Como as empresas estão melhorando a eficiência operacional com a mineração de processos

Pam Pijnenborg foi anteriormente consultora trainee na UiPath.

Dados grandes. O 'hype' em torno de projetos atraentes com quantidades inimagináveis ​​de dados se acalmou desde 2016. As empresas em todo o mundo entendiam o valor das informações armazenadas, mas não sabiam como investigá-las e agir sobre elas. Apesar do silêncio atual em torno do big data, as tecnologias de análise de dados estão ganhando força.

Hoje, as organizações registram maiores quantidades de dados do que nunca para analisar processos. As técnicas tradicionais de gerenciamento de processos de negócios (BPM) e inteligência de negócios (BI) não são suficientes, pois não fornecem informações detalhadas sobre um processo e sua medição.

A mineração de processos, por outro lado, combina mineração de dados e análise de processos baseada em modelos. Ele impulsiona a melhoria de fatores de desempenho de negócios, como eficiência financeira e operacional.

Para entregar um produto ou serviço excepcional enquanto assume a posição de liderança no mercado, as empresas devem priorizar a transformação dos negócios. Se você é uma dessas empresas e está analisando processos de reestruturação, suas principais perguntas provavelmente são:

• 
  O que acontece em um processo específico?
  
• 
  Quais são as causas das ineficiências?
  
• 
  Existem desvios do processo pretendido e, em caso afirmativo, quais são eles? Quais são os gargalos?
  
• 
  Quanto me custa um processo fora de sincronia?
  
• 
  Como posso otimizar ou automatizar o processo? Quanto dinheiro e tempo vou economizar?
  

Todas essas perguntas podem ser respondidas usando o UiPath Process Mining.

Por que mineração de processos?

À medida que as empresas crescem, elas usam sistemas de informações comerciais em todos os departamentos para coletar, processar, armazenar e distribuir informações corporativas. Entre eles, você pode encontrar gerenciamento de relacionamento com o cliente (CRM), contabilidade, planejamento de recursos empresariais (ERP), BPM, bancos de dados diversos e outras ferramentas. Os dados com potencial inexplorado geralmente são esquecidos no back-end, como SAP, Oracle, Salesforce e até mesmo suas planilhas do Microsoft Excel.

Pense no que esses dados representam - informações exatas sobre quem fez o quê e quando na organização. Imagine quanto conhecimento dourado existe.

Com uma ferramenta de mineração de processos, você pode usar esses dados e obter insights para orientá-lo nas decisões estratégicas. Extraindo as informações de negócios mais relevantes dos logs de eventos e analisando-as ainda mais, você entenderá quais ações devem seguir para aumentar o desempenho dos negócios.

Mineração de processo versus análise de processo tradicional

Na descoberta de processos tradicional, as empresas recorrem a consultores de negócios externos. Com a ajuda deles, os gerentes podem dar uma olhada mais profunda em seus processos por meio de workshops e entrevistas.

Por que nem sempre funciona?

Porque a descoberta de processos tradicional é demorada. Além disso, vincula recursos, uma vez que os entrevistados não podem realizar outro trabalho.

Esses métodos também fornecem uma imagem incompleta, podem ser muito caros e muitas vezes vêm acompanhados de subjetividade ou preconceito inerente. Considerando que a mineração de processo não tem essas desvantagens. É eficiente em termos de tempo e libera recursos. A mineração de processos fornece resultados objetivos para que você possa ver o que aconteceu em um processo.

Em suma, ele gera uma imagem completa que nenhuma outra ferramenta pode fornecer. Com a mineração de processos, não há necessidade de uma equipe de consultores externos caros para descobrir os processos reais.

O controle do seu negócio agora está em suas mãos.

Procurando sinais de ineficiência

A mineração de processos gera insights valiosos que melhoram os processos de negócios. Intuitiva e fácil de usar, a visualização de processos acelera muito o tempo de geração de insights. Ele permite que você investigue o que o processo realmente é. É uma técnica rápida e fácil de controlar e melhorar suas operações.

Além disso, essas ferramentas ajudam a detectar rapidamente uma ampla gama de problemas, como atrasos na cadeia de suprimentos e falta de pessoal. Enfrentar o problema em um estágio inicial permite que você evite alguns dos piores cenários.

É importante lembrar que o que está escondido do seu olho são as variações do processo. Pense no fator humano - pular uma etapa, tirar outro dia para terminar uma tarefa ou adicionar outra pessoa ao fluxo de trabalho. De acordo com nossa experiência, existem pelo menos 10 cenários de como seus funcionários realizam seu trabalho. Conhecer todas as variações permite encontrar e alinhar as melhores práticas.

Analise, ajuste e acompanhe os resultados

Ao analisar os resultados da mineração de processos, você cria um plano de ações para aumentar a eficiência operacional. Por sua vez, é fácil acompanhar a eficácia das medidas. Na análise final, você pode comparar as variações de um modelo de processo e observar o impacto dos ajustes.

Como resultado, sua empresa obtém mais economia financeira ao agir com base em insights verdadeiros.

Monitoramento contínuo de processos

Novamente, a mineração de processos não é um exercício único. Ele foi projetado para otimização contínua de processos. Portanto, você também pode usá-lo para aconselhamento de processo automatizado. Nesse caso, uma plataforma de mineração de processos verifica automaticamente os processos em busca de oportunidades de melhoria e faz recomendações proativas aos usuários finais.

Ele pode até prever se uma data de vencimento será excedida, usando dados históricos e atuais. Sem mencionar as previsões da duração do tempo de transferência esperado.

As equipes de gerenciamento podem fazer uma análise precisa das principais operações e detectar as causas-raiz e os gargalos. A mineração de processos, então, aborda ineficiências e problemas de não conformidade em seu núcleo. Assim, os usuários podem tomar decisões informadas sobre as áreas de melhoria para se concentrar.

Como empresa, você pode evitar problemas imprevisíveis e garantir sua posição para atender ou superar as expectativas dos clientes.

Conselho prático:usando tags UiPath Process Mining para insights funcionais

Ao analisar o desempenho, lembre-se de seus principais indicadores de desempenho (KPIs) e use tags para eles. O recurso de marcação (disponível apenas via UiPath) enriquece seu conjunto de dados, adicionando lógica de negócios a ele.

Digamos que você queira descobrir os KPIs de processo que são relevantes para o negócio. Quer as metas de negócios sejam definidas por sua empresa ou setor, a função de tags UiPath Process Mining permitirá que você avalie suas metas de negócios. Obtenha insights mais rapidamente rastreando qualquer tipo de tag desejado, como ineficiência, retrabalho ou violação.

Um exemplo de um tipo de etiqueta de ineficiência pode ser que as condições do contrato não foram bem verificadas. Se aconteceram muitas verificações finais de uma fatura, pode ser um tipo de tag de retrabalho. Uma violação do contrato de nível de serviço (SLA) pode ser um tipo de tag de violação.

Com o UiPath Process Mining, você pode identificá-los de maneira mais rápida e fácil e evitar eventos indesejados. Você também pode adicionar classificações de importância ou influência entre as tags, para encontrar casos com pontuação alta para tipos de tags específicos e identificar onde otimizá-los.

A mineração de processos ajuda as empresas a destacar desvios de processos e reconhecer possibilidades de melhoria. Você pode identificar quaisquer desvios, como tempo, resultado ou relacionado ao pedido. Portanto, ele usa os rastros digitais deixados por todas as operações conduzidas digitalmente em uma empresa.

Com todas essas vantagens, a mineração de processos é um instrumento indispensável para o crescimento à medida que o poder de computação aumenta e o armazenamento de dados continua a crescer.

É óbvio – a necessidade de técnicas de mineração de processos realmente chegou!

Quer aprender mais? Confira nosso webinar sob demanda UiPath Process Mining:descubra cientificamente sua próxima oportunidade de automação .