50 Dicas Comprovadas de Gestão de Instalações e Melhores Práticas

Seja você um gerente de instalações celebrado e experiente ou apenas aspirante, todos sabemos que este trabalho exige educação contínua e bons conselhos, especialmente sobre implementação de novas tecnologias.
Felizmente, reunimos 50 das dicas e práticas mais úteis e aplicáveis das maiores mentes em gestão de instalações hoje. Reserve tempo para ler estas dicas e truques para que você também possa tornar sua instalação tão moderna e segura quanto possível.
Organizamos as melhores práticas por seção. Clique nos links abaixo para ir às dicas que mais precisa.

• Dicas para Reduzir Custos Operacionais
• Dicas de Manutenção Preventiva
• Dicas de Gestão de Força de Trabalho e Comunicação
• Dicas para Aproveitar Tecnologia, Ferramentas, Software e Métricas
• Dicas de Gestão de Inventário e Ativos

Dicas para Reduzir Custos Operacionais

1. Corte iluminação noturna do site. "Dependendo de como a iluminação do site é operada e circuitada, você pode criar 'modo economia' para noite quando o site está em menor ocupação. Mantenha iluminação perimetral na propriedade e todas entradas e vias principais acesas. Você precisa garantir que iluminação próxima ao prédio e todas portas de entrada e saída permaneçam acesas junto com luminárias de emergência iluminando caminhos. Procure iluminação entre estas zonas e faça acomodações nos controladores de automação para desligar zonas ou circuitos menos ocupados." — Mark Sanderson, citado por Brandon Lorenz, Dez Dicas para Gerentes de Instalações Cortarem Custos de Energia, FacilitiesNet

2. Substitua iluminação antiga por LEDs. "O Memorial Sloan-Kettering Cancer Center escolheu LEDs para substituir iluminação existente em garagem 24/7, reduzindo consumo pela metade. Enquanto isso, Mediapolis Community Schools em Mediapolis, IA, também embarcou em retrofit de iluminação externa LED. 'A maioria de nossas luzes antigas eram 250 ou 175 watts. Substituídas por 30W LED. Nossas de 70W por 20W LED e can lights de 70W por 10W LED. Teremos bom reembolso da elétrica, mais economia mensal.'" — Dennis Breuer, citado por Janelle Penny, Top 12 Estratégias para Maximizar Economia de Custos, Buildings Magazine; Twitter:@BuildingsMedia

3. Implemente plano de design sustentável. "Design sustentável é mais atingível e acessível que nunca, especialmente pensando em anos em vez de dias e semanas. Também vale notar que design sustentável é bem visto pelo público, incentivo extra para empresas interessadas em reforçar reputação como socialmente responsáveis e ambientalmente conscientes." — David Verner, Reduzindo Custos de Instalações Industriais com Planejamento Sustentável, Area Development; Twitter: @areaDevelopment

4. Conheça o custo total de todo trabalho de instalação, direto e indireto. "Para olho não treinado, o braço de manutenção de instalações parece buraco negro de custo. Custos destes serviços somam, e a menos que discrepâncias surjam, é onde a maioria da análise de negócios termina. No entanto, gerentes de manutenção, que conhecem todas nuances de cada ordem de serviço, entendem complexidades e overhead envolvidos. Existem múltiplas variáveis afetando custo total de cada serviço como taxas de deslocamento e materiais, além de outros custos operacionais diretos e indiretos associados à gestão de instalações." — Sean Hartnett, Como Calcular o Custo Real de Manutenção de Instalações, SMS Assist; Twitter: @SMSAssistLLC

5. Considere melhorias menos óbvias que impactam uso de energia. "Alguns projetos relacionados a energia serão mais ou menos ocultos dos usuários e buscados principalmente para reduzir demanda, como upgrades de chillers e unidades de ventilação. Tais projetos podem proporcionar melhor controle de temperatura, mas não é objetivo primário. Mudanças operacionais como reduzir horas de operação de HVAC e iluminação, e alterar temperaturas de setback, que requerem gasto muito pequeno (se houver) não afetam experiência do usuário diretamente, mas produzem grandes reduções em cargas elétricas. Em geral, trabalhar com equipe de operações do prédio para reduzir uso de energia pode produzir reduções impressionantes." — Jim Newman e Marcus Springer, Seja Herói com Custos Operacionais Menores no Seu Prédio, FMLink; Twitter: @FMLinkGroupLLC

6. Não esqueça de olhar o isolamento do prédio. "Todos prédios comerciais são isolados; códigos tornam obrigatório isolar até certo nível. Infelizmente, como a maioria é construída sob rigorosa orientação orçamentária, geralmente usam apenas isolamento mínimo. E como a empresa que constrói raramente é a que gerencia ou possui, as duas têm visões distintas sobre orçamentos. Isolamento maior significa melhores eficiências. Sempre que possível, aumente nível de isolamento e tenha diferenças imediatas no conforto dos ocupantes. Medidas comuns incluem instalar janelas e sistemas de iluminação eficientes, e refazer telhado para minimizar impacto solar." — Dicas para Reduzir Custos Comerciais de Aquecimento e Resfriamento, Total System Services

7. Utilize abordagem de sourcing estratégico para encontrar fornecedores certos. "Encontrar fornecedores certos para manter instalações pode ser difícil e demorado. De serviços de limpeza a jardinagem e suprimentos de manutenção, garantir que fornecedores dão orçamentos comparáveis, desenvolver contratos com níveis de serviço claros, e validar que qualidade e produtividade são mantidas são críticos para sucesso de qualquer projeto de manutenção. Tentativas de cortar custos na categoria de manutenção são temperadas pela incapacidade de colocar em risco padrões de segurança e conforto dos funcionários. Para muitas organizações, isso resulta em pagar prêmio a fornecedores." — Estratégias de Sourcing Estratégico para Categoria de Manutenção e Gestão de Instalações, Source One Management Services; Twitter: @getsavings

8. Sua central de caldeiras pode ser fonte major de ganho de eficiência. "Caldeiras hoje atingem eficiências de até 96% usando tecnologia de condensação; porém, prédio típico, incluindo novos, usa caldeiras atmosféricas que, para todos efeitos, são apenas ligeiramente mais avançadas que bico de Bunsen de laboratório. Tecnologia é confiável e funciona, mas cara para operar. Tipicamente vemos esta tecnologia instalada para minimizar custos de construção com pouca consideração para impacto energético de longo prazo que o orçamento operacional absorve." — Ross Morley e Ed Porasz, Seis Dicas de Auditoria Energética para Gerentes de Prédios, REMI Network; Twitter: @REMINetwork

9. Agende auditoria energética profissional. "Auditoria energética identifica e desenvolve oportunidades sistematicamente para reduzir uso de energia em instalação institucional ou comercial e, como resultado, diminuir custos operacionais. Focar a auditoria é imperativo para gerentes de manutenção e engenharia. Determinar áreas e sistemas a incluir depende partly dos recursos que a organização está disposta a investir em eficiência energética, complexidade das instalações, e nível de detalhe e análise desejado. Entender estes fatores ajuda gerentes a selecionar nível de auditoria que atenda necessidades do prédio e organização." — David Cosaboon, Qual Auditoria Energética é Certa para Sua Instalação?, FacilitiesNet

10. Identifique eficiências maiores potenciais no uso de energia da cozinha. "Cozinhas comerciais são grandes consumidoras de energia, consumindo cerca de 2,5 vezes mais energia por metro quadrado que qualquer outro espaço comercial, segundo EPA. Destes, apenas 40% usado em preparo e armazenamento de alimentos, diz Carbon Trust UK; muito desperdiçado dispersa na cozinha. Tecnologia existe para reduções dramáticas no consumo, resultando em reduções de pegada de carbono e economia significativa. EPA afirma que restaurantes que investem estrategicamente cortam custos energéticos 10-30%; FCSI estima economia de até 40%, equivalendo a 3-6% de custos operacionais." — Eficiência Energética na Cozinha, Green Hotelier; Twitter: @green_hotelier

11. Considere custos de ciclo de vida total do prédio. "Custos de ciclo de vida medem custo de melhorias na infraestrutura ao longo do tempo. Permite profissionais de gestão de prédios e instalações determinar se custo de melhorar elemento particular ou sistema contra economia no mesmo período. Se custo de upgrade ao longo da vida oferece vantagem sobre custos operacionais que economizará, geralmente considerado bom investimento." — Respostas a 8 Perguntas Comuns sobre Custos Operacionais de Prédios, Enervise

Dicas de Manutenção Preventiva

12. Meça seu PM versus todas atividades de manutenção. "Desenvolva medidas de performance para seu processo PM com ênfase em medir quantidade de trabalho PM concluído comparado a todo outro trabalho. Horas totais de PM devem ser maior porcentagem de todo trabalho de manutenção do departamento. Meta pode parecer impossível, mas com tempo, é muito atingível." — Michael Cowley, 5 Dicas para Manutenção Preventiva Bem-sucedida, FacilitiesNet

13. Defina plano e cumpra-o. "Manutenção preventiva é planejamento, simples assim. Cada equipamento ou máquina à sua disposição ou cuidado deve ter cronograma do tipo de manutenção que requer e quando. Definir cronograma não apenas garante equipamentos em forma por toda vida útil projetada, mas ajuda planejar necessidades de pessoal e manter orçamento. Uma vez pronto o plano, nunca desvie dele." — Lisa Richards, 7 Dicas de Manutenção Preventiva para Sua Instalação, MAPCON; Twitter: @MAPOCONtech

14. Foque em modelos de falha específicos. "Modos de falha são definidos como 'como algo falha'. Vamos usar telhado plano/membrana para exemplo. Um modo pode ser 'penetração de membrana', e causas podem ser muitas. Conhecer modo(s) de falha de item mantível específico e suas causas pode ser chave para detecção precoce de falha (não atender intenção do usuário final) para que reparo seja feito antes de afetar operação." — Ricky Smith, Cinco Dicas para Otimizar Programa de Manutenção Preventiva, Engineered Systems Magazine; Twitter: @esmagazine

15. Faça inspeção proativa para achar problemas "pequenos". "Pegue pequenos problemas agora antes que virem grandes. Endereçar detalhes pequenos soma grandes melhorias em aparência e funcionalidade. Peça a provedor de serviços, empresa de limpeza, e/ou faz-tudo para caminhar com você, focando em detalhes normalmente ignorados. Coisas para inspecionar para reparo/substituição: portas (vedantes, batentes, fechaduras travadas), guardas de canto, azulejos e rejunte, interruptores e placas, forros de teto, bancadas e prateleiras, armários e dobradiças, extintores. E não esqueça como tudo fica mais novo com novo calafetação e nova pintura nas paredes – clima quente torna primavera ótima para dar nova vida estética à instalação." — Bob Clarke, 6 Dicas de Manutenção de Primavera para Instalações, Buildings Magazine; Twitter: @BuildingsMedia

16. Conheça diferença entre manutenção preditiva, preventiva e reativa. "Geralmente três abordagens de manutenção de prédios usadas por gerentes:

• Reativa – Abordagem 'conserta quando quebra'.
• Preventiva – 'Verifica e repara antes de quebrar'.
• Preditiva – 'Usa tecnologia para prever quando problema ocorrerá e fazer manutenção accordingly'.

Tipo mais comum empregado é 'reativa'. Segundo post da Akita Box sobre planejamento de manutenção preventiva, 85% do gasto total é em manutenção reativa. Razão é simples: é a mais barata – ou pelo menos parece. Realidade é que só é mais barata quando tudo roda liso. Mas, como sabemos, nem sempre roda liso." — Neal Peters, Principais Formas de Reduzir Custos de Manutenção para Sua Instalação, DPM Care; Twitter: @dpmcare

17. Entenda diferença entre tempo de trabalho e tempo ocioso. "Você pode agendar manutenção preventiva baseada em leituras de medidor de equipamento. Porém, medidores geralmente não diferenciam tempo de trabalho e ocioso. Máquina ociosa 20% do tempo pode ter manutenção agendada mais frequentemente que necessário. Se tempo ocioso é previsível, pode fazer sentido agendar baseado em intervalos maiores de medidor." — 7 Dicas para Planejar Manutenção Preventiva de Equipamentos, SM Global

18. Garanta que tarefas de manutenção preventiva são benéficas ao equipamento. "Graxar cremalheira e pinhão de serra de feixe, por exemplo, pode causar graxa e serragem a solidificar dentro das engrenagens com o tempo, eventualmente impedindo movimento. Se não tem certeza quais tarefas beneficiam cada equipamento, pergunte a seu representante." — 10 Dicas para Manutenção Preventiva, Stiles Machinery; @StilesMachinery

19. Antecipe necessidades futuras de inventário de peças sobressalentes. "Ter peças sobressalentes e suprimentos na época de cronograma maior de manutenção preventiva é absolutamente crítico. Software de gestão de ativos permite verificar disponibilidade de peças para datas quando ordens de serviço vencem. Este relatório ajuda identificar peças insuficientes para ordens futuras. Se sabe quais peças faltam, pode encomendá-las antecipadamente de fornecedores em vez de esperar limites de reordenação." — 7 Dicas para Melhor Manutenção Preventiva de Equipamentos, Nexgen Asset Management; Twitter: @nexgenam1

Dicas de Gestão de Força de Trabalho e Comunicação

20. Use diferentes métodos de comunicação. "Repetição e reforço apropriados são necessários. Pessoa média é bombardeada com mais de 300 mensagens no trabalho, e múltiplos fora, diz Finney. Fazer mensagem chegar ao público pode levar até 12 repetições, em alguns casos." — John Finney citado em Facilities Maintenance Decisions Magazine, Para Boa Comunicação em Gestão de Instalações, Mantenha Três Pontos em Mente; Twitter: @maintenance_mag

21. Otimize uso do espaço de trabalho disponível. "Espaço custa dinheiro. Sabendo que caminhamos para ambiente de trabalho virtual ou móvel, investir tempo desenvolvendo novos designs que atendam estas novas formas de trabalho enquanto aumentam taxas de utilização pode resultar em economia impressionante. Estações flexíveis, estratégia de local distribuído e estratégia móvel são algumas formas de maximizar valor de propriedades atuais. Reinvestimento pode ser alocado a menos espaço, mas melhores propostas de espaço." — 7 Formas de Crescer Competitividade na Indústria de Gestão de Instalações até 2020, Service Futures; Twitter: @issworld

22. Seja mestre dos ativos físicos da empresa. Enquanto outros gerentes gerenciam clientes ou equipe, seu trabalho é gerenciar instalações e tudo que nelas ocorre. Ativos físicos da corporação são tão importantes quanto recursos humanos, e você é o especialista. Seja coligando dados ou contribuindo para resultado final, sua entrada é parte valiosa de decisões corporativas. Se quer mudar práticas de compra ou converter para aquecimento mais eficiente, faça declaração e respalde com seus dados e anos de experiência." — James McDonald, 5 Coisas que Gerentes de Instalações Devem Fazer para Ganhar Respeito e Influência, iOffice; Twitter: @iofficecorp

23. Defina claramente práticas de trabalho de instalações. "Inclusão no local de trabalho deve ser claramente definida antes de iniciativas serem avançadas. Definição útil de escritório inclusivo: local onde todos funcionários são tratados com respeito e têm acesso igual a recursos e oportunidades. Gerentes devem construir sobre esta descrição de alto nível para criar ideia do que conceitos como acesso igual, diversidade e justiça parecem em suas instalações. Incluir estas definições nos valores centrais da empresa ajudará a definir metas claras e construir políticas concretas." — Nick Mason, Guia do Gerente de Instalações para Locais de Trabalho Inclusivos, Office Space Software; Twitter: @OfficeSpaceSw

24. Use design que planeje tempo e espaços sociais. "Vamos nos reunir: ao projetar instalações, projete espaços sociais para funcionários. Podem ser refeitórios, salas de jogos, academias, ou hortas comunitárias. Quando fornece lugares onde funcionários relaxam e socializam em atmosfera menos estruturada, pode descobrir novas conexões entre departamentos e níveis de gestão." — Tiffany Bloodworth Rivers, 7 Dicas para Ajudar Gerentes a Tornar Local de Trabalho Zona Livre de Estresse, iOffice; Twitter: @iOfficeCorp

25. Considere mover atividades básicas de terceirização para interno. "Outra possibilidade para cortar custos, dizem especialistas, não é apenas mover equipe, mas mover trabalho. Significa examinar cuidadosamente contratos de terceirização para ver se podem ser reduzidos e trabalho completado por equipe interna. Bechtol diz que faz isso há anos – completando tarefas como pintura e limpeza com equipe interna e horas extras – mas é ainda mais valioso agora em tempos econômicos difíceis." — Nancy Bechtol citada por Greg Zimmerman, Facilities Maintenance Decisions Magazine; Twitter: @maintenancemag

26. Crie processo formal interno para desenvolver habilidades de funcionários. "Focamos em 'construir banco'. Conceito amplamente usado para descrever nossa tentativa de identificar formalmente talentos internos em nossas oficinas de trabalho. Identificamos talento através de processo seletivo competitivo baseado em potencial vs. habilidades e promovemos pessoal selecionado a nível de trabalhador e ajudante enquanto treinamos para atingir nível de mecânico pleno com certificações/licenças associadas." — Robin Morey citado por Higher Ed Facilities Forum, Lidando com Força de Trabalho Envelhecida em Gestão de Instalações, Twitter: @HEFForum

27. Se terceiriza FM, trabalhe com parceiro ágil que se adapte às suas necessidades. "Esta é uma das maiores vantagens que provedores menores têm. Permitem que equipe de linha de frente seja criativa e realmente faça mudanças nos processos e implemente. Isso leva diretamente a cliente receber solução mais adequada e valor maior que cresce relacionamento maior." — Andrew Hulbert, citado por Kevin Stanley, A Arte da Delegação, FMWorld; Twitter:@fm_world

28. Venda seu departamento sabiamente em apresentações de orçamento. "Sempre apresentamos orçamentos liderando com como a proposta responde a problema real. Em outras palavras, tem que haver razão convincente baseada em nossa missão para submeter orçamentos para qualquer coisa." Apresentando informações específicas sobre como e por que escolheu números, você ajuda C-suite a ver que seu orçamento é bem fundamentado." — Tim Woodley, citado por David Spence, 5 Dicas de Orçamento para Gerentes de Instalações, Office Space; Twitter:@officespacesw

29. Automatize processo de ordens de serviço. "Quando automatiza processo de ordens de serviço, remove erro humano associado. Essencialmente, tira pessoas do processo e garante que nada seja perdido ou ignorado. Isso permite criar, rastrear, editar e comunicar automaticamente ordens de serviço para sua instalação. É número um na lista, porque é um de nossos hábitos favoritos – e provavelmente o mais importante! Não deixe problemas com funcionários desacelerarem operação ou aumentarem estresse no trabalho para outros." — Os 7 Hábitos de Gerentes de Instalações Altamente Eficazes, 24/7 Software; Twitter:@247_software

Dicas para Aproveitar Tecnologia, Ferramentas, Software e Métricas

30. Utilize software para ajudar gerentes a organizar e acessar informações.
"Existem muitas opções de software que auxiliam FMs em organizar e otimizar tarefas diárias. Vai de software para gerenciar todas atividades de manutenção a registrar e rastrear visitantes para segurança. Existem também opções abrangentes de software de gestão de instalações. Opção popular: NetFacilities, software web que centraliza muitas coisas que FMs precisam gerenciar – de fornecedores e ordens de serviço a gestão de ativos e manutenção preventiva – em local conveniente." — Neal Peters, Principais Ferramentas de Tecnologia para Gerentes de Instalações, DPM Care; Twitter: @dpmcare

31. Utilize soluções modernas de sensores inteligentes para reduzir custos e aprimorar capacidades. "Ao popular prédios com tais sensores inteligentes, custos operacionais são dramaticamente reduzidos, produtividade aprimorada, e conforto dos ocupantes melhorado. Especificamente, informação detalhada sobre presença, localização, contagem e atividade dos ocupantes pode agora otimizar significativamente gestão de instalações. Hot desking, reserva de salas, planejamento de espaço otimizado, economia de energia são casos de uso imediatos." — Itamar Roth, Gestão de Instalações Facilitada por Sensores Inteligentes, Facilities Executive; Twitter:@facilityexec

32. Gerencie HVAC remotamente usando ferramentas de software. "Uma das features mais empolgantes de software de Gestão de Instalações é habilidade de gerenciar aquecimento e resfriamento remotamente, ou definir termostato programável para mover temperaturas ao longo do dia. Planejadores adoram habilidade de analisar e explorar uso de energia de sistemas de aquecimento/resfriamento. Líderes usam 'business intelligence' do software para definir termostatos e controles para máxima economia. Algumas ferramentas podem ser portadas para smartphones para ajudar gerentes remotos a trabalhar de onde estiverem." — 10 Formas que Software Ajuda com Gestão de Instalações, SelectHub; Twitter:@selecthub

33. Use seu software para verificar conformidade. "Sistemas de administração de manutenção e instalações devem frequentemente obedecer requisitos regulatórios nacionais e globais. Administradores enfrentam inspeções ou auditorias aleatórias por autoridades. Software de manutenção permite provar conformidade e diminuir papelada e preparação para auditoria. Administradores criam relatórios mostrando trabalho de manutenção em máquinas essenciais. Isso torna conformidade rastreável e minimiza risco de penalidades por não conformidade." — 7 Passos para Gestão de Instalações Bem-sucedida, Fasttac; Twitter: @fasttac

34. KPIs de gestão de instalações devem destacar erros e oportunidades. "KPIs aludem a oportunidades e erros na empresa. Combinados com IoT e sistemas de gestão de energia, KPIs podem destacar tarefas de manutenção perdidas, áreas de maior tráfego ou problemas com maquinário. Exemplo: usar KPI porcentual de manutenção planejada contra reativa. Em outras palavras, manutenção preventiva economiza mais que reparar equipamento quando falha?" — 7 Dicas para Criar KPIs de Gestão de Instalações, Entouch Controls

35. Use monitoramento de informação de prédio (BIM) para monitorar performance de sistemas. "Monitorar de perto uso de energia e água para reduzir custos operacionais é outro benefício. Permitindo proprietários monitorar e analisar performance de múltiplos sistemas – níveis de ar condicionado, luzes em dimmers automáticos, uso de água – BIM leva a uso mais consciente de energia, despesas menores, e valor de ativo aumentado." — Michael Schley contado por Jeff Link, BIM para Gestão de Instalações: 4 Dicas para Melhorar Performance de Ciclo de Vida e Reduzir Custos, Autodesk; Twitter: @autodesk

36. Considere soluções avançadas de entrada automatizada de prédio. "Feature ganhando terreno: usar tecnologia de reconhecimento facial para deixar pessoas entrarem e saírem. Mais seguro que key fobs ou cartões, e diferente destes, não pode esquecer seu rosto em casa. É como acertar três com uma pedra. Entrada automatizada remove necessidade de conceder acesso especial, substituir fobs/cartões perdidos, ou emitir novos para novos funcionários." — Michael Moulton, 5 Features Tech que Gerentes de Instalações Não Vivem Sem, Teem

37. Forneça solução de software voltada ao cliente para relatar melhorias e rastrear solicitações. "Oferecer soluções simples para clientes mantém eles felizes – e prédios rodando liso. Solução quality voltada ao cliente equipa clientes a relatar problemas e rastrear progresso. Portal não apenas ajuda clientes a se sentirem ouvidos mantendo-os atualizados. Sistema digital de solicitações simplifica processo de ordens de serviço e atribuição para equipe de gestão." — Top Dicas de Gestão de Instalações para Sucesso a Longo Prazo, AssetWorks; Twitter: @AssetWorks

38. Tecnologia de imagem térmica pode ajudar identificar e corrigir problemas invisíveis. "Realizar tarefas de manutenção e engenharia é como navegar entre icebergs. O que técnicos não veem afundará eles – ou instalações. Imagem térmica dá capacidade de ver o invisível, facilitando detectar motores e componentes elétricos falhando, vazamentos de condensado HVAC, dutos ruins, telhados com vazamento. Técnicos então corrigem antes que virem grandes dores, além de reduzir custos de aquecimento/resfriamento como parte de iniciativas de sustentabilidade." — John Anderson, Colocando Imagem Térmica para Trabalhar em Manutenção de Instalações, FacilitiesNet

39. Integre sistema de software de gestão de instalações. "Número surpreendente de gerentes não tem sistema verdadeiro para gerenciar espaço. Mais de um quarto – 28% – diz não usar nenhum tipo de sistema. Outros 23% usam caneta e papel. Embora ligeiramente melhor que nenhum sistema, ainda dificulta coletar dados, manter registros precisos, ou obter insights das informações." — A Importância de Sistemas de Gestão de Instalações, Team Support; Twitter:@teamsupport

40. Aproveite seu sistema de software para tornar benchmarks de EHS transparentes. "Software de Gestão de Instalações é especialmente projetado para tornar benchmarks e resultados de saúde e segurança transparentes. Pode ajudar significativamente com conformidade com padrões da indústria, como HIPAA na saúde e Sarbanes-Oxley no financeiro. Ajuda documentar melhores práticas para evitar acidentes, ou no pior caso, documentar fatos de acidente de trabalho. Vários recursos de saúde e segurança economizam tempo e esforço de equipes ocupadas, e ajudam empresa a se beneficiar de melhor reputação." — 10 Formas que Software Ajuda com Gestão de Instalações, Select Hub; Twitter: @selecthub

41. Tenha matriz de criticidade de equipamentos para priorizar trabalho. "Este método identifica quão crítico equipamento ou tarefa de manutenção é para seu negócio e mostra onde deve cair no processo de priorização. Medidas de criticidade devem ser padronizadas avaliando quão seriamente um equipamento interromperia operações em caso de falha." — Ashok Sharma e Barry Lawrence, 5 Ferramentas Essenciais para Gerentes de Instalações, eLearning Industry; Twitter: @elearnindustry

42. Software Smartsheet adiciona recursos únicos de colaboração ao uso diário de planilhas. "Smartsheet é planilha que você compartilha com colegas, mas recursos vão muito além do Excel. Ferramenta combina planilha tradicional com ferramentas de gestão de projetos, templates, formulários e permite acessar planilhas em dispositivos móveis e trabalhar colaborativamente." — Tiffany Bloodworth Rivers, 9 Ferramentas Fáceis que Ajudam Qualquer Equipe de Instalações Colaborar, iOffice; Twitter:@iOfficeCorp

43. Rastreamento de fluxo de trabalho adaptativo permite rastrear atividade em força de trabalho diversa. "Mundo dos negócios abraça cada vez mais força de trabalho remota. Escritórios usados como áreas para colaborar, desenvolver, desenhar novas ideias. Trabalho diário pode ser, e frequentemente é, feito de casa. Significa que precisará habilidade de rastrear fluxos de trabalho e tarefas de projetos em força diversa. Enviar detalhes por email de volta sobre projeto fica caótico, e fácil perder peça importante na inbox. Novamente, automação – software de rastreamento de fluxo adaptativo mostrando progresso em tempo real via plataforma cloud será norma em poucos anos. Produtos como Trello ou Asana são ótimos exemplos de rastreamento adaptativo integrando com sucesso em negócios de todos tamanhos." — Michael Moulton, 5 Features Tech que Gerentes Não Vivem Sem, Teem

Dicas de Gestão de Inventário e Ativos

44. Mantenha documentos de gestão de instalações consistentes e precisos. "Se você é gerente responsável, tem que saber pelo que é responsável. Não pode fazer trabalho corretamente sem informação correta. Se não tem registros adequados do estado das instalações, não pode fazer seu trabalho. Sem documentação precisa, não consegue bom orçamento de fornecedor para trabalho no prédio. Primeira coisa que perguntarão: Onde estão desenhos As-Built? Sem As-Builts, orçamento pode ser muito maior." — 7 Dicas para Reduzir Custos e Riscos de Manutenção, SKYSITE; Twitter: @skysiteproject

45. Implemente processo consistente de etiquetagem de ativos. "Verifique ativos de mínimo dois pontos de dados, como código de barras e número de série. Ao descartar ativos, passo crucial para garantir 'cadeia de custódia precisa e verificável', ajudando mitigar violações de dados (especialmente descarte de ativos TI) e manter conformidade com regulamentos. Implementar fluxo de processo consistente de etiquetagem garante que todos ativos recebidos são classificados e rastreados consistentemente, facilitando localização, implementação de cronogramas de manutenção regular, e manutenção de registros precisos para auditoria e contabilidade. Desenvolver políticas e procedimentos claros e treinar equipe em procedimentos aprovados otimiza processos e pode ter impacto positivo no resultado final, permitindo melhorar utilização de recursos, reduzir duplicação desnecessária, e obter mais vida útil dos investimentos." — Varsha Saha, 6 Passos no Fluxo de Processo de Etiquetagem de Ativos, Camcode; Twitter: @camcode

46. Mantenha ativos atualizados e defina claramente essenciais vs. não essenciais. "Após coletar dados e desenvolver cronograma de manutenção para ativos, planeje manutenção de longo prazo do inventário. Especificamente, coloque plano em prática girando em torno de atualização e descomissionamento. Em alguns casos, pode descobrir que ativo particular, mesmo atualizado, não serve à organização da melhor forma, tornando-o não essencial que não precisa manter. Similarmente, com lista de inventário funcional e dados acompanhantes, lidar com necessidades críticas e falhas inesperadas será mais fácil porque sabe exatamente o que fazer e quando." — Luke Perkerwicz, Guia para Iniciantes em Gestão de Ativos de Instalações, AkitaBox; Twitter:@Akitabox

47. Rastreie e descarte ativos descomissionados. "Por melhor que gestão de ativos e planejamento de manutenção seja, chega hora quando ativo atinge fim de vida útil e deve ser descartado. Em nível prático, todos ativos descartados devem ser registrados no registro/software, para garantir não incluídos no portfólio da organização. Formulário de descarte de equipamento permitirá 'dono' do ativo explicar como foi descartado e identificar valor residual." — Gary Watkins, Gestão Eficaz de Ativos para Gerentes de Instalações, Service Works; Twitter: @service_works

48. Faça avaliação de ativos e documente condições. "Se tentando controlar seus documentos, primeira coisa: avaliação de ativos. Detalhe condição de todos equipamentos e sistemas principais, e documente. Nenhuma tecnologia ajuda a menos que documente o que tem. Após avaliação, crie e inicie programa de manutenção proativa, bem como plano de substituição de equipamentos – deve ser plano de 3 a 5 anos. Mesmo se equipamento tem 30 anos, precisa saber quando substituir." — 7 Dicas para Reduzir Custos e Riscos de Manutenção, SKYSITE; Twitter:@skysiteproject

49. Considere abordagem estratégica de gestão de ativos. "Gestão estratégica de ativos integra relações-chave entre planejamento e entrega. Framework que fundamenta processo de decisão destas atividades é chave, pois permite decisões informadas e correlação entre metas estratégicas e resultados de entrega. Também atua como mecanismo de integração entre projeto singular e portfólio mais amplo da organização." — Mark Jordan, Abordagem de Gestão de Ativos para Gestão de Instalações, FM Magazine; Twitter:@FMmagazine_au

50. Maximize espaço vertical no seu armazém. "Armazém tem metragem quadrada definida, tornando layouts inovadores e otimizados atraentes para gerentes atuais enfrentando armazenar volume maior de produtos em espaço estático. Em 2016, considere melhor uso do espaço vertical, mas não negligencie práticas de otimização de layout. Maximize uso de metragem cúbica vertical colocando produtos sazonais ou de menor giro em áreas de armazenagem vertical de difícil acesso." — Varsha Saha, 6 Dicas para Melhor Gestão de Inventário de Armazém em 2017, Camcode; Twitter: @Camcode

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