Maximize a Eficiência Municipal: Use Software EAM para Otimizar Operações de Manutenção

Independentemente do tamanho do orçamento municipal, o software de gestão de ativos empresariais (EAM) significa mais controle, menos desperdício. Você toma decisões melhores, mais rápido. O tamanho do orçamento não importa tanto quanto você pensa. Não importa com quanto você começa, o software de gestão de ativos estica cada centavo.

Gestão de ativos 101

Antes de discutir como o software EAM facilita a gestão de ativos municipais, vale a pena cobrir alguns conceitos fundamentais.

O que é um ativo?

Existem muitas formas de pensar na resposta. Uma ideia: se algo quebra, mas ninguém liga para reclamar, não é um ativo. Ativos podem ser bem pequenos. Por exemplo, as mesas na prefeitura ou as lâmpadas de leitura na biblioteca local. Mas também podem ser infraestrutura municipal significativa, incluindo:

• estradas e calçadas
• pontes
• sistemas de esgoto
• maquinário pesado
• edifícios
• aterros sanitários

Em vez de usar tamanho ou custo, você pode pensar em ativos em termos de propósito. Ativos fornecem os serviços que os moradores precisam e esperam.

O que é gestão de ativos?

No nível individual, é como mantemos as coisas que possuímos no padrão que desejamos usando a menor quantidade de dinheiro possível. Rodar uma verificação de vírus no seu computador é um exemplo. Você está encontrando e corrigindo pequenos problemas antes que tenham chance de crescer. Outro exemplo é economizar para substituir as janelas antigas da sua casa. O orçamento de longo prazo significa que seu investimento não vai quebrar o banco. E a substituição das janelas aumenta o valor da sua casa enquanto reduz o custo de mantê-la.

No nível municipal, a gestão de ativos é sobre encontrar maneiras de prestar serviços tanto no nível que os moradores esperam quanto a um custo sustentável.

Por que a gestão de ativos municipal é importante?

Os municípios enfrentarão muitos desafios devido a ativos envelhecidos. Segundo a Federação dos Municípios Canadenses (FCM):

"Uma grande parte da infraestrutura no Canadá está chegando ao fim de sua vida útil... Com essa infraestrutura envelhecida, os municípios podem esperar um aumento nos custos de manutenção e operação, e aumentos significativos nos custos de renovação e substituição no futuro."

A gestão de ativos ajuda porque "Ter uma visão mais clara do estado atual de sua infraestrutura municipal pode ajudar você a tomar decisões mais informadas sobre operações, manutenção e renovação de ativos."

Também ajuda de maneiras que você pode não perceber. Segundo a FCM, um plano robusto de gestão de ativos ajuda você a:

• solicitar subsídios
• defender taxas de usuário e definir alíquotas de impostos
• negociar melhores acordos e desenvolver parcerias

Solicitações de subsídios

Como você sabe exatamente onde precisa de financiamento e como o usaria, consegue escrever solicitações de subsídios repletas de dados e persuasivas.

Taxas de usuário e alíquotas de impostos

Como você sabe em detalhes quanto custa operar os ativos, pode explicar melhor aos moradores a necessidade de taxas de usuário. Como um bom planejamento o prepara para o futuro, você também evita aumentos inesperados e bruscos. Como você tem uma ideia clara das necessidades e custos futuros de infraestrutura, pode definir alíquotas de impostos para financiar orçamentos locais adequadamente.

Acordos e parcerias

Como você tem uma lista completa e detalhada de sua infraestrutura, consegue fazer compras em volume de fornecedores terceirizados e está em posição de compartilhar recursos com outros municípios.

EAM facilitado

No centro da gestão de ativos municipal bem-sucedida estão dados. Muitos e muitos dados. E nada armazena e processa dados melhor que software. A FCM tem uma longa lista de benefícios do software EAM. Vale a pena dedicar tempo para analisar alguns com mais detalhes.

A gestão de ativos apoiada por EAM ajuda você a:

Manter todos os dados em um só lugar

Em vez de ter dados críticos escondidos em diferentes planilhas, apresentações de slides e arquivos de processamento de texto, o software EAM torna tudo fácil de encontrar. E manter os dados atualizados é muito mais fácil quando não envolve mais rolar e-mails antigos procurando a versão mais recente de um arquivo que agora existe apenas como anexo.

Plataformas mais antigas exigiam grandes investimentos iniciais em servidores, conhecimento de TI e treinamento. Mas soluções EAM baseadas na nuvem tiram o peso de configurar e manter as coisas rodando dos seus ombros. Nos bastidores, os provedores fazem backup e hospedam os dados, aplicam patches e atualizam o software.

Compartilhar dados entre departamentos

O software EAM resolve o problema de cada departamento usar seus próprios métodos idiossincráticos para coletar, formatar e distribuir dados. Como todos usam o mesmo sistema, todos os dados são inseridos da mesma forma, permitindo que os departamentos compartilhem sem esforço. Os dados tornam-se não apenas facilmente acessíveis, mas também significativos para cada departamento municipal.

Rastrear custos do ciclo de vida

Custos do ciclo de vida incluem planejamento, compra, manutenção, às vezes reabilitação e, finalmente, descarte de um ativo. O software EAM ajuda a rastrear custos mantendo registros precisos e atualizados de todo o trabalho feito em um ativo, que podem então ser usados para calcular com precisão o custo total de propriedade (TCO).

Imagine que seu município decidiu abrir uma piscina comunitária. Custará dinheiro projetá-la e construí-la. Mas os custos não param por aí. Custos contínuos incluem limpeza, cloração e pessoal. Ser capaz de rastrear custos é crítico para definir taxas de usuário e orçar manutenção futura.

Visualizar dados de forma que capacite a tomada de decisões

É impossível tomar boas decisões olhando para colunas infinitas de números. Mas uma vez que você definiu um conjunto de metas, o software EAM pode produzir relatórios usando praticamente qualquer combinação de pontos de dados, incluindo indicadores-chave de desempenho (KPIs). Você saberá facilmente se está na direção certa.

Um exemplo concreto mostra como os KPIs funcionam. Desde 2011, Richmond Hill, parte da Grande Toronto em Ontário, tem um plano estratégico focado em KPIs. Eles definem um KPI como "uma medida de desempenho que rastreia o progresso em direção a um resultado estabelecido para o propósito de aprendizado e melhoria contínuos." Então, eles rastreiam o uso de maquinário pesado com um KPI de remoção de neve. A meta é acessibilidade para moradores com problemas de mobilidade. Eles rastreiam o progresso em parte medindo a rapidez com que removem neve das calçadas. A meta pode ser um pouco abstrata, mas eles veem o quão perto estão chegando usando dados concretos.

Primeiros passos

Você já começou. Fazer pesquisas online e ler sobre gestão de ativos e como o Software de Gestão de Manutenção Municipal facilita isso é um ótimo primeiro passo. Quando você sentir que tem uma boa compreensão dos benefícios de um plano de gestão de ativos, a FCM recomenda recrutar colegas. Qualquer projeto bem-sucedido precisa de um nível de adesão de cima a baixo, e, neste caso, a federação explica que você precisará de aliados tanto entre a equipe quanto entre os funcionários eleitos. Eventualmente, você vai querer conversar com municípios que já têm planos implementados. Provedores de software EAM também são excelentes fontes de informação e orientação.