Como construir a equipe de implementação de ERP perfeita

Se você está lendo um recurso de informações de cadeia de suprimentos online, provavelmente não precisa de ninguém para convencê-lo dos benefícios de um sistema de planejamento de recursos empresariais (ERP).

Um bom ERP, oferecendo visibilidade em todas as áreas da cadeia, automação de processos repetitivos e uma fonte central da verdade para dados de negócios cruciais, faz com que tudo funcione de forma mais tranquila.

Hoje, graças a uma onda de transformação digital que está revitalizando os processos de negócios em todos os setores, a cara do ERP está mudando. De computação em nuvem e big data a inteligência artificial e automação, ERPs modernos estão sendo infundidos com tecnologia inovadora e poderosa que está ajudando seus usuários a se tornarem mais produtivos.

Espera-se que o mercado valha quase US $ 42 bilhões em 2021 e, com os desenvolvimentos de software de ponta se tornando mais acessíveis, ter o poder das novas tecnologias ao seu alcance não é apenas uma vantagem, é uma necessidade para as empresas se manterem competitivas.

Mesmo se você já tiver um ERP, é provável que esteja pelo menos pensando em aproveitar as vantagens da nova onda de revolução que está transformando a tecnologia - seja mudando para uma versão em nuvem de sua solução existente ou implementando uma plataforma totalmente nova .

Existem inúmeras estatísticas horríveis flutuando sobre as taxas de falha de implementação. Então, como as empresas podem embarcar no melhor que esses ERPs de última geração têm a oferecer sem serem vítimas da ruína de implantação? Grande parte da resposta não está na tecnologia, mas nas pessoas.

Uma das coisas mais importantes que você pode fazer para preparar sua empresa para o sucesso da implementação é construir uma ótima equipe de projeto de ERP. O tamanho da sua equipe, é claro, dependerá do tamanho do seu negócio e da extensão do projeto de ERP que você está empreendendo. Mas não importa quantas pessoas estejam envolvidas, existem algumas funções e responsabilidades importantes que você precisa ter firmemente no lugar para ajudar a colocar seu ERP novo ou atualizado em operação.

Qualquer que seja a opção de implantação que você decidir, é provável que você traga um parceiro ERP dedicado para ajudá-lo a implementar e configurar o software escolhido. Esse parceiro, ou representantes do fornecedor, formará uma parte importante de sua equipe de projeto, trazendo seus melhores consultores, administradores e desenvolvedores para ajudar a implantar seu ERP no prazo e conforme as especificações. Eles fornecerão o know-how técnico e a experiência necessários para adaptar o sistema às suas necessidades individuais e executar sua implementação.

Mas há mais na equipe de implementação de ERP ideal do que profissionais terceirizados. O que você busca é o equilíbrio perfeito entre conhecimento externo e recursos internos.

Mesmo com os melhores esforços e intenções, seu parceiro de implementação não será capaz de combinar os membros de sua equipe interna para conhecimento proprietário e compreensão de exatamente como seu negócio funciona.

Ter funcionários motivados e bem organizados trabalhando ao lado de seu parceiro de implementação não ajudará apenas a comunicar as necessidades de sua empresa; ele também criará um banco de conhecimento interno que será essencial, assim que seu parceiro de implementação fizer as malas e partir.

A chave para manter a harmonia dentro deste time misto é definir claramente as funções e responsabilidades de todos ao longo do projeto.

Para ajudar a manter as coisas sob controle em todos os estágios - pré, meio e pós-implementação - você precisa de representantes internos fortes, não apenas para se comunicar com profissionais externos, mas também para manter o resto do negócio atualizado com o projeto. Isso significa manter contato com as pessoas do topo que estão financiando a implementação e com aqueles que eventualmente se tornarão os usuários finais do sistema.

Aqui estão as funções principais que você deve ter em mente ao formar sua equipe de implementação de ERP:

Gerente de Projeto. Se sua empresa tiver a sorte de empregar um gerente de projeto em tempo integral para liderar todos os seus empreendimentos ad-hoc, você saberá como é crucial ter um gerente de projeto prático e metódico no comando. Do contrário, agora é a hora de apontar a melhor pessoa de sua equipe interna para a função.

Importa menos qual é a função atual do seu PM nomeado na empresa e mais o que eles podem trazer para o projeto enquanto usam o chapéu de PM. Eles serão responsáveis ​​por fazer a ligação com seu parceiro de implementação, mantendo o controle sobre prazos, orçamentos e escopo, assinando resultados, compartilhando atualizações e relatando e escalando quaisquer problemas.

Uma compreensão do que você está tentando alcançar com sua implementação, e como você planeja fazer, é essencial para qualquer candidato a PM, então um pouco de conhecimento técnico também não será o problema.

Patrocinador Executivo. Seu PM supervisionará a execução diária do projeto de ERP, mas para aquelas ocasiões em que a influência de toda a empresa é necessária, ou há uma decisão de nível corporativo a ser feita, você precisa de um patrocinador executivo.

Os patrocinadores executivos são o nível superior na hierarquia da equipe do projeto ERP e representam o nível do conselho durante a implementação. Eles normalmente receberão atualizações periódicas do PM e ajudarão a obter e manter a adesão de seus superiores. Eles também terão o poder de carimbar quaisquer questões relacionadas a revisões financeiras ou orçamentárias, revisar os esforços de gerenciamento de mudanças e tomar decisões sobre os principais processos de negócios.

Outra parte importante do papel do patrocinador executivo é ser um líder de torcida em todo o negócio para o projeto, oferecendo suporte de alto nível e incentivando a participação e o envolvimento do usuário em todo o projeto. Esse é um fator extremamente importante para garantir a adoção do usuário assim que o sistema entrar no ar.

Superusuários. Assim como o patrocinador executivo atua como uma ponte entre a equipe do projeto e o executivo, os superusuários fornecem suporte vital e incentivo aos outros usuários finais.

Superusuários participarão de toda a implementação, oferecendo uma perspectiva do usuário, reunindo dicas e melhores práticas da equipe de parceiros e defendendo o sistema ERP. Se eles estiverem devidamente engajados durante o projeto, os superusuários se tornarão seus usuários mais experientes, atuando como pontos de contato para ajudar a corrigir problemas e disseminar informações para seus colegas.

Dada a importância da adoção do usuário para as taxas de sucesso do ERP, os superusuários são ferramentas essenciais e membros importantes de sua equipe de implementação. Ter pelo menos um superusuário nomeado de cada departamento que usará o sistema criará um fluxo de conhecimento bidirecional durante o projeto. Eles trarão uma compreensão granular de como seu ramo de negócios opera e, por sua vez, aceitarão conselhos sobre como a funcionalidade de ERP pode ajudá-los a trabalhar de maneira mais inteligente.

Procure funcionários que estejam animados para aprender mais sobre seu ERP, que tenham paixão por melhorar processos e que sejam capazes de se comunicar em vários níveis.

Se você está pensando em implantar uma nova plataforma de ERP, comece a considerar a aparência de sua equipe de projeto e escolha seus heróis de implementação internos. Ter as pessoas certas ao seu lado pode fazer toda a diferença para o sucesso contínuo de seu novo aplicativo.

Claire Jeacock é gerente de negócios na Washington Frank, fornecedora de serviços de recrutamento de ERP.