Cinco riscos expostos por uma gestão de contratos ineficaz

De acordo com pesquisa realizada pela International Association for Contract &Commercial Management (IACCM), a empresa média perde cerca de 10 % da receita anual devido a más práticas de gestão de contratos.
Na corrida pelo crescimento, as empresas se veem lidando com um volume cada vez maior de contratos. É um grande problema ter – até que se torne um problema real. Se houver alguma fraqueza inerente no processo de gerenciamento de contratos de uma organização, mais contratos significam mais chances de essas fraquezas causarem um problema.

Algumas questões são inconvenientes menores, mas outras acabam se tornando crises sérias. Em 2013, o Facebook não conseguiu detectar uma violação de seus termos contratuais pela Cambridge Analytica, e a publicidade resultante fez com que suas ações despencassem, apagando US$ 150 bilhões em valor de mercado em 90 minutos de sua chamada de ganhos.

Às vezes, é preciso uma crise para que os executivos apreciem os riscos de operar sem um sistema robusto de gerenciamento do ciclo de vida do contrato (CLM). Controles de acesso negligentes, prazos perdidos, falhas de conformidade, fluxos de trabalho de aprovação ineficientes e relatórios ineficazes podem resultar em consequências graves. Um CLM ruim também pode causar uma erosão sutil e constante da lucratividade. De acordo com pesquisa realizada pela International Association for Contract &Commercial Management (IACCM), a empresa média perde cerca de 10% da receita anual devido a más práticas de gestão de contratos. Com margens de lucro típicas girando em torno de 10%, mesmo reduzir pela metade essa perda pode aumentar as margens de lucro em 50%.

Vamos dar uma olhada mais de perto nos cinco principais riscos que surgem por processos de contrato ineficazes:

1. Controles de acesso frouxos

Parece óbvio que apenas pessoas e entidades que precisam de acesso à informação devem ter acesso, mas muitas empresas não especificam precisamente as restrições de acesso. O acesso excessivo pode fazer com que funcionários sem escrúpulos manuseiem informações incorretamente ou saiam com IP valioso, informações de preços ou dados confidenciais de clientes e funcionários. Muito mais organizações sofreram com o roubo de dados por seus próprios funcionários do que hackers externos.

O melhor software CLM de hoje evita isso com controles de permissão granulares que fornecem visualização precisa e acesso de edição por grupo de usuários, incluindo filtros dinâmicos para atender às necessidades de acesso específicas de diferentes departamentos, divisões, equipes e classificações de funcionários. Os melhores sistemas permitem uma ampla configuração de controles de acesso multicamadas que compartimentam os dados com segurança para atender às necessidades exclusivas da organização.

2. Prazos perdidos

Os acordos de licenciamento normalmente restringem a quantidade de tempo que uma empresa pode usar a propriedade intelectual pertencente a outra parte. Se uma empresa permite que o contrato expire - acidental ou deliberadamente - mas continua a usar o produto, ela se expõe a riscos de responsabilidade. Por outro lado, se uma empresa configurar uma renovação automática e a perder de vista, poderá estar pagando por um serviço que não precisa mais.

Uma empresa que licencia IP também deve ficar em cima dessas janelas de acesso. Caso contrário, perde receita todos os dias que não percebe a expiração do contrato. E se estiver prestando serviço a clientes que não têm mais contratos de suporte válidos, está perdendo ainda mais.

Alguns sistemas de gerenciamento de contratos ajudam ativamente a evitar esses problemas. Ao contrário daquelas que possuem funcionalidade somente de repositório, essas soluções podem rastrear contratos de forma proativa e alertar a equipe sobre prazos futuros, para que a organização possa proteger seus negócios e otimizar as receitas.

3. Falhas de conformidade

As empresas gastam recursos consideráveis ​​em problemas como gastos desonestos e conformidade regulatória. Mas, em muitos casos, as pessoas ainda não cumprem prontamente as obrigações contratuais. Como o Facebook descobriu, incorporar maneiras de rastrear a conformidade com os termos do contrato é igualmente crítico. Um sistema CLM bem pensado exige que os contratos atendam a condições específicas à medida que avançam no processo de aprovação e também podem registrar eventos e ações à medida que ocorrem, automatizando a documentação de conformidade.

Para conformidade regulatória, uma solução CLM ajuda a auditar os contratos atuais para garantir que eles tenham as cláusulas apropriadas relacionadas à privacidade de dados, arbitragem, confidencialidade ou outras regulamentações que afetem os negócios. A equipe jurídica pode ser automaticamente notificada para preencher eventuais lacunas, atualizar os contratos com a linguagem adequada e entrar em contato com terceiros signatários.

Para conformidade operacional, uma solução CLM ajuda a garantir que os contratos definam claramente as obrigações de desempenho que o sistema pode rastrear e gerenciar. Um exemplo simples são as condições de pagamento:embora a maioria das empresas tenha prazos de pagamento em contratos com multas por não cumprir o prazo, muitas não conseguem rastrear esses pagamentos atrasados, quanto mais aplicar as multas. Do lado da oferta, uma das formas mais comuns de descumprimento operacional é o pagamento a maior por não acompanhar o volume ou outros descontos negociados no contrato. O CLM automatizado evita que esses dois problemas ocorram.

4. Fluxo de trabalho de aprovação ineficiente

Problemas de fluxo de trabalho de aprovação podem atrasar e até destruir negócios. Se um aprovador estiver de férias ou não vir um e-mail urgente, isso pode inviabilizar negócios urgentes. Mesmo que não haja um prazo explícito, os gargalos de aprovação causam interrupções nos fluxos de negócios que resultam em frustração e perda de negócios.

Um sistema robusto de gerenciamento de contratos reduz o atrito ao automatizar o roteamento complexo de aprovação de contratos, incluindo aprovações sequenciais, paralelas e condicionais. Os melhores sistemas direcionam, direcionam e escalam de forma inteligente as solicitações de aprovação para garantir que um e-mail despercebido ou férias não interrompam o processo. É a era digital, portanto, o recurso legal de assinatura eletrônica fornecido por integrações com DocuSign e Adobe Sign não é mais opcional.

Um bom exemplo de empresa que reduz o atrito em seu fluxo de trabalho de aprovação e no processo de gerenciamento de contratos como um todo é a empresa de golfe TaylorMade. Com mais de 6.000 contratos altamente confidenciais para gerenciar, o sistema CLM da empresa apresenta notificação automática de alterações contratuais, acordos de nível de serviço e requisitos de conformidade. Os advogados podem fazer login de seus dispositivos móveis para revisar contratos, fazer comentários e assiná-los digitalmente em minutos, para que os contratos possam avançar pelo ciclo de aprovação sem demora.

5. Relatórios ineficazes

Os executivos precisam de relatórios específicos da empresa, orientados por KPIs, que os avisem antecipadamente sobre possíveis problemas antes que eles se tornem desastres. Muitos softwares de gerenciamento de contratos enfatizam a função de repositório ou gerenciamento de conteúdo. O problema com essa abordagem é que, se os dados não forem ativamente transformados em relatórios acionáveis, as vulnerabilidades tendem a permanecer indetectáveis ​​até que haja um problema.

Por outro lado, o melhor software CLM oferece relatórios totalmente configuráveis ​​para os proprietários de empresas. Por exemplo, a equipe jurídica pode querer ver o perfil de risco geral de todos os contratos e sinalizar os problemáticos, a equipe de operações pode querer ver como os contratos se movem ao longo do ciclo de vida e destacar os obstáculos, e os líderes de vendas podem estar interessados ​​nas próximas oportunidades de receita e contratos importantes que estão para renovação.




Escrito por Colin Earl é CEO da Agiloft, Inc.