Um breve guia para projetar ordens de serviço para melhor manutenção preventiva, dados e muito mais

Leia a série completa da academia de ordens de serviço, incluindo kits de ferramentas para melhores programações de manutenção, derrotando atrasos, usando dados de ordens de serviço e muito mais

Como uma ordem de serviço ruim pode causar estragos

Algumas palavras podem fazer ou quebrar uma equipe de manutenção. As ordens de serviço são prova disso.

“No passado, decisões erradas eram tomadas porque não tínhamos informações precisas sobre as ordens de serviço”, disse Tim Davison, planejador do Asset CARE da MillerCoors, neste estudo de caso da Reliable Plant.

Um ventilador sujeito a falhas em um site da MillerCoors é a prova disso. O ventilador falhou três vezes em 18 meses. Uma análise de vibração encontrou anomalias um mês antes da terceira falha, mas a manutenção não foi programada ou priorizada antes da falha do ventilador.

A lição:as ordens de serviço não foram configuradas corretamente, fazendo com que importantes manutenções fossem perdidas.

Se isso pode acontecer com uma das maiores cervejarias do mundo, pode acontecer com qualquer pessoa. É por isso que este artigo está voltando ao básico e explorando estratégias para criar ordens de serviço de classe mundial. Ele fornecerá os blocos de construção para ótimos processos de pedidos de trabalho, do início ao fim.

Cinco estratégias principais para gerenciar ordens de serviço de manutenção

Assim como todos os ativos em sua empresa, suas ordens de serviço precisam de procedimentos operacionais padrão. Os SOPs fornecem uma linha de base para criar, revisar e otimizar cada trabalho que você faz.

# 1:Decidindo sobre metas e medidas para suas ordens de serviço

É importante saber quais informações você deseja de uma ordem de serviço ao configurá-la. As métricas de ordem de serviço e manutenção merecem inteiramente seu próprio artigo, mas o gráfico abaixo lhe dará uma boa estrutura para começar.

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# 2:Definir funções e responsabilidades

Crie funções e responsabilidades claramente definidas para cada parte do processo de ordem de serviço. Descreva quem pode criar, atribuir, priorizar, concluir e revisar ordens de serviço. Isso o ajudará a evitar trabalho duplicado ou não autorizado e comunicação incorreta.

# 3:Decida sobre as frequências de suas ordens de serviço

Os OEMs e o conhecimento da equipe veterana geralmente decidem a frequência da manutenção programada. Isso pode fornecer uma boa linha de base, mas não é uma ciência exata. Decida com que frequência revisar as frequências para que você possa identificar o trabalho que está fazendo com muita ou pouca frequência.

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# 4:Criar gatilhos de ordens de serviço

Descreva como as ordens de serviço podem ser acionadas em sua operação. Isso inclui gatilhos que criam a solicitação de trabalho inicial, bem como acompanhamentos para PMs com falha, documentação de conformidade ou trabalho extra que precisa ser feito no ativo.

# 5:Conduza a autópsia da ordem de serviço

Grandes projetos e grandes problemas merecem uma retrospectiva. Crie um plano para descobrir o que deu certo e o que deu errado nessas tarefas importantes. Em seguida, aplique seus aprendizados ao processo de ordem de serviço.

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Como criar ordens de serviço em nove etapas

Criar e otimizar ordens de serviço significa revisar, ajustar e otimizar milhares de campos. Dica profissional:comece pequeno. Escolha um campo, analise um grupo de ordens de serviço com ele e aplique melhorias a eles conforme necessário. Em seguida, passe para o próximo grupo.

1. Convenções de nomenclatura: Esses são os rótulos que você usa para identificar o tipo de manutenção, ordem de serviço e ativo que está sendo trabalhado. Ótimas convenções de nomenclatura têm três coisas:consistência, clareza e significado para as pessoas que as lêem.
2. Descrição do problema e escopo do trabalho: Seja o mais específico possível com esses campos. Em vez de dizer que houve um vazamento, identifique a gravidade do vazamento e onde ele está na máquina. Seja claro sobre as habilidades, comerciantes, empreiteiros e autorizações necessárias.
3. Peças e ferramentas necessárias: Adicione informações que podem ajudar os técnicos a localizar peças ou suprimentos de forma mais rápida, bem como as melhores práticas para usá-los. Use essas listas para construir kits de emergência para equipamentos críticos que podem ser acessados ​​rapidamente após avarias.
4. Notas de saúde e segurança: Inclua uma lista de EPIs necessários em cada ordem de trabalho e observe os riscos comuns, procedimentos de segurança e acidentes / quase acidentes associados ao trabalho. Adicione informações de conformidade para equipamentos quando necessário, incluindo tarefas de acompanhamento.
5. Solicitante e data solicitada: Esses campos oferecem um vislumbre da origem dos problemas. Por exemplo, são as pessoas certas solicitando trabalho? Houve muitos pedidos em um dia?
6. Horas de trabalho esperadas e reais: Eleve esta seção adicionando o tempo esperado para cada tarefa. Faça a referência cruzada das notas de ordens de serviço concluídas e concentre-se nas tarefas que demoraram mais do que o esperado para que você possa ajustar os processos conforme necessário.
7. Listas de tarefas e documentos associados: Elimine listas de tarefas vagas a todo custo. Não pare em “Lubrificar o mancal”. Adicione o tipo de lubrificação e a quantidade. Use todas as oportunidades que tiver para anexar manuais, SOPs ou outros recursos que possam ajudar nas ordens de serviço.
8. Atribuição e prioridade: A prioridade da ordem de serviço e as pessoas a quem é atribuída devem corresponder ao tipo de manutenção que está sendo feita. Defina exatamente o que significam os diferentes níveis de prioridade para que todos na equipe estejam na mesma página.
9. Observações: Trabalhe com técnicos experientes para adicionar notas a ordens de serviço comuns ou modos de falha para que esse conhecimento possa se tornar padronizado e acessível.

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Como fazer ordens de serviço de manutenção que fornecem dados melhores

As informações de ordens de serviço concluídas são sua principal ferramenta para otimizar processos. Obter essas informações pode simplesmente significar fazer um padrão de campo de ordem de serviço (como horas de trabalho ou peças usadas). Outras seções exigem trabalho para garantir que você esteja recebendo os dados que procura.

1. Códigos de falha: Limite a lista de códigos de falha apenas aos mais comuns para evitar que "outro" se torne o padrão para os técnicos com pouco tempo.
2. Notas de conclusão: Cada técnico tem sua própria maneira de descrever o trabalho que realizou. Padronize e agilize o processo, dando instruções ou perguntas específicas. Por exemplo, pergunte se alguma tarefa demorou mais do que o esperado e por quê.
3. Custos: Forneça aos técnicos um modelo para observar os recursos extras necessários para que seja fácil para eles preencherem e para você calcular os custos adicionais.
4. Ações de acompanhamento: Descreva as ações de acompanhamento adequadas para cenários comuns, como uma falha encontrada durante uma PM de rotina. Isso simplificará o processo para os técnicos e ajudará você a rastrear problemas de conformidade, falhas em potencial, frequências de PM e muito mais.

Tudo o que você acabou de ler em três frases

1. Mova-se lentamente, começando com as ordens de serviço que você executa com mais frequência ou em ativos com maior criticidade.
2. Consistência é a chave para bons hábitos, sucesso escalonável e dados bons e limpos, então certifique-se de que todos os seus processos sejam herméticos, como modelos de ordens de serviço e diretrizes de acompanhamento.
3. Equilibrar a clareza e ser conciso nas ordens de serviço é fundamental para que os técnicos tenham todas as informações de que precisam sem se sobrecarregar com o trabalho extra que consideram nada além de uma tarefa árdua.

Consulte a Parte III:Práticas recomendadas para agendar e priorizar ordens de serviço