Construa a Equipe Ideal de Implementação de ERP: Estratégias Comprovadas para Sucesso

Se você está lendo um recurso online de informação sobre cadeia de suprimentos, provavelmente não precisa de ninguém para vender os benefícios de um sistema de planejamento de recursos empresariais (ERP).

O Valor do ERP

Um bom ERP, oferecendo visibilidade em todas as áreas da cadeia, automação de processos repetitivos, e uma fonte central de verdade para dados de negócios cruciais, faz tudo rodar mais suavemente.

ERP Moderno e Transformação Digital

Hoje, graças a uma onda de transformação digital que está revitalizando processos de negócios em toda indústria, a face do ERP está mudando. De computação em nuvem e big data a inteligência artificial e automação, ERPs modernos estão sendo infundidos com tecnologia poderosa e inovadora que está ajudando seus usuários a se tornarem mais produtivos.

O mercado deve valer quase $42 bilhões até 2021 e com desenvolvimentos de software de ponta se tornando mais acessíveis, ter o poder de novas tecnologias na ponta dos dedos não é apenas uma vantagem, é uma necessidade para empresas permanecerem competitivas.

Mesmo se você já tem um ERP, é provável que estará pelo menos pensando em aproveitar a nova onda de revolução que está transformando a tecnologia — seja mudando para uma versão em nuvem de sua solução existente, ou implementando uma plataforma totalmente nova.

O Fator Humano no Sucesso

Existem estatísticas horrendas flutuando sobre taxas de falha de implementação. Então como empresas embarcam no melhor que esses novos ERPs têm a oferecer sem cair em ruína de implementação? Grande parte da resposta não está na tecnologia, mas nas pessoas.

Uma das coisas mais importantes que você pode fazer para configurar seu negócio para sucesso de implementação é construir uma ótima equipe de projeto ERP. O tamanho da sua equipe dependerá, claro, de quão grande seu negócio é, e quão extenso o projeto ERP que você está empreendendo. Mas não importa quantas pessoas estejam envolvidas, há alguns papéis e responsabilidades-chave que você precisará ter firmemente no lugar para ajudar a colocar seu ERP novo ou atualizado no ar e funcionando.

Equilíbrio entre Conhecimento Externo e Interno

Qualquer opção de implantação que você decida, chances são que você trará um parceiro ERP dedicado para ajudar a implementar e configurar seu software escolhido. Esse parceiro, ou representantes do fornecedor, formarão uma parte maior da sua equipe de projeto, trazendo seus melhores consultores, administradores e desenvolvedores para ajudar a lançar seu ERP no prazo e na especificação. Eles fornecerão o know-how técnico e experiência necessários para adaptar o sistema às suas necessidades individuais e executar sua implementação.

Mas há mais na equipe ideal de implementação de ERP do que profissionais terceirizados. O que você visa é o equilíbrio perfeito de conhecimento externo e recurso interno.

Mesmo com os melhores esforços e intenções, seu parceiro de implementação não será capaz de igualar seus membros de equipe internos para conhecimento proprietário e entendimento de exatamente como seu negócio funciona.

Ter funcionários motivados e bem organizados trabalhando ao lado de seu parceiro de implementação não só ajudará a comunicar as necessidades do seu negócio; também construirá um banco de conhecimento interno que será essencial, uma vez que seu parceiro de implementação tenha feito as malas e partido.

A chave para manter harmonia dentro desse esquadrão misto é definir claramente papéis e responsabilidades para todos ao longo do projeto.

Papéis Essenciais na Equipe

Para ajudar a manter as coisas nos trilhos em cada estágio — pré-, meio- e pós-implementação — você precisa de representantes internos fortes, não apenas para se comunicar com profissionais externos, mas também para manter o resto do negócio atualizado com o projeto. Isso significa fazer ligação tanto com as pessoas no topo que estão financiando a implementação, quanto com aqueles que eventualmente se tornarão usuários finais do sistema.

Aqui estão os papéis principais a ter em mente ao construir sua equipe de implementação de ERP:

Gerente de Projeto

Se seu negócio tem a sorte de empregar um gerente de projeto em tempo integral para liderar todos seus empreendimentos ad-hoc, você saberá quão crucial é ter um PM hands-on e metódico no comando. Se não tem, então agora é a hora de identificar a melhor pessoa em sua equipe interna para o papel.

Importa menos qual é o papel atual do seu PM nomeado no negócio, e mais o que eles podem trazer para o projeto enquanto usam o chapéu de PM. Eles serão responsáveis por fazer ligação com seu parceiro de implementação, manter controle de prazos, orçamentos e escopo, assinar entregas, compartilhar atualizações, e reportar e escalar quaisquer problemas.

Um entendimento do que você está tentando alcançar com sua implementação, e como planeja fazer, é essencial para qualquer candidato a PM, então um pouco de conhecimento técnico não fará mal.

Patrocinador Executivo

Seu PM supervisionará o dia a dia do projeto ERP, mas para aquelas ocasiões onde influência em toda a empresa é necessária, ou há uma decisão de nível corporativo a ser tomada, você precisa de um patrocinador executivo.

Patrocinadores executivos são o nível superior na hierarquia da equipe de projeto ERP, e representam o nível do conselho durante a implementação. Eles tipicamente recebem atualizações periódicas do PM, e ajudam a obter e manter adesão dos superiores. Também terão o poder de aprovar quaisquer questões relacionadas a revisões financeiras ou orçamentárias, revisar esforços de gestão de mudança, e tomar decisões concernentes a processos-chave de negócio.

Outra parte chave do papel do patrocinador executivo é ser um cheerleader do projeto em toda a empresa, oferecendo apoio de alto nível e encorajando participação e engajamento do usuário ao longo do projeto. Esse é um fator extremamente importante para garantir adoção do usuário uma vez que o sistema vá ao ar.

Super Usuários

Assim como o patrocinador executivo atua como ponte entre a equipe de projeto e executivos, super usuários fornecem suporte vital e encorajamento a seus colegas usuários finais.

Super usuários participarão ao longo da implementação, oferecendo perspectiva de usuário, reunindo dicas e melhores práticas da equipe do parceiro, e defendendo o sistema ERP. Se forem devidamente engajados durante o projeto, super usuários se tornarão seus usuários mais conhecedores, atuando como pontos de contato para ajudar a corrigir problemas e disseminar informações a seus colegas.

Dada a importância da adoção do usuário para taxas de sucesso de ERP, super usuários são ferramentas essenciais e membros importantes da sua equipe de implementação. Ter pelo menos um super usuário nomeado de cada departamento que usará o sistema criará um fluxo de conhecimento de duas vias durante o projeto. Eles trarão um entendimento granular de como seu ramo do negócio opera, e, por sua vez, levarão de volta conselhos sobre como funcionalidade do ERP pode ajudá-los a trabalhar de forma mais inteligente.

Procure funcionários que estão animados para aprender mais sobre seu ERP, que têm paixão por melhorar processos, e que são capazes de se comunicar em uma multiplicidade de níveis.

Conclusão

Se você está pensando em implantar uma nova plataforma ERP, comece a considerar como será sua equipe de projeto, e escolha seus heróis de implementação internos. Ter as pessoas certas do seu lado pode fazer toda a diferença para o sucesso contínuo de sua nova aplicação.

Claire Jeacock é gerente de negócios na Washington Frank, fornecedora de serviços de recrutamento para ERP.