Da Documentação à Implementação: Nossa História de Sucesso com ISO 9001

O primeiro passo em nossa preparação para conformidade ISO 9001 foi o processo árduo de documentar todos os procedimentos essenciais usados em nosso negócio. Isso foi apenas o começo! Depois que tudo foi documentado, iniciamos uma fase de implementação que colocou nossos procedimentos documentados à prova.

Passo 1 durante a implementação foi fornecer... ainda mais documentação:

• Lista de outros documentos usados pelo nosso SGQ (instruções locais, POPs, fluxogramas, etc.)
• Lista de documentos externos necessários ao nosso SGQ (códigos, normas, especificações, regulamentos aplicáveis, etc.)
• Lista de todos os registros que nossa empresa retém
• Lista de todos os fornecedores
• Lista de todos os equipamentos
• Lista de todo o pessoal em tempo integral. Um organograma mostrando posições/funções-chave dentro da organização. Descrições de cargos para posições/funções-chave.

Em seguida, desenvolvemos uma lista de verificação de Desenvolvimento do Sistema de Qualidade (QSD), que identificou atividades de implementação necessárias para completar nosso sistema e servir como guia nas atividades de verificação. Após isso, começamos a implementar os processos e funções exigidos pela ISO 9001, baseados em nossa lista de verificação QSD.

Uma das partes mais fundamentais de demonstrar conformidade com a norma ISO 9001:2008 é a manutenção de registros. Em termos de nossa auditoria final: se não há registro, a suposição é de que o evento nunca aconteceu. Tornou-se crítico durante a fase de implementação começar a gerar e coletar vários registros relacionados à qualidade para garantir que havia evidência suficiente para demonstrar a capacidade de nosso SGQ de alcançar os resultados desejados.

Também se tornou necessário estabelecer uma área e sistema de arquivamento local para manter dados históricos para pessoal, equipamentos, materiais e outros itens relacionados ao nosso SGQ. A geração, coleta e controle de nossos registros de qualidade será uma atividade contínua durante a vida de nosso SGQ.

Houve algumas atividades de implementação que exigiram um período mais longo para serem concluídas. Isso foi principalmente devido a dependências que existiam entre atividades ou a necessidade de realizar uma atividade em uma sequência específica. Algumas das atividades que ocorreram durante os estágios posteriores da implementação foram:

• Conclusão de projetos complexos onde muitos processos foram usados
• Eventos contínuos de treinamento/consciencialização de funcionários
• Análise de dados relacionados ao SGQ (desempenho do processo, conformidade do produto, satisfação do cliente, fornecedores, entrega, etc.)
• Realização de nossa revisão pela gerência
• Estabelecimento de nossos Objetivos da Qualidade

Neste ponto, todos estávamos vendo os resultados de nosso compromisso e nos sentindo muito próximos de nossa meta!

"O comprometimento individual com um esforço grupal — isso é o que faz uma equipe funcionar, uma empresa funcionar, uma sociedade funcionar, uma civilização funcionar." ~ Vince Lombardi