3 Lições Cruciais que a Indústria de Alimentos Aprendeu em 2021

A indústria de alimentos aprendeu muito este ano — mais do que esperava. Especificamente, a COVID-19 nos ensinou lições importantes sobre modernização de qualidade, segurança e gestão de fornecedores.

Nossa indústria tem se movido lentamente em direção à modernização, sob direção da Nova Era de Segurança Alimentar Mais Inteligente da FDA dos EUA e cadeias de suprimentos cada vez mais complexas, mas a pandemia necessariamente adiantou essa linha do tempo em anos. Esperávamos que poderíamos atualizar a tecnologia lentamente para atender às novas diretrizes da FDA, mas a pandemia do coronavírus supercarregou essa linha do tempo.

Metas de empresas em indústrias relacionadas a alimentos mudaram quase da noite para o dia, pois 2020 se tornou um ano de reação e soluções de curto prazo. Muitos descobriram que suas operações e cadeias de suprimentos não eram ágeis e resilientes o suficiente, e que seus pools de fornecedores eram insuficientemente diversos. A maioria viu que processos manuais eram muito lentos, e resultados muito obscuros, para tomar as decisões rápidas necessárias para manter as portas abertas, e funcionários e clientes seguros.

À medida que o ano progrediu, tornou-se dolorosamente claro que processos manuais familiares envolvendo papel, e-mails e planilhas simplesmente não são suficientes. Transformação digital e modernização tecnológica são atividades que não podem ser adiadas para depois, se você quer ganhar visibilidade e insights e tomar decisões baseadas em dados.

Ao se preparar para o futuro, é hora de sair da fase reativa de 2020 e se voltar para atividades proativas de longo prazo e soluções tecnológicas que suportem processos escaláveis e transparentes.

Pense em Qualidade Contínua

Indústrias relacionadas a alimentos, como muitas outras, dependem de relatórios pontuais de auditorias anuais, em vez de um sistema dinâmico que mostre como seu negócio está indo todos os dias. É hora de definir metas que suportem qualidade contínua com fornecedores, dentro de suas próprias paredes e em cada local.

O primeiro passo é examinar todo o software ou tecnologia que você usa agora, para ver se pode consolidar ou eliminar soluções pontuais ou aplicações irrelevantes. Uma vez que você tenha um panorama claro, pode perguntar se seus sistemas podem "conversar" uns com os outros, com o objetivo de criar uma rede internet das coisas de ponta a ponta que conecte todos os dados de tomada de decisão em uma única fonte de verdade. Isso ajuda a eliminar silos de dados e aumenta a comunicação.

Outro processo de qualidade contínua é diversificar tipos de auditoria. Grandes auditorias corporativas anuais de "instantâneo" não vão desaparecer, nem devem. Mas mesmo antes da pandemia, muitas empresas começaram a adicionar autoavaliações e outras verificações rápidas à sua atividade diária em cada local, para procurar continuamente tendências e pontos críticos. Essas verificações são feitas com um aplicativo de auditoria conectado a software de gestão de qualidade, para que gerentes possam ver as informações mais atualizadas e tomar decisões baseadas em dados diariamente, se necessário.

Afaste-se de Processos Manuais

Quantas vezes você se sentiu frustrado com todo o trabalho administrativo que faz, quando poderia estar fazendo trabalho significativo com seus processos e sistemas? Quantas vezes um documento ou outro dado foi "perdido" em cadeias de e-mail ou armários de arquivo? Quantas vezes você trabalhou horas extras para montar um relatório manualmente a partir de uma multidão de planilhas?

É hora de deixar a tecnologia assumir grande parte do seu trabalho administrativo. Este é o momento para a indústria de alimentos parar de depender de papel, planilhas e outros processos manuais.

É importante lembrar que modernização não é sobre eliminar pessoas da equação. É usar tecnologia centrada no ser humano que reduz erro humano, diminui trabalho administrativo e melhora resultados. Você provavelmente terá que investir um pouco no início, mas a tecnologia cria eficiências e transparência que economizarão tempo e dinheiro no final.

Atualize Como Gerencia Fornecedores

Muitos desafios acompanham a integração de novos fornecedores e gestão dos existentes. E-mails ficam sem resposta; datas de renovação são facilmente esquecidas, e obter de volta certificações de renovação, documentos e auditorias é uma tarefa árdua. Além disso, você pode estar pressionando para diversificar sua cadeia de suprimentos devido a interrupções durante a pandemia. Juntos, isso é muita comunicação, documentos e prazos para acompanhar. Adicionalmente, é sua responsabilidade garantir que seus fornecedores atendam aos padrões governamentais.

Usar software para gerenciar relacionamentos com fornecedores torna mais fácil para todas as partes, permitindo que todos trabalhem mais rápido e com mais colaboração. Comunicação com fornecedores, submissões de certificação e resultados de auditoria acabam no mesmo lugar, para que você possa avaliar atividades de integração e renovação mais rápido e com mais confiança. Lembretes automáticos de renovação podem acabar com trabalho repetitivo ou preocupações sobre se uma planilha foi atualizada corretamente.

Modernizar sistemas faz sentido tanto do ponto de vista competitivo quanto financeiro. Para mim, porém, a razão mais convincente para modernizar são seus funcionários. Durante esses tempos precários, eles estão fazendo mais com os mesmos ou menos recursos, assumindo mais estresse e caminhando para um burnout mais profundo e difícil. Se você puder fazer mais para fortalecer funcionários e criar eficiências, alcançará melhores resultados a longo prazo, e esse é o investimento que valerá mais a pena no final. Levará modernização para chegar lá.

Kari Hensien é presidente da RizePoint.