Quatro estratégias para reduzir a rotatividade na manutenção

Conhecimento, como peças de reposição ou seu orçamento, é um recurso fundamental na manutenção.

Mas o que acontece quando um funcionário sai pela porta para sempre e leva esse conhecimento com ele? A resposta não é bonita. Há o alto custo de contratação, integração e treinamento de alguém novo, sem mencionar a queda na produtividade, confiabilidade e tempo de atividade.

Esta é a dura realidade que as organizações enfrentam à medida que aumenta a rotatividade na manutenção. Mas não precisa ser assim. Esta postagem analisa como as instalações podem reter funcionários e melhorar a transferência de conhecimento para reduzir o impacto da rotatividade.

Índice

1. Taxas de rotatividade em manutenção
2. O que causa a rotatividade na manutenção?
3. O impacto da rotatividade na manutenção
4. Quatro estratégias para reduzir a rotatividade na manutenção
5. Como as equipes de manutenção podem planejar a rotatividade
6. O resultado final

Taxas de rotatividade em manutenção

A indústria de manutenção tem um problema de rotatividade. Embora as taxas variem por região, setor e posição, a rotatividade em manutenção supera consistentemente as médias nacionais e globais e supera todos, exceto alguns setores.

De acordo com a Association for Manufacturing Excellence, a planta média de fabricação e distribuição apresenta absenteísmo e taxa de rotatividade de funcionários de 37%. Outro estudo da Canadian Manufacturing Network descobriu que a taxa média de rotatividade de pessoal de manutenção e operadores de máquina no Canadá é de 22%. E, de acordo com o Bureau of Labor Statistics, a taxa de rotatividade involuntária (demissões e demissões) para profissionais de manutenção nos EUA foi 4% maior do que a média nacional em 2018.

O que causa a rotatividade na manutenção?

É claro que as taxas de rotatividade de funcionários são maiores na manutenção do que em muitos outros setores. Mas por que? Para responder a essa pergunta, primeiro temos que examinar os motivos comuns pelos quais alguém pode deixar o emprego.

Pesquisas recentes descobriram que o dinheiro está entre um terço e meio de todas as vendas. No entanto, a busca por um aumento costuma ser um sintoma de problemas mais profundos. Equilíbrio trabalho / vida pessoal (13%), relacionamento ruim com o gerente (11%), qualidade das tarefas diárias (8%) e ambiente de trabalho ruim (6%) foram citados como principais motivos pelos quais as pessoas deixam o emprego.

Mas o que acontece quando um funcionário sai pela porta para sempre e traz esse conhecimento com ele? A resposta não é bonita.

Também é útil ver por que alguns funcionários não deixam seus empregos. Um estudo da Harvard Business Review descobriu que as pessoas tinham 34% mais probabilidade de permanecer em um emprego se considerassem seu trabalho agradável, usassem seus pontos fortes com mais frequência e fossem capazes de desenvolver suas carreiras.

Essas descobertas podem ajudar a explicar as altas taxas de rotatividade na manutenção. Por exemplo, se uma instalação luta com muita manutenção reativa, a equipe pode passar o dia todo apagando incêndios. Eles podem até ser chamados a qualquer hora para lidar com avarias inesperadas. Quando isso acontece, tudo, desde o equilíbrio trabalho / vida pessoal até a segurança, é afetado, criando a receita perfeita para a insatisfação e a rotatividade.

Da mesma forma, trabalhar com ferramentas desatualizadas torna difícil para o pessoal de manutenção acessar recursos e fazer seu trabalho com eficácia. Quando passam mais tempo rastreando manuais, folheando ordens de serviço ou escrevendo notas após um turno, passam menos tempo usando suas habilidades e desenvolvendo novas.

Para piorar, as equipes de manutenção geralmente trabalham em circunstâncias extremamente difíceis com muito pouco reconhecimento, o que é outro grande motivo pelo qual têm maior probabilidade de sair. Altas apostas combinadas com a falta de gratidão podem levar o pessoal de manutenção, especialmente os jovens funcionários, a buscar uma carreira diferente com um melhor ambiente de trabalho.

“É um trabalho estafante e extremamente ingrato”, disse o gerente de sucesso do cliente da Fiix, Scott Deckers, sobre a vida de um técnico de manutenção. “Ninguém percebe você até que algo dê errado. E então todos notam você, mas pelos motivos errados. ”

A última peça do quebra-cabeça é o impacto do envelhecimento da força de trabalho na manutenção. Havia mais de 2,1 milhões de pessoas com mais de 55 anos trabalhando nas indústrias de recursos naturais, construção e manutenção nos EUA em 2016. Isso significa que milhões de funcionários e décadas de conhecimento sairão das instalações nos próximos anos.

É uma tendência preocupante que Deckers viu em primeira mão.

“Um número significativo de usuários [do Fiix] tem entre 55 e 60 anos”, diz ele, “o que significa que uma grande parte da força de trabalho se aposentará nos próximos cinco anos”.

O impacto da rotatividade na manutenção

O custo da rotatividade é alto. Uma empresa média gasta 20% do salário anual de um funcionário para substituí-los. Como o salário médio em recursos naturais, construção e manutenção é de $ 43.000 (USD), a rotatividade chega a um preço de $ 8.600 por pessoa. E dinheiro não é a única coisa que você está desperdiçando - leva em média 42 dias para preencher uma posição. Esse tempo é gasto com entrevistas, integração e treinamento de novos funcionários, em vez de outras tarefas importantes.

Altas apostas combinadas com a falta de gratidão podem levar o pessoal de manutenção, especialmente os mais jovens, a buscar uma carreira diferente com um melhor ambiente de trabalho.

Esses são apenas os custos diretos da rotatividade na manutenção. Existem muitas consequências indiretas que podem ter um impacto ainda maior em sua operação.

Por exemplo, quando você está com falta de pessoal, é mais difícil acompanhar as manutenções programadas e não programadas. Isso leva a mais tempo de inatividade, menos produção e perda de receita. O tempo de inatividade não planejado custa de US $ 3.000 a US $ 200.000 por hora e resulta em uma falha na entrega de serviços aos clientes 46% do tempo.

Finalmente, se sua instalação não tiver um sistema sólido para armazenar informações, você provavelmente perderá muito conhecimento depois que alguém sair. Na verdade, descobriu-se que cerca de 70% do conhecimento de um funcionário é perdido quando ele deixa a organização. Isso pode resultar em menos recursos para a equipe existente e um período de treinamento mais longo para os novos funcionários.

Quatro estratégias para reduzir a rotatividade na manutenção

A primeira regra para reduzir a rotatividade na manutenção é esquecer as coisas que você não pode mudar (cheques de pagamento, aposentadoria) e se concentrar nas áreas que você pode (criando um ambiente de trabalho eficiente e gratificante). Aqui estão quatro maneiras de fazer isso.

# 1:Torne a manutenção importante

A manutenção costuma ser uma profissão ingrata. Pode ser frustrante trabalhar muito, fazer um ótimo trabalho e não receber nenhum reconhecimento por isso. Reverter essa tendência cria um ambiente de trabalho melhor para sua equipe de manutenção.

Os números contam a melhor história. É por isso que quantificar o desempenho é importante. Ele permite que você aponte para um relatório e diga:“Concluímos 100 ordens de serviço no mês passado” ou “Ajudamos a aumentar o tempo de atividade em 40 horas neste trimestre”. Isso deixa claro o valor da manutenção e dá ao pessoal de manutenção o reconhecimento que eles desejam. O resultado é uma cultura mais positiva em sua operação de manutenção e em toda a organização.

# 2:Abra o caminho para jovens funcionários

Os empregos sem futuro são notórios por suas altas taxas de rotatividade. Ninguém quer trabalhar todos os dias sabendo que nunca aprenderá ou progredirá. Isso é especialmente verdadeiro para os jovens trabalhadores, que desejam ver um caminho a seguir em suas carreiras.

Existem três maneiras de mostrar aos jovens técnicos que eles podem ter um futuro brilhante na sua empresa. O primeiro é um ótimo programa de integração e treinamento. Dê-lhes o know-how de que precisam rapidamente, para que possam aprender e trabalhar com confiança. A segunda é priorizar o treinamento cruzado e o aprendizado contínuo. Exponha a equipe a uma variedade de tarefas e equipamentos para expandir suas habilidades. Por último, invista em ferramentas e recursos, como software de manutenção, que facilitam o trabalho dos funcionários juniores e aprendem novas habilidades, para que tenham mais tempo para aprender, treinar e contribuir.

# 3:Elimine as maiores perdas de tempo e dores de cabeça

Nada diminui a vontade de trabalhar do que lidar constantemente com as piores partes de um trabalho. Eliminar esses elementos permitirá que os técnicos se concentrem no uso de suas habilidades. Os funcionários têm menos probabilidade de sair quando você lhes dá a chance de fazer o trabalho de que gostam com mais frequência.

Pequenos incômodos podem rapidamente se tornar maiores na manutenção. Se seus técnicos passam uma hora cuidando da papelada após cada turno, é uma hora a menos que eles têm com suas famílias ou recarregam para amanhã. Burnout e locais de trabalho tóxicos são inevitáveis ​​nesta situação. Evite esse resultado tornando as informações mais acessíveis, visando práticas ineficientes e tornando essas pequenas tarefas irritantes um pouco mais fáceis de concluir.

# 4:Invista nas ferramentas certas

É difícil atingir esses objetivos sem as ferramentas certas. Uma dessas ferramentas é um hub de conhecimento digital, que é uma plataforma central onde tudo, desde SOPs a históricos de ordens de serviço e listas de verificação de manutenção preventiva, são organizados e acessíveis. Isso arma o pessoal com as informações de que precisam, quando precisam. Capacitar sua equipe de manutenção dessa forma os ajuda a superar alguns grandes obstáculos e elimina muitas causas comuns de rotatividade. Os gerentes de manutenção também se beneficiam desse sistema. Isso não apenas aumenta a eficiência, mas permite que você quantifique o valor da manutenção para que seja melhor compreendido em toda a organização.

Como as equipes de manutenção podem planejar a rotatividade

Você pode reduzir a rotatividade na manutenção, mas não pode eliminá-la totalmente. A seguir estão algumas dicas para lidar com a rotatividade em sua operação.

Digitalize seus documentos

Os técnicos passam anos trabalhando com o mesmo equipamento todos os dias, então, muitas vezes, eles têm conhecimento de ativos que ninguém mais tem. Se você não tem um sistema para preservar e compartilhar esse conhecimento, isso pode significar um caminho longo, difícil e caro de volta à estaca zero. As empresas de porte corporativo nos Estados Unidos perdem US $ 4,5 milhões em produtividade anualmente com a integração e o treinamento ineficientes.

Nada diminui a vontade de trabalhar do que lidar constantemente com as piores partes de um trabalho.

Uma maneira de evitar esse cenário de pesadelo é gravar tudo e tornar seus registros digitais. Ter um repositório digital para informações de ativos permite que a equipe acesse e analise facilmente o histórico de pedidos de trabalho de um ativo. Todas as informações que podem levar meses ou anos para serem aprendidas por tentativa e erro (como configurações ideais ou causas comuns de falha) podem ser aprendidas em dias.

Padronize o máximo possível

Consistência é a marca de grande manutenção. Mas é difícil obter os mesmos resultados sempre que sua equipe muda constantemente. Os processos padronizados facilitam a repetição do sucesso, eliminando as suposições das tarefas de manutenção e evitando que você dependa de um único indivíduo especializado.

Algo tão simples como criar listas de verificação para manutenção programada regularmente pode melhorar a padronização. Se você quiser ter uma visão mais ampla, pode criar uma política de gerenciamento de ativos. Isso fornece um conjunto de princípios orientadores para o gerenciamento de ativos e aponta todos em sua organização para o mesmo objetivo.

Antecipe a mudança

Se você puder antecipar a rotatividade, o planejamento será muito mais fácil. Analisar os números pode ajudá-lo a identificar tendências, prever o faturamento potencial e sobreviver às consequências.

Esta é outra área onde o software de manutenção pode ser um salva-vidas e ajudá-lo a identificar os primeiros indicadores de rotatividade. Os relatórios automatizados fornecem informações atualizadas a qualquer momento para ajudá-lo a estabelecer linhas de base e identificar mudanças preocupantes. Por exemplo, horas extras têm uma forte conexão com baixa satisfação no trabalho e produtividade. Se você notar um aumento nas horas extras e solicitações de trabalho, pode resolver a causa raiz do problema

O resultado final

A rotatividade pode ser devastadora para uma equipe de manutenção. Isso pode levar à perda de conhecimento, baixo moral, aumento do tempo de inatividade e muito mais. No entanto, a rotatividade e seu impacto podem ser minimizados documentando e organizando o conhecimento, articulando o valor da manutenção, aumentando a padronização e removendo ineficiências. O software de manutenção pode desempenhar um papel importante em ajudá-lo a atingir esses objetivos enquanto prepara sua instalação para o sucesso a longo prazo.