Construa uma Equipe Vencedora de CoE de Automação: Identifique e Capacite Campeões

Toda grande aventura requer uma equipe igualmente grande, e automação não é exceção.

Você já tentou encontrar campeões de automação na sua empresa? É um trabalho difícil!

Ouvimos de muitos líderes de centro de excelência (CoE) de automação que querem melhorar suas organizações com automação, mas têm dificuldade em encontrar defensores de automação entre equipes díspares. Esses líderes têm a visão certa e um ótimo conjunto de ferramentas, mas precisam de heróis para ajudar a apoiar e escalar os esforços de seu CoE de automação. Eles precisam de seus Vingadores. Seus X-Men. Seus campeões de automação.

Encontrar campeões de automação pode parecer desafiador, mas não precisa ser.

Estes campeões podem fazer ou quebrar iniciativas de automação, então é crítico recrutar pessoas com a perspectiva, habilidades e influência certas na sua organização. Por exemplo, buscamos indivíduos com um talento único para estratégia, coaching e gestão de projetos. Nossos campeões de automação dentro da UiPath nos ajudaram a construir e adotar robôs de software para cada divisão da empresa.

Busque as habilidades de gestão necessárias para capitanear seu CoE de automação

Um campeão de automação eficaz é um tipo particular de pessoa. Muito provavelmente, numerosas pessoas na sua organização ficarão empolgadas com automação. Embora entusiasmo seja necessário, não é suficiente.

O que você procura é alguém que possa complementar os esforços do seu CoE. Quando você começa a procurar um campeão de automação, busque indivíduos com uma mistura de habilidades de gestão, incluindo admin, estratégia e coaching.

A necessidade deste conjunto de habilidades fica clara quando você pensa nos papéis complementares que o CoE e o campeão de automação desempenham. O CoE gerencia todo o pipeline de automação, da ideação à execução, enquanto campeões de automação trabalham para preencher esse pipeline. Campeões de automação trabalham dentro de suas equipes específicas para avaliar submissões de automação e conectar o CoE com oportunidades de automação.

Campeões de automação são essenciais para facilitar ciclos de vida de automação dentro de seus departamentos.

Algumas das melhores ideias de automação virão de baixo para cima, dos usuários de negócios que estão mais próximos dos problemas e melhor posicionados para identificar soluções. Campeões de automação coletam essas ideias por crowdsourcing e priorizam quais irão para o CoE. O CoE pode então priorizar a lista resultante contra sua largura de banda e executar de cima para baixo. Esta dinâmica cria um loop de feedback positivo onde ideação leva a avaliação, avaliação leva a qualificação, qualificação leva a implementação, e implementação realimenta ideação adicional. Chamamos isso de volante de automação.

Pense nos campeões como uma equipe de gestão de projetos. Eles encorajam engajamento bottom-up enquanto o CoE fornece supervisão top-down. Juntos, eles podem manter o pipeline de automação cheio e usuários empolgados sobre a próxima automação na esquina.

Esse aspecto de gestão de projetos é o que torna tão importante encontrar as pessoas certas para serem campeões de automação.

Um campeão de automação ideal exemplifica quatro qualidades:

• Parceiro estratégico: eles podem colaborar e compartilhar recursos entre seus colegas de equipe e com o CoE. Pensam claramente sobre o valor que a automação pode trazer.
• Agente de mudança: eles promovem, capacitam e apoiam iniciativas de automação. Todo o tempo, mantêm um foco singular nas pessoas envolvidas e afetadas pela automação. Eles se importam com mudança, e se importam com o efeito da mudança.
• Especialista em admin: eles podem planejar, reportar e controlar o pipeline de ideias. Têm que ser capazes de encorajar o fluxo de ideias enquanto mantêm um olho atento nas ideias entrando e saindo.
• Funcionario altamente engajado: eles são um funcionário de alto desempenho e entusiasmado. São dedicados a melhorar certas áreas dentro da empresa, e são curiosos sobre todas as soluções disponíveis para fazê-lo.

Campeões de automação não precisam fazer este trabalho sozinhos. O CoE da UiPath fornece um exemplo perfeito: usamos o UiPath Automation Hub para centralizar gestão de ciclo de vida e fazer crowdsourcing de centenas de ideias de automação. Com ele, podemos tornar submissão de ideias fácil e mapear o processo da ideação ao ROI. Compartilhamos detalhes sobre como o CoE da UiPath opera em um webinar recente (agora disponível sob demanda).

Vasculhe cada divisão para encontrar evangelistas para seu CoE de automação

Quando você está construindo sua equipe de campeões de automação, recrute indivíduos de diferentes divisões pela sua organização. Dessa forma, você pode expandir o alcance da automação, fazer crowdsourcing de ideias de mais equipes e identificar potencial de automação em cada divisão.

Geração de ideias bottom-up é melhor quando o sourcing é amplo e diversificado. Quando você inicia a busca pelos seus campeões de automação, mantenha essa diversidade na vanguarda da sua busca. Automação funciona melhor se ideias estão vindo de todos os níveis do negócio. Este nível de engajamento ajuda mais pessoas e garante que seu pipeline de automação permaneça cheio.

Encoraje funcionários pela empresa a participar de ideação de automação. Você pode fazer isso de três maneiras. Pedindo aos funcionários para:

• Usar automações pré-construídas do seu CoE: Seus funcionários estarão mais engajados quanto mais virem automação em ação. Encoraje-os a usar as automações que seu CoE constrói, para que possam ver no que a ideação pode se transformar.
• Adicionar ideias ao Automation Hub: Uma vez que seus funcionários estão usando automação, eles serão mais capazes de ver casos de uso em seu fluxo de trabalho. O próprio processo de pensar sobre casos de uso e articulá-los como submissões os deixará mais engajados.
• Tentar construir seus próprios robôs: Se seus usuários são tecnicamente capazes, você pode até encorajá-los a construir seus próprios robôs. Com orientação do seu CoE, isso pode ser uma das maneiras mais eficazes de fazer funcionários se sentirem engajados e capacitados.

Isso soa bem e bom, mas como isso se parece na prática? Nossos campeões de automação da UiPath ajudam a alimentar entusiasmo e escalar engajamento através de uma variedade de métodos (seguindo as mesmas sugestões fornecidas acima):

• Workshops de geração de ideias dão aos funcionários a oportunidade de resolver casos de uso.
• Hackathons dão aos funcionários a chance de sujar as mãos trabalhando em robôs.
• Treinamento de automação do CoE para capacitar desenvolvedores cidadãos tecnicamente inclinados a encontrar mais casos de uso do dia a dia para robôs dentro de seus departamentos.

Estes nos ajudaram a idealizar e criar robôs incríveis e úteis para diferentes departamentos. Alguns exemplos:

• Marketing: A equipe social da UiPath usa robôs para escanear novos comentários em todos os vídeos da UiPath em todas as plataformas. Assim, a equipe pode visualizar e responder a novos comentários em qualquer vídeo da UiPath de um hub centralizado em vez de perder tempo tentando caçá-los. Confira mais exemplos dos nossos robôs de marketing.
• Vendas: Operações de vendas criaram um robô para gerentes de vendas. Eles podem rodar um robô que gera um documento Microsoft Word com os campos-chave para cada conta preenchidos automaticamente por automação. E aqui está outro exemplo de robô de vendas.

Em resumo, procure em cada divisão alguém que possa ajudar a alimentar engajamento e treinar equipes para obter ideias de automação diversificadas e de qualidade que beneficiarão sua empresa inteira, da base à diretoria.

Leitura recomendada: Como Evangelizar RPA Dentro da Sua Organização

Selecione campeões criteriosos para manter seu CoE de automação verdadeiramente excelente

O papel primário do campeão de automação é analisar montanhas de ideias brutas para avaliar sua qualidade, medi-las contra a estratégia de negócios e decidir quais devem avançar no pipeline de automação.

Seu primeiro filtro para um bom campeão de automação é se eles têm ou não um olho para estratégia. Casos de uso de automação são infinitos, e um campeão que não pode efetivamente determinar o valor de cada caso de uso corre o risco de encher seu pipeline com lixo. Escolha campeões com olho para estratégia (daremos um exemplo em breve). Você procura campeões que tenham uma visão de alto nível do negócio, sua automação existente e o valor de negócio que nova automação ofereceria.

Além desta visão de alto nível para estratégia, bons campeões de automação podem, e vão, olhar para cada ideia de automação e fazer numerosas perguntas, como:

• Este é um processo automatizável?
• Este é um bom ajuste para automação de processos robóticos (RPA) ou outra tecnologia de automação?
• Automatizar este processo terá impacto de longo prazo?
• Esta ideia vale o tempo do CoE de automação?
• Esta é uma ideia única, ou poderia ser combinada com outra sugestão?

Vamos percorrer um exemplo. Digamos que um campeão de automação note cinco ideias vindas da equipe de vendas relacionadas a qualificação de leads. Cada ideia é forte. A solução mais óbvia é criar cinco robôs em resposta a estas cinco ideias. Mas com uma visão de alto nível, o campeão de automação decide que um redesenho holístico do processo de qualificação de vendas é uma solução melhor que criar cinco robôs. Esse é o olho para estratégia em ação. Esse tipo de decisão é resultado de ser crítico, fazer perguntas e pensar profundamente sobre valor de negócio.

Em resumo, encontre pessoas que protegerão ferozmente a qualidade da estratégia do seu CoE, para que a automação tenha a melhor chance de atingir seu ROI alvo (e escalar além dele).

Adote uma abordagem democrática para automação

Automação melhora fluxos de trabalho humanos, e, por sua vez, campeões humanos de automação podem melhorar sua automação. Ter campeões de automação é uma ótima maneira de se conectar com pessoas pela sua organização de forma escalável e orientada por estratégia e trazer automação para as mãos de cada equipe dentro da sua empresa.

Quer alcançar automação generalizada na sua organização? Saiba mais sobre como escolher seu campeão de automação no nosso webinar recente.

Também, registre-se para nosso Reboot Work Festival (15–17 de dezembro de 2020 🎉) para ouvir dos principais especialistas em automação sobre democratização da automação, reiniciando como pensamos sobre trabalho, e muito mais. E se você está lendo isso após o festival ter acabado, você ainda pode ver as gravações das sessões. Registre-se na página do Reboot Work Festival para visualização conveniente sob demanda.