Como criar uma equipe de campeões para seu CoE de automação

Toda grande aventura requer uma equipe igualmente excelente, e a automação não é exceção.

Você já tentou encontrar campeões de automação em sua empresa? É um trabalho duro!

Ouvimos muitos líderes de centros de excelência de automação (CoE) que desejam melhorar suas organizações com automação, mas têm dificuldade em encontrar defensores da automação entre equipes diferentes. Esses líderes têm a visão certa e um ótimo conjunto de ferramentas, mas precisam de heróis para ajudar a apoiar e dimensionar os esforços de seu CoE de automação. Eles precisam de seus Vingadores. Seus X-Men. Seus campeões de automação.

Encontrar campeões de automação pode parecer desafiador, mas não precisa ser.

Esses campeões podem fazer ou quebrar iniciativas de automação, por isso é fundamental recrutar pessoas com a perspectiva, as habilidades e a força certas para sua organização. Por exemplo, procuramos indivíduos com um talento único para estratégia, coaching e gerenciamento de projetos. Nossos campeões de automação no UiPath nos ajudaram a construir e adotar robôs de software para todas as divisões da empresa.

Busque as habilidades de gerenciamento necessárias para comandar seu CoE de automação

Um campeão de automação eficaz é um tipo específico de pessoa. Muito provavelmente, várias pessoas em sua organização ficarão empolgadas com a automação. Embora a emoção seja necessária, não é suficiente.

O que você procura é alguém que possa complementar os esforços do seu CoE. Quando você começar a procurar um campeão de automação, procure indivíduos com uma combinação de habilidades de gerenciamento, incluindo administração, estratégia e coaching.

A necessidade desse conjunto de habilidades fica clara quando você pensa nos papéis complementares que o CoE e o campeão de automação desempenham. O CoE gerencia todo o pipeline de automação, da idealização à execução, enquanto os campeões de automação trabalham para preencher esse pipeline. Os campeões de automação trabalham em suas equipes específicas para avaliar os envios de automação e conectar o CoE às oportunidades de automação.

Os campeões de automação são essenciais para facilitar os ciclos de vida de automação em seus departamentos.

Algumas das melhores ideias de automação virão de baixo para cima, dos usuários de negócios que estão mais próximos dos problemas e mais bem posicionados para identificar soluções. Os campeões de automação fazem crowdsourcing dessas ideias e priorizam quais irão para o CoE. O CoE pode então priorizar a lista resultante em relação à sua largura de banda e executar de cima para baixo. Essa dinâmica cria um ciclo de feedback positivo em que a ideação leva à avaliação, a avaliação leva à qualificação, a qualificação leva à implementação e a implementação retroalimenta a ideia adicional. Chamamos isso de volante de automação.

Pense nos campeões como uma equipe de gerenciamento de projetos. Eles incentivam o engajamento de baixo para cima, enquanto o CoE fornece supervisão de cima para baixo. Juntos, eles podem manter o pipeline de automação completo e os usuários empolgados com a próxima automação.

Esse aspecto de gerenciamento de projetos é o que torna tão importante que você encontre as pessoas certas para serem campeões de automação.

Um campeão de automação ideal exemplifica quatro qualidades:

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  Parceiro estratégico :eles podem colaborar e compartilhar recursos entre seus colegas de equipe e com o CoE. Eles pensam claramente sobre o valor que a automação pode trazer.
  
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  Alterar agente :eles promovem, habilitam e apoiam iniciativas de automação. Ao mesmo tempo, eles mantêm um foco singular nas pessoas envolvidas e afetadas pela automação. Eles se preocupam com a mudança e se preocupam com o efeito da mudança.
  
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  Especialista em administração :eles podem planejar, relatar e controlar o pipeline de ideias. Eles devem ser capazes de encorajar o fluxo de ideias, mantendo um olhar atento sobre as ideias que chegam e saem.
  
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  Funcionário altamente engajado :eles são funcionários entusiasmados e de alto desempenho. Eles se dedicam a melhorar certas áreas da empresa e estão curiosos sobre todas as soluções disponíveis para isso.
  

Os campeões de automação não precisam fazer esse trabalho sozinhos. O UiPath CoE fornece um exemplo perfeito:usamos o UiPath Automation Hub para centralizar o gerenciamento do ciclo de vida e fazer crowdsourcing de centenas de ideias de automação. Com ele, podemos facilitar o envio de ideias e mapear o processo desde a idealização até o ROI. Compartilhamos detalhes sobre como o UiPath CoE opera em um webinar recente (agora disponível sob demanda).

Percorra todas as divisões para encontrar evangelistas para seu CoE de automação

Ao construir sua equipe de campeões de automação, recrute indivíduos de diferentes divisões em sua organização. Dessa forma, você pode expandir o alcance da automação, reunir ideias de mais equipes e identificar o potencial de automação em todas as divisões.

A geração de ideias de baixo para cima é melhor quando o sourcing é amplo e diversificado. Ao iniciar a busca por seus campeões de automação, mantenha essa diversidade na vanguarda de sua busca. A automação funciona melhor se as ideias vierem de todos os níveis da empresa. Esse nível de envolvimento ajuda mais pessoas e garante que seu pipeline de automação permaneça completo.

Incentive os funcionários de toda a empresa a participar da ideação de automação. Você pode fazer isso de três maneiras. Ao solicitar aos funcionários:

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  Use automações pré-criadas do seu CoE :Seus funcionários ficarão mais engajados quanto mais virem a automação em ação. Incentive-os a usar as automações que seu CoE cria, para que possam ver em que ideias podem se transformar.
  
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  Adicione ideias ao Automation Hub :quando seus funcionários estiverem usando a automação, eles poderão ver melhor os casos de uso em seu fluxo de trabalho. O próprio processo de pensar em casos de uso e articulá-los como envios os deixará mais engajados.
  
• 
  Tente construir seus próprios robôs :se seus usuários forem técnicos o suficiente, você pode até incentivá-los a construir seus próprios robôs. Com a orientação do seu CoE, essa pode ser uma das maneiras mais eficazes de fazer os funcionários se sentirem engajados e capacitados.
  

Isso soa muito bem, mas o que parece na prática? Nossos campeões de automação do UiPath ajudam a estimular o entusiasmo e aumentar o engajamento por meio de vários métodos (seguindo as mesmas sugestões fornecidas acima):

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  Os workshops de geração de ideias dão aos funcionários a oportunidade de entender os casos de uso.
  
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  Hackathons dão aos funcionários a chance de colocar a mão na massa trabalhando em robôs.
  
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  Treinamento de automação do CoE para capacitar desenvolvedores cidadãos com mentalidade técnica para encontrar mais casos de uso diários para robôs em seus departamentos.
  

Isso nos ajudou a idealizar e criar alguns robôs incríveis e úteis para diferentes departamentos. Alguns exemplos:

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  Marketing :a equipe social do UiPath usa robôs para procurar novos comentários em todos os vídeos do UiPath em todas as plataformas. Dessa forma, a equipe pode visualizar e responder a novos comentários em qualquer vídeo UiPath de um hub centralizado, em vez de perder tempo tentando caçá-los. Confira mais exemplos de nossos robôs de marketing.
  
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  Vendas :as operações de vendas criaram um robô para gerentes de vendas. Eles podem executar um robô que gera um documento do Microsoft Word com os campos-chave de cada conta preenchidos automaticamente pela automação. E aqui está outro exemplo de robô de vendas.
  

Em suma, procure em cada divisão alguém que possa ajudar a estimular o engajamento e treinar as equipes para obter ideias de automação diversificadas e de qualidade que beneficiarão toda a sua empresa, desde as bases até a diretoria.

Leitura recomendada:Como evangelizar a RPA em sua organização

Selecione campeões exigentes para manter seu CoE de automação realmente excelente

A principal função do campeão de automação é analisar pilhas de ideias brutas para avaliar sua qualidade, medi-las em relação à estratégia de negócios e decidir quais devem seguir o pipeline de automação.

Seu primeiro filtro para um bom campeão de automação é se ele tem ou não um olho para a estratégia. Os casos de uso de automação são infinitos, e um campeão que não consegue determinar efetivamente o valor de cada caso de uso corre o risco de encher seu pipeline de lixo. Escolha campeões com foco na estratégia (daremos um exemplo em breve). Você está procurando campeões que tenham uma visão de alto nível dos negócios, sua automação existente e o valor comercial que a nova automação ofereceria.

Além desse olhar de alto nível para a estratégia, bons campeões de automação podem, e vão, analisar cada ideia de automação e fazer várias perguntas, como:

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  Este é um processo automatizado?
  
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  Isso é adequado para automação de processos robóticos (RPA) ou outra tecnologia de automação?
  
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  A automatização desse processo terá um impacto a longo prazo?
  
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  Essa ideia vale o tempo do CoE de automação?
  
• 
  Esta é uma ideia única ou pode ser combinada com outra sugestão?
  

Vamos ver um exemplo . Digamos que um campeão de automação perceba cinco ideias recebidas da equipe de vendas relacionadas à qualificação de leads. Cada ideia é forte. A solução mais óbvia é criar cinco robôs em resposta a essas cinco ideias. Mas com uma visão geral de alto nível, o campeão de automação decide que uma reformulação holística do processo de qualificação de vendas é uma solução melhor do que criar cinco robôs. Esse é o olho para a estratégia em ação. Esse tipo de decisão é o resultado de ser crítico, fazer perguntas e pensar profundamente sobre o valor do negócio.

Em suma, encontre pessoas que protegerão ferozmente a qualidade da estratégia do seu CoE, para que a automação tenha a melhor chance de atingir o ROI desejado (e escalar além dele).

Adote uma abordagem democrática para a automação

A automação melhora os fluxos de trabalho humanos e, por sua vez, os campeões de automação humana podem melhorar sua automação. Ter campeões de automação é uma ótima maneira de se conectar com pessoas em suas organizações de maneira escalável e orientada por estratégia e levar a automação às mãos de todas as equipes de sua empresa.

Quer alcançar uma automação generalizada em sua organização? Saiba mais sobre como escolher seu campeão de automação em nosso recente webinar.

Além disso, inscreva-se no nosso Reboot Work Festival (15 a 17 de dezembro de 2020 🎉) para ouvir os principais especialistas em automação sobre como democratizar a automação, reiniciar a forma como pensamos sobre o trabalho e muito mais. E se você estiver lendo isso depois que o festival terminar, ainda poderá ver as gravações das sessões . Registre-se na página do Reboot Work Festival para visualização conveniente e sob demanda.