Impulsionando Eficiência Empresarial: Como o Process Mining Transforma Operações

Pam Pijnenborg era anteriormente consultora trainee na UiPath.

Big data. O "hype" em torno de projetos atraentes com quantidades inimagináveis de dados acalmou desde 2016. Empresas no mundo todo entenderam o valor da informação armazenada mas não estavam claras sobre como investigar e agir sobre ela. Apesar do silêncio atual em torno de big data, tecnologias de analytics de dados estão ganhando momentum.

Hoje, organizações registram quantidades maiores de dados do que nunca para analisar processos. Técnicas tradicionais de gestão de processos de negócio (BPM) e business intelligence (BI) não são suficientes, pois não fornecem insights detalhados sobre um processo e sua medição.

Process mining, por outro lado, combina mineração de dados e análise de processo baseada em modelo. Ela impulsiona a melhoria de fatores de performance de negócio como eficiência financeira e operacional.

Para entregar um produto ou serviço excepcional enquanto assume a posição de liderança no mercado, empresas devem priorizar transformação de negócio. Se você acontece de ser uma dessas empresas e está olhando para reestruturar processos, suas perguntas top-of-mind provavelmente são:

• O que acontece em um processo específico?

• Quais são as causas raiz de ineficiências?

• Há desvios do processo pretendido e, se sim, quais são? Quais são os gargalos?

• Quanto me custa um processo fora de sincronia?

• Como posso otimizar ou automatizar o processo? Quanto dinheiro e tempo vou economizar?

Todas estas perguntas podem ser respondidas usando UiPath Process Mining.

Por que process mining?

À medida que empresas crescem, elas usam sistemas de informação de negócio entre departamentos para coletar, processar, armazenar e distribuir informação corporativa. Entre aqueles, você pode encontrar gestão de relacionamento com cliente (CRM), contabilidade, planejamento de recursos empresariais (ERP), BPM, bancos de dados diversos e outras ferramentas. Os dados com potencial inexplorado frequentemente jazem esquecidos no back-end como SAP, Oracle, Salesforce, até suas planilhas Microsoft Excel.

Pense no que esses dados representam — informação exata sobre quem fez o que e quando na organização. Imagine quanto conhecimento dourado está lá.

Com uma ferramenta de process mining, você pode usar esses dados e ganhar insights para guiá-lo em decisões estratégicas. Extraindo a informação de negócio mais relevante de logs de eventos, e analisando-a mais, você entenderá quais ações devem seguir para impulsionar performance de negócio.

[Imagem: Dados de sistemas corporativos alimentando process mining]

Process mining vs. análise de processo tradicional

Na descoberta de processo tradicional, empresas recorrem a consultores de negócio externos. Com a ajuda deles, gerentes podem dar uma olhada mais profunda em seus processos via workshops e entrevistas.

Por que nem sempre funciona?

Porque descoberta de processo tradicional é demorada. Além disso, consome recursos, já que os entrevistados não podem realizar outro trabalho.

Tais métodos também fornecem uma imagem incompleta, podem ser muito caros, e frequentemente vêm com subjetividade ou viés inerente. Enquanto o process mining não tem esses inconvenientes. É eficiente em tempo e libera recursos. Process mining fornece resultados objetivos para que você possa ver o que aconteceu em um processo.

Em resumo, gera uma imagem completa que nenhuma outra ferramenta pode dar a você. Com process mining, não há necessidade para uma equipe de consultores externos caros para descobrir os processos reais.

O controle sobre seu negócio agora está nas suas mãos.

Procurando sinais de ineficiência

Process mining gera insights valiosos que melhoram processos de negócio. Visualização de processo intuitiva e fácil de usar acelera muito o tempo de geração de insights. Deixa você investigar o que o processo realmente é. É uma técnica rápida e fácil para controlar e melhorar suas operações.

Além disso, tais ferramentas ajudam a detectar rapidamente uma ampla gama de problemas como atrasos na cadeia de suprimento e sub-pessoal. Enfrentar o problema em um estágio inicial capacita você a prevenir alguns dos piores cenários.

É importante lembrar que o que está escondido do seu olho são as variações de processo. Pense no fator humano — pular uma etapa, levar outro dia para terminar uma tarefa, ou adicionar alguém mais no fluxo de trabalho. Da nossa experiência, existem pelo menos 10 cenários de como seus funcionários executam seu trabalho. Conhecer todas as variações permite que você encontre e alinhe as melhores práticas.

Analise, ajuste e rastreie resultados

Ao analisar resultados de process mining, você chega a um plano de ações para aumentar eficiência operacional. Por sua vez, é fácil rastrear a eficácia das medidas. Na análise final, você pode comparar variações de modelos de processo e observar o impacto de ajustes.

Como resultado, seu negócio ganha mais economia financeira agindo em insights verdadeiros.

Monitoramento contínuo de processos

Novamente, process mining não é um exercício único. É desenhado para otimização contínua de processos. Portanto, você também pode usá-lo para aconselhamento de processo automatizado. Neste caso, uma plataforma de process mining escaneia automaticamente processos por oportunidades de melhoria e faz recomendações proativas para usuários finais.

Pode até prever se uma data de vencimento será excedida, usando dados históricos e atuais. Sem mencionar previsões do tempo de throughput esperado.

Equipes de gestão podem fazer uma análise precisa das operações centrais e detectar causas raiz e gargalos. Process mining então aborda ineficiências e questões de não-conformidade no seu núcleo. Assim, usuários podem tomar decisões informadas sobre áreas para melhoria para focar.

Como uma empresa, você pode evitar questões imprevistas e garantir sua posição para atender ou superar expectativas de clientes.

Conselho prático: Usando tags do UiPath Process Mining para insights funcionais

[Imagem: Tags no UiPath Process Mining]

Ao analisar performance, lembre-se dos seus indicadores-chave de performance (KPIs) e use tags para eles. O recurso de tagging (disponível apenas via UiPath) enriquece seu conjunto de dados, adicionando lógica de negócio a ele.

Digamos que você queira descobrir os KPIs de processo relevantes para o negócio. Se metas de negócio são definidas pela sua empresa ou indústria, a função de tags do UiPath Process Mining permitirá que você meça suas metas de negócio. Obtenha insights mais rápido rastreando qualquer tipo de tag que você quiser como ineficiência, retrabalho ou violação.

Um exemplo de tipo de tag de ineficiência poderia ser que as condições do contrato não foram bem verificadas. Se muitas verificações finais de uma fatura aconteceram, poderia ser um tipo de tag de retrabalho. Uma violação de acordo de nível de serviço (SLA) poderia ser um tipo de tag de violação.

Com UiPath Process Mining, você pode identificar estes mais rápido e fácil, e prevenir eventos indesejados. Você também pode adicionar ranks de importância ou influência entre tags, para encontrar casos que pontuam alto para tipos de tag específicos e identificar onde otimizá-los.

Process mining ajuda empresas a destacar desvios de processo e reconhecer possibilidades de melhoria. Você pode identificar quaisquer desvios como relacionados a tempo, resultado ou ordem. Portanto, usa os rastros digitais deixados para trás por toda operação digitalmente dirigida em uma empresa.

Com todas estas vantagens, process mining é um instrumento indispensável para crescimento à medida que o poder computacional aumenta e o armazenamento de dados continua a crescer.

É óbvio — a necessidade por técnicas de process mining realmente chegou!

Quer saber mais? Confira nosso webinar sob demanda UiPath Process Mining: Descubra Cientificamente Sua Próxima Oportunidade de Automação.