50 dicas e práticas recomendadas de gerenciamento de instalações especializadas

Seja você um gerente de instalações famoso e experiente ou apenas um aspirante, todos sabemos que este é um trabalho que requer educação continuada e muitos conselhos sábios, especialmente quando se trata de implementar novas tecnologias.
Para sua sorte, reunimos 50 das dicas e práticas recomendadas mais úteis e aplicáveis ​​das maiores mentes em gerenciamento de instalações hoje. Reserve um tempo para examinar essas dicas e truques para que você também possa fazer o que precisa para tornar suas instalações o mais modernas e seguras possível.
Organizamos as práticas recomendadas por seção. Clique nos links abaixo para pular para as dicas que você mais precisa.

• Dicas para reduzir os custos operacionais
• Dicas de manutenção preventiva
• Dicas de comunicação e gerenciamento da força de trabalho
• Dicas para aproveitar tecnologia, ferramentas, software e métricas
• Dicas de gerenciamento de estoque e ativos

Dicas para reduzir os custos operacionais

1. Corte a iluminação noturna do local. “Dependendo de como a iluminação do local é operada e conectada, você pode criar um 'modo de economia' para a noite quando o local estiver com a menor ocupação. Mantenha a iluminação do perímetro do local em torno de sua propriedade e todas as entradas e acionamentos principais acesos.
“Você precisa ter certeza de que a iluminação próxima ao prédio e todas as portas de entrada e saída permanecerão acesas, juntamente com quaisquer luminárias de emergência. Procure a iluminação do local entre essas zonas e faça acomodações em seus controladores de automação de iluminação para poder desligar as zonas ou circuitos menos ocupados.”— Mark Sanderson, conforme citado por Brandon Lorenz, Dez dicas para gerentes de instalações para cortar custos de energia, FacilitiesNet
2. Substitua a iluminação antiga por LEDs. “ O Memorial Sloan-Kettering Cancer Center escolheu LEDs para substituir a iluminação existente em uma garagem aberta 24 horas por dia, 7 dias por semana, reduzindo pela metade o consumo de energia da garagem. Enquanto isso, as Escolas Comunitárias de Mediapolis em Mediapolis, IA, também iniciaram um retrofit de iluminação externa de LED.
“A maioria de nossas luzes antigas eram de 250 ou 175 watts. Esses foram substituídos por LED de 30 watts. Nossas luzes de 70 watts foram substituídas por LEDs de 20 watts e nossas luzes de lata de 70 watts foram substituídas por LEDs de 10 watts. Receberemos um bom desconto de nossa empresa de energia elétrica, além de economias mensais em nossa conta de energia elétrica.”–Dennis Breuer, conforme citado por Janelle Penny, 12 principais estratégias para maximizar a economia de custos, Revista Edifícios; Twitter:@BuildingsMedia

3. Implementar um plano de projeto de instalação sustentável. “O design sustentável é mais atingível e acessível do que nunca, especialmente quando você pensa em anos em vez de dias e semanas. É importante notar também que o design sustentável é muito apreciado pelo público, o que é um incentivo extra para empresas interessadas em reforçar sua reputação como socialmente responsável e preocupada com o meio ambiente.”–David Verner, Reducing Industrial Facility Costs with Planejamento Sustentável, Desenvolvimento da Área; Twitter:@areaDevelopment
4. Conheça o custo total de todo o trabalho da instalação feito direta e indiretamente. “Para olhos destreinados, o braço de manutenção de instalações de uma empresa parece ser um buraco negro de custos. Os custos desses serviços de FM se somam e, a menos que surjam discrepâncias, é aí que a maior parte da análise de negócios termina. No entanto, os gerentes de manutenção de instalações, que estão a par de todas as nuances que compõem cada ordem de serviço, entendem as complexidades e despesas gerais envolvidas neste setor de negócios.
“Há uma infinidade de variáveis ​​que afetam o custo total de cada serviço, como despesas de viagem e materiais, além de outros custos operacionais diretos e indiretos associados ao gerenciamento de instalações.”–Sean Hartnett, Como calcular o custo real da manutenção de instalações , SMS Assist; Twitter:@SMSAssistLLC

5. Considere melhorias menos óbvias que afetam o uso de energia da instalação. “Alguns projetos relacionados à energia serão mais ou menos escondidos dos usuários e buscados principalmente para reduzir a demanda de energia, como atualizações de resfriadores e unidades de ventiladores. Tais projetos podem acabar proporcionando aos usuários da edificação um melhor controle de temperatura, mas esse não é o objetivo principal da atualização.
“Mudanças operacionais, como redução das horas de operação de HVAC e iluminação, e mudança de temperaturas de recuo, que exigem despesas muito pequenas (se houver) não afetam diretamente a experiência do usuário, mas podem produzir grandes reduções nas cargas de eletricidade. Em geral, trabalhar com a equipe de operações do prédio para reduzir o uso de energia pode produzir reduções impressionantes na carga.”–Jim Newman e Marcus Springer, Seja um herói com custos operacionais mais baixos em seu prédio , FMLink; Twitter:@FMLinkGroupLLC
6. Não se esqueça de olhar para o isolamento do seu edifício. “Todos os edifícios comerciais são isolados; os códigos de construção tornam obrigatório o isolamento até um determinado nível. Infelizmente, como a maioria dos edifícios são construídos sob estrita orientação orçamentária, eles geralmente têm apenas a quantidade mínima de isolamento. E porque a empresa que constrói o edifício raramente é a que o administra ou é proprietária, os dois têm pontos de vista distintamente diferentes sobre os orçamentos.
“Mais isolamento significa melhor eficiência. Sempre que possível, você pode aumentar o nível de isolamento e fazer com que ele faça diferenças imediatas no nível de conforto geral dos ocupantes do edifício. As medidas comuns incluem a instalação de janelas e sistemas de iluminação com eficiência energética e a reforma do telhado para minimizar o impacto solar no próprio edifício.”—Dicas para reduzir os custos de aquecimento e refrigeração comercial, Serviços totais do sistema

7. Utilize uma abordagem de fornecimento estratégico para encontrar os fornecedores certos para o trabalho nas instalações. “Encontrar os fornecedores certos para manter suas instalações pode ser difícil e demorado. De serviços de zeladoria a manutenção de terrenos e suprimentos de manutenção, garantir que os fornecedores forneçam cotações completas, desenvolver contratos com níveis de serviço claros e validar que a qualidade do serviço do fornecedor e os níveis de produtividade sejam mantidos são críticos para o sucesso de qualquer manutenção de instalações projeto.
“As tentativas de redução de custos na categoria de manutenção de instalações são temperadas pela incapacidade de colocar em risco os padrões de segurança e conforto de seus funcionários. Para muitas organizações, isso resulta no pagamento de um prêmio aos fornecedores de manutenção de instalações.”—Estratégias estratégicas de fornecimento para a categoria de gerenciamento de instalações e manutenção de instalações, Serviços de Gerenciamento Source One; Twitter:@getsavings
8. Sua planta de caldeiras pode ser uma importante fonte de potencial de ganho de eficiência. “Hoje, as caldeiras podem atingir eficiências de até 96% usando a tecnologia de condensação; no entanto, um edifício típico, incluindo edifícios novos, usa caldeiras do tipo atmosférico que, para todos os efeitos, são apenas um pouco mais avançadas do que um bico de Bunsen de laboratório de ciências. Essa tecnologia é confiável e funciona, mas é cara para operar. Normalmente, vemos essa tecnologia instalada para minimizar os custos de construção com muito pouca consideração pelo impacto energético de longo prazo que o orçamento operacional do edifício deve absorver.”–Ross Morley e Ed Porasz, Six Energy Audit Tips para gerentes de construção , Rede REMI; Twitter:@REMINetwork

9. Agende uma auditoria energética profissional. “Uma auditoria energética identifica e desenvolve sistematicamente oportunidades para ajudar a reduzir o uso de energia em uma instalação institucional ou comercial e, como resultado, diminuir os custos operacionais do edifício. O foco na auditoria é imperativo para os gerentes de manutenção e engenharia.
“Determinar as áreas e sistemas a serem incluídos em uma auditoria depende em parte dos recursos que uma organização está disposta a investir em eficiência energética, a complexidade das instalações e a quantidade de detalhes e análises desejados da auditoria. Compreender esses fatores ajudará os gerentes a selecionar o nível de auditoria que se adapta às necessidades do edifício e da organização.”–David Cosaboon, Qual ​​auditoria energética é adequada para sua instalação ?, FacilitiesNet
10. Identifique as principais eficiências potenciais no uso de energia da sua cozinha. “As cozinhas comerciais consomem muita energia, consumindo cerca de 2,5 vezes mais energia por metro quadrado do que qualquer outro espaço comercial, de acordo com a Agência de Proteção Ambiental dos EUA (EPA). Desse total, apenas 40% é usado na preparação e armazenamento de alimentos, diz o Carbon Trust do Reino Unido; grande parte da energia desperdiçada é dispersa na cozinha.
“A tecnologia existe para reduções drásticas no consumo de energia, resultando em reduções de pegada de carbono e economias de custos significativas. A EPA afirma que os restaurantes que investem estrategicamente podem reduzir os custos de energia entre 10% e 30%; A Foodservice Consultants Society International (FCSI), a organização profissional para serviços de consultoria de design e gerenciamento, estima que a economia de energia pode chegar a 40%, o que equivale a 3%-6% dos custos operacionais.”–Energy Eficiência na Cozinha , Hoteleiro Verde; Twitter:@green_hotelier

11. Considere os custos de todo o ciclo de vida de um edifício. “Os custos do ciclo de vida são uma maneira de medir o custo das melhorias na infraestrutura de construção ao longo do tempo. Isso permite que os profissionais de gerenciamento de edifícios e instalações determinem se o custo para melhorar um elemento específico de um edifício ou um sistema nele em relação à economia de custos no mesmo período. Se o custo de uma atualização ao longo de sua vida útil oferecer uma vantagem sobre os custos operacionais de construção que ela economizará, geralmente é considerado um bom investimento.”—Respostas a 8 perguntas comuns sobre custos de operação de construção , Enervise

Dicas de manutenção preventiva

12. Meça seu PM em relação a todas as atividades de manutenção. “Desenvolva medidas de desempenho para o seu processo de PM com ênfase na medição da quantidade de PM que é trabalho concluído em comparação com todos os outros trabalhos. O total de horas de PM deve ser a porcentagem mais alta de todo o trabalho de manutenção do departamento. Esse objetivo pode parecer impossível, mas com o tempo, é muito alcançável.” –Michael Cowley, 5 dicas para uma manutenção preventiva bem-sucedida , FacilitiesNet

13. Defina um plano e cumpra-o. “A manutenção preventiva tem tudo a ver com planejamento, puro e simples. Cada equipamento ou maquinário à sua disposição ou sob seus cuidados deve ter um cronograma de que tipo de manutenção requer e quando requer esse check-up.
“Definir um cronograma não apenas garante que seu equipamento fique em bom estado -top para a duração de sua vida útil projetada, mas também ajuda a planejar as necessidades de pessoal e ficar dentro do orçamento. Depois de ter o plano pronto, nunca se desvie dele.”–Lisa Richards, 7 dicas de manutenção preventiva para sua instalação , MAPCON; Twitter:@MAPOCONtech
14. Concentre-se em modelos de falha específicos. “Modos de falha são definidos como “como algo falha”. Vamos usar um telhado plano/membrana para mostrar um exemplo do que é um modo de falha. Em um telhado plano/de membrana, um modo de falha pode ser “penetração da membrana do telhado” e as causas desse modo de falha podem ser muitas. Conhecer o(s) modo(s) de falha de um item específico de manutenção, como um telhado de membrana e suas causas, pode ser a chave para a detecção precoce de falha do telhado (não atendendo à intenção do usuário final) para que o reparo possa ser feito antes que afete uma operação .“–Ricky Smith, Cinco dicas para otimizar um programa de manutenção preventiva de instalações, Revista de Sistemas de Engenharia; Twitter:@esmagazine

15. Faça um passo a passo proativo para encontrar “pequenos” problemas. “Pegue os pequenos problemas agora antes que se tornem grandes. Abordar pequenos detalhes pode resultar em grandes melhorias na aparência e na funcionalidade. Peça ao seu provedor de serviços de instalações, empresa de zeladoria e/ou faz-tudo para caminhar com você, concentrando-se em detalhes que você normalmente ignoraria. Algumas coisas a serem inspecionadas para reparo/substituição são:portas (varredores de portas, batentes de portas, travas, etc.), guardas de canto, azulejos e argamassa, interruptores de luz e placas frontais, telhas de teto, bancadas e prateleiras, armários e dobradiças e extintores de incêndio.
“E não se esqueça de como tudo parece mais fresco com nova calafetagem e uma nova camada de tinta nas paredes – o clima mais quente pode tornar a primavera um ótimo momento para dar uma nova vida estética às suas instalações.” –Bob Clarke, 6 dicas de manutenção de primavera para instalações , Revista de Edifícios; Twitter:@BuildingsMedia
16. Saiba a diferença entre manutenção preditiva, preventiva e reativa. “Geralmente, existem três abordagens para a manutenção predial usadas pelos gerentes de instalações:

• Reativo – Esta é a abordagem “conserte quando quebrar”.
• Preventivo – Esta é a abordagem “verifique e faça reparos antes que quebre”.
• Preditivo - Esta é a abordagem "usar a tecnologia para prever quando um problema ocorrerá e fornecer manutenção de acordo".

O tipo mais comum de manutenção empregado pelos gerentes de instalações é a abordagem “reativa”. De acordo com um post da Akita Box sobre planejamento de manutenção preventiva, 85% do gasto total com manutenção é em manutenção reativa. A razão para isso é simples:é o mais barato – ou pelo menos parece ser o mais barato. A realidade é que só é o mais barato quando tudo está funcionando bem. Mas, como todos sabemos, as coisas nem sempre correm bem.”–Neal Peters, Top Ways to Reduce Maintenance Costs for Your Facility , Cuidados DPM; Twitter:@dpmcare

17. Entenda a diferença entre tempo de trabalho e tempo ocioso. “Você pode agendar a manutenção preventiva com base nas leituras dos medidores de um equipamento. No entanto, os medidores de equipamentos geralmente não diferenciam entre tempo de trabalho e tempo ocioso. Assim, uma máquina que fica ociosa por 20% do tempo pode ter manutenção preventiva programada com mais frequência do que o necessário. Se o tempo ocioso for previsível, pode fazer sentido programar a manutenção preventiva com base em intervalos de medição maiores.”— 7 dicas para planejar a manutenção preventiva de equipamentos, SM Global
18. Certifique-se de que suas tarefas de manutenção preventiva sejam benéficas para o seu equipamento. “Engraxar a cremalheira e o pinhão de uma serra de viga, por exemplo, pode fazer com que graxa e pó de serra se solidifiquem dentro das engrenagens ao longo do tempo, eventualmente impedindo que elas se movam. Se você não tiver certeza de quais tarefas são benéficas para cada equipamento, pergunte ao seu representante de equipamentos.”— 10 dicas para manutenção preventiva, Máquinas de Estilos; @StilesMachinery

19. Antecipar futuras necessidades de estoque de peças de reposição. “ Having spare parts and supplies around the time of a major preventive maintenance schedule is absolutely critical. Asset management software allows you to check the availability of the spare parts for dates when the work orders are due. This report can help you identify parts that are insufficient for the required work orders in the future. If you know which parts you are falling short on, you can order them in advance from suppliers rather than waiting till re-order limits are reached.”—7 Tips for Better Equipment Preventive Maintenance , Nexgen Asset Managment; Twitter:@nexgenam1

Workforce Management and Communication Tips

20. Use different methods of communication. “Appropriate repetition and reinforcement are necessary. The average person is bombarded with more than 300 messages while at work, and multiples of that outside of work, Finney says. Getting a message to land with an audience might take as many as 12 repetitions, in some cases, he says.”–John Finney as quoted in Facilities Maintenance Decisions Magazine, For Good Facility Management Communication, Keep Three Points in Mind; Twitter:@maintenance_mag

21. Optimize the use of available workspace. “Space costs money. Knowing that we are moving towards a working environment consisting of virtual or mobile workers, investing time in developing new workplace designs that can suit these new ways of working while increasing space utilization rates can result in impressive cost savings. Flexible workstations, distributed workplace strategy and mobile workplace strategy are just a few ways of maximizing the value of current properties. Reinvestment can with advantage be allocated to less space, but better space propositions.”—7 Ways to Grow Competitiveness in the Facility Management Industry by 2020 , Service Futures; Twitter:@issworld
22. Be the master of your company’s physical assets. While other managers may work to manage clients or staff, your job is to manage facilities and all that occurs in them. Your corporation’s physical assets are just as important as your human resources, and you are the expert in this field. Whether it’s collating data or contributing to the organization’s bottom line, your input is a valuable part of corporate decision-making. If you’d like to change buying practices or convert to more energy-efficient heating, make a statement and back it up with your data and your years of facilities management experience.–James McDonald, 5 Things Facilities Managers Must Do to Gain Respect &Clout, iOffice; Twitter:@iofficecorp

23. Set clear definitions for facilities work practices. “Workplace inclusion has to be clearly defined before any initiatives can be pushed forward. One useful definition of an inclusive office is a workplace in which all staff are treated with respect and have equal access to resources and opportunities. Facility managers should build on this high-level description to create an idea of what concepts like equal access, diversity and fairness look like in their own facilities. Including these definitions in your company’s core values will help you to set clear goals and build concrete policies.”–Nick Mason, A Facility Manager’s Guide to Inclusive Workplaces Office Space Software; Twitter: @OfficeSpaceSw
24. Use a design that plans for social time and spaces. “Let’s get together:when you’re designing your facilities, design social spaces for your employees. These might be lunch or break rooms, games rooms, gyms, or even community gardens. When you provide places where employees can relax and socialize in a less-structured atmosphere, you may find that new connections emerge between departments and between different levels of management.”–Tiffany Bloodworth Rivers, 7 Tips to Help Facilities Managers Make The Workplace A Stress Free Zone , iOffice; Twitter:@iOfficeCorp

25. Consider moving some basic activities from outsourcing to in-tasking. “Another possibility for cutting costs, say experts, is not just moving staff around, but moving work around also. This means carefully examining all outsourcing contracts to see if they can be scaled back and the work completed by in-house staff. Bechtol says she’s actually been doing this for years — completing tasks like painting and cleaning with in-house staff and overtime — but it’s even more valuable now in tough economic times.”–Nancy Bechtol as quoted by Greg Zimmerman, Facilities Maintenance Decisions Magazine; Twitter:@maintenancemag
26. Create a formal in-house process for developing employee skills. ”We are focused on ‘building a bench’. This concept is broadly used to describe our attempt to formally identify in-house talent in many of our labor shops. We identify talent through a competitive selection process based on potential vs. skills and promote our selected personnel to the worker and helper level while training them to achieve appropriate full mechanic level with associated certifications/licenses.”–Robin Morey as quoted by Higher Ed Facilities Forum, Dealing with an Aging Facilities Management Workforce, Twitter:@HEFForum

27. If outsourcing your FM, work with an agile partner who adapts to your needs. “This is one of the single biggest advantages that smaller providers have. They can allow their frontline staff to be creative and actually make changes to processes and implement them. This directly leads to the client receiving a more fit-for-purpose solution and ultimately receiving greater value which grows a greater relationship.”–Andrew Hulbert, as quoted by Kevin Stanley, The Art of Delegation, FMWorld; Twitter:@fm_world
28. Sell your department wisely during budget presentations. “We always present our budgets by leading with how the proposal responds to a real problem. In other words, there has to be a compelling reason based on our mission for why we would submit budgets for anything.” By presenting specific information on how and why you’ve chosen your budget numbers, you can help the C-suite see that your budget is well within reason.”–Tim Woodley, as quoted by David Spence, 5 Budgeting Tips for Facilities Managers , Office Space; Twitter:@officespacesw

29. Automate the work order process. “When you automate the work order process, you remove human error associated with it. Essentially, you’re taking the people out of the process and ensuring nothing gets missed or overlooked. Doing this allows you to create, track, edit and automatically communicate work orders for your facility. This is number one on the list, because it’s one of our favorite habits – and arguably the most important! Don’t let problems with employees slow down your operation or increase workplace stress for others.”—The 7 Habits of Highly Effective Facility Managers, 24/7 Software; Twitter: @247_software

Tips for Leveraging Technology Tools, Software, and Metric

30. Utilize software to help facilities managers organize and access information.
“There are many different software options out there than can aid FMs in organizing and streamlining their everyday tasks. This ranges from software designed to help manage all maintenance activities to logging and tracking facility visitors for security purposes.
There are also several comprehensive facility management software options available. One popular option in this area is NetFacilities, a web-based software that aims to centralize the many things FMs need to manage—from vendors and work orders to asset management and preventative maintenance—in one convenient place.”–Neal Peters, Top Technology Tools for Facility Managers , DPM Care; Twitter:@dpmcare

31. Utilize modern smart sensor solutions to reduce costs and enhance capabilities. “By populating buildings with such smart sensors, operating costs are dramatically reduced, productivity is enhanced, and occupants’ comfort is improved. Specifically, detailed information about occupants’ presence, location, count, and activity can now be used to significantly optimize facility management. Hot desking, meeting rooms booking, optimized space planning, and energy savings are some of the immediate use cases.”–Itamar Roth, Facility Management Is Facilitated By Smart Sensors, Facilities Executive ; Twitter:@facilityexec
32. Manage HVAC remotely using software tools. “One of the most exciting features of Facilities Management software is the ability to manage heating and cooling remotely, or set a programmable thermostat to move set temperatures up or down throughout the day. Facilities planners love the ability to analyze and explore energy use from heating and cooling systems. Leaders can use the ‘business intelligence’ delivered by the software to set thermostats and controls for maximum savings in energy costs. Some of these tools can even be ported to smartphones to help remote managers do their jobs from wherever they happen to be.”—10 Ways Software Can Help with Facilities Management , SelectHub; Twitter:@selecthub

33. Use your software to double-check your compliance. “Maintenance and facilities administration systems must frequently abide by national and global regulatory requirements. All maintenance administrators face occasional random or audits inspections by regulatory authorities. Maintenance software enables you to prove regulatory conformity and decrease the amount of paperwork and preparation that is needed for an audit. Maintenance administrators can simply create reports showing the maintenance work done on essential machinery. This makes conformity traceable and minimizes the risk of non-compliance penalties.”—7 Steps to Successful Facilities Management , Fasttac; Twitter:@fasttac
34. Facilities management KPIs should highlight errors and opportunities. “KPIs allude to opportunities and errors in your company. Paired with the Internet of Things (IoT) and energy management systems, KPIs can be used to highlight missed maintenance tasks, greater traffic area of your business or problems with machinery. Take, for example, using a percentage KPI of planned maintenance against reactive maintenance. In other words, is preventative maintenance saving more money than repairing equipment when it fails?”—7 Tips for Creating Facilities Management KPIs , Entouch Controls

35. Use building information monitoring to monitor system performance. “Closely monitoring energy and water use to reduce building-operating costs is another benefit. By allowing owners to monitor and analyze the performance of multiple systems—air-conditioning levels, lights on automatic dimmers, water usage—BIM can lead to more thoughtful energy use, lowered expenses, and increased asset value.”–Michael Schley as told by Jeff Link, BIM for Facilities Management:4 Tips to Improve Lifecycle Performance and Reduce Costs , Autodesk; Twitter:@autodesk
36. Consider advanced automated building entry solutions. “A feature that’s gaining a lot of ground is using facial recognition technology to let people in and out of the building. It’s more secure than key fobs or cards, and unlike cards and fobs, you can’t forget your face at home. It’s like batting a triple, or killing three birds with one stone. Automated building entry removes the need to grant special access to the building, replace missing key fobs or cards, or issue new ones to new employees.”–Michael Moulton, 5 Tech Features Facilities Managers Can’t Live Without , Teem

37. Provide a customer facing software solution for reporting improvements and tracking requests. “Offering simple solutions for your customers will keep them happy – and your buildings running smoothly. A quality customer facing solution will equip customers to report issues around your facility and track the progress of their requests. Not only does a customer portal help your clients feel heard as you keep them up to date on progress. A digital customer request system simplifies the work order and assignment process for your facilities management team as well.”—Top Facilities Management Tips for Long-Term Success , AssetWorks; Twitter:@AssetWorks
38. Thermal imaging technology can help identify and fix unseen problems. “ Performing facility maintenance and engineering tasks is like sailing among icebergs. What technicians can’t see will sink them — or their facilities. Thermal imaging technology gives technicians the ability to see the unseen, making it easier to spot failing motors and electrical components, HVAC condensate leaks, bad ductwork, and leaky roofs. Technicians then can fix problems before they become large headaches, as well as reduce heating and cooling costs as part of sustainability initiatives.”–John Anderson, Putting Thermal Imaging to Work in Facility Maintenance, FacilitiesNet

39. Integrate a facilities management software system. “A surprising number of facilities managers have no true system in place for managing their space. More than a quarter of everyone interviewed – 28 percent – say they currently do not use any type of facilities management system. A further 23 percent of participants use pen and paper methods for their facilities management. While this is slightly better than no system at all, it still makes it very difficult to collect data, keep accurate records, or gain much insight from the information they have.”—The Importance of Facilities Management Systems , Team Support; Twitter:@teamsupport
40. Leverage your software system to make EH&S benchmarks transparent. “Facilities Management software is specially designed to help make health and safety benchmarks and outcomes transparent. It may help significantly with compliance with various industry standards, such as HIPAA in the healthcare industry and Sarbanes-Oxley in the financial field. It can help to document best practices for avoiding accidents, or in the worst case scenario, document the facts around a workplace accident. Various types of health and safety features can save a lot of time and effort for busy management teams, and help the company to benefit from a better reputation.”—10 Ways Software Can Help with Facilities Management, Select Hub; Twitter: @selecthub

41. Have an equipment criticality matrix to prioritize work. “This method identifies how critical a piece of equipment or maintenance task is to your business and will ultimately show you where it should land in your prioritization process. Criticality measurements should be standardized by assessing how seriously a single piece of equipment would disrupt operations in the event of a failure. “–Ashok Sharma and Barry Lawrence, 5 Essential Tools for Facilities Managers , eLearning Industry; Twitter:@elearnindustry
42. Smartsheet software can add unique collaboration features to everyday spreadsheet use. “Smartsheet is a spreadsheet that you share with your co-workers, but its features go far beyond Excel. This tool combines the traditional spreadsheet with project management tools, templates, and forms and allows you and your colleagues to access spreadsheets on mobile devices and work on them collaboratively.”–Tiffany Bloodworth Rivers, 9 Easy-To-Use Tools That Will Help Any Facilities Team Collaborate, iOffice; Twitter:@iOfficeCorp

43. Adaptive workflow tracking allows you to track activity throughout a diverse workforce. “The business world is increasingly embracing a larger remote workforce. Offices are used as areas to collaborate, develop, and design new ideas. The day-to-day work can be, and often is, done from home. That means you’ll need the ability to track workflows and project tasks across a diverse workforce. Emailing details back and forth regarding a project gets hectic, and it’s easy to lose an important piece of a proposal to your inbox.
Again, we’ll turn to automation – adaptive workflow tracking software that shows real-time project progress via a cloud-based platform will be the norm in a few short years. Products such as Trello or Asana are great examples of adaptive workflow tracking integrating with high success into businesses of all sizes.”–Michael Moulton, 5 Tech Features Facilities Managers Can’t Live Without, Teem

Inventory and Asset Management Tips

44. Keep your facilities management documents consistent and accurate. “ If you’re a responsible facilities manager, you have to know what you’re responsible for. You cannot do your job properly without the correct information. If you don’t have proper records on the state of your facilities, you can’t do your job as a facilities manager. Without accurate documentation, you can’t even get a good bid from a vendor for work on your building. The first thing they will ask is, Where are the As-Built drawings? Without the As-Builts, the bid could be much higher.”—7 Tips on Reducing Facilities Maintenance Costs and Risks, SKYSITE; Twitter:@skysiteproject

45. Implement a consistent asset tagging process. “ Verify assets from a minimum of two data points, such as the barcode and the item’s serial number. When disposing of assets, this step is crucial to ensure an “accurate and verifiable chain of custody,” which can help to mitigate data breaches (particularly for the disposal of IT assets) and also help to maintain compliance with regulations.
“Implementing a consistent asset tagging process flow ensures that all assets received by your company are consistently classified and tracked, making it easy to locate assets throughout the company, implement regular maintenance schedules, and maintain accurate record-keeping for auditing and accounting purposes. Developing clear policies and procedures and training your team members on approved asset tagging procedures streamlines processes and can ultimately have a positive impact on your bottom line, allowing you to improve resource utilization, reduce unnecessary duplication of assets, and get more usable life out of your investments.”–Varsha Saha, 6 Steps in Asset Tagging Process Flow , Camcode; Twitter:@camcode
46. Keep assets updated and clearly define essential vs. non-essential assets. “After collecting data and developing a maintenance schedule for your assets, you need to plan for the long-term maintenance of your asset inventory. Specifically, put a plan in place that revolves around updating and decommissioning assets. In some cases, you may find that a particular asset, even if updated, isn’t serving your organization in the best way, making it a non-essential asset that you don’t need to continue holding. Similarly, by having a working inventory list and accompanying data, dealing with critical needs and unexpected asset failures will be easier because you know exactly what needs to be done and when it needs to take place.”–Luke Perkerwicz, The Beginners’ Guide to Facility Asset Management , AkitaBox; Twitter:@Akitabox

47. Track and dispose of decommissioned assets. “ However good asset management and maintenance planning is, there comes a time when an asset reaches the end of its useful life and should be disposed of. On a practical level, all assets disposed of must be recorded on the asset register/software, to ensure they are not included as part of the organization’s portfolio. An equipment disposal form will allow the asset ‘owner’ to explain how the asset was disposed of and identify any residual value.”–Gary Watkins, Effective Asset Management for Facilities Managers, Service Works; Twitter:@service_works
48. Do an asset assessment and document those conditions. “If you’re trying to get a handle of your documents, the first thing you should do is an asset assessment. Detail the condition of all the main equipment and systems, and document those conditions. No technology can help you unless you document what you have. After the assessment, you should create and begin a proactive maintenance program, as well as an equipment replacement plan—that should be a 3-year to 5-year plan. Even if the piece of equipment is 30 years old, you need to know when you need to replace it.”—7 Tips on Reducing Facilities Maintenance Costs and Risk, SKYSITE; Twitter:@skysiteproject

49. Consider a strategic asset management approach. “Strategic asset management integrates key relationships between planning and delivery activities. The framework that underpins the decision-making process of those activities is key, as it allows informed decisions and correlation between strategic goals and delivery outcomes. It also acts as the integration mechanism between a singular project and an organization’s wider portfolio of projects.”–Mark Jordan, An Asset Management Approach to Facilities Management , FM Magazine; Twitter:@FMmagazine_au
50. Maximize vertical space in your warehouse. “ A warehouse has a set amount of square footage to utilize, making innovative, optimized layouts appealing for today’s warehouse managers who are faced with storing increased product volume in a static amount of space. In 2016, consider making better use of the vertical space in your facility, but don’t neglect layout optimization best practices. Maximize your use of vertical cubic footage by placing seasonal products or those that move less frequently in harder-to-reach vertical storage areas.”–Varsha Saha, 6 Tips for Better Warehouse Inventory Management in 2017 , Camcode; Twitter:@Camcode

Produtos e soluções de rastreamento da Camcode:

• Etiquetas magnéticas do armazém
• Etiquetas de vinil
• Propriedade dos adesivos
• Etiquetas de código de barras personalizadas
• Property Tags
• Etiquetas de segurança
• Marcadores de tubulação
• Etiquetas de UID
• Permanent Labels for Equipment
• Pallet Labels