Gerenciando Paralisação de Instalações Durante COVID-19 com Software CMMS

A pandemia de COVID-19 criou mudanças repentinas e abrangentes na economia, incluindo paralisações em todas as indústrias. Mas quando as coisas desaceleram ou param, ainda há muito que precisa ser feito. Vamos ver algumas formas de lidar com paralisações não programadas.

Mas antes, vamos entender melhor por que essas paralisações atuais são tão desafiadoras.

Paralisações por COVID-19

Instalações tiram equipamentos offline por muitos motivos, alguns positivos. Por exemplo, turnarounds são quando organizações tiram equipamentos offline para reparos ou substituição. Na maioria dos casos, esse tempo de inatividade mede-se em turnos ou dias. Turnarounds de planta, onde toda a instalação fica offline, podem durar semanas. Independentemente da duração, sempre há muito planejamento prévio. Como organizações controlam quando turnarounds começam, garantem que tudo está no lugar e pronto. Também sabem quando as coisas devem voltar online, permitindo agendar tudo, desde entrega de matéria-prima até mão de obra.

Paralisações são diferentes. Organizações não as veem chegando, então tendem a estar despreparadas. Mas mesmo não sabendo quando a maioria das paralisações vai começar, frequentemente podem fazer suposições educadas sobre quando vão terminar. Isso por causa dos motivos comuns por trás de paralisações: quedas de energia e interrupções nas cadeias de suprimento de matéria-prima. Por exemplo, quando uma tempestade derruba a estação de energia do bairro, fábricas locais esperam voltar online em dias, senão horas. É o mesmo com paralisações relacionadas a cadeia de suprimento. Em muitos casos, organizações têm boa ideia de quanto tempo a interrupção vai durar.

Mas com a pandemia de COVID-19, é mais difícil fazer previsões precisas. Ninguém sabe quando as coisas voltarão ao normal. Ou mesmo como será o novo normal. E é essa incerteza que torna tudo mais difícil.

Então, qual a solução? Aqui estão algumas coisas que você pode fazer para se adaptar rápido e lidar com uma paralisação por COVID-19.

Tire equipamentos offline corretamente com software CMMS

Desligar ativos tempo suficiente para manutenção e reparos básicos é diferente de tirá-los offline por longo tempo. Uma analogia rápida: é o mesmo com seu carro. Todo dia ao chegar em casa, você desliga o motor, tira a chave da ignição e tranca a porta. Isso é tudo que precisa fazer quando sabe que vai entrar no carro e dirigir na manhã seguinte. Mas e se fosse guardar o carro no inverno? Agora você adiciona estabilizador de combustível, troca o óleo, checa níveis de fluidos, calça os pneus, bloqueia escapamento e admissão, e prepara a bateria. Assim como com seu carro, você precisa tirar ativos offline corretamente se quiser que estejam lá quando precisar.

O problema que alguns departamentos de manutenção enfrentam é que seus técnicos podem não conhecer procedimentos corretos de desligamento. E não é surpreendente. Departamentos focam em manter ativos funcionando, não desligando. Sabem exatamente como desligar, bloquear, trabalhar eficientemente e colocar online de novo. Mas agora, estão sendo pedidos para fazer algo muito diferente.

Departamentos precisam fazer duas coisas: conseguir a informação que técnicos precisam e garantir que tenham acesso fácil a ela. No fim, conseguir a informação não será a parte difícil. Deve estar tanto em manuais O&M quanto disponível dos fabricantes dos ativos. Mas como garantir que técnicos acessem facilmente?

Empacote dados em ordens de serviço e templates

Software CMMS facilita colocar muita informação em ordens de serviço, incluindo:

• Checklists personalizáveis
• Instruções passo a passo
• Imagens digitais, manuais O&M e esquemáticos
• Peças e materiais associados
• Plantas de site e piso interativas

Técnicos chegam no local com tudo que precisam para fazer o trabalho direito. Se há muita sobreposição de informação entre ordens de serviço, você também pode usar templates de ordem de serviço integrados ao software. Uma vez que tem template configurado, pode usá-lo para gerar novas ordens de serviço com toda informação já incluída.

Torne ordens de serviço acessíveis e atualizadas de qualquer lugar

Agora que suas ordens de serviço têm a informação certa, você precisa colocá-las nas mãos certas. Com COVID-19, a melhor forma é à distância. Em vez de passar papelada, você atribui ordens de serviço pelo software CMMS. Técnicos logam e veem suas tarefas instantaneamente, de qualquer lugar, a qualquer hora. E como a plataforma roda em computação em nuvem, seus dados ficam num banco de dados que está sempre seguro e sempre atualizado.

Ajuste seu cronograma de manutenção preventiva com software CMMS

Se não tem cronograma de manutenção preventiva, agora é hora de criar um. Provavelmente nunca terá esse tipo de oportunidade de novo. Com operadores de equipamentos fora do caminho, você pode circular livremente pelas instalações, coletando informação de ativos que precisa. E uma vez que tem os dados, pode enviar para provedor CMMS que configurará seu banco de dados e treinará sua equipe no software. Lembre-se: tudo isso pode ser feito remotamente, incluindo o treinamento.

Se já tem programa de manutenção preventiva funcionando, provavelmente vai querer começar a adicionar e mover MPs.

Primeiro, comece agendando toda manutenção preventiva que sempre quis ter tempo para fazer. Voltando à analogia do carro: digamos que sua rotina regular de manutenção é adicionar fluido do para-brisa, checar óleo e inspecionar pneus visualmente. Agora que tem tempo, vai querer checar todos os fluidos, trocar palhetas do limpador e tirar o medidor de pneus. Para MPs existentes, pode pensar em movê-las e ajustar frequência. Se ativo não está sendo usado, não vai precisar do mesmo tipo ou nível de manutenção.

Software CMMS facilita isso com visualização de calendário. Uma vez que você vê todas as MPs ao mesmo tempo, tem real noção de como reagendar as próximas semanas.

Controle inventário com software CMMS

Com as coisas desaceleradas, pode ser bom momento para contagem manual do seu inventário. Não importa quão bom seu software de rastreamento de inventário seja, você ainda precisa conferir suas contagens periodicamente.

Você também deve pensar em redefinir seus níveis de par, os níveis mínimo e máximo de cada tipo de inventário que você carrega. Se ajustou tanto o tipo quanto a frequência do seu cronograma de manutenção preventiva, suas necessidades de inventário vão mudar. Os roletes de uma esteira transportadora talvez precisassem de realinhamento ou troca a cada seis meses, mas isso era quando sua organização rodava três turnos. Agora que a esteira está ociosa, você não vai precisar de tantas peças para ela em mãos. Não defina níveis muito baixos, porém. Um efeito colateral da COVID-19 é a disrupção de cadeias de suprimento. Peças que costumavam estar disponíveis de fornecedores da noite para o dia agora podem levar dias ou semanas. Assuma prazos de entrega maiores e estoque de acordo.

E se você tem mais de uma instalação, pode começar a ver formas de compartilhar inventário. Em vez de esperar fornecedor, provavelmente consegue material da outra instalação mais rápido.

Tudo isso fica mais fácil com software CMMS. Como incluem peças e materiais associados, assim que técnico fecha ordem de serviço, o software ajusta níveis de inventário em tempo real. E quando você cai abaixo de nível mínimo personalizável em qualquer peça ou material, o software ajuda a repor automatizando parte do processo de ordem de compra.

Sempre certifique-se de manusear remessas de inventário com segurança. Fabricantes e Exportadores Canadenses lançaram recentemente diretrizes e melhores práticas. Ainda há dúvidas sobre quanto tempo o vírus permanece estável e infeccioso em superfícies, então você precisa de políticas e procedimentos para garantir segurança. Por exemplo, impor distanciamento social ao interagir com motoristas de entrega e usar luvas ao manusear papelada relacionada.

Rastreie e relate com software CMMS

Para turnarounds programados de planta e manutenção, sempre há métricas. Organizações definem metas e rastreiam sucesso relativo. Exemplos: zero danos, dentro do orçamento, no prazo, e proporção de trabalho planejado para não planejado.

Para paralisações parciais e totais por COVID-19, você precisará considerar sua definição de sucesso e rastrear sua performance. Pode analisar porcentagem de MPs concluídas no prazo, por exemplo. Ou rastrear quantos projetos de manutenção no fogo brando finalmente são fechados. Para paralisação parcial, ainda pode ver tempo de atividade e proporção de ordens de serviço sob demanda para agendadas.

É importante focar na segurança e nos passos que sua organização toma para combater a propagação da COVID-19, e grande parte de incentivar melhores práticas é rastreamento abrangente. Por exemplo, pode ter todas suas ordens de serviço de sanitização na mesma categoria no software CMMS, facilitando puxá-las para o módulo de relatórios.

Prepare-se para voltar mais forte com software CMMS

Tudo que você faz durante a paralisação deve preparar para o retorno inevitável à capacidade total. Desligue ativos corretamente para trazê-los online mais fácil. Faça manutenção agora para rodarem mais suave depois. Gerencie inventário para ter peças certas na hora certa, agora e no futuro. Faça tudo segundo todas as práticas atuais de segurança.

Software CMMS sempre faz sentido, mas agora mais que nunca, você precisa assumir controle de suas operações de manutenção. Se não tem CMMS ainda ou tem um mas não entrega o que prometeu, agora é hora de conseguir a solução certa para você.

Estamos aqui para ajudar. Podemos agendar demonstração remota ao vivo e mostrar todas as funcionalidades-chave para gerenciar paralisações.