Como Software de Gestão de Instalações Beneficia Instituições Religiosas

Nem toda igreja pode ser a Capela Sistina. Mas até mesmo casas de worship modestas se beneficiam de um software de gestão de instalações devidamente implementado.

Ao contrário de muitas empresas comerciais, organizações religiosas frequentemente lidam com incerteza financeira aumentada e uma força de trabalho composta por voluntários entusiasmados, mas transitórios. Em cada caso, o software de gestão de instalações ajuda você a entrar no caminho certo.

Economize dinheiro

Quando as pessoas se sentam para planejar um orçamento doméstico, a primeira coisa que fazem é somar todo o dinheiro que entra a cada mês. Depois, dividem essa soma entre suas várias despesas, com o que sobra indo para poupança. Mas a casa de worship média frequentemente não tem o luxo de saber quanto dinheiro haverá mês a mês. Sempre há um valor diferente na caixa de doações. Às vezes, a venda de bolos é um grande sucesso. Outras vezes, a participação é menor que o esperado. Famílias da congregação podem repentinamente precisar de assistência financeira. Alternativamente, um membro pode ter um ganho inesperado e decidir fazer uma grande doação.

Como seu panorama financeiro pode mudar rapidamente, casas de worship sempre precisam ser econômicas, economizando hoje contra a incerteza de amanhã. Locais de culto economizam dinheiro com um sistema de gestão de instalações através de:

• Aumento da vida útil dos ativos através de manutenção preventiva
• Redução de custos com rastreamento de inventário
• Orçamentação antecipada para reparos e substituições

Aumentar a vida útil dos ativos

Uma das grandes vantagens de um software de gestão de instalações completo é que ele permite agendar ordens de serviço de manutenção preventiva (MPs). Em vez de esperar as coisas quebrarem, o modelo de manutenção preventiva mantém você um passo à frente, permitindo encontrar e corrigir pequenos problemas antes que se tornem grandes e custosos. É a mesma ideia por trás de verificar o óleo e rodar os pneus do seu carro.

Um bom exemplo são os sistemas de aquecimento, ventilação e ar condicionado do seu edifício. Eles exigem inspeções periódicas e, na maioria dos casos, limpeza sazonal. Você pode configurar MPs que o lembrarão com alertas por e-mail de que o trabalho está devido. O software também pode enviar MPs para fornecedores terceirizados.

Reduzir custos com rastreamento de inventário

Substituir até mesmo uma peça pequena e barata pode ficar caro quando você precisa que seja enviada da noite para o dia. O rastreamento de inventário ajuda a evitar esse problema garantindo que você tenha o que precisa, quando precisa. Quando você configura seu sistema de gestão de instalações pela primeira vez, fará uma auditoria do seu inventário de peças e materiais e carregará esses números no software. Toda vez que gerar uma ordem de serviço, pode listar o que planeja usar. Quando a ordem de serviço é encerrada, as peças e materiais são automaticamente subtraídos dos seus totais. A melhor parte: você pode definir limites para cada item. Assim que o inventário cai abaixo do ponto definido, você recebe um alerta por e-mail. Em um sistema completo de gestão de instalações, você pode configurar o software para pedir automaticamente mais suprimentos aos fornecedores.

Um software de gestão de instalações para igrejas também garante que você não tenha mais do que precisa. É fácil esquecer que ter muito inventário pode ser tão custoso quanto ter pouco. Pegue sacos de aspirador, por exemplo. Você nunca quer ser pego sem sacos suficientes, então pede o máximo que seu orçamento permite. Você resolveu um problema, mas criou dois outros. Primeiro, agora precisa encontrar um lugar para guardar todos aqueles sacos. O termo técnico para isso é custos de manutenção de estoque. Segundo, você corre o risco de seu aspirador antigo ser substituído antes de você terminar seu suprimento. E lembre-se, aqueles sacos só servem naquele modelo. Uma vez que você substituiu a máquina antiga por algo mais novo e melhor, os sacos se tornam inúteis.

Mas com um sistema automatizado, você pode ver quantos sacos tem usado em média (e quanta vida provavelmente resta naquele aspirador velho), e pedir de acordo. Com um pouco de sorte, você enche seu último saco justo quando o aspirador tosse seu último suspiro.

Orçamentar antecipadamente para reparos e substituições

No coração de um sistema de gestão de instalações estão as ordens de serviço, que incluem a descrição do problema e qualquer informação adicional necessária para fazer o reparo ou completar a substituição. Como o sistema mantém um registro de todo o trabalho realizado, fica muito mais fácil olhar para qualquer ativo e prever quando vai precisar ser substituído.

Pegue o sistema de som público. Olhando as ordens de serviço para aquele ativo, você vê uma tendência clara. Nos primeiros três anos, tudo o que precisou foi substituir um cabo desgastado aqui e ali. Mas nos últimos seis meses, você teve problemas com o microfone e um dos alto-falantes corta e volta durante os cultos. Com o histórico de ordens de serviço exposto à sua frente, você pode prever que vai precisar ser substituído em breve e começar a economizar. Em vez de ser atingido por uma conta inesperada que talvez precise cobrir com um empréstimo ou fazendo cortes em outra parte do orçamento, você estará financeiramente preparado.

Organizar voluntários

A empresa média com fins lucrativos desfruta de uma força de trabalho estável que permite estabelecer e manter fluxos de trabalho consistentes. Casas de worship, no entanto, frequentemente dependem fortemente de voluntários. Essas organizações precisam de processos simples que forneçam muita orientação à sua força de trabalho transitória.

O software de gestão de instalações ajuda locais de culto a realizar o trabalho gerenciando ordens de serviço consistentemente e protegendo a memória institucional.

Gerenciar ordens de serviço consistentemente

Quando um membro da congregação nota uma lâmpada queimada na porta dos fundos, existe uma maneira simples e consistente de avisar você? Ou eles vão mencionar para a chefe do grupo de mulheres, que promete mencionar para o marido, o chefe do ministério da juventude, que prontamente esquece tudo?

O software de gestão de instalações resolve esse problema criando um sistema simples e confiável para relatar problemas. Usando um portal web aberto acessível através do site da organização, membros da congregação podem enviar um ticket, que é apenas uma breve descrição do problema e sua localização. Alternativamente, tickets podem ser criados por qualquer membro da equipe que primeiro souber do problema. Uma vez enviado o ticket, ele é automaticamente encaminhado para quem está encarregado da manutenção. Pode então ser transformado em uma ordem de serviço completa, com informações adicionais, incluindo plantas interativas, checklists e materiais e peças necessários. A ordem de serviço está pronta para ser atribuída, aceita e, uma vez concluído o trabalho, encerrada.

Proteger a memória institucional

Com tantos voluntários indo e vindo, é fácil para uma organização esquecer coletivamente como fazer certas tarefas. Mas como você pode colocar tanta informação nas ordens de serviço, o software de gestão de instalações cria know-how coletivo duradouro.

Podemos voltar àquela lâmpada queimada na porta dos fundos para um exemplo. Quando um voluntário olha a ordem de serviço, vê os passos específicos que precisará seguir, todos dispostos em um checklist. Há informação sobre a localização da lâmpada queimada, mas também sobre onde encontrar as reservas. Se existem duas escadas no edifício e só a menor cabe no corredor dos fundos, essa informação pode estar na ordem de serviço também.

Próximos passos

Implementar software de gestão de instalações pode parecer assustador no início, mas há benefícios claros. Seus esforços são recompensados e isso lhe dá mais tempo para focar nas partes da missão da sua organização que você mais valoriza.