Garantindo Prontidão na Primeira Milha no Sourcing de Materiais Diretos

Interrupções cada vez mais comuns e severas colocaram holofote em processos inadequados e fraquezas operacionais nas cadeias de suprimentos. E embora seja quase impossível prever todos os cenários possíveis, a relutância das empresas em adotar novas soluções tecnológicas e abordagens continuará a exacerbar e estender a duração dos problemas quando surgirem.

Para empresas de manufatura, a "primeira milha" é um jogo de alto risco, muitas vezes respondendo por até 70% das receitas. É o local onde matérias-primas são obtidas, consolidadas e produzidas. Obter matérias-primas como carvão, calcário, aço, cobre e assim por diante requer estabelecer alcance global e gerenciar múltiplas camadas de complexidade e risco.

Sourcing é uma área particularmente madura para inovação e modernização. Líderes empresariais em uma miríade de indústrias conhecem bem os desafios de gerenciar o processo de sourcing. Eles identificam a necessidade de um determinado produto e garantem o orçamento para adquiri-lo — e então o processo convoluto de engajar e avaliar vários fornecedores ganha vida própria, transformando um problema em dois.

Desafios no sourcing são prevalentes em todas as indústrias, mas especialmente em commodities e materiais diretos devido à escala do espaço — materiais são tipicamente comprados em volume, exigindo embarques massivos e muita colaboração entre partes interessadas díspares. Além disso, a qualidade desses materiais pode variar muito, e muitas organizações lutam para obter a visibilidade necessária para contabilizar isso. Finalmente, processos de aquisição devem ser concluídos no prazo, pois mesmo pequenos atrasos podem causar interrupções massivas na cadeia de suprimentos. Para um exemplo, não procure além da saga do Canal de Suez, que ocorreu em março e continua a ter grande impacto para um número significativo de indústrias globais.

Infelizmente, muitas organizações estão presas em plataformas legadas e processos ultrapassados que tornam a aquisição eficiente impossível. Sistemas ERP têm sido lentos em atender aos requisitos de gestão de materiais diretos, que frequentemente envolve contabilizar múltiplos tipos de categorias de produtos com parâmetros de qualidade específicos que processos legados não podem suportar adequadamente. Sistemas P2P, por outro lado, são principalmente projetados para gerenciar gastos indiretos onde fornecedores são amplamente intercambiáveis. Em contraste, gerenciar materiais diretos depende de colaboração profunda e sustentada com fornecedores que trabalham como parceiros estratégicos para atingir metas de negócio.

Talvez a ineficiência mais significativa seja a falta de colaboração e visibilidade entre as várias partes interessadas na cadeia de suprimentos, com muitos fornecedores funcionando como caixas pretas, fornecendo pouca visibilidade em suas operações e dificultando rastrear insumos, acompanhar variações e gerenciar risco.

Pouca colaboração que ocorre frequentemente acontece principalmente via métodos inseguros e antiquados como e-mail ou telefonemas — enquanto ao mesmo tempo, informações essenciais e altamente sensíveis são frequentemente armazenadas e compartilhadas via a humilde planilha. Também pode ser difícil alcançar as partes interessadas certas quando necessário. Isso pode deixar organizações correndo para responder a assuntos urgentes ou imprevistos.

O momento é certo para transformar práticas de negócio da primeira milha com melhores estratégias de sourcing. Fabricantes que dependem de materiais diretos ainda não aproveitaram novas eficiências — em parte porque os sistemas que usam são complexos e inflexíveis demais para suas necessidades. Sem a capacidade de abordar questões específicas de categoria, fabricantes correm o risco de desperdiçar novas oportunidades de obter os bens dos quais dependem de forma mais flexível, colaborativa e eficaz.

Ao dominar a primeira milha, empresas podem antecipar como interrupções impactarão suas cadeias de valor e tomar medidas para minimizar esses impactos. Com visibilidade em tempo real e comunicações aprimoradas, empresas podem trabalhar mais colaborativamente com fornecedores para descobrir alternativas, ajustar cronogramas de produção e minimizar impactos no resultado final.

Construindo uma Rede de Fornecedores Melhor

Para algumas empresas, gerenciar risco pode envolver criar uma rede de fornecedores mais diversificada e local, em vez de depender de alguns fornecedores globais. Outras podem ter especificações complexas que só podem ser atendidas por alguns poucos fornecedores qualificados. Para garantir a disponibilidade de longo prazo de materiais diretos críticos, empresas de manufatura estão encontrando novas formas de integrar fornecedores mais rapidamente e construir relacionamentos mais fortes com seus parceiros de sourcing — tudo com processos padronizados suportados por tecnologia.

Com insights aprimorados e melhor comunicação, compradores podem entender melhor as capacidades de um determinado fornecedor, identificar gargalos potenciais e preparar planos de contingência se necessário. À medida que os esforços evoluem de meramente sobreviver para prosperar, o grau e a velocidade da recuperação de uma organização serão mais diretamente ligados à sua capacidade de construir relacionamentos com fornecedores.

Automatizando Processos Críticos

A complexidade do sourcing de materiais diretos requer uma abordagem automatizada e simplificada para processos críticos — desde eventos de sourcing a ordens de compra (POs) a processamento de faturas. Com uma visão completa de processos em sua cadeia de suprimentos, empresas têm visibilidade mais profunda do que está funcionando e do que não está. Ao automatizar processos críticos, organizações podem simplificar o trabalho, melhorar comunicações e reduzir erros que podem causar atrasos.

Rastreamento automatizado de POs, integração em tempo real com sistemas ERP/MRP, e correspondência automatizada de faturas, POs e recebimentos podem ajudar organizações a melhorar a produtividade em categorias críticas de gastos diretos. Elas podem aplicar mudanças a processos estabelecidos e medir o impacto dessas mudanças para impulsionar melhoria contínua. Finalmente, podem aplicar algoritmos de IA/ML aos dados que estão gerando para refinar ainda mais processos e descobrir inteligência.

Impulsionando Colaboração e Insight

À medida que empresas crescem em complexidade e estendem seu alcance, a necessidade de colaboração segura e acessível só aumentará. Empresas que conseguirem criar espaços onde funcionários, parceiros e fornecedores possam colaborar de forma self-service prosperarão. Ao eliminar silos e externalizar informações de múltiplas partes, empresas de manufatura poderão aumentar a visibilidade em suas redes de fornecedores, resolver problemas mais rápido, melhorar desempenho de fornecedores e gerar valor real para a organização.

Cada uma dessas abordagens alimenta uma verdade fundamental: Hoje, o blueprint tecnológico geral de uma organização é um componente central de sua estratégia de gestão de risco. À medida que cadeias de suprimentos crescem mais complexas e a margem de erro encolhe, empresas devem abraçar a transformação digital para maximizar eficiência internamente e demonstrar estabilidade a contrapartes, investidores e outras partes interessadas. Aquelas que não o fizerem rapidamente se verão ultrapassadas e superadas à medida que a inovação continua a acelerar. Isso é especialmente verdade na primeira milha, que pode fazer a diferença entre uma transação lucrativa e uma caça ao ganso selvagem.

Implementar soluções para atender a essas necessidades pode resultar em alguma interrupção inicial, mas com uma abordagem disciplinada, organizações podem fazer uma transição suave hoje enquanto maximizam suas chances de sucesso amanhã. Em um mundo repleto de incerteza, os benefícios da transformação digital são uma coisa em que empresas de manufatura podem confiar.

Manav Garg é fundador e CEO da Eka Software Solutions.