Criando valor a partir de dados do CMMS:blog convidado de especialistas do setor

Resumo Executivo

Este artigo busca alinhar os dados do CMMS à estratégia mais ampla de gerenciamento de ativos para a organização. Começa por posicionar o CMMS como um importante sistema de informação, digno do tempo e esforço da organização. Muitas vezes expliquei que não há solução de software poderosa o suficiente para resistir a uma cultura de dados inadequada. Muitas vezes, se seus dados estiverem consistentemente errados, procure culpados em sua cultura de dados. Neste artigo, descrevo práticas que não se prestam aos dados do CMMS que criam valor econômico. Isso é seguido por uma descrição de algumas filosofias e práticas centrais que estão presentes em culturas de dados eficazes. Por fim, concluirei explorando a ideia de que os dados do CMMS são um ativo, identificando maneiras pelas quais eles podem criar valor ao permitir a tomada de decisões de gerenciamento de ativos, muito além dos limites das decisões de manutenção.

CMMS como um Sistema de Informação de Ativos

O Sistema Computadorizado de Gerenciamento de Manutenção (CMMS) é o tipo mais comum de sistema de informações de ativos encontrado em empresas dependentes de ativos. Os sistemas de informações de ativos são a base dos sistemas de gerenciamento de informações de ativos (AIMS), conforme ilustrado na Figura 1.0.

Figura 1:Componentes do Sistema de Gerenciamento de Informações de Ativos

O papel do sistema de informação é facilitar a criação, coleta, armazenamento de dados, análise, manutenção, transferência, recuperação e apresentação de informações sobre ativos. Um CMMS normalmente contém registros de dados de ativos e informações destinadas a facilitar a implementação da estratégia de manutenção para instalações com uma grande base de ativos. O software CMMS é composto por uma série de aplicativos integrados, como registro de ativos, gerenciamento de ordens de serviço, gerenciamento de estoque, gerenciamento de tempo e mão de obra e condição de ativos (Figura 2.0). Também é bastante comum ver responsabilidades divididas pela gestão de estoques nos casos em que o ERP e o CMMS são softwares diferentes.

Figura 2. Exemplos de aplicativo CMMS

Cultura de dados inadequada

Às vezes é difícil identificar uma cultura de dados inadequada, mas geralmente é marcada por comportamentos e atividades que criam riscos e exposição para a organização. Alguns destes são:

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  Falta de Estratégia de Informação de Ativos – A estratégia é necessária para conectar os esforços de gerenciamento de informação de ativos à estratégia organizacional e para definir como a informação será usada na tomada de decisões.
  
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  Falta de padrões organizacionais – Padrões organizacionais insuficientes para definir como devem ser as informações do CMMS.
  
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  Governança insuficiente – Permitir alterações não regulamentadas nos dados do CMMS sem supervisão e regras.
  
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  Processos de negócios e fluxos de trabalho insuficientes – fluxos de trabalho e processos de negócios são necessários para instruir o CMMS sobre o que fazer com os dados. É assim que se cria valor. Infelizmente, eles estão faltando em muitas plataformas CMMS.
  
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  Propriedade Inapropriada – Isso decorre da parceria insuficiente entre as equipes de manutenção e de TI e se manifesta em uma das três maneiras:
  
  • 
    Propriedade ostensiva do CMMS pela TI e a redução da voz de manutenção, ou
    
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    Propriedade aberta pela equipe de manutenção com muito pouca supervisão da TI, deixando a equipe de manutenção para lidar com problemas de rede e segurança cibernética, ou
    
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    CMMS em terra de ninguém com falta de propriedade.
    
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  Independência departamental excessiva – Isso varia de departamentos isolados e subsidiárias que podem comprar seu próprio CMMS ou criar ineficiências duplicando informações ou impedindo que informações comerciais sejam compartilhadas com eficiência.
  
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  Digitalização insuficiente – Ignorando o papel do CMMS criando e usando dados manuais. Isso geralmente acontece quando há falta de confiança nos dados do CMMS.
  
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  Subutilização – Relegando o CMMS para apenas criar ordens de serviço ou registrar tempo. O CMMS médio pode gerenciar muito mais da cadeia de valor da informação.
  
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  Processos de Ordem de Serviço Inapropriados – Não criar uma ordem de serviço para cada atividade de ativo. Isso priva o CMMS de um dever principal de capturar com eficiência os custos de ativos e atividades. Isso geralmente resulta em custos duplicados ou perdidos por não serem registrados com precisão ou residirem em várias planilhas sem relação entre si.
  
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  Efeito Panaceia – Criando desvio de escopo usando o CMMS como um “pega-tudo” para cada tipo de informação. Os CMMS geralmente não são projetados para gerenciar desenhos executados e podem parar se você enviar manuais de O&M diretamente para cada ativo.
  

Criando a cultura de dados certa

Criar a cultura de dados correta é a primeira etapa para garantir que os dados corretos sejam coletados. Esta é uma combinação de boa estratégia, padrões organizacionais eficazes e práticas robustas de gerenciamento de dados e informações. É fácil identificar uma cultura de dados apropriada. Aqui estão algumas filosofias e práticas principais que estão presentes quando uma organização tem a cultura de dados certa:

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  OBJETIVOS – A organização possui um sistema de gerenciamento documentado para informações de ativos que descreve as filosofias e padrões usados ​​para dados gerenciados.
  
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  Interoperabilidade – As informações produzidas em uma área do negócio são utilizadas em outra parte sem manipulação significativa. Por exemplo, se o CMMS for o sistema de registro para o registro técnico de ativos, ele será a única fonte de verdade para registros de ativos.
  
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  Propriedade – O CMMS e outros sistemas de informação são de propriedade das unidades de negócios com supervisão para a decisão organizacional relacionada com a TI como um parceiro de negócios chave. Portanto, o Financeiro possui o ERP, por exemplo, e a Manutenção possui o CMMS. Isso também significa que esses proprietários de negócios são responsáveis ​​por estabelecer os AIMS com o suporte da TI.
  
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  Governança e gerenciamento de dados – Funções e responsabilidades, protocolos de acesso, regras claras para gerenciar mudanças e auditorias regulares estão em vigor. A governança e o gerenciamento de dados também se alinham às funções organizacionais. Por exemplo, quando um Gerente de Manutenção é o guardião do CMMS, o organograma também contém uma posição de Gerente de Manutenção que desenvolve os padrões relevantes e cuja autorização é necessária para modificar os dados.
  
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  Cultura Organizacional – Há evidências de boa governança na cultura organizacional mais ampla que apóia o estabelecimento de uma cultura de dados eficaz. A cultura de dados é um microcosmo da cultura organizacional mais ampla e a atitude da organização em relação à disciplina de processo será refletida na cultura de dados.
  
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  Envolvimento da Alta Direção – O envolvimento da Alta Direção é evidente a partir de sua supervisão geral, revisão dos resultados da auditoria e atribuição de recursos para corrigir não conformidades de dados.
  

Estabelecer uma cultura apropriada permite que os dados corretos sejam coletados da maneira mais eficiente, levando a uma tomada de decisão eficaz. Definir os requisitos de dados e informações é uma etapa fundamental para obter os dados corretos. Esse processo deve sempre começar com o consumidor de informações que está tomando decisões de negócios. A Figura 3.0 demonstra três funções principais de dados e suas responsabilidades no desenvolvimento e atendimento dos requisitos de dados.

Figura 3:Tipo principal de informações de ativos contidas no CMMS

Para uma demonstração prática desse conceito, vamos considerar um mapa de partes interessadas para custos de ativos e manutenção. Na Figura 4.0, começamos identificando o consumidor da informação e voltamos ao produtor da informação.

Figura 4:Exemplo de Mapa de Partes Interessadas para Ativo e Custo de Manutenção

Dessa forma, o tipo de decisão dita as características do informante e o produtor da informação produz informação que atende aos requisitos do consumidor e aos padrões estabelecidos pelo custodiante. Juntos, as partes interessadas definem os requisitos de forma colaborativa e garantem que os dados produzidos sejam adequados à finalidade.

Conclusões – Dados como um ativo

A ISO 55000:2014 definiu um ativo como qualquer coisa que forneça (ou tenha a capacidade de fornecer) valor para as partes interessadas da organização. Os dados são um ativo porque os dados e as informações são a fonte das estratégias de ativos e as estratégias são como o valor é percebido.

No entanto, o fato permanece, os dados não utilizados não fazem nada e, portanto, não têm valor intrínseco. Para ser um ativo, os dados devem ser usados ​​ativamente no desenvolvimento de estratégias para gerenciar os ativos. Por exemplo, saber que a criticidade de um ativo é 5 não faz nada para a organização, até que alguém o use para priorizar trabalhos de arrombamento ou projetos de capital. Assim, a questão torna-se, uma vez que os dados estão sendo coletados no CMMS, o que as empresas podem fazer com eles para criar valor a partir deles.

Ao desempenhar suas funções principais, o CMMS fornece informações importantes para permitir decisões de gerenciamento de ativos, conforme mostrado nos exemplos da tabela abaixo. Esta não é uma lista extensa, mas para os propósitos deste artigo, alguns tipos de informações de ativos foram selecionados para análise em relação a decisões típicas tomadas por vários departamentos.



As informações do ativo são geradas em todas as fases do ciclo de vida do ativo. Ela antecede a presença física do ativo e se estende até mesmo além da baixa do ativo. Existem muitas fontes de informações de ativos, na verdade, um único ativo possui muitas fontes que precisam ser gerenciadas. Muitas dessas informações e dados estão contidos no CMMS. A gestão de informações de ativos visa gerar informações de boa qualidade para a tomada de decisões. Gerenciar informações de ativos requer ação deliberada por parte da organização, isso não acontecerá organicamente. Isso foi realizado com muitas facetas dos negócios da organização, como qualidade, meio ambiente, segurança e gerenciamento de ativos. Da mesma forma, para informações de ativos, também é necessário um sistema de gestão. O objetivo do sistema de gestão é melhorar a eficácia das decisões de gestão de ativos com base em informações precisas sobre o desempenho dos ativos, custos e riscos.

Embora os problemas relacionados ao gerenciamento de cultura e informações possam levar tempo para serem resolvidos, espero que este artigo tenha inspirado você a reconhecer a importância do CMMS e a iniciar etapas para aumentar a utilidade e o valor de seus dados do CMMS.

Pergunta Trivial :O que está em seu CMMS?

Resposta :Qualquer coisa que você colocar lá.

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Seu livro, Manual de Avaliação de Criticidade de Ativos Baseado em Risco

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