Garantindo Segurança contra COVID-19 em Instalações Educacionais com Software CMMS para Escolas

A COVID-19 apresenta desafios únicos para todos, especialmente para gestores de instalações e manutenção responsáveis por manter pessoas seguras e ativos funcionando. Queremos compartilhar formas de proteger sua equipe e organização durante paralisações totais ou parciais e depois quando as coisas reabrirem. Vamos olhar especificamente para escolas e campi, mas a informação se aplica a todas as indústrias. Os objetivos continuam os mesmos. Manter pessoas seguras e ativos funcionando. Mas haverá mudanças em como você faz isso.

Configure novos cronogramas de sanitização com software CMMS

No passado, você provavelmente pensava mais em manter coisas limpas. Passar pano em pisos lamacentos e limpar superfícies com marcas de dedo. Mas agora, limpo não basta. O novo padrão é mais alto. As coisas precisam ser sanitizadas. Foque em superfícies tocadas regularmente. Estas incluem:

• Maçanetas
• Interruptores de luz
• Mesas
• Corrimãos
• Teclados e telas sensíveis ao toque
• Botões de elevador
• Vasos sanitários

A lista varia conforme sua instalação. Por exemplo, a maioria das escolas primárias não tem elevadores. Mas como regra geral, se uma superfície é tocada em qualquer momento do dia, sanitize-a com frequência.

O desafio é que este trabalho é crítico, fácil de fazer incorretamente, e não há tempo para curva de aprendizado. Precisa ser feito certo, desde o início.

Como garantir que superfícies sejam sanitizadas corretamente?

Use templates de ordens de serviço com software CMMS para compartilhar informação importante consistentemente

Para garantir que superfícies sejam limpas corretamente, crie templates para copiar facilmente instruções e informações importantes para novas ordens de serviço. Lembre-se: não basta ter ordens de serviço para sanitização. Você precisa de umas que expliquem como sanitizar da forma mais completa possível.

Você pode e deve colocar muita informação numa ordem de serviço de CMMS, incluindo:

• Instruções passo a passo
• Checklists personalizáveis
• Imagens digitais, esquemáticos e documentos
• Históricos completos de ordens de serviço do ativo
• Plantas de piso e site interativas

Para ordens de serviço relacionadas a sanitização, certifique-se de incluir instruções sobre como preparar e usar os produtos com segurança.

Mistura e manuseio

Isso depende dos produtos que sua instalação usa. Em alguns casos, você precisará misturar químicos antes de usar. Em outros, tudo vem pré-misturado. Certifique-se que ordens de serviço incluam informação sobre como preparar os produtos, incluindo EPIs necessários. Muitos produtos de limpeza são corrosivos, e luvas e óculos ou protetores faciais ajudam a proteger contra contato com pele e olhos.

Você também deve incluir informação sobre quais químicos não misturar. Técnicos podem ser tentados a misturar um pouco de cada limpador num "super limpador", mas os resultados podem ser tóxicos. Misturar amônia e alvejante cria vapores de cloramina, que queimam garganta e olhos. Misturar álcool isopropílico e alvejante cria clorofórmio e ácido clorídrico. Níveis baixos causam tontura; níveis altos causam danos à pele, olhos, pulmões, rins, fígado e eventualmente morte.

Tipo, ordem de uso e tempo de contato

Limpadores não são iguais a desinfetantes, e para melhor resultado você precisa usar os produtos certos na ordem certa.

Geralmente, limpadores removem gordura e material orgânico antes de desinfetar. Uma vez limpa a superfície, você aplica o desinfetante, que contém químicos que matam germes. Muitos acham que usar muito "óleo de cotovelo" é a melhor forma de limpar, mas ao desinfetar, você precisa primeiro dar tempo de contato suficiente para os produtos agirem.

Como misturar com segurança e usar produtos de limpeza corretamente pode ser coberto nas instruções passo a passo e checklists personalizáveis da ordem de serviço do CMMS. E usando templates, você inclui toda essa informação em toda ordem de serviço relacionada a sanitização. Quando precisa de nova ordem, começa com template rico em informação e adiciona qualquer informação extra.

Algumas escolas e campi criam novos materiais de treinamento para técnicos garantirem que têm toda informação necessária para trabalhar segura e eficazmente. Mas é um processo certificar todos como treinados, e nem todos conseguem treinar ao mesmo tempo. Para contornar, você pode checar perfis dos técnicos antes de atribuir tarefas para garantir que receberam o treinamento necessário.

Adicionar cronograma de sanitização é só parte da solução. O que mais você deveria fazer diferente?

Ajuste seus cronogramas de manutenção preventiva com software CMMS

Separado das novas tarefas de sanitização, você também deve aumentar partes do seu cronograma de manutenção preventiva existente. Se não tem programa, agora é hora de começar. Geralmente, manutenção preventiva entrega:

• Aumento de tempo de atividade
• Vida útil maior dos ativos
• Gestão de inventário mais fácil
• Eficiência melhorada
• Segurança aumentada

Todos são importantes, mas com COVID-19, tornaram-se críticos.

Aumente algumas MPs

Organizações em todas as indústrias são forçadas a cortar todo custo possível. E isso significa que departamentos de manutenção são pedidos para fazer mais com menos, com número menor de técnicos e olho mais atento nos custos. A última coisa que você precisa agora é tempo de inatividade não programado em ativo importante. Agora não é hora da caldeira parar. Para garantir que tudo que você precisa continue online, aumente frequência e quantidade de manutenção preventiva em ativos críticos.

Pause algumas MPs

Ao mesmo tempo, há MPs que você pode querer parar completamente. Para uma escola primária, por exemplo, não há necessidade de checar periodicamente estruturas de playground externas. Na maioria das áreas, estão proibidas. Num campus universitário grande, departamentos podem pausar manutenção agendada em alguns ativos das cozinhas dos refeitórios. Ativos ociosos não precisam do mesmo nível de atenção.

Pausar MPs também ajuda com relatórios. No fim do mês, você não precisa passar por monte de MPs perdidas que nunca deveria ter feito. Pode fazer mais sentido pausá-las por agora, liberando você para usar o tempo do departamento de formas que combinem melhor com a situação atual. Pense assim: você pode ter cronograma para regar grama todo domingo à noite no verão, mas não faz sentido seguir o cronograma quando teve temporal domingo à tarde.

Um bom CMMS permite pausar e reproduzir seu cronograma de MP com poucos cliques.

Mude para MPs negligenciadas

Com mais tempo disponível, você finalmente consegue recuperar toda manutenção preventiva que estava no fogo brando. Tem tempo para investir naqueles pequenos projetos que somam maior confiabilidade e eficiência. Também pode usar o tempo para estabelecer melhores fluxos de trabalho para o futuro. Isso pode incluir adotar software CMMS. Mesmo nos melhores tempos, alguns departamentos de manutenção acham desafiador manter ritmo regular de trabalho enquanto também coletam e organizam dados para implementar software CMMS. Enquanto linhas de produção estão paradas e espaço de escritório não está sendo usado, você pode se preparar para o sucesso quando as coisas recomeçarem.

Parte do agendamento de manutenção preventiva é garantir que você tem as peças e materiais certos na hora certa. Se está programado para consertar tela de projetor numa sala de aula, precisa das peças certas em mãos para fazer. Então, qual a melhor forma de gerenciar inventário?

Proteja cadeias de suprimento críticas com gestão automatizada de inventário com software CMMS

O objetivo da gestão de inventário é ter a peça certa na hora certa e no preço certo. Quando você erra e não tem a peça que precisa quando precisa, geralmente compensa pagando extra por envio expresso. Geralmente, você pode não ter sempre a peça certa na hora certa, mas com paciência e dinheiro, eventualmente consegue. Mas a COVID-19 está colocando nova pressão nas cadeias de suprimento. Mais que nunca, não há margem para erros. Com prazos de entrega aumentando, você precisa fazer pedidos bem antes de acabar.

É possível fazer isso com papel ou planilhas, mas software CMMS é mais fácil. Primeiro, usa peças e materiais associados a ordens de serviço para manter contagens de inventário atualizadas em tempo real. Voltando ao exemplo da tela de projetor. Assim que a ordem de serviço fecha, o software remove peças associadas do inventário. Você sempre sabe exatamente quantas tem em reserva. Segundo, assim que esse número cai abaixo do mínimo personalizável, o software envia alerta avisando que é hora de repor. O módulo de compras automatiza muitos dos próximos passos, facilitando contato com fornecedores.

Divisões escolares e grandes campi com múltiplas instalações também se beneficiam de compartilhamento de inventário. De dentro do software CMMS, podem checar facilmente todos os inventários. Por enquanto, vai ser bem mais fácil pegar peças e materiais extras de uma segunda instalação que pedir de fornecedor.

Planejar trabalho é uma coisa, garantir que seja feito é outra. Você precisa de um jeito de assegurar que seu cronograma de manutenção preventiva está sendo seguido. Como criar transparência e impor responsabilidade?

Rastreie ordens de serviço usando categorias e relatórios

Agendar sanitização e manutenção preventiva é o primeiro passo, mas depois você precisa rastrear tarefas relacionadas à COVID-19 para garantir que nada passa despercebido. Uma forma é adicionar categorias a ordens de serviço sob demanda e de manutenção preventiva. Se trabalhando com papel, pode fazer algo simples como marcar a data com marca-texto amarelo. Com planilhas, poderia usar cor de fonte diferente. Então, ao construir relatórios, pode puxar todas as ordens de serviço críticas.

Você precisa analisar:

• Número de MPs concluídas
• Número de MPs concluídas no prazo
• Porcentagem de MPs concluídas no prazo

É demorado com sistema baseado em papel ou planilha, mas factível. Com software CMMS e relatórios auto-gerados, é muito mais fácil. Coloque todas ordens de serviço e MPs associadas na mesma categoria, e o software puxa todos os dados, cria gráficos e calcula KPIs.

Independente de como compila relatórios, é boa ideia aumentar a frequência. Se há falhas nos seus processos, você precisa encontrar e resolver imediatamente.

Trabalhe remotamente com software CMMS

A necessidade de distanciamento social é um dos maiores desafios. Se sua equipe está acostumada a trabalhar junta, compartilhar informação verbalmente e poder ir até a mesa perguntar quando travam, a COVID-19 está tendo efeito enorme. Pode parecer impossível trabalhar efetivamente quando todas aquelas coisas que dávamos como certas — trabalhar ombro a ombro e conversar cara a cara — de repente somem. Como organizar sua equipe quando ninguém pode fazer algo tão simples quanto passar no seu escritório?

Você precisa encontrar novos canais de comunicação claros e confiáveis. Precisa de formas de padronizar informação para que flua facilmente entre membros da equipe. Além disso, precisa de um jeito de manter todos no loop, atualizando informação em tempo real.

Há várias opções, incluindo e-mails em grupo e árvores de telefone. Se já usa, conhece os defeitos. Software CMMS apoiado por computação em nuvem mantém sua equipe conectada, mesmo de longe. Todos os dados do departamento ficam num banco de dados central, onde são guardados com backup e segurança. Mas é mais que seguro, é acessível. Você e sua equipe podem logar de qualquer desktop, laptop ou dispositivo móvel conectado à internet. Uma vez dentro do CMMS, não importa onde você está. Você pode:

• Gerar, atribuir e rastrear ordens de serviço
• Agendar e rastrear tarefas de manutenção preventiva
• Controlar inventário
• Gerar relatórios automaticamente

Tudo que cobrimos, você pode fazer remotamente.

Hippo CMMS e você

Parece que a pandemia de COVID-19 mudou tudo, e todos estão lidando com muita incerteza. Mas uma coisa nunca muda. Sempre estaremos aqui para ajudar. Se tem perguntas sobre CMMS e instalações educacionais, ou sobre qualquer outra indústria, agora é hora de entrar em contato e conectar com a gente.