Migração CMMS Perfeita: Diretrizes Especializadas para Transferência de Dados

Imagine isto: Você está atualmente usando um sistema de software informatizado de gestão de manutenção (CMMS) que está desatualizado, não mais suportado, demasiado complicado de usar ou que você superou.

Seja qual for o motivo, as pessoas no seu departamento de manutenção concordam, é hora de colocar novo sistema de gestão de manutenção em prática. Você está liderando o projeto e duas perguntas vêm à mente;

1. Como faço para obter os anos de dados armazenados no nosso CMMS atual para um novo sistema?
2. Quanto tempo levará e quanto custará?

Este cenário não está muito longe, não é?

Migração de dados pode ser processo exaustivo se não planejado corretamente. Muitas coisas podem dar errado ao extrair dados do software CMMS atual, determinar quais dados você quer migrar para o novo sistema, mapear nomes de campos, falhas de comunicação com seu fornecedor CMMS atual e o novo, e a própria migração de dados. Se você está passando por isso agora ou estará em breve, fornecemos as seguintes diretrizes para ajudar a evitar armadilhas custosas.

Se você está confuso sobre próximos passos de migração de dados do seu CMMS antigo para outro, continue lendo para aprender estas sólidas diretrizes de migração.

Diretriz 1: Determine como extrair dados do seu CMMS atual

Extrair dados com os mais recentes sistemas de software de gestão de manutenção é bem simples e direto. A maioria dos CMMS vem com ferramentas de extração que permitem usuários exportar seus dados para arquivo CSV ou planilha. Se este é o caso, determine quais dados você precisa e exporte. Se você não está familiarizado com ferramentas de extração, é melhor obter ajuda de um dos usuários avançados, ou pedir a alguém do seu departamento de TI. Outra opção é contatar equipe de suporte técnico do seu fornecedor CMMS. Podem haver taxas de serviço envolvidas com extração de dados, então certifique-se de perguntar sobre elas antecipadamente. Se suporte técnico está no seu acordo de nível de serviço, eles ajudarão sem custos adicionais. Se seu programa atual de software de manutenção tem ferramentas de extração fáceis de usar, você começa bem.

Infelizmente, nem todas empresas usam sistemas desenvolvidos nos últimos 10 anos. Algumas organizações estão migrando de programas CMMS desenvolvidos há mais de 20 anos, enquanto outras buscam atualizar de sistema desenvolvido internamente por rodadas de profissionais de TI. Em tais casos, extrair dados não é tão simples, mas não impossível. Se você está atualizando de programa de manutenção anterior desenvolvido há 10+ anos e que não é mais suportado, sugerimos conectar com o fornecedor (se ainda estiver no mercado). Geralmente, quando sistema não é mais suportado, o fornecedor simplesmente descontinuou a aplicação, mas terá equipe técnica e recursos que devem poder ajudar. Esteja preparado para gastar um pouco, pois a relação comercial está chegando ao fim.

Diretriz 2: Valide os Dados

Uma vez que você tem os dados em arquivo CSV ou planilha, precisa percorrê-los e garantir que tem tudo que precisa, e a extração foi sucesso. Recomendamos fortemente obter um segundo par de olhos, ou melhor, um terceiro. Você precisa saber o que procurar. Compare nomes de colunas no arquivo extraído com nomes de campos que você inicialmente definiu para exportar. Se está extraindo equipamentos e ativos, provavelmente quererá nome do equipamento ou ativo, ID, marca e modelo, número de série, datas de instalação e compra, localização e histórico. Certifique-se que nada está faltando e que dados parecem bons.

Diretriz 3: Mapeie e Redefina Nomes de Campos

O novo software CMMS para o qual você está migrando terá sem dúvida nomes diferentes para alguns campos de dados. Alguns nomes de campos são bem padrão, mas se seu CMMS atual é realmente datado ou é sistema de manutenção caseiro, haverá discrepâncias. Por exemplo, alguns softwares de gestão de manutenção nomeiam prédios e equipamentos todos como ativos, alguns nomeiam ordens de serviço sob demanda, manutenção não planejada. Para que a migração corra bem, você deve gastar tempo mapeando nomes de campos do seu CMMS legado para o novo sistema. Recomendamos fortemente usar serviços do seu novo fornecedor CMMS para isso. Seu novo fornecedor de software quer garantir que você tenha a melhor experiência com seu software de manutenção, então devem estar ansiosos e dispostos a ajudar. Entre em chamada GoToMeeting com eles e percorram sua extração, levantem incertezas, estabeleçam a melhor forma de defini-los e prossigam com a migração de dados.

Diretriz 4: Importando Dados no Novo Software CMMS

Muitos programas de software de manutenção têm ferramentas de assistente de importação que permitem ao cliente carregar grandes quantidades de dados sem passar pelo fornecedor CMMS. Esta é ótima ferramenta se você está simplesmente importando equipamentos, ativos, lista de peças de arquivos excel. Mas se está migrando anos de dados de programa de manutenção mais antigo e tem muito histórico, muita coisa pode dar errado e ficar complicado. Quando há muito histórico, é melhor obter ajuda da equipe de integração de dados do fornecedor. Migração suave é chave para sucesso do seu novo software CMMS.

Consulte seu novo fornecedor CMMS ao fazer a importação. Se seus processos de manutenção são muito únicos, o novo fornecedor CMMS pode ter que escrever script personalizado para realizar a importação. Se este é o caso, descubra o que está envolvido e pode haver cobranças aqui. Certifique-se que há espaço no seu orçamento para isso. O fornecedor de software de manutenção deve ser transparente sobre custos e informará quaisquer taxas adicionais que possam surgir. Leia nosso post sobre fatores que afetam a configuração para saber mais.

Diretriz 5: Testes QA

Uma vez que os dados foram importados no novo programa de gestão de manutenção, certifique-se de fazer testes QA completos. Tenha alguns usuários avançados percorrerem o sistema e garantir que tudo parece bom. Dependendo de quantos dados foram migrados, você provavelmente precisará de plano de testes QA bem preparado antecipadamente. Coisas para testar: nomes de campos correspondem e fazem sentido, histórico de manutenção está disponível e correto, listas de equipamentos, ativos e peças estão sólidas. Preste atenção especial ao histórico de manutenção se este foi migrado. Rode numerosas consultas e certifique-se que resultados correspondem com seus relatórios mais recentes. Como nomes de campos podem ter mudado no novo software CMMS, os dados devem ser referenciados cruzados com nomes de campos do sistema antigo. Se erros detectados, apresente-os à equipe de integração de dados do fornecedor CMMS e resolva-os. Se está trabalhando com equipe prestativa, o vai-e-vem pode ser mantido mínimo.

Diretriz 6: Implementação

Uma vez que a migração passou nos testes QA, você está pronto para treinar e implementar o novo software CMMS. Certifique-se de aproveitar todas oportunidades de treinamento fornecidas pelo seu fornecedor de software de manutenção. Ter todos usuários bem treinados é uma das melhores maneiras de preparar para sucesso. Muitos fornecedores de software de gestão de manutenção oferecem treinamento via web conference e suporte técnico sem custo e alguns têm webinars regulares de treinamento. Entenda o que está disponível e certifique-se de informar sua equipe de manutenção sobre esses recursos úteis.

Quanto Custa Migração de Dados?

Não há resposta simples para isso. O custo da migração de dados realmente depende da quantidade de dados e formato em que estão. Se você está reformatando e importando 15 anos de dados, definitivamente deve deixar espaço no orçamento para migração de dados CMMS. Fornecedores de software CMMS serão francos sobre custos esperados. Se você fornecer amostra de dados extraídos a um fornecedor, isso dará a eles boa ideia do esforço envolvido em reconfigurar dados e importá-los. Lembre-se, empresas CMMS têm profissionais e especialistas em integração que fazem este trabalho dia sim, dia não. Não seja tímido! Certifique-se de fazer as perguntas certas, mas esteja preparado para algumas taxas de migração.

Seguir estas 6 diretrizes simples é maneira segura de colocar sua conta CMMS funcionando rapidamente com dados legados precisos.

Para mais informações sobre migração de dados e serviços de configuração CMMS, contate info@hippocmms.com!

Boa migração!