Três lições para a indústria alimentícia em 2021

A indústria de alimentos aprendeu muito este ano - mais do que esperava. Especificamente, COVID-19 nos ensinou algumas lições importantes sobre a modernização da qualidade, segurança e gerenciamento de fornecedores.

Nossa indústria tem se movido lentamente em direção à modernização, na direção da Nova Era de Segurança Alimentar Mais Inteligente da Administração de Alimentos e Medicamentos dos EUA e cadeias de suprimentos cada vez mais complexas, mas a pandemia necessariamente mudou esse cronograma em anos. Esperávamos que pudéssemos atualizar lentamente a tecnologia para atender às novas diretrizes do FDA, mas a pandemia de coronavírus sobrecarregou esse cronograma.

Os objetivos da empresa nas indústrias relacionadas com alimentos mudaram quase da noite para o dia, à medida que 2020 se tornou um ano de reação e soluções de curto prazo. Muitos descobriram que suas operações e cadeias de suprimentos não eram ágeis e resilientes o suficiente e que seus pools de fornecedores eram insuficientemente diversificados. A maioria percebeu que os processos manuais eram muito lentos e os resultados muito nebulosos para tomar as decisões rápidas necessárias para manter as portas abertas e os funcionários e clientes seguros.

Com o passar do ano, tornou-se dolorosamente claro que os processos manuais familiares envolvendo papel, e-mails e planilhas simplesmente não são suficientes. A transformação digital e a modernização da tecnologia são atividades que não podem ser adiadas para mais tarde, se você quiser obter visibilidade e insights e tomar decisões baseadas em dados.

Enquanto você se prepara para o futuro, é hora de sair da fase reativa de 2020 e se voltar para atividades proativas de longo prazo e soluções de tecnologia que suportem processos escaláveis ​​e transparentes.

Ao transformar e padronizar sua tecnologia, você pode criar um sistema que definirá o terreno para se manter à frente de sua concorrência, aumentando a eficiência e se preparando para o crescimento a longo prazo. Aqui estão algumas maneiras de começar.

Pense na qualidade contínua. Os setores de alimentos, como muitos outros, dependem de relatórios pontuais de auditorias anuais, em vez de um sistema dinâmico que mostra como seu negócio está indo todos os dias. É hora de estabelecer metas que apoiem a qualidade contínua com os fornecedores, dentro de suas próprias paredes e em cada local.

A primeira etapa é olhar para todo o software ou tecnologia que você está usando agora, para ver se você pode consolidar ou eliminar soluções pontuais ou aplicativos irrelevantes. Depois de ter uma imagem clara, você pode perguntar se seus sistemas podem “conversar” uns com os outros, com o objetivo de criar uma rede de internet das coisas de ponta a ponta que conecte todos os dados de tomada de decisão em uma única fonte de verdade. Isso ajuda a eliminar silos de dados e aumenta a comunicação.

Outro processo contínuo de qualidade é diversificar os tipos de auditoria. Grandes auditorias corporativas anuais "instantâneas" não vão acabar, nem deveriam. Mas, mesmo antes da pandemia, muitas empresas começaram a adicionar autoavaliações e outros check-ins rápidos em suas atividades diárias em cada local, para buscar continuamente tendências e pontos críticos. Essas verificações são feitas com um aplicativo de auditoria conectado a um software de gerenciamento de qualidade, para que os gerentes possam visualizar as informações mais atualizadas e tomar decisões baseadas em dados diariamente, se necessário.

Afaste-se dos processos manuais. Quantas vezes você já se sentiu frustrado com todo o trabalho administrativo que faz, quando, em vez disso, poderia estar fazendo um trabalho significativo com seus processos e sistemas? Quantas vezes um documento ou outros dados foram “perdidos” em cadeias de e-mail ou arquivos? Quantas vezes você trabalhou horas extras para reunir um relatório manualmente a partir de uma infinidade de planilhas?

É hora de permitir que a tecnologia assuma grande parte do trabalho administrativo. Este é o momento de a indústria alimentícia deixar de depender de papéis, planilhas e outros processos manuais.

É importante lembrar que modernização não significa eliminar pessoas da equação. Ele usa tecnologia centrada no ser humano que reduz o erro humano, diminui o trabalho do administrador e melhora os resultados. Provavelmente, você terá que investir um pouco no início, mas a tecnologia cria eficiência e transparência que pouparão tempo e dinheiro no final.

Atualize como você gerencia vendedores e fornecedores. Muitos desafios acompanham a integração de novos fornecedores e a gestão dos existentes. E-mails ficam sem resposta; datas de renovação são facilmente esquecidas, e receber de volta certificações, documentos e auditorias de renovação é uma tarefa árdua para dizer o mínimo. Além disso, você pode estar pressionando para diversificar sua cadeia de suprimentos devido a interrupções durante a pandemia. Juntos, são muita comunicação, documentos e datas de vencimento para controlar. Além disso, é sua responsabilidade garantir que seus fornecedores atendam aos padrões governamentais.

Usar software para gerenciar relacionamentos com fornecedores torna mais fácil para todas as partes, permitindo que todos trabalhem com mais rapidez e colaboração. A comunicação do fornecedor, os envios de certificação e os resultados da auditoria ficam todos no mesmo lugar, para que você possa avaliar as atividades de integração e renovação com mais rapidez e confiança. Os lembretes de renovação automatizada podem interromper o trabalho repetitivo ou as preocupações sobre se uma planilha foi atualizada corretamente.

Modernizar sistemas faz sentido tanto do ponto de vista competitivo quanto financeiro. Para mim, porém, o motivo mais convincente para modernizar são seus funcionários. Durante esses tempos precários, eles estão fazendo mais com os mesmos ou menos recursos, assumindo mais estresse e caminhando para um esgotamento mais profundo e difícil. Se você puder fazer mais para fortalecer os funcionários e criar eficiências, você alcançará melhores resultados no longo prazo, e esse é o investimento que mais compensará no final. Será necessária uma modernização para chegar lá.

Kari Hensien é presidente da RizePoint.