Domine Gestão de Valor Agregado: Impulsione Projetos com Precisão e Confiança

Gestão de valor agregado (EVM), que envolve comparação de orçamentos planejados com custo real e trabalho executado, tem sido técnica central de gestão de projetos por mais de meio século. Combinando medidas de escopo, tempo e custo do projeto, ganhou destaque após programa nuclear Polaris da Marinha dos EUA, que desencadeou grande melhoria na contabilidade de custos de projetos usada em contratos do Departamento de Defesa dos EUA.

Continuidade na Gestão de Projetos

Ramos de serviço e contratados militares agora usam um ou mais métodos altamente sofisticados para desenvolver plano de projeto, atribuir métricas de valor a trabalho programado, e estabelecer regras para quantificar trabalho concluído e vinculá-lo a eventos de liquidez ou pagamentos. Como EVM é ferramenta eficaz para gerenciar projetos em toda empresa, algumas organizações implementaram programa EVM para impulsionar eficiências internas e accountability. Outras participando de cadeia de suprimentos DoD podem ser contratualmente obrigadas a realizar relatórios EVM.

Como requisitos de relatório podem ser específicos para cada agência, ramo de serviço, ou contrato, software empresarial torna-se essencial para ajudar negócios a implementar práticas EVM apropriadas às suas circunstâncias — mesmo se estiverem trabalhando para múltiplas entidades governamentais.

Soluções Focadas em Defesa

Algumas soluções de software empresarial são especificamente projetadas com requisitos EVM de contratados de defesa em mente, onde usuários podem criar orçamentos controlados e previsões contínuas ou Estimativas para Completar (ETCs). Valores projetados podem basear-se em materiais requeridos para entregar itens finais a cliente, horas de recursos planejadas, e entradas manuais.

Valores previstos podem ser planejados linearmente através da duração do projeto, espalhados usando qualquer número de curvas geométricas, ou inseridos manualmente em períodos específicos. Software pode coletar custos precisos de esforços de suporte como engenharia ou gestão de projetos, e custos de produção de compras e manufatura contra seus elementos específicos de estrutura analítica do trabalho (WBS). Além disso, cada elemento WBS pode recuperar progresso à medida que trabalho é concluído.

Devidamente configurado, ERP de projeto pode automatizar métricas EVM com intervenção humana mínima, fornecendo às organizações ideia de como estão performando contra seu orçamento, sem esforço além de realizar funções normais no software, como compras e lançamento de horas.

Software de Gestão de Projetos

Software de gestão de projetos autônomo tem seus prós e contras para EVM. Permite empresas medir tanto desempenho de custo quanto de cronograma, e fornece ferramentas para analisar e apresentar dados de desempenho contra orçamento e cronograma. O lado negativo, no entanto, é que esses dados residem em silo separado do software de planejamento de recursos empresariais (ERP), que é o sistema corporativo de registro onde transações de negócio ocorrem e são consolidadas para relatórios centrais para tomadores de decisão seniores.

ERP de Projeto

Software ERP pode ter se desenvolvido na esfera de manufatura repetitiva, mas alguns produtos ERP mudaram para modelos de negócio mais centrados em projetos. ERP de projeto satisfaz necessidades de ambientes como manufatura engineer-to-order, pesquisa e desenvolvimento, projetos de infraestrutura de planta, e construção ou desenvolvimento de novo produto. É suportado por outra funcionalidade ERP, como planejamento, coleta de custos e cronograma. Esta solução integrada tem nível maior de sofisticação, e oferece mais benefícios que software de gestão de projetos autônomo.

Produtos ERP de projeto permitem gerenciar efetivamente projeto durante seu ciclo de vida, desenvolver pacotes de trabalho flexíveis ou WBS, criar orçamentos (incluindo horas/custos/receita planejados), coletar diversos valores de custo/hora/receita, cronogramar e controlar atividades, e entregar serviços de suporte como engenharia e administração, entre muitos outros recursos.

Mas ERP de projeto tem limitações. Muitas dessas soluções calendarizarão custos uniformemente através da duração do projeto, a menos que sejam especificamente configuradas para performar diferentemente. Empresa não deve assumir que só porque seu fornecedor ERP oferece capacidades EVM que licenciou aquela porção do software, ou que atende todas suas necessidades. Se requer cronograma calendarizado de despesas, e ferramentas para calcular e planejar peças a serem construídas nos tempos corretos, deve fazer perguntas difíceis para garantir que está recebendo esses benefícios.

Esteja Ciente de Requisitos Específicos

Mesmo entre contratados do governo federal, muitas empresas podem não precisar deste nível de sofisticação, envolvendo planejamento rigoroso onde despesas e receitas estão tão ligadas a meses específicos. Atualmente, é comum empresas usarem software autônomo como Microsoft Project para gerenciar informação de projetos. Algumas não usam software de projeto específico e em vez disso rastreiam resultados em planilhas. Este método carece sofisticação, mas tais empresas podem em vez disso simplesmente gerenciar projetos de clientes ou atividades de gestão de programas usando solução ERP de projeto menos complexa.

Empresas com maiores requisitos podem precisar das capacidades de previsão de solução ERP EVM, que lhes permite calendarizar, orçar e re-prever. Isso forneceria controle de revisão em cima de visão clara do orçamento calendarizado.

Evite Erros Comuns de Seleção

Erros frequentemente ocorrem quando equipes executivas definem seus requisitos de software EVM, e quando avaliam e finalmente implementam soluções. O primeiro é que suposições erradas são feitas. Empresas frequentemente fazem suposições baseadas em como sentem que software deve funcionar. Por exemplo, assumem que estão obtendo cronograma calendarizado de custos quando podem não estar. Mesmo se software tem capacidade de calcular custo e cronograma para peças a serem construídas nos tempos certos, não garante que custos projetados estarão nos períodos corretos, ou valores corretos para aqueles períodos. Empresas precisam fatorar este requisito em seu escopo. Só porque módulo de gestão de projetos planeja uma atividade, não assuma que orçará o custo no período desejado.

Empresas também devem garantir que entendem fundamentos de EVM, e como software o aborda. Muitas têm opiniões específicas e únicas sobre requisitos EVM, e é útil revisitar material fonte governando aqueles requisitos. É possível que software possa efetivamente atender requisitos de maneira diferente de práticas atuais. Esteja atento a isso ao avaliar ofertas.

Terceiro, é importante considerar retorno sobre investimento como resultado de automatizar processos EVM. Sistema EVM pode eliminar trabalho não-agregador de valor ao longo da duração de projeto ERP. Uma vez que WBS é configurado no software, é simples copiar aquele template e inserir demandas para novos projetos. Isso permite dar passo para trás e deixar o resto da funcionalidade ERP e planejamento seguir seu caminho, coletando informação em projetos através de outros recursos na aplicação. Esta abordagem direta para usar projetos ERP tem potencial para fornecer benefício significativo sem investir em configuração mais complexa.

Conheça Seus Objetivos e Expectativas

É essencial que empresas entendam o quanto de detalhe é necessário por trás de EVM, e que pesem seus requisitos atuais e necessidade para isso. Não há peça única de software que atenda todos objetivos de empresa, mas solução sofisticada pode chegar perto. O que empresas devem considerar, no entanto, é quanto tempo, energia e investimento levará para atender suas expectativas.

Christopher Cummings é analista de aplicação para América do Norte com IFS.