Por que as ordens de serviço merecem mais amor de todos nós

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Temos visto ordens de serviço todas erradas

O departamento de manutenção médio lida com 45 ordens de serviço todas as semanas. São mais de 2.200 ordens de serviço a cada ano. Ou um novo pedido a cada quatro horas. Em outras palavras, a equipe de manutenção impacta seu negócio quase constantemente. E esse impacto é enorme.

Por exemplo, o custo médio de um incidente com tempo de inatividade não planejado é de $ 17.000. Se apenas 5% das ordens de serviço de manutenção programada impedissem o tempo de inatividade, isso poderia significar uma economia de milhões de dólares.

Há apenas um problema:ordens de serviço raramente recebem a atenção necessária para tornar esse potencial uma realidade. Pegue métricas de ordem de serviço comuns, como porcentagem de manutenção planejada, por exemplo. Eles podem ser úteis para equipes de manutenção, mas não dizem muito sobre o impacto que as ordens de serviço têm nos negócios. E as empresas estão sofrendo por causa disso.

As empresas não sabem dizer se estão contratando as pessoas certas, tomando as decisões certas sobre despesas de capital ou prometendo aos clientes as coisas certas sem saber se o trabalho está sendo feito da maneira certa.

É por isso que é hora de parar de olhar para as ordens de serviço apenas como uma tarefa em uma lista de tarefas pendentes. Quando você coloca milhares deles juntos, eles contam uma história muito maior sobre o comportamento humano, desempenho de ativos, processos e muito mais. É hora de lermos essa história.

Por que ordens de serviço ruins são ruins para os negócios

Processos de ordens de serviço interrompidos são uma das maneiras mais rápidas de pequenos problemas de manutenção saírem do controle. Por exemplo, na Liberty Oilfield Services, ordens de serviço ruins levaram a grandes quantidades de estoque ausente e custos desnecessários.

A equipe da Liberty estava recebendo “apenas uma fração do que realmente aconteceu. Não houve análise de falha, contexto ou seguro para nossos mecânicos ”, nas palavras de Jack Featheringill, Gerente de Manutenção da Liberty nos Estados Unidos.

Para a Rambler Metals and Mining, processos de ordens de serviço ruins estavam desperdiçando o tempo de todos.

“Quem quer que estivesse terminando seu turno de 12 horas teria que escrever páginas de anotações”, diz Scott Britton, GM de Operações da Rambler. “Escrever essas anotações pode levar até uma hora, e a próxima pessoa terá que passar a primeira parte de seu turno revisando as anotações”.

Os problemas que os processos de ordem de serviço inadequados causam freqüentemente extravasam o chão de fábrica e atingem outras partes do negócio. Você apenas precisa olhar para os problemas que Liberty e Rambler tiveram para ver os potenciais efeitos em cascata.

Como registros imprecisos e estoques ausentes afetam uma empresa

Quando finanças, compras e manutenção não estão funcionando com as mesmas informações (ou qualquer informação), isso pode causar:

• Menor rendimento e custos operacionais mais altos:a falta de peças sobressalentes de que você precisa é a causa de 50% de todo o tempo de inatividade não programado, e manter as peças desnecessárias no depósito adiciona um extra de 12-20% em média a uma empresa custos operacionais.
• Subestimando seu planejamento de CapEx. É fácil perder os sinais de alerta de falha de ativo se você não tiver um contexto sobre as compras de estoque. Isso leva a algumas surpresas desagradáveis ​​ao olhar para os números finais.
• Alocando recursos para os lugares errados:se você está perdendo toda a história sobre peças, falhas e desempenho, nunca saberá quais sites precisam de mais pessoas, dinheiro, treinamento ou ferramentas.

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Como notas manuscritas e tempo perdido afetam um negócio

Quando os processos de manutenção são interrompidos, geralmente faz com que ineficiências surjam em toda a sua organização, como:

• Uma enorme conta em atraso. Gastar quase 10% do seu turno criando ordens de serviço (como fez a Rambler) significa menos tempo no trabalho real. O resultado é a manutenção diferida e cada $ 1 em manutenção diferida custa $ 4 em futuras necessidades de renovação de capital.
• Atrasos inesperados nos piores momentos. Detectar maus hábitos (como o desgaste de uma mesma peça) é quase impossível sem ordens de serviço padronizadas. Ajustar os planos de manutenção torna-se difícil e os resultados são inevitáveis ​​- um colapso durante a produção.
• Acompanhamento perdido e auditorias malsucedidas:erros e esgotamento são inevitáveis ​​quando as ordens de serviço são complicadas e demoradas. PMs com falha sem acompanhamentos certamente ocorrerão, assim como interrupções, problemas de conformidade, riscos de segurança e aumento de custos.

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O ROI de boas ordens de serviço

Chega de desgraça e tristeza. Boas ordens de serviço também podem ter um grande impacto positivo.

• A Rambler levou apenas três meses para aumentar sua produtividade em 15% após padronizar seu processo de ordem de serviço. Os técnicos podiam gastar quase duas horas extras em cada turno fazendo o trabalho, em vez de anotá-lo.
• A empresa de dragagem Callan Marine reduziu o tempo de inatividade (que pode custar mais de US $ 1.200 a hora) apenas 90 dias após começar a rastrear os custos de manutenção e as atividades nas ordens de serviço.
• A otimização das ordens de serviço levou a um aumento médio de 50% no desempenho dos ativos, de acordo com dados coletados de clientes Fiix.

Próximas etapas:Tornar-se realmente bom nos fundamentos de ordens de serviço

Agora que sabemos o quão importante são as ordens de serviço, é hora de ficar realmente bom com elas. Isso começa com uma boa base. A próxima parte da academia de ordens de serviço dará uma olhada em como construir suas ordens de serviço para que se tornem a superestrela da sua equipe de manutenção e o ás na manga da sua empresa.

Leia a parte II:um breve guia para criar ordens de serviço de classe mundial