Encerramentos Lean:10 maneiras de cortar gordura e fazer a coisa certa

Para a maioria das empresas que funcionam continuamente, as paralisações e interrupções consomem a maior parte dos orçamentos de manutenção e capital. Por sua própria natureza, o desligamento é pesado. A razão para isso é o equilíbrio distorcido entre o custo do tempo de inatividade e os custos dos recursos de encerramento. Em alguns casos, os custos de ter recursos extras (como guindastes extras) são superados pelo custo evitado de tempo de inatividade. As paralisações também são pesadas porque a atitude é "Faça isso e vamos nos preocupar com o orçamento quando ele acabar".

Os tempos mudaram. Essa abordagem antiga de paralisações é levada longe demais e, por si só, se torna uma gordura. Certamente é uma abordagem gorda agora, quando os tempos estão difíceis e os preços e a demanda diminuem. O fato de o tempo de inatividade ser mais caro do que os recursos em qualquer condição econômica não justifica o desperdício de recursos.

Existe um perigo iminente. A economia está mudando e muitas de nossas organizações estão financeiramente estressadas. Todas as partes da empresa estão sob escrutínio para cortes no orçamento. Como resultado, estamos realizando nossas paralisações sob uma pressão tremenda. A tentação de cortar atalhos em questões de segurança ou ambientais é forte.

Normalmente, a tentação de cortar atalhos não está relacionada às atividades atuais. Não consigo me imaginar economizando em arneses de proteção contra quedas ou óculos de segurança. Posso imaginar e ter visto empresas aplicando soluções temporárias em vez de substituir tubos e projetar plantas que são menos caras de construir, mas mais caras de operar.

Pequenas melhorias no gerenciamento de paralisações podem resultar em perda de peso significativa para o Departamento de manutenção. A chave é cortar o desperdício sem comprometer a segurança ou a conformidade ambiental.

Com base na minha experiência com paralisações em indústrias de petróleo, serviços públicos, mineração e metalurgia primária, aqui estão 10 ideias concretas para implementar que irão evoluir o evento de desligamento sem comprometer a segurança ou a segurança ambiental.

1) Os itens detectáveis ​​são uma fonte importante de gordura. Detectáveis ​​são trabalhos que são “descobertos” após o início do desligamento (quando você começa a abrir as coisas). Algumas ideias para reduzir as surpresas:

• Abra tudo no primeiro dia.
• Mantenha um histórico com base na experiência anterior. Essa história será importante porque mostrará a deterioração da eficiência, se houver.
• A tecnologia de diagnóstico (incluindo técnicas de manutenção preditiva, como infravermelho, análise de vibração, etc.) pode dar uma indicação do que está acontecendo. Programe mensagens de texto não destrutivas (como raio-X) antes de fechar a lista de trabalho.
• Uma opção para reduzir os detectáveis ​​é realizar um “pré-desligamento”. Trabalhadores de manutenção em uma plataforma de petróleo no Golfo da Tailândia fazem uma mini-paralisação antes de fazerem sua grande paralisação. Quando eles fazem o mini desligamento, eles abrem tudo; inspecione-o, feche-o e volte ao serviço. Isso não é possível em muitos lugares, mas nesta situação a tripulação disse que seus desligamentos foram relativamente controlados e não produziram muitas surpresas. A quantidade de detectáveis ​​foi dramaticamente menor, mas a tripulação ainda teve que convencer a gerência. Você pode imaginar isso, “Bem, queremos fazer dois desligamentos em vez de um? Você sabe, para gerenciar um, vamos fazer outro. ”
• Outro grupo asiático fez uma simulação. Uma empresa farmacêutica contratou um empreiteiro para fazer uma simulação completa antes do desligamento principal. Eles representaram tudo antes de tocarem no equipamento. A empresa pagou por isso, mas quando o fechamento começou, era mais como uma trupe de dança coreografada do que um episódio de policiais.
• A mesma empresa contratou o empreiteiro de desligamento para traçar e começar a planejar a próxima paralisação enquanto eles estavam fazendo o ensaio. Com todo o equipamento aberto, o empreiteiro poderia fazer medições, fazer amostragem e testes e até mesmo contar os dentes da engrenagem para obter um salto no próximo desligamento.

2) As reuniões ruins são gordas. Ainda assim, boas reuniões são essenciais para o sucesso de todo o esforço de desligamento e são enxutas. O tempo desperdiçado com reuniões é altamente aproveitado. Se houver oito pessoas em uma reunião e elas estiverem esperando pela nona, o tempo de todas as oito pessoas será perdido. O projeto enxuto aqui pode ser treinar as pessoas em melhores práticas de reunião para torná-las mais eficazes.

• Muitas empresas têm hábitos de reunião muito ruins. As pessoas chegam atrasadas ou não fazem o dever de casa. Eles não prestam atenção e agem de forma inconsistente com as decisões do grupo. Eles não têm uma boa disciplina em torno das reuniões, e a gestão muitas vezes também não dá um exemplo de bom comportamento nas reuniões. Comece a enviar pessoas para as aulas mais populares sobre como administrar reuniões e "assumir", melhorando a sofisticação de suas reuniões. A propósito, você tem regras sobre mensagens de texto ou verificação de e-mail durante reuniões?

3) Se houver mais de 25 tarefas no desligamento (um evento muito pequeno), o uso de um software de gerenciamento de projeto simplificará o desligamento, encurtando a duração. Certifique-se de que os planejadores e programadores sejam bem treinados no corpo de conhecimento em gerenciamento de projetos (denominado PM BOK), incluindo familiaridade com qualquer pacote de software que você usar. As vantagens são simples:

• Ao calcular o caminho crítico, você sabe desde o início se o projeto está dentro ou fora do cronograma.
• Conhecendo as tarefas que estão no caminho crítico ou perto dele, você sabe em que se concentrar.
• Você pode antecipar se uma intervenção extra será necessária para evitar que todo o projeto seja atrasado.
• Você pode ver o problema surgindo quando ele é pequeno o suficiente para ser corrigido facilmente.
• Você pode criar telas que explicam o desligamento e mostram seu status atual.

4) Oitenta e cinco por cento do trabalho de planejamento e programação é feito antes do início do desligamento. O objetivo do planejamento é identificar os elementos de um trabalho específico e único. O principal ponto da programação é reunir em tempo preciso os 11 elementos de um trabalho de manutenção específico e exclusivo:

• Pessoa (s) que são fisicamente capazes e mentalmente alertas com as habilidades certas para realizar o trabalho
• Etapas de trabalho seguro
• Peças, materiais, suprimentos e consumíveis corretos para o trabalho
• Ferramentas corretas
• Equipamentos adequados para levantamento, dobra, perfuração, soldagem, etc.
• Equipamento de proteção individual (EPI)
• Permissões e bloqueios adequados
• Custódia e controle do ativo
• Acesso seguro a ativos, plataformas de trabalho seguras e condições de trabalho humanas
• Desenhos e diagramas de fiação atualizados e outras informações
• Eliminação adequada de resíduos

Certifique-se de aproveitar o tempo antes do início do desligamento para alinhar esses 11 elementos. Lembre-se, se faltar algum item, o trabalho será interrompido ou as pessoas irão improvisar (o que aumenta a probabilidade de um problema de qualidade e segurança).

5) Fique de olho nos pedidos em excesso de materiais e devolva o estoque não utilizado assim que souber que não o usará. Quando o desligamento é concluído, a tendência é enfiar todo o material extra no depósito e receber o crédito pelo valor. Isso ajuda no orçamento de desligamento, mas há um custo geral para a organização, a menos que o material seja usado em um tempo razoavelmente curto. Muitos almoxarifados têm sobras de projetos e paralisações por anos após o evento.

6) Observe explicitamente se há suprimentos suficientes para todo o desligamento (o planejador deve colocar as mãos nesses itens e não aceitar o nível de estoque do computador). Os suprimentos incluem trapos, composto seco à base de óleo, fio ou haste de soldagem, gases, porcas e parafusos, etc. As paralisações foram interrompidas porque alguém fez uma suposição sobre a disponibilidade de recursos simples.

7) Fique de olho no número excessivo de guindastes, unidades de soldagem, geradores, compressores, tanques, andaimes e outros equipamentos alugados. Investigue e devolva o que claramente não é necessário e não fornece nenhum benefício, a menos que esteja lá para fornecer seguro contra alguma perda significativa. Devolva aluguéis de todos os tipos assim que possível.

8) Fique atento a situações em que os recursos estão sendo pagos, mas não estão sendo usados. Tenha alguns projetos enxutos para usá-los. Isso também incluiria gastar um pouco mais para deixar o andaime para fazer alguma manutenção de rotina após o desligamento ou manter os guindastes por alguns dias extras, bem como mão de obra durante o desligamento.

9) Valide a lista de trabalho e remova duplicações. Remova trabalhos que não sejam essenciais e certifique-se de que o texto do trabalho solicitado seja claro. Em trabalhos individuais, observe o escopo do trabalho como um empreiteiro faria. Certifique-se de que seja o mais claro e completo possível. Um escopo melhor resultará em preços mais baixos se houver menos incógnitas.

10) Resolva reivindicações com quaisquer contratados imediatamente para evitar taxas e penalidades adicionais. Reduzir a gordura em suas paralisações pode fornecer grandes recompensas para sua fábrica, tanto em tempo quanto em dinheiro. A implementação de qualquer uma das 10 ideias acima pode colocá-lo no caminho para encerramentos mais enxutos. Lembre-se de que pequenas melhorias geram grandes resultados.

As informações neste artigo foram parcialmente adaptadas de “Lean Maintenance” e “Managing Maintenance Shutdowns and Outages”, ambos publicados pela Industrial Press e escritos por Joel Levitt. Este artigo apareceu pela primeira vez no boletim informativo IMPACT da Life Cycle Engineering.

Sobre o autor:
Joel Levitt é um treinador líder de profissionais de manutenção. Ele treinou mais de 15.000 líderes de manutenção de 3.000 organizações em todo o mundo. Desde 1980, ele é o presidente da Springfield Resources, uma empresa de consultoria de gestão que atende clientes de todos os tamanhos em uma ampla gama de questões de manutenção. Ele tem mais de 25 anos de experiência em muitas facetas da manutenção, incluindo atuando nas funções de projetista de controle de processo, inspetor de equipamentos de origem, eletricista, técnico de serviço de campo, trabalhador da marinha mercante, gerente de manufatura e gerente de propriedade.