Top 5 Riscos da Gestão de Contratos Deficiente e Como Evitá-los

De acordo com uma investigação conduzida pela Associação Internacional para Gestão de Contratos e Comercial (IACCM), a empresa média perde cerca de 10% da receita anual devido a práticas deficientes de gestão de contratos.

Numa pressa de crescimento, as empresas encontram-se a lidar com um volume aumentado de contratos. É um ótimo problema para ter — até se tornar um problema real. Se houver fraquezas inerentes no processo de gestão de contratos de uma organização, mais contratos significam mais oportunidades para essas fraquezas causarem um problema.

Alguns problemas são inconvenientes menores, mas outros acabam por se tornar crises sérias. Em 2013, o Facebook falhou em detetar uma violação dos seus termos contratuais pela Cambridge Analytica, e a publicidade resultante fez a sua ação mergulhar, apagando 150 mil milhões de dólares de valor de mercado dentro de 90 minutos da sua chamada de resultados.

Às vezes, é preciso uma crise para os executivos apreciarem os riscos de operar sem um sistema robusto de gestão do ciclo de vida do contrato (CLM). Controlos de acesso frouxos, prazos perdidos, falhas de conformidade, fluxos de trabalho de aprovação ineficientes e relatórios ineficazes podem resultar em consequências graves. Uma CLM deficiente também pode causar uma erosão subtil e constante da rentabilidade. De acordo com uma investigação conduzida pela Associação Internacional para Gestão de Contratos e Comercial (IACCM), a empresa média perde cerca de 10% da receita anual devido a práticas deficientes de gestão de contratos. Com margens de lucro típicas a rondar os 10%, mesmo reduzindo esta perda para metade pode aumentar as margens de lucro em 50%.

Vamos olhar mais de perto para os cinco principais riscos revelados por processos de contratos ineficazes:

1. Controlos de acesso frouxos

Parece óbvio que apenas pessoas e entidades que precisam de acesso à informação devem tê-lo, mas muitas empresas não definem precisamente restrições de acesso. Acesso excessivo pode levar a empregados inescrupulosos a manusear mal informação ou a sair com IP valioso, informações de preços ou dados confidenciais de clientes e empregados. Muito mais organizações sofreram com roubo de dados pelos seus próprios empregados do que por hackers externos.

O melhor software CLM atual previne isto com controlos de permissão granulares que fornecem acesso preciso de visualização e edição por grupo de utilizadores, incluindo filtros dinâmicos para responder às necessidades de acesso específicas de diferentes departamentos, divisões, equipas e classificações de empregados. Os melhores sistemas permitem configuração extensiva de controlos de acesso multicamadas que compartimentam seguramente os dados para responder às necessidades únicas da organização.

2. Prazos perdidos

Acordos de licenciamento tipicamente restringem o tempo que uma empresa pode usar propriedade intelectual pertencente a outra parte. Se uma empresa permitir que o acordo expire — acidental ou deliberadamente — mas continuar a usar o produto, abre-se a risco de responsabilidade. Por outro lado, se um negócio configura uma renovação automática e perde de vista, o negócio pode estar a pagar por um serviço de que já não precisa.

Uma empresa que licencia IP também deve manter-se a par destas janelas de acesso. Caso contrário, perde receita todos os dias que não nota a expiração do contrato. E se estiver a fornecer serviço a clientes que já não têm contratos de suporte válidos, está a perder ainda mais.

Alguns sistemas de gestão de contratos ajudam ativamente a prevenir estes problemas. Em contraste com aqueles que têm apenas funcionalidade de repositório, estas soluções podem rastrear proativamente contratos e alertar a equipa sobre prazos futuros, para que a organização possa proteger o seu negócio e otimizar receitas.

3. Falhas de conformidade

As empresas gastam recursos consideráveis em problemas como gastos não autorizados e conformidade regulamentar. Mas em muitos casos, as pessoas ainda falham em entregar obrigações contratuais prontamente. Como o Facebook descobriu, incorporar formas de rastrear conformidade com termos contratuais é igualmente crítico. Um sistema CLM bem pensado requer que os contratos cumpram condições específicas à medida que avançam pelo processo de aprovação e também pode registar eventos e ações à medida que ocorrem, automatizando a documentação de conformidade.

Para conformidade regulamentar, uma solução CLM ajuda a auditar contratos atuais para garantir que têm as cláusulas apropriadas relacionadas com privacidade de dados, arbitragem, confidencialidade ou outras regulamentações que afetam o negócio. A equipa jurídica pode ser notificada automaticamente para preencher lacunas, atualizar os contratos com a linguagem apropriada e contactar signatários terceiros.

Para conformidade operacional, uma solução CLM ajuda a garantir que os contratos definem claramente obrigações de desempenho que o sistema pode rastrear e gerir. Um exemplo simples é termos de pagamento: embora a maioria das empresas tenha datas de vencimento de pagamento em contratos com penalidades por falhar o prazo, muitas falham em rastrear esses pagamentos em atraso, quanto mais aplicar as penalidades. Do lado do fornecimento, uma das formas mais comuns de não conformidade operacional é pagar a mais devido a não manter o controlo de volume ou outros descontos negociados no contrato. CLM automatizado previne ambos os problemas.

4. Fluxo de trabalho de aprovação ineficiente

Problemas de fluxo de trabalho de aprovação podem atrasar e até destruir negócios. Se um aprovador está de férias ou não vê um email urgente, pode descarrilar negócios sensíveis ao tempo. Mesmo que não haja um prazo explícito, gargalos de aprovação causam disrupções nos fluxos de negócios que resultam em frustração e negócios perdidos.

Um sistema robusto de gestão de contratos reduz a fricção automatizando o encaminhamento complexo de aprovação de contratos, incluindo aprovações sequenciais, paralelas e condicionais. Os melhores sistemas empurram, encaminham e escalam inteligentemente pedidos de aprovação para garantir que um email não notado ou umas férias não causem o processo a parar. É a era digital, então a capacidade de assinatura eletrónica legal fornecida por integrações com DocuSign e Adobe Sign já não são opcionais.

Um bom exemplo de uma empresa que reduz a fricção no seu fluxo de trabalho de aprovação e processo de gestão de contratos como um todo é a empresa de golfe TaylorMade. Com mais de 6.000 contratos altamente sensíveis para gerir, o sistema CLM da empresa possui notificação automática de mudanças contratuais, acordos de nível de serviço e requisitos de conformidade. Advogados podem iniciar sessão a partir dos seus dispositivos móveis para rever contratos, fazer comentários e assiná-los digitalmente em minutos, para que os contratos possam avançar pelo ciclo de aprovação sem atraso.

5. Relatórios ineficazes

Os executivos precisam de relatórios específicos da empresa, orientados por KPIs, que lhes dêem aviso prévio de problemas potenciais antes que se tornem desastres. Muitos softwares de gestão de contratos enfatizam a função de repositório ou gestão de conteúdo. O problema com esta abordagem é que se os dados não forem ativamente transformados em relatórios acionáveis, as vulnerabilidades tendem a permanecer não detetadas até haver um problema.

Em contraste, o melhor software CLM oferece relatórios totalmente configuráveis entre proprietários de negócios. Por exemplo, a equipa jurídica pode querer ver o perfil de risco geral de todos os contratos e sinalizar os problemáticos, a equipa de operações pode querer ver quão bem os contratos avançam pelo ciclo de vida e destacar obstáculos, e os líderes de vendas podem estar interessados em oportunidades de receita futuras e contratos importantes que estão para renovação.

 

Escrito por Colin Earl, CEO da Agiloft, Inc.