Domínio do Sourcing Estratégico: 5 Passos Comprovados para Garantir Fornecedores de Alta Qualidade

Tradicionalmente, o objetivo do sourcing era identificar e selecionar um fornecedor que melhor atendesse aos requisitos do negócio e fosse o mais custo-efetivo. Em 2020, porém, o jogo mudou drasticamente. À medida que as empresas precisaram navegar por desafios sem precedentes nas cadeias de suprimento e demanda, tiveram que reestruturar rapidamente suas supply chains para atender às necessidades atuais e dos próximos seis meses.

A necessidade de tornar o sourcing mais estratégico e responsivo às demandas da organização nunca foi tão vital. À medida que as organizações readequam suas cadeias de suprimento para 2021, surge a oportunidade de revisitar seus processos de sourcing para estabelecer a estrutura e a organização necessárias para impulsionar os melhores resultados, seguindo estes cinco passos fundamentais para o sucesso do sourcing estratégico.

1. Avaliar, Coletar Dados e Construir a Estratégia

O primeiro passo começa com uma avaliação disciplinada e organizada das necessidades de sourcing. Este processo consiste nas seguintes etapas:

• Solidificar relacionamentos com fornecedores. Garanta que você tenha os relacionamentos certos com os fornecedores atuais para estar ciente e se preparar adequadamente para grandes projetos futuros — como novos desenvolvimentos ou planos de expansão.
• Análise de gastos (spend analysis). Realize um levantamento detalhado de quanto a organização gasta, em quê, onde e identifique áreas onde os gastos precisam ser otimizados.
• Validação do projeto. Determine se é necessário buscar um novo fornecedor para a categoria pretendida ou se é possível renegociar com os atuais.
• Coleta de dados. Reúna os requisitos e dados iniciais necessários, tais como:
  • Contratos existentes com fornecedores — incluindo termos e condições
  • Escopo de trabalho (Statement of Work)
  • Análise de mercado de suprimentos
  • Dados de gastos da análise de spend
• Estratégia do projeto. Em seguida, produza a estratégia do projeto detalhando o escopo e a escala da iniciativa pretendida, bem como os tipos de fornecedores a selecionar. Inclua também informações sobre mitigação de riscos.

2. Determinar o Modelo de Engajamento Adequado

Um elemento-chave no desenvolvimento da estratégia está na seleção de eventos de sourcing apropriados, como um eAuction (leilão eletrônico) ou um RFQ detalhado (Request for Quotation). Ambos oferecem vantagens, mas as diversas considerações devem ser pesadas cuidadosamente para determinar a abordagem certa para o seu negócio.

1. Iniciativas de baixo complexidade e alto valor. Para categorias com itens de alto valor e relativamente simples de negociar, tanto um eAuction quanto um RFX são adequados. Avalie: vale a pena arriscar levar este evento de sourcing para um ambiente de eAuction? Você pode obter um preço melhor, mas corre o risco de alienar um fornecedor mais confiável, embora com custo maior. Exemplo: hardware de computador em massa para uma organização, como notebooks, para os próximos 3-6 meses.
2. Iniciativas de alta complexidade e alto valor. Para processos de compra complexos, como aquisição de itens de nicho ou especializados, itens cruciais para o negócio ou projetos de longo prazo (ex.: equipar um novo edifício), você deseja desenvolver um bom relacionamento com um fornecedor em potencial. Isso significa investir mais tempo na construção desse rapport com um número menor de fornecedores reputados, em combinação com um RFI ou RFP online que possa ser acomodado por qualquer sistema de sourcing best-of-breed.
3. Iniciativas de baixa complexidade e baixo valor. Você conseguirá quick wins para o negócio com estes tipos de fornecedores. Coloque alguns dos produtos ou serviços comprados em volume em eAuction. Itens de baixo valor e simples de adquirir, como material de escritório ou itens básicos usados no negócio, podem ser enviados a leilão, onde fornecedores competirão em ambiente controlado para ganhar o contrato.
4. Iniciativas de alta complexidade e baixo valor. O ideal é usar um RFX para estes itens; com um processo de compra complicado, é demorado e ineficiente rodar um eAuction. Exemplo: pequenos itens de baixo valor, como uma pequena peça para um produto que você fabrica, mas que é vital que seja feita na especificação correta e com entrega garantida.

Em seguida, será necessário enviar solicitações de proposta (RFPs) para informar os fornecedores selecionados sobre o início do processo de sourcing. Provavelmente você lidará com múltiplas consultas de fornecedores em potencial, então certifique-se de explicar exatamente o que espera deles. Você receberá então respostas com propostas para avaliação.

Faça uma shortlist de fornecedores para levá-los à próxima fase de negociações, onde você executará sua atividade de Sourcing. Certifique-se de ter:

• Resumos de todas as respostas ao RFP
• Shortlist detalhada de todos os fornecedores
• Cópias da avaliação de viabilidade dos fornecedores
• Planos de negociação detalhados

3. Pesquisar e Selecionar o Fornecedor

Na pesquisa de fornecedores para potencial seleção, avalie os seguintes critérios:

• Habilidades de comunicação. Como tem sido a comunicação com o fornecedor até agora? Eles estão dispostos e aptos a responder suas perguntas? É por telefone, e-mail ou portal web? Se você tem dificuldade em contatar o fornecedor durante o processo de licitação, pode ser um sinal negativo.
• Operações do fornecedor. Verifique se o fornecedor escolhido pode atender seus requisitos no curto prazo e além. Recomendamos começar por estes pontos:
• Finanças. O fornecedor é financeiramente estável/lucrativo? Qual o nível de endividamento? Se a situação financeira não for boa, considere oferecer um contrato de curto prazo como teste.
• Infraestrutura. Interrogue o fornecedor para identificar como a organização está estruturada e se possui sistemas para suportar os volumes de bens/serviços que você pode precisar. Visite suas instalações, se apropriado, para testemunhar as operações in loco.
• Cadeia de suprimentos. A supply chain deles é robusta para sustentá-los se as circunstâncias piorarem? Se você precisasse aumentar o volume de um item, a cadeia do fornecedor conseguiria acomodar? Investigue se eles atendem a requisitos de curto prazo, como condições climáticas atípicas ou circunstâncias excepcionais.
• Ética. Solicite uma cópia da declaração de Responsabilidade Social Corporativa ou Diretrizes de Ética aplicáveis para garantir alinhamento com os requisitos do seu negócio.
• Clientes. O fornecedor tem um relacionamento enorme com outro cliente? Se sim, isso pode indicar dependência excessiva de um único cliente, o que potencialmente poderia interromper o nível de serviço que você recebe.
• Planos de contingência. Você integrará fornecedores à sua cadeia de suprimentos e precisa garantir que eles possam continuar entregando se o pior acontecer. Se não compartilharem esses planos, questione o porquê e reconsidere sua viabilidade.
• Competência. Avalie as capacidades do fornecedor contra seus requisitos. Converse com gerentes de contas ou outras pessoas do fornecedor em consideração. Faça perguntas profundas sobre sua capacidade de entregar sob circunstâncias extraordinárias, como condições climáticas extremas ou escassez de matérias-primas. Por fim, fale com clientes — você pode descobrir algo que o fornecedor não está compartilhando.
• Custo. Para garantir transparência no custeio, pergunte ao fornecedor:
  • Qual é o custo total do produto/serviço?
  • Este custo inclui manutenção, upgrades de serviço, pedidos excepcionais (se aplicável)?
  • Custos de entrega estão incluídos?
  • Quais margens eles estão praticando?

Após revisar tudo o acima, se um vencedor claro não for aparente, considere reabrir o processo de RFP para uma pequena seleção de fornecedores para incentivá-los a melhorar suas ofertas. Se você rodou um evento de sourcing RFX e for apropriado, poderia considerar rodar um eAuction contra os finalistas para obter um acordo melhor.

Uma vez selecionado, notifique o fornecedor e stakeholders internos via "Documento de Compromisso Go", contendo:

• Propostas de adjudicação
• Estimativas de benefício financeiro
• Planos de implementação
• Planos de transição
• Critérios e metas de KPI
• Avaliação e mitigação de riscos (medidas de compliance)
• Considerações contratuais (desenvolvimento de SLA / termos de pagamento / melhoria ano a ano)
• Comunicação à alta gestão
• Plano de comunicação para stakeholders-chave

4. Implementação do Contrato

Você precisará trabalhar com o novo fornecedor para elaborar um plano de comunicação para implementar os novos bens/serviços selecionados. Os riscos potenciais do relacionamento devem ser identificados e mitigados com medidas de compliance suficientes. Estes acordos são formalizados através de contrato assinado. No passado, isso era um processo enormemente demorado, envolvendo montanhas de papelada, mas hoje a tecnologia pode gerar contratos automaticamente com base em informações pré-preparadas inseridas no sistema anteriormente e do RFP submetido, garantindo precisão das informações do fornecedor.

Indicadores-chave de desempenho (KPIs) e objetivos devem ser definidos e monitorados para responsabilizar fornecedores. Finalmente, você está pronto para transferir a gestão do fornecedor às pessoas certas na sua organização, com checkpoints acordados para entrega de nível de serviço e performance contra SLAs e KPIs acordados.

5. Configuração de Faturas e Monitoramento

Uma vez que o fornecedor está onboarded, um processo de faturamento deve ser configurado. Qualquer novo acordo com fornecedor cria a oportunidade de defender a automação de faturas, especialmente se o novo contrato gerar alto volume de faturas.

O monitoramento contínuo e acompanhamento da performance do fornecedor deve incluir:

• Entregas pontuais de bens
• Produtos de alta qualidade
• Excelente atendimento ao cliente
• Fatura correta pelo valor e bens certos
• Rapidez na comunicação do fornecedor
• Disponibilidade de estoque

Finalmente, acompanhe o valor das economias obtidas com o novo fornecedor para reportar à organização como essas medidas de redução de custos habilitadas pelo procurement beneficiaram o resultado final.

Comprar para uma empresa é um processo complexo, mesmo nos melhores momentos. Garantir um processo sólido firmemente estabelecido permitirá que sua organização navegue habilmente por mudanças de mercado, escassez de suprimentos e necessidades em evolução de forma contínua.

Shannon Kreps é vice-presidente de marketing de produto na Medius, fornecedora global de software source-to-pay baseado em nuvem.