Principais resoluções de software CMMS

Para aqueles que já utilizam um sistema informatizado de gerenciamento de manutenção (CMMS), você sabe que sempre há espaço para melhorias. Definimos alguns alvos a serem atingidos que levarão seu software de gerenciamento de manutenção a níveis mais altos. Para aqueles que ainda não têm um sistema implementado, mas está no seu radar para 2016, fornecemos algumas etapas que o levarão até lá e o ajudarão a evitar algumas armadilhas dispendiosas. As primeiras 5 resoluções de software CMMS são voltadas para aqueles que ainda não estão usando o software CMMS, mas planejam usá-lo, enquanto as últimas 5 resoluções de software CMMS se aplicam àqueles que já têm sistemas implementados, mas desejam otimizar a forma como o utilizam.

1. Faça uma lista de requisitos para suas resoluções de software CMMS

Os números variam, mas as fontes mostram que existem de 50 a 200 soluções diferentes de software de gerenciamento de manutenção para escolher. Para complicar ainda mais, o software CMMS abrange uma ampla gama de diferentes recursos e funções do CMMS. Alguns aplicativos são voltados para o gerenciamento de instalações, enquanto outros são projetados especificamente para manutenção em campo, enquanto outros sistemas são específicos do setor. Para restringir sua pesquisa, recomendamos fazer uma lista dos principais recursos necessários para suas resoluções de software CMMS e, em seguida, começar a pesquisar algumas opções que atendam a esses requisitos. Por exemplo;

• Portal de solicitação de manutenção
• Gerenciamento de ordens de serviço
• Manutenção Preventiva
• Vários sites
• Relatório do histórico de manutenção
• Gerenciamento de fornecedores
• Aplicativo CMMS para dispositivos móveis
• Baseado na Web

2. Comece sua pesquisa

Este é provavelmente o passo mais fácil e rápido para instalar um sistema de software de manutenção. Depois de ter sua lista, entre no seu mecanismo de pesquisa favorito e comece a pesquisar. Digite CMMS no Google e uma lista de diferentes fornecedores de software aparecerá. A maioria dos sites de fornecedores terá vídeos, estudos de caso, informações sobre preços, análises de clientes, capturas de tela e muito mais. Alguns têm chat ao vivo, onde você pode conversar com um representante de vendas em tempo real e fazer perguntas.

Facilitar ainda mais o processo de pesquisa é usar alguns dos guias do comprador de software empresarial disponíveis online. Sites como Software Advice e Capterra permitem que você indique os recursos necessários (direto da sua lista) e, em seguida, apresente diferentes opções que atendam às suas necessidades. Eles também têm consultores com os quais você pode falar e ajudá-lo a obter cotações e organizar demonstrações de software.

Nosso guia CMMS gratuito é o seu livro eletrônico que descreve todo o processo de compra de um sistema CMMS.

3. Configurar demonstrações

Se você leva a sério a instalação de um CMMS, precisará assistir a algumas demonstrações ao vivo. Se você fez sua pesquisa bem, os fornecedores de software que você selecionou devem atender aos seus requisitos da sua lista. Se você é novo nesse processo, configurar demonstrações de software ao vivo é muito simples hoje em dia. É tão fácil quanto ligar ou enviar um e-mail para o fornecedor e dizer que você deseja organizar uma demonstração ao vivo. Isso pode ser arranjado com muito pouco tempo de espera. Tecnologias de compartilhamento de tela como o GotoMeeting tornam o software de demonstração rápido e barato. A maioria dos fornecedores de software de manutenção tem webinars programados para os quais você pode se registrar ou pode agendar uma demonstração pessoal. Recomendamos assistir de 3 a 5 demonstrações de diferentes fornecedores de software antes de tomar uma decisão.

4.Obter Cotações

Antes de entrar em demonstrações de software, alguns de vocês querem saber quais os custos futuros. Obter cotações de fornecedores de CMMS é tão fácil quanto organizar demonstrações. Pode levar alguns minutos em uma ligação telefônica, mas valerá a pena. Fale com um representante de vendas e explique seus requisitos e eles fornecerão algumas opções. 3-5 cotações de diferentes fornecedores devem fornecer variedade suficiente para fazer um orçamento adequado para o software CMMS.

5. Faça testes gratuitos

Muitos dos fornecedores de software CMMS que você avalia oferecerão avaliações gratuitas para que você possa testar a funcionalidade do software e ver se é uma boa opção. Certifique-se de aproveitar as ofertas de avaliação gratuita e brincar com o software. Você pode obter avaliações gratuitas antes de passar por demonstrações ao vivo, mas recomendamos que você faça uma demonstração primeiro com um representante de vendas, se familiarize mais com o software e como navegar por ele e, em seguida, inicie uma avaliação. Os testes geralmente duram 30 dias e não exigem cartão de crédito ou qualquer tipo de compromisso.

6.Configurar KPIs para relatórios

Se você está usando um CMMS atualmente, mas é novo nele, provavelmente só começou a arranhar a superfície de seus recursos de relatório. Um dos maiores benefícios do software de manutenção é sua capacidade de fornecer relatórios precisos sobre várias métricas. Sugerimos explorar os recursos de relatórios e determinar quais indicadores-chave de desempenho (KPIs) beneficiariam sua organização. Algumas métricas que você pode querer extrair são custos de manutenção mensal, tempo médio de reparo (MTTR), tempo médio entre falhas (MTBF), tempo de inatividade do equipamento, taxas de utilização de mão de obra, peças para pedido e muito mais. Ter melhores análises é uma ótima maneira de começar o Ano Novo. Se você não tiver certeza do que significam as siglas acima, leia nossa postagem sobre os 12 principais termos do CMMS.

7. Atraia mais usuários

Se você está obtendo grande valor do seu sistema de gerenciamento de manutenção, provavelmente é uma boa ideia envolver mais pessoas em sua empresa. Se a sua licença do CMMS vier com usuários ilimitados, isso é fácil. Se mais assentos precisarem ser comprados, considere definitivamente os custos e o que é razoável. O ponto é que seu sistema de gerenciamento de manutenção não precisa se limitar a técnicos de manutenção, gerentes de instalações e supervisores. Outros em sua organização podem se beneficiar de ter algum grau de acesso. A alta gerência deve receber relatórios, outros funcionários devem poder enviar solicitações de manutenção e fornecedores externos também podem estar envolvidos.

8. Faça uso de outros módulos

Tenha como objetivo tirar o máximo proveito do seu CMMS explorando quais outros módulos estão disponíveis para você e dos quais você pode se beneficiar. O software de manutenção e gerenciamento de instalações vem com vários módulos que funcionam para otimizar diferentes áreas de sua operação de manutenção. É improvável que você esteja usando todos eles. Marque uma reunião com seu representante de conta do CMMS para discutir suas metas para o Ano Novo, e eles poderão recomendar maneiras de você aproveitar melhor seu investimento.

9. Faça um inventário de seu equipamento

Uma das partes mais difíceis de fazer um sistema de gerenciamento de manutenção funcionar bem é colocar todos os equipamentos e ativos no sistema para que você possa rastreá-los. Quando você começou, provavelmente importou uma lista de equipamentos, mas há uma boa chance de não ter recebido tudo. Uma meta para 2016 deve ser fazer uma auditoria completa de suas instalações e certificar-se de que todos os seus equipamentos estão disponíveis. Mas não pare por aí, você também deve fazer um esforço para obter imagens do equipamento, etiquetas de identificação, números de série, e carregar manuais e outros documentos relevantes. Lembre-se que seu CMMS pode ser uma excelente ferramenta que armazena todos os dados do seu equipamento, mas é tão bom quanto os dados que foram inseridos. Se você não tiver tempo para auditar suas instalações, contrate um trabalhador temporário ou pergunte ao seu fornecedor de CMMS sobre seus serviços.

10. Obtenha treinamento adicional

Se você usa seu sistema de gerenciamento de manutenção há algum tempo, há uma boa chance de que muitos novos recursos tenham sido adicionados a ele que você não conhece. Ou suas habilidades e familiaridade com o sistema são mais avançadas do que quando você recebeu seu treinamento inicial. Em 2016, tenha como meta obter mais treinamento e ver o que mais você pode aprender e obter do seu software CMMS.

Nós da Hippo desejamos a todos um ano novo seguro e feliz. Fale conosco para obter mais informações sobre nossa plataforma CMMS tudo-em-um.