Maximizando o Valor dos Ativos com Dados de CMMS: Blog de Convidado Especialista

Resumo Executivo

Este artigo busca alinhar dados de CMMS à estratégia mais ampla de gestão de ativos da organização. Começa posicionando o CMMS como um sistema de informação importante, digno do tempo e esforço da organização. Frequentemente expliquei que não existe solução de software poderosa o suficiente para resistir a uma cultura de dados inadequada. Muitas vezes, se seus dados estão consistentemente errados, procure culpados na sua cultura de dados. Neste artigo, descrevo práticas que não se prestam a dados de CMMS criando valor econômico. Isso é seguido por uma descrição de algumas filosofias e práticas centrais presentes em culturas de dados eficazes. Finalmente, encerro explorando a ideia de dados de CMMS sendo um ativo, identificando maneiras que podem criar valor através de possibilitar decisões de gestão de ativos, muito além dos limites de decisões de manutenção.

CMMS como Sistema de Informação de Ativos

O Sistema Informatizado de Gestão de Manutenção (CMMS) é o tipo mais comum de sistema de informação de ativos encontrado em empresas dependentes de ativos. Sistemas de informação de ativos são a base de Sistemas de Gestão de Informação de Ativos (AIMS) como mostrado na Figura 1.0.

Figura 1: Componentes do Sistema de Gestão de Informação de Ativos

O papel do sistema de informação é facilitar a criação, coleta, armazenamento de dados, análise, manutenção, transferência, recuperação e apresentação de informação de ativos. Um CMMS tipicamente contém registros de dados de ativos e informação voltada a facilitar a implantação de estratégia de manutenção para instalações com grande base de ativos. O software CMMS é composto por uma série de aplicações integradas como registro de ativos, gestão de ordens de serviço, gestão de inventário, gestão de tempo e mão de obra e condição do ativo (Figura 2.0). Também é bastante comum ver responsabilidades divididas para gestão de inventário em casos onde o ERP e o CMMS são softwares diferentes.

Figura 2. Exemplos de Aplicações do CMMS

Cultura de Dados Inadequada

Às vezes é difícil identificar uma cultura de dados inadequada, mas geralmente é marcada por comportamentos e atividades que criam riscos e exposição para a organização. Alguns destes são:

• Falta de Estratégia de Informação de Ativos – A estratégia é necessária para conectar esforços de gestão de informação de ativos à estratégia organizacional e definir como a informação será usada na tomada de decisões.

• Falta de Padrões Organizacionais – Padrões organizacionais insuficientes para definir como a informação do CMMS deve ser.

• Governança Insuficiente – Permitir mudanças não regulamentadas nos dados do CMMS sem supervisão e regras.

• Processos de Negócio e Fluxos de Trabalho Insuficientes – Fluxos de trabalho e processos de negócio são necessários para instruir o CMMS o que fazer com os dados. É assim que valor é criado. Tristemente, faltam em muitas plataformas CMMS.

• Propriedade Inadequada – Isso decorre de parceria insuficiente entre equipes de manutenção e TI e se manifesta de três formas:

  • Propriedade aberta do CMMS por TI e redução da voz da manutenção, ou

  • Propriedade aberta pela equipe de manutenção com pouca supervisão de TI, deixando a equipe de manutenção lidar com questões de rede e segurança cibernética, ou

  • CMMS em terra de ninguém com falta de propriedade.

• Independência departamental excessiva – Varia de departamentos e subsidiárias isolados tendo permissão para comprar seu próprio CMMS ou criar ineficiências duplicando informação ou impedindo informação de negócio de ser compartilhada eficientemente.

• Digitalização Insuficiente – Ignorando o papel do CMMS criando e usando dados manuais. Isso geralmente acontece quando há falta de confiança nos dados do CMMS.

• Subutilização – Relegando o CMMS a apenas criar ordens de serviço ou registrar tempo. O CMMS médio pode gerenciar muito mais da cadeia de valor da informação.

• Processos de Ordem de Serviço Inadequados – Não criar ordem de serviço para toda atividade de ativo. Isso rouba do CMMS um dever central de capturar eficientemente custos de ativo e atividade. Isso geralmente resulta em custos duplicados ou perdidos por não serem registrados com precisão ou residirem em múltiplas planilhas sem relação entre si.

• Efeito Panaceia – Criando desvio de escopo usando o CMMS como "pegatudo" para todo tipo de informação. CMMS não são geralmente desenhados para gerenciar desenhos as-built e podem travar se você fizer upload direto de manuais de O&M para cada ativo.

Criando a Cultura de Dados Certa

Criar a cultura de dados certa é o primeiro passo para garantir que os dados certos sejam coletados. É uma combinação de boa estratégia, padrões organizacionais eficazes e práticas robustas de gestão de dados e informação. É fácil identificar uma cultura de dados apropriada. Aqui estão algumas filosofias e práticas centrais presentes quando uma organização tem a cultura de dados certa:

• AIMS – A organização tem um sistema de gestão documentado para informação de ativos que delineia as filosofias e padrões usados para gerenciar dados.

• Interoperabilidade – A informação produzida em uma área do negócio é usada em outra parte sem manipulação significativa. Por exemplo, se o CMMS é o sistema de registro para o registro técnico de ativos, então é a fonte única da verdade para registros de ativos.

• Propriedade – O CMMS e outros sistemas de informação são donos das unidades de negócio com supervisão para as decisões organizacionais relacionadas com TI como parceiro chave. Portanto, Finanças é dona do ERP, por exemplo, e Manutenção é dona do CMMS. Isso também significa que esses donos de negócio são responsáveis por estabelecer o AIMS com apoio de TI.

• Governança e Gestão de Dados – Funções e responsabilidades, protocolos de acesso, regras claras para gerenciar mudanças e auditorias regulares estão em vigor. Governança e gestão de dados também se alinham com funções organizacionais. Por exemplo, onde um Gerente de Manutenção é o guardião do CMMS, o organograma também contém posição de Gerente de Manutenção que desenvolve os padrões relevantes e cuja autorização é necessária para modificar os dados.

• Cultura Organizacional – Há evidência de boa governança na cultura organizacional mais ampla que apoia o estabelecimento de uma cultura de dados eficaz. A cultura de dados é um microcosmo da cultura organizacional mais ampla e a atitude da organização para disciplina de processo será refletida na cultura de dados.

• Envolvimento da Alta Gestão – O envolvimento da alta gestão é evidente pela supervisão geral, revisão de resultados de auditoria e alocação de recursos para corrigir não-conformidades de dados.

Estabelecer uma cultura apropriada permite que os dados certos sejam coletados da forma mais eficiente, levando a decisões eficazes. Definir requisitos de dados e informação é um passo chave para acertar os dados. Este processo deve sempre começar com o consumidor de informação que está tomando decisões de negócio. A Figura 3.0 demonstra três papéis-chave de dados e suas responsabilidades no desenvolvimento e atendimento de requisitos de dados.

Figura 3: Principais tipos de Informação de Ativos contidos no CMMS

Para uma demonstração prática deste conceito, vamos considerar um mapa de stakeholders para custos de ativos e manutenção. Na Figura 4.0, começamos identificando o consumidor de informação e voltamos até o produtor de informação.

Figura 4: Exemplo de Mapa de Stakeholders para Custo de Ativo e Manutenção

Desta forma, o tipo de decisões dita as características da informação e o produtor de informação produz informação que cumpre os requisitos do consumidor e os padrões definidos pelo guardião. Juntos, os stakeholders definem colaborativamente requisitos e garantem que dados produzidos são adequados ao propósito.

Conclusões – Dados como Ativo

ISO 55000:2014 definiu ativo como qualquer coisa que fornece (ou tem capacidade de fornecer) valor aos stakeholders da organização. Dados são um ativo porque dados e informação são a fonte de estratégias de ativos e estratégias são como valor é realizado.

No entanto, o fato permanece: dados não usados não fazem nada e portanto não têm valor intrínseco. Para ser um ativo, dados devem ser ativamente usados no desenvolvimento das estratégias para gerenciar os ativos. Por exemplo, saber que a criticidade de um ativo é 5 não faz nada para a organização, até alguém usar para priorizar trabalho de quebra ou projetos de capital. Então, a questão se torna: uma vez que dados estão sendo coletados no CMMS, o que as empresas podem fazer com eles para criar valor a partir deles.

Ao realizar suas funções centrais, o CMMS fornece informação-chave para possibilitar decisões de gestão de ativos como mostrado nos exemplos na tabela abaixo. Não é uma lista extensiva, mas para os propósitos deste artigo, alguns tipos de informação de ativo foram selecionados para análise contra decisões típicas feitas por vários departamentos.

Informação de ativo é gerada em todas as fases do ciclo de vida do ativo. Ela antecede a presença física do ativo e se estende mesmo além da aposentadoria do ativo. Há muitas fontes de informação de ativo; na verdade, um único ativo tem muitas fontes que precisam ser gerenciadas. Muita dessa informação e dados estão contidos no CMMS. Gestão de informação de ativo visa gerar informação de boa qualidade para tomada de decisão. Gerenciar informação de ativo requer ação deliberada da organização, não acontecerá organicamente. Isso foi percebido com muitas facetas do negócio das organizações como qualidade, meio ambiente, segurança e gestão de ativos. Similarmente, para informação de ativo, um sistema de gestão também é necessário. O objetivo do sistema de gestão é melhorar a eficácia de decisões de gestão de ativos baseadas em informação precisa de desempenho, custo e risco de ativos.

Enquanto as questões sobre cultura e gestão de informação podem levar tempo para resolver, é minha esperança que este artigo tenha inspirado você a reconhecer a importância do CMMS e iniciar passos para aumentar a utilidade e valor dos seus dados de CMMS.

Pergunta de Trivia: O que tem no seu CMMS?

Resposta: Tudo que você colocar lá.

Mais sobre Suzane Greeman

LinkedIn

Twitter

Seu livro, Manual de Avaliação de Criticidade de Ativos Baseada em Risco

Seus próximos cursos:

1. Liderança Executiva em Gestão de Ativos (Winnipeg)
2. Essenciais de Gestão de Ativos & ISO 5500x (Winnipeg)
3. Essenciais de Gestão de Ativos & ISO 5500x (Online)