9 Razões Principais pelas Quais Gestores de Instalações Estão Migrando de Planilhas para CMMS

A forma como as empresas conduzem negócios mudou dramaticamente nos últimos anos. A tecnologia computacional é a principal responsável pelo aumento da eficiência empresarial em relação a economia de recursos, materiais e tempo. No final dos anos 1970, o software de planilha surgiu e foi considerado uma melhoria monumental em relação à abordagem tradicional de lápis e papel para contabilidade e gestão de estoque. No entanto, ao longo do tempo, esses pacotes de software tiveram dificuldade em acompanhar a evolução contínua de novas tecnologias que não apenas mudaram a gestão de instalações e processos de produção, mas também transformaram como as empresas se comunicam e entregam seus produtos e serviços aos usuários finais. Dados esses fatores e como eles se relacionam especificamente à gestão de instalações, não é surpresa que um número crescente de empresas em setores industriais esteja repensando seu uso de planilhas e migrando para sistemas de Software de Gestão de Manutenção Computadorizado (CMMS); pacotes de software altamente sofisticados que, a qualquer momento, podem fornecer ao usuário uma visão geral da operação de uma instalação ou o status de um equipamento individual.

Para entender melhor por que planilhas não são mais a ferramenta preferida para gestores de instalações, é importante ter uma noção de suas capacidades. Para começar, uma planilha pode ser criada manualmente no papel ou usando um programa de computador como Microsoft Excel ou Lotus 1-2-3. Ao usar software de planilha, ele pode capturar, exibir e manipular dados organizados em linhas e colunas. Independentemente do formato usado, uma planilha é geralmente projetada para armazenar dados numéricos e strings de texto curto, bem como exibir relações de dados graficamente. No entanto, planilhas geralmente não oferecem a capacidade de estruturar e rotular itens de dados tão completamente quanto um banco de dados e geralmente não oferecem a capacidade de consultar o banco de dados. São de baixo custo e mais adequadas para organizar informações básicas em gráficos e listas simples, mas não para tarefas mais complexas como gestão de ativos e planejamento.

Em comparação, sistemas CMMS atuais são muito mais robustos e oferecem às empresas a capacidade de rastrear ordens de serviço, gerar relatórios precisos rapidamente e determinar instantaneamente quais de seus ativos requerem manutenção preventiva ou reparos. Ao revisar dados operacionais, CMMS são adequados para fazer projeções de negócio. Inovações recentes no software incluem interfaces seguras baseadas em nuvem, acessibilidade via dispositivos móveis e funcionalidade sem papel que aumentam ainda mais a facilidade de uso. Dados esses fatores, programas de software de gestão de manutenção estão agora substituindo pacotes de planilhas que carecem do escopo, poder e eficiência de sistemas de gestão de manutenção.

Abaixo estão nove benefícios do CMMS que podem ser aproveitados para lucros e produtividade otimizados:

1. Confiabilidade dos Dados de Instalações

Pesquisa publicada em 2006 em Information and Software Technology relatou que planilhas eletrônicas estão sujeitas a erros, conforme encontrado em 88% das planilhas revisadas. Erros de digitação, células atribuídas incorretamente, intervalos de dados errôneos e erros de fórmula são algumas das fontes de erro. Como consequência, erros podem distorcer resultados e afetar adversamente as operações da empresa. O formato de entrada de dados do CMMS e verificações de precisão reduzem a possibilidade de tais erros ocorrerem.

2. Erros Frequentemente Passam Despercebidos Até Ser Tarde Demais

Planilhas dependem de usuários selecionando as fórmulas apropriadas para analisar seus dados. Mesmo quando os dados inseridos são precisos, se a fórmula errada for selecionada, os resultados serão falhos. Quando esses tipos de erros não são descobertos imediatamente, as consequências podem ser custosas para as operações do negócio. CMMS eliminam o risco de isso acontecer com fórmulas analíticas pré-programadas.

3. Benefícios de Economia de Tempo

A entrada de dados em planilhas é tão demorada que muitas empresas contratam funcionários de baixa qualificação para inserir dados em planilhas. Dada a propensão para erros já observada, ter funcionários não treinados gerenciando essa tarefa importante pode ser arriscado. Plataformas de software de gestão de manutenção tornam a entrada de dados mais fácil, além de restringir o acesso via permissões de usuário. Essa função coloca limites no que usuários podem alterar no programa e protege contra erros.

4. Planilhas Apenas Fornecem uma Visão Limitada das Relações de Dados

Com considerável experiência técnica e tempo, planilhas podem ser programadas para analisar dados dentro de um escopo muito estreito. No entanto, não podem fornecer análises de rastreamento de ativos, estoque e outras tarefas de manutenção e fluxo de trabalho, como agendamento de manutenção preventiva. CMMS têm essas capacidades e, com relatórios integrados, facilitam obter insights instantâneos sobre histórico de ativos, peças, mão de obra; tudo feito sem qualquer treinamento técnico especializado.

5. Automatize e Simplifique Relatórios de Manutenção de Instalações

Embora seja possível gerar relatórios em planilhas, eles não são os mais fáceis de criar quando comparados a CMMS. Sejam gráficos de pizza, diagramas de dispersão ou gráficos de barras, relatórios de planilhas não são tão visualmente atraentes ou instantaneamente disponíveis. Como usuários querem informações em tempo real e na ponta dos dedos, software de gestão de manutenção (também conhecido como software de gestão de instalações) pode fazer isso com um clique do mouse ou toque em um tablet, sem ter que inserir fórmulas como exigido em programas de planilha.

6. Fornece Informações Detalhadas sobre Métricas Importantes de Gestão de Instalações

CMMS são especificamente projetados para gestão de instalações. Planilhas não são — pelo menos, não sem programação sofisticada. Software de manutenção pode fornecer uma variedade de métricas relacionadas especificamente ao funcionamento de uma empresa sem a necessidade de habilidades de programação especializadas. Por exemplo, CMMS podem produzir as seguintes métricas em tempo real: MTBR (tempo médio entre reparos); MTBF (tempo médio entre falhas); MTTR (tempo médio para reparo).

7. Integração com Outros Softwares e Aplicações de Instalações

Um grande atrativo de software de manutenção de instalações é sua capacidade de interagir com outros softwares, como e-mail, software de contabilidade, sistemas ERP, Active Directory e muito mais. Planilhas não têm essas capacidades. Essas inovações recentes do CMMS expandem sua eficácia e fornecem benefícios adicionais de economia de tempo para gestores de instalações.

8. Agendamento de Manutenção Preventiva

Um software de manutenção preventiva (MP) é central para a eficiência de uma empresa, pois ajuda a operar toda a instalação. No entanto, realizar MPs em uma variedade de equipamentos não é tarefa fácil, especialmente para grandes operações. Muitas vezes, um MP em um único equipamento envolve múltiplas tarefas ou etapas. Planilhas são particularmente limitadas nessa área porque não podem criar protocolos de manutenção programados ou enviar notificações ou lembretes para realizá-los. Ser capaz de programar MPs é o que torna CMMS tão atraentes para gestores de instalações, pois podem fornecer uma lista de verificação de todas as tarefas envolvidas em cada equipamento, criar cronogramas de rotina, enviar notificações e lembretes, bem como criar relatórios. Realizar MPs programados significa menos falhas inesperadas de equipamentos e tempos de inatividade mais curtos.

9. Melhora o Funcionamento Geral da Instalação

Existem muitos aspectos de qualquer empresa que estão além das capacidades de programas de planilha padrão. Estes incluem monitoramento de utilização de mão de obra, criação de ordens de serviço e envio de pedidos de suprimentos e peças. Considerados em conjunto, o software de manutenção ajuda gestores de instalações a tomar decisões informadas sobre alocação de técnicos, melhores horários para programar manutenção de rotina e substituição de equipamentos.

Hoje, empresas em uma ampla gama de setores industriais são desafiadas a encontrar as formas mais eficientes e eficazes de crescer e ser lucrativas. Em um tempo, planilhas eram uma excelente solução de baixo custo para gestores de instalações. No entanto, para grandes organizações, manter um programa de planilha com centenas ou até milhares de pontos de dados é irreal. À medida que os ativos e serviços de uma organização crescem e evoluem em um ambiente desafiador e acelerado, torna-se logisticamente difícil manter as informações atualizadas em uma planilha e, em particular, produzir relatórios abrangentes necessários para tomada de decisão informada. Software CMMS é a resposta para esse problema, e é por isso que estão atraindo um número crescente de organizações que superaram as planilhas.