar e corrigir pequenos problemas antes que eles se tornem grandes e caros. É a mesma ideia por trás da verificação do óleo e da rotação dos pneus do seu carro.

Um bom exemplo são os sistemas de aquecimento, ventilação e ar condicionado em seu prédio. Eles exigem inspeções periódicas e, na maioria dos casos, limpeza sazonal. Você pode definir PMs que o lembrarão com alertas por e-mail de que o trabalho está vencido. O software também pode enviar PMs para fornecedores terceirizados.

Corte custos com rastreamento de inventário

Substituir até mesmo uma peça pequena e barata pode se tornar caro quando você precisa enviá-la durante a noite. O rastreamento de estoque ajuda a evitar esse problema, garantindo que você tenha o que precisa quando precisar. Ao configurar seu sistema de gerenciamento de instalações pela primeira vez, você fará uma auditoria de seu inventário de peças e materiais e, em seguida, carregará esses números no software. Sempre que você gera uma ordem de serviço, pode listar o que planeja usar. Quando a ordem de serviço é encerrada, as peças e os materiais são automaticamente subtraídos de seus totais. Aqui está a melhor parte:você pode definir limites para cada um. Assim que o estoque cair abaixo do ponto de ajuste, você receberá um alerta por e-mail. Em um sistema de gerenciamento de instalações completo, você pode configurar o software para solicitar automaticamente mais suprimentos de fornecedores.

Um software de gerenciamento de instalações da igreja também garante que você não tenha mais do que precisa. É fácil esquecer que ter muito estoque pode ser tão caro quanto ter pouco. Pegue os sacos de vácuo, por exemplo. Você nunca quer ser pego sem malas suficientes, então você pede quantas o seu orçamento permitir. Você resolveu um problema, mas criou mais dois. Primeiro, agora você sabe como encontrar um lugar para guardar todas essas malas. O termo técnico para isso é custos de transporte. Em segundo lugar, você corre o risco de seu aspirador de pó antigo ser substituído antes de terminar o estoque. E lembre-se, essas bolsas só se encaixam nesse modelo. Depois de substituir a máquina antiga por algo mais novo e melhor, os sacos se tornam inúteis.

Mas com um sistema automatizado, você pode ver quantos sacos você está usando em média (e quanta vida provavelmente resta naquele aspirador antigo) e fazer o pedido de acordo. Com alguma sorte, você enche seu último saco assim que o aspirador tosse seu último suspiro.

Orçamento antecipado para reparos e substituições

No centro de um sistema de gerenciamento de instalações estão as ordens de serviço, que incluem uma descrição do problema e qualquer informação adicional necessária para fazer o reparo ou completar a substituição. Como o sistema mantém um registro de todo o trabalho que foi feito, é muito mais fácil observar qualquer ativo e prever quando ele precisará ser substituído.

Pegue o sistema de endereço público. Observando as ordens de serviço desse ativo, você pode ver uma tendência clara. Nos primeiros três anos, tudo o que você precisava fazer era substituir um pouco de cabo desgastado aqui e ali. Mas nos últimos seis meses, você teve problemas com o microfone e um dos alto-falantes desliga durante os cultos. Com o histórico de ordens de serviço à sua frente, você pode prever que precisará ser substituído em breve e começar a economizar. Em vez de ser atingido por uma conta inesperada que você pode ter que cobrir com um empréstimo ou fazer cortes em algum outro lugar do orçamento, você estará preparado financeiramente.

Organize voluntários

A empresa com fins lucrativos média desfruta de uma força de trabalho estável que permite estabelecer e manter fluxos de trabalho consistentes. As casas de culto, no entanto, muitas vezes dependem muito de voluntários. Essas organizações precisam de processos simples que forneçam muita orientação para sua força de trabalho transitória.

O software de gerenciamento de instalações ajuda os locais de culto a realizar o trabalho, gerenciando as ordens de serviço de forma consistente e protegendo a memória institucional.

Gerencie ordens de serviço de forma consistente

Quando um membro da congregação percebe uma lâmpada queimada na porta dos fundos, existe uma maneira simples e consistente de avisar você? Ou vão falar com a chefe da auxiliar feminina, que promete falar com o marido, chefe do ministério de jovens, que logo esquecerá tudo?

O software de gerenciamento de instalações resolve esse problema criando um sistema simples e confiável para relatar problemas. Usando um portal da web aberto acessível através do site da organização, os membros da congregação podem enviar um tíquete, que é apenas uma breve descrição do problema e sua localização. Alternativamente, os tíquetes podem ser criados por qualquer membro da equipe que primeiro ouvir sobre o problema. Uma vez enviado o ticket, ele é automaticamente encaminhado para o responsável pela manutenção. Ele pode então ser integrado a uma ordem de serviço completa, com informações adicionais, incluindo plantas baixas interativas, listas de verificação e materiais e peças necessários. A ordem de serviço está pronta para ser atribuída, aceita e, assim que o trabalho for concluído, encerrada.

Resguardar a memória institucional

Com tantos voluntários indo e vindo, é fácil para uma organização esquecer coletivamente como fazer certas tarefas. Mas como você pode empacotar tantas informações em ordens de serviço, o software de gerenciamento de instalações cria um know-how coletivo duradouro.

Podemos voltar para aquela lâmpada queimada na porta dos fundos, por exemplo. Quando um voluntário analisa a ordem de serviço, ele pode ver as etapas específicas que precisará seguir, todas dispostas em uma lista de verificação. Há informações sobre a localização da lâmpada morta, mas também sobre onde encontrar as peças sobressalentes. Se houver duas escadas no prédio e apenas a menor couber no corredor dos fundos, essa informação também pode estar na ordem de serviço.

Próximas etapas

A implementação de um software de gerenciamento de instalações pode parecer assustadora no início, mas há benefícios claros. Seus esforços são recompensados ​​e isso lhe dá mais tempo para se concentrar nas partes da missão da sua organização com as quais você mais se importa.