Desligamentos COVID-19 e software CMMS

A pandemia do COVID-19 criou mudanças repentinas e abrangentes na economia, incluindo paralisações em todos os setores. Mas quando as coisas desaceleram ou param, ainda há muito que precisa ser feito. Vejamos algumas maneiras de lidar com desligamentos não programados.


Mas antes de fazermos isso, vamos entender melhor por que essas paralisações atuais são tão desafiadoras.

Desligamentos da COVID-19

As instalações retiram equipamentos offline por vários motivos, alguns deles positivos. Por exemplo, paradas são quando as organizações colocam equipamentos offline para reparos ou substituição. Na maioria dos casos, esse tempo de inatividade pode ser medido em turnos ou dias. As paradas de fábrica, onde toda a instalação está offline, podem durar semanas. Independentemente de quanto tempo eles durem, sempre há muito planejamento prévio. Como as organizações estão no controle de quando as paradas começam, elas garantem que tudo esteja no lugar e pronto para começar. Eles também sabem quando as coisas devem voltar a ficar online, permitindo que programem tudo, desde a entrega de matérias-primas até a mão de obra.

Os desligamentos são diferentes. As organizações não podem vê-los chegando, então eles tendem a estar despreparados. Mas mesmo que eles não saibam quando a maioria das paralisações começará, muitas vezes eles podem fazer suposições educadas sobre quando elas terminarão. Isso se deve aos motivos comuns por trás das paralisações, que são quedas de energia e interrupções nas cadeias de suprimentos de matérias-primas. Por exemplo, quando uma tempestade destrói a usina de energia do bairro, as fábricas locais esperam voltar a funcionar em questão de dias, se não horas. É o mesmo com desligamentos relacionados a problemas na cadeia de suprimentos. Em muitos casos, as organizações têm uma boa ideia de quanto tempo a interrupção durará.

Mas com a pandemia do COVID-19, é mais difícil fazer previsões precisas. Ninguém sabe quando as coisas vão voltar ao normal. Ou até mesmo qual será o novo normal. E é essa incerteza que está tornando tudo mais difícil.

Então, qual é a solução? Aqui estão algumas coisas que você pode fazer para se adaptar rapidamente e lidar com um desligamento do COVID-19.

Coloque o equipamento offline corretamente com o software CMMS

Desligar ativos por tempo suficiente para fazer manutenção e reparos básicos é diferente de deixá-los offline por um longo tempo. Uma analogia rápida:é o mesmo com o seu carro. Todos os dias, quando você chega em casa, desliga o motor, tira as chaves da ignição e tranca a porta atrás de você. Isso é tudo o que você precisa fazer quando sabe que vai voltar para o carro e dirigi-lo na manhã seguinte. Mas e se você fosse armazená-lo durante o inverno? Agora você está adicionando estabilizador de combustível, trocando o óleo, verificando os níveis de fluido, calçando os pneus, bloqueando o escapamento e a admissão e preparando a bateria. Assim como com seu carro, você precisa colocar os ativos offline corretamente se quiser que eles estejam lá para você quando precisar deles.

O problema que alguns departamentos de manutenção estão enfrentando é que seus técnicos podem não estar familiarizados com os procedimentos corretos de desligamento. E não é surpreendente. Os departamentos estão focados em manter os ativos em funcionamento, não em desligá-los. Eles sabem exatamente como desativá-los, bloqueá-los, trabalhar neles com eficiência e colocá-los novamente online. Mas agora, eles estão sendo solicitados a fazer algo muito diferente.

Os departamentos precisam fazer duas coisas:obter as informações de que os técnicos precisam e garantir que eles tenham acesso fácil a elas. No final, obter as informações não será a parte desafiadora. Deve estar nos manuais de O&M e disponível nos fabricantes de ativos. Mas como você garante que os técnicos possam acessá-lo facilmente?

Agrupe dados em ordens de serviço e modelos

O software CMMS facilita o empacotamento de muitas informações em ordens de serviço, incluindo:

• Listas de verificação personalizáveis
• Instruções passo a passo
• Imagens digitais, manuais de O&M e esquemas
• Peças e materiais associados
• Site interativo e plantas baixas

Os técnicos chegam ao local com tudo o que precisam para fazer o trabalho corretamente. Se houver muita sobreposição de informações entre as ordens de serviço, você também poderá usar modelos de ordem de serviço integrados ao software de ordem de serviço. Depois de configurar um modelo, você pode usá-lo para gerar novas ordens de serviço com todas as informações já incluídas.

Torne as ordens de serviço acessíveis e atualizadas de qualquer lugar

Agora que suas ordens de serviço têm as informações certas, você precisa colocá-las nas mãos certas. Com o COVID-19, a melhor maneira de fazer isso é à distância. Em vez de passar a papelada, você pode atribuir ordens de serviço por meio do software CMMS. Os técnicos fazem login e podem ver suas tarefas instantaneamente, de qualquer lugar, a qualquer momento. E como a plataforma é executada em computação em nuvem, seus dados são mantidos em um banco de dados sempre seguro e sempre atualizado.

Ajuste seu cronograma de manutenção preventiva com o software CMMS

Se você não possui um cronograma de manutenção preventiva, agora é a hora de obter um. Você provavelmente nunca terá esse tipo de oportunidade novamente. Com os operadores de equipamentos fora do caminho, você pode se movimentar livremente pelas instalações, coletando as informações de ativos de que precisa. E uma vez que você tenha os dados, você pode enviá-los para um provedor de CMMS que irá configurar seu banco de dados e treinar sua equipe no software. Lembre-se, tudo isso pode ser feito remotamente, incluindo o treinamento.

Se você já tem um programa de manutenção preventiva em funcionamento, provavelmente desejará começar a adicionar e movimentar PMs.

Primeiro, comece a agendar todas as manutenções preventivas para as quais você sempre desejou ter tempo. Para voltar à analogia do carro, digamos que sua rotina de manutenção regular é adicionar fluido do lavador do para-brisa, verificar o óleo e inspecionar visualmente os pneus. Agora que você tem tempo, você vai querer verificar todos os fluidos, substituir os limpadores de pára-brisa e pegar o medidor de pneus. Para PMs existentes, você pode pensar em movê-los e ajustar a frequência. Se um ativo não estiver sendo usado, não precisará do mesmo tipo ou nível de manutenção.


O software CMMS facilita isso com a visualização do calendário. Uma vez que você pode ver todos os PMs ao mesmo tempo, você pode ter uma noção real de como reagendar as próximas semanas.

Controle o inventário com o software CMMS

Com as coisas mais lentas, pode ser um bom momento para uma contagem manual do seu inventário. Não importa quão bom seja seu software de rastreamento de estoque, você ainda precisa verificar suas contagens periodicamente.

Você também deve pensar em redefinir seus níveis de paridade, os níveis mínimo e máximo de cada tipo de inventário que você carrega. Se você ajustou o tipo e a frequência do seu cronograma de manutenção preventiva, suas necessidades de estoque vão mudar. Os roletes em uma esteira transportadora geralmente precisavam de realinhamento ou substituição a cada seis meses, mas isso foi quando sua organização estava trabalhando em três turnos. Agora que a correia está ociosa, você não precisará de tantas peças à mão. Não defina seus níveis muito baixos, no entanto. Um efeito colateral do COVID-19 é a interrupção das cadeias de suprimentos. Peças que costumavam estar disponíveis de fornecedores durante a noite agora podem levar dias ou semanas para chegar. Assuma prazos de entrega maiores e faça o estoque de acordo.

E se você tiver mais de uma instalação, poderá começar a procurar maneiras de compartilhar o estoque. Em vez de ter que esperar por um fornecedor, você provavelmente pode obter coisas de suas outras instalações mais rapidamente.

Tudo isso é facilitado com o software CMMS. Como eles incluem peças e materiais associados, assim que um técnico fecha uma ordem de serviço, o software ajusta os níveis de estoque em tempo real. E quando você fica abaixo de um nível mínimo personalizável em qualquer parte do material, o software ajuda você a reabastecer automatizando parte do processo de pedido de compra.

Certifique-se sempre de que está manuseando as remessas de estoque com segurança. Em Canadian Manufacturers &Exporters recentemente lançou diretrizes e melhores práticas. Ainda há dúvidas sobre quanto tempo o vírus permanece estável e infeccioso em superfícies, então você precisa de políticas e procedimentos para garantir a segurança. Por exemplo, impor o distanciamento social ao interagir com os motoristas de entrega e usar luvas ao lidar com qualquer papelada relacionada.

Acompanhar e relatar com o software CMMS

Para paradas programadas de planta e manutenção, sempre há métricas. As organizações estabelecem metas e, em seguida, acompanham seu sucesso relativo. Exemplos são danos zero, no orçamento, no prazo e a proporção de trabalho planejado e não planejado.

Para desligamentos parciais e totais do COVID-19, você precisará considerar sua definição de sucesso e acompanhar seu desempenho. Você pode ver a porcentagem de PMs concluídas no prazo, por exemplo. Ou você pode acompanhar quantos projetos de manutenção em segundo plano finalmente foram encerrados. Para um desligamento parcial, você ainda pode observar o tempo de atividade e a proporção de ordens de serviço sob demanda e agendadas.



É importante se concentrar na segurança e nas etapas que sua organização está tomando para combater a disseminação do COVID-19, e grande parte do incentivo às práticas recomendadas é o rastreamento abrangente. Por exemplo, você pode definir todas as suas ordens de serviço de saneamento na mesma categoria no software CMMS, facilitando a inserção delas no módulo de relatórios.

Prepare-se para voltar mais forte com o software CMMS

Tudo o que você faz durante o desligamento deve prepará-lo para o inevitável retorno à capacidade total. Desligue seus ativos corretamente para que você possa trazê-los de volta on-line com mais facilidade. Realize a manutenção agora para que funcionem com mais facilidade depois. Gerencie seu estoque para que você tenha as peças certas no momento certo, agora e no futuro. Faça tudo de acordo com todas as melhores práticas atuais de segurança.

O software CMMS sempre faz sentido, mas agora, mais do que nunca, você precisa assumir o controle de suas operações de manutenção. Se você ainda não tem um CMMS ou tem um, mas não está entregando o que prometeu, agora é a hora de obter a solução certa para você.

Nós estamos aqui para ajudar. Podemos agendar uma demonstração ao vivo remota e orientá-lo em todos os principais recursos para gerenciar desligamentos.