Garantindo a Prontidão da Primeira Milha para Fornecimento de Materiais Diretos

Interrupções cada vez mais comuns e graves colocaram o foco em processos inadequados e fraquezas operacionais nas cadeias de abastecimento. E embora seja quase impossível prever todos os cenários possíveis, a relutância das empresas em adotar novas soluções e abordagens de tecnologia continuará a exacerbar e estender a duração dos problemas quando eles surgirem.

Para empresas de manufatura, a “primeira milha” é um jogo de alto risco, geralmente responsável por até 70% das receitas. É o lugar onde as matérias-primas são obtidas, consolidadas e produzidas. A obtenção de matérias-primas como carvão, calcário, aço, cobre e assim por diante requer o estabelecimento de um alcance global e o gerenciamento de múltiplas camadas de complexidade e risco.

Sourcing é uma área particularmente madura para inovação e modernização. Os líderes de negócios em uma miríade de setores conhecem muito bem os desafios de gerenciar o processo de sourcing. Eles identificam a necessidade de um determinado produto e garantem o orçamento para adquiri-lo - e então o complicado processo de envolver e avaliar vários fornecedores ganha vida própria, transformando um problema em dois.

Os desafios de sourcing são predominantes em todas as indústrias, mas especialmente em commodities e materiais diretos devido à escala do espaço - os materiais são normalmente comprados a granel, necessitando de remessas massivas e muita colaboração entre as partes interessadas díspares. Além disso, a qualidade desses materiais pode variar muito e muitas organizações lutam para obter a visibilidade necessária para dar conta disso. Finalmente, os processos de aquisição devem ser concluídos dentro do cronograma, pois mesmo pequenos atrasos podem causar grandes interrupções na cadeia de suprimentos. Por exemplo, basta olhar para a saga do Canal de Suez, que ocorreu em março e continua a ter um grande impacto para um número significativo de indústrias globais.

Infelizmente, muitas organizações estão presas por plataformas legadas e processos antiquados que tornam impossível a aquisição eficiente. Os sistemas ERP têm demorado a atender aos requisitos de gerenciamento direto de materiais, o que geralmente envolve a contabilidade de vários tipos de categorias de produtos com parâmetros de qualidade específicos que os processos legados não podem suportar de forma adequada. Os sistemas P2P, por outro lado, são projetados principalmente para gerenciar gastos indiretos onde os fornecedores são amplamente intercambiáveis. Em contraste, o gerenciamento de materiais diretos depende da colaboração profunda e sustentada com fornecedores que trabalham como parceiros estratégicos para atender às metas de negócios.

Talvez a ineficiência mais significativa seja a falta de colaboração e visibilidade entre as várias partes interessadas na cadeia de suprimentos, com muitos fornecedores funcionando como caixas pretas, proporcionando pouca visibilidade em suas operações e dificultando o rastreamento de entradas, o rastreamento de variações e o gerenciamento de riscos.

A pouca colaboração que ocorre geralmente ocorre principalmente por meio de métodos antiquados e inseguros, como e-mail ou telefonemas - enquanto, ao mesmo tempo, informações essenciais e altamente confidenciais costumam ser armazenadas e compartilhadas por meio de uma modesta planilha. Também pode ser difícil alcançar as partes interessadas certas, quando necessário. Isso pode deixar as organizações lutando para responder a questões urgentes ou imprevistas.

É o momento certo para transformar as práticas de negócios de primeira milha com melhores estratégias de sourcing. Os fabricantes que dependem de materiais diretos ainda precisam tirar proveito das novas eficiências - em parte porque os sistemas que estão usando são muito complexos e inflexíveis para suas necessidades. Sem a capacidade de abordar questões específicas da categoria, os fabricantes correm o risco de desperdiçar novas oportunidades de adquirir os produtos de que dependem de forma mais flexível, colaborativa e eficaz.

Ao dominar a primeira milha, as empresas podem prever como as interrupções afetarão suas cadeias de valor e tomar medidas para minimizar esses impactos. Com visibilidade em tempo real e comunicações aprimoradas, as empresas podem trabalhar de forma mais colaborativa com os fornecedores para descobrir alternativas, ajustar os cronogramas de produção e minimizar os impactos nos resultados financeiros.

Construindo uma rede de fornecedores melhor

Para algumas empresas, o gerenciamento de riscos pode envolver a criação de uma rede de fornecedores mais diversificada e local, em vez de depender de alguns fornecedores globais. Outros podem ter especificações complexas que podem ser atendidas por apenas alguns fornecedores qualificados. Para garantir a disponibilidade de longo prazo de materiais diretos críticos, as empresas de manufatura estão encontrando novas maneiras de integrar fornecedores mais rapidamente e construir relacionamentos mais fortes com seus parceiros de fornecimento - tudo com processos padronizados com suporte de tecnologia.

Com uma visão melhorada e melhor comunicação, os compradores podem entender melhor as capacidades de um determinado fornecedor, identificar gargalos potenciais e preparar planos de contingência, se necessário. À medida que os esforços evoluem de meramente sobrevivência para prosperidade, o grau e a velocidade da recuperação de uma organização estarão mais diretamente ligados à sua capacidade de construir relacionamentos com fornecedores.

Automatizando Processos Críticos

A complexidade do sourcing direto de materiais requer uma abordagem automatizada e simplificada aos processos críticos - de eventos de sourcing a pedidos de compra (POs) e processamento de faturas. Com uma visão completa dos processos em sua cadeia de suprimentos, as empresas têm uma visibilidade mais profunda do que funciona e do que não funciona. Ao automatizar processos críticos, as organizações podem agilizar o trabalho, melhorar as comunicações e reduzir os erros que podem causar atrasos.

Rastreamento automatizado de POs, integração em tempo real com sistemas ERP / MRP e correspondência automatizada de faturas, POs e recibos podem ajudar as organizações a melhorar a produtividade em categorias críticas de gastos diretos. Eles podem aplicar mudanças a processos estabelecidos e medir o impacto dessas mudanças para impulsionar a melhoria contínua. Finalmente, eles podem aplicar algoritmos de AI / ML aos dados que estão gerando para refinar ainda mais os processos e a inteligência de superfície.

Impulsionando a colaboração e o insight

À medida que as empresas se tornam mais complexas e estendem seu alcance, a necessidade de colaboração segura e acessível só aumentará. Florescerão as empresas que tiverem sucesso na criação de espaços onde funcionários, parceiros e fornecedores possam colaborar de forma autônoma. Ao eliminar silos e externalizar informações de várias partes, as empresas de manufatura serão capazes de aumentar a visibilidade em suas redes de fornecedores, resolver problemas mais rapidamente, melhorar o desempenho do fornecedor e gerar valor real para a organização.

Cada uma dessas abordagens alimenta uma verdade fundamental:hoje, o projeto geral de tecnologia de uma organização é um componente central de sua estratégia de gerenciamento de risco. À medida que as cadeias de suprimentos ficam mais complexas e a margem de erro diminui, as empresas devem adotar a transformação digital para maximizar a eficiência internamente e demonstrar estabilidade para as contrapartes, investidores e outras partes interessadas. Aqueles que não o fizerem serão rapidamente ultrapassados ​​e superados à medida que a inovação continua a se acelerar. Isso é especialmente verdadeiro na primeira milha, o que pode fazer a diferença entre uma transação lucrativa e uma caça ao ganso selvagem.

A implementação de soluções para atender a essas necessidades pode resultar em alguma interrupção no início, mas com uma abordagem disciplinada, as organizações podem fazer uma transição suave hoje, maximizando suas chances de sucesso amanhã. Em um mundo repleto de incertezas, os benefícios da transformação digital são algo em que as empresas de manufatura podem contar.

Manav Garg é fundador e CEO da Eka Software Solutions.