Melhores Práticas de Operações de Armazém: 55 Dicas Comprovadas para Otimizar Gestão, Organização e Eficiência

Melhores Práticas de Operações de Armazém: 55 Dicas Comprovadas para Otimizar Gestão, Organização e Eficiência

Gerentes de armazém sabem muito bem que gerenciar operações de uma instalação está longe de ser simples. Gerentes de operações de armazém são responsáveis por garantir fluxo eficiente de produtos dentro e fora da instalação, otimizar o layout do prédio, assegurar que pedidos sejam atendidos e produtos estejam em estoque, mas não em excesso. Adicione a isso garantir rentabilidade e minimizar custos indiretos e de mão de obra, e operadores de armazém têm muito trabalho pela frente.

Com tantos fatores a equilibrar, considerações a ponderar em cada decisão e pressão de stakeholders de todos os lados para ser mais produtivo, minimizar despesas e manter fluxo suave da cadeia de suprimentos, não surpreende que existam muitos artigos e recursos delineando melhores práticas para operações de armazém.

Para facilitar a análise da vasta gama de informações sobre melhores práticas, reunimos uma lista relativamente concisa de 55 melhores práticas de diversas fontes. vasculhamos a web para identificar estas práticas e fornecer recurso útil para gerentes de armazém que visam ser top performers e produzir os melhores resultados para suas empresas. Embora categorizadas por tópico, observe que as seguintes melhores práticas não são classificadas ou ranqueadas em ordem particular de importância. Para ir a uma seção específica, use os links no sumário abaixo.

Sumário: 55 Melhores Práticas de Operações de Armazém

• Melhores Práticas de Rastreamento de Ativos para Operações de Armazém
• Melhores Práticas de Logística de Operações de Armazém
• Segurança e Gestão de Riscos em Operações de Armazém
• Otimizando Fluxos de Trabalho de Operações de Armazém
• Melhores Práticas para Melhorar a Gestão de Inventário

Melhores Práticas de Rastreamento de Ativos para Operações de Armazém

1. Use coleta automática de dados. "Pessoas escrevendo números em blocos de papel ou digitando sequências de números em teclado é um mau sinal," diz McKnight. Os benefícios da coleta automática de dados – via código de barras e identificação por radiofrequência – são bem estabelecidos, incluindo aumento de produtividade e precisão e redução de custos de mão de obra. Mas muitas empresas ainda não implementaram coleta automática. "Algumas organizações com 30.000 ou 40.000 números de itens e múltiplas instalações ainda estão convencidas de que estão melhor sem tecnologia," diz McKnight. – Denny McKnight, sócio, Tompkins Associates Inc., empresa de integração de cadeia de suprimentos sediada em Raleigh, NC, citado por Leslie Hansen Harps em Best Practices in Today's Distribution Center, InboundLogistics.com

2. Não confie em processos manuais de entrada de dados. "EM VEZ DISSO: Use computadores móveis com leitores de código de barras ou leitores RFID no cais de recebimento para identificar produtos imediatamente na chegada. Isso ajuda a tirar produto do cais rapidamente e elimina quase todos os erros associados ao recebimento manual: identificação, contagem e erros de entrada de dados. Com tecnologia de leitura e RFID, você evitará erros que causam estragos na precisão do inventário e consomem tempo e recursos para corrigir. E isso significa que sua equipe de armazém pode focar no processamento de pedidos de clientes mais rapidamente." – Top 10 Losing Warehouse Strategies and How to Avoid Them, Motorola Solutions; Twitter: @MotoSolutions

3. Promova visibilidade da informação em toda a empresa. "Os melhores em classe apontam para infraestrutura de visibilidade de armazém extensivamente proliferada que permite compartilhar informações por toda a operação e pela empresa. Outro respondente aponta visibilidade como meio para melhoria. Um vice-presidente sênior de suprimentos em grande varejista indica que 'acesso mais rápido a informação para usuários críticos acoplado com horários estendidos de expedição-recebimento' levou a redução de tempos de ciclo entre 11-20%." – The Warehouse Management Benchmark Report, Aberdeen Group; Twitter: @aberdeengroup

4. Rastreamento de ativos acoplado a sistema de gestão de armazém (WMS) fornece automação necessária para maximizar produtividade. "Empresas inteligentes entendem que controlar inventário, fulfillment e custos de expedição é essencial para sucesso. Empresas buscam constantemente melhorar operações de armazém aumentando agilidade, visibilidade e eficiência de mão de obra. Isso requer uso de melhores práticas combinadas com sofisticado Warehouse Management System (WMS) que gerencia otimamente todos os recursos nas operações de distribuição enquanto minimiza custo total de operação ou propriedade (TCO)." – Warehouse and Fulfillment: Streamline Your Fulfillment Process and Keep Your Customers Satisfied, NetSuite; Twitter: @NetSuite

5. Sincronização de dados melhora visibilidade e agiliza tarefas de integração de dados normalmente intensivas em mão de obra. "Central a toda cadeia de suprimentos está o SKU comum, e sua interação entre sistemas diferentes determina sucesso de várias medições críticas de negócios. A chave para harmonizar fluxo de dados através de suítes complexas de aplicações de software em qualquer organização é sincronizar todos os dados relacionados ao SKU comum horizontal ou verticalmente na empresa. Esta abordagem de padronizar dados comuns de produto no nível do sistema e não ter barreiras à transformação de dados está substituindo rapidamente tarefas de integração de dados intensivas em mão de obra. O próximo estágio evolutivo no comércio de dados entre organizações é onde repositórios de dados são atualizados com as mais recentes informações de SKU diretamente de fornecedores. Esta transferência de dados interoperáveis agora está em nível global e custo-efetivo, atualizando repositórios de inventário sem falhas, eliminando redigitação e reduzindo discrepâncias. Está destinado a se tornar melhor prática onde continuidade de informação de SKU é essencial para investimentos em WMS, BOS e POS. Uma fonte de dados faz sentido. O resultado – varejistas, fornecedores e consumidores todos se tornam vencedores. Com a maioria das empresas visando eliminar devoluções e reentregas; reduzir multas ou chargebacks da cadeia de suprimentos; fornecer melhor correspondência de faturas e manutenção de estoque, talvez um dia falemos em impressões digitais de carbono em vez de pegadas de carbono." – Logistics & Supply Chain Technology Best Practice Handbook, BASDA; Twitter: @BASDAUK

6. Use localizações de bins para localizar produtos rapidamente. "Você está usando localizações de bins para localizar seu produto? A grande maioria dos pacotes de software de distribuição disponíveis hoje utiliza localizações de bins. Isso permite localização imediata e precisa de produtos dentro de zonas de showroom e armazém. Muitos distribuidores relutam em aproveitar esta ferramenta devido à necessidade percebida de manter linhas de fornecedores juntas. Localizações de bins, na verdade, libertam você para localizar produto baseado em volume de vendas, reduzindo o número de passos necessários para separar itens-chave que tendem a aparecer na maioria dos pedidos. Chamo isso de localizar seu produto por classificação de velocidade. Você consegue passar no 'Teste do Temporário'? Consegue trazer um novo contratado ou funcionário temporário e confiar que esta pessoa será produtiva em duas a três horas? Utilizar localizações de bins fornece mapa para o novo recruta seguir. Isso permite procurar alguém habilitado em manuseio de materiais. Sem localizações de bins, precisará procurar alguém experiente nas linhas de produto que você carrega para encontrar o produto para atender pedidos. Eles precisarão de mais orientação para aprender onde diferentes linhas de produto são mantidas dentro de suas quatro paredes." – Dan Belanger, Do's And Don'ts of Efficient (And Safe) Warehouse Operations, Gases and Welding Distributors Association (GAWDA); Twitter: @GasWeldEdge

7. Não misture múltiplos SKUs em uma única localização de bin. "Misturar múltiplos SKUs na mesma localização de bin reduz produtividade de separação. Fizemos estudos de tempo e movimento que provam que há penalidade de tempo definida associada a misturar múltiplos SKUs na mesma localização de bin. Vemos isso em muitos armazéns onde uma localização de bin pode representar nível de prateleira contendo 5-10 SKUs de separação. O operador é direcionado ao nível de prateleira e então precisa buscar entre os diferentes SKUs para encontrar o item a ser separado. Não apenas reduz precisão, também desacelera o operador em até 15+ segundos por transação de separação. Ter localização de separação discreta para cada SKU é regra #1." – Marc Wulfraat, Presidente, MWPVL, 5 Ways to Improve Order Picking Productivity, SupplyChain247; Twitter: @SupplyChain247

8. Registre o número de vezes que o inventário é separado durante períodos específicos usando sistema de rastreamento de ativos. "Há momentos em que pode não fazer sentido estocar um produto. Como exemplo, se um item é separado apenas cinco vezes por ano, o custo de armazenamento pode ser eliminado com drop shipping do fabricante. Registrando o número de vezes que um produto é separado, você pode determinar o valor do espaço onde o inventário reside." – Best Practices – Inventory Management, Promotion Fulfillment Center; Twitter: @PFCFulfillment

9. Rastreamento de ativos permite previsão mais precisa, essencial para reduzir custos e melhorar gestão de inventário. "Previsão pode ajudar muito a reduzir custos e garantir sucesso dos esforços de gestão de inventário. Quando varejistas conseguem prever com precisão quais itens precisam e a quantidade correta, estarão mais preparados para atender expectativas dos clientes sem ter estoque excedente. Previsão melhor requer observação hábil de pesquisa de mercado, modelos de demanda de mercado, padrões de demanda, níveis mínimos de estoque e técnicas históricas e pode desempenhar papel enorme na gestão de inventário bem-sucedida." – David Anderson, Three inventory management best practices, SalesWarp; Twitter: @SalesWarp

10. Use número de rastreamento único, não o número de série do ativo. "É possível que número de série de um ativo seja idêntico ao de outro ativo. Se o número de série for usado como número de rastreamento, números duplicados causarão confusão porque não há como distinguir os dois ativos. Isso pode comprometer integridade dos dados e levar a saldos de clientes e inventário imprecisos, reduzir sua renda de aluguel e impactar satisfação do cliente. Usar número de rastreamento único diferente do número de série elimina esses problemas. No raro evento de que um número de rastreamento seja perdido, o ativo ainda pode ser consultado usando seu número de série e re-etiquetado adequadamente para reter o histórico do ativo." – Christine Span, Top Five Asset Tracking Best Practices, TrackAbout; Twitter: @trackabout

Melhores Práticas de Logística de Operações de Armazém

11. Estabeleça notificação avançada de expedição. "Isso pode parecer óbvio, mas muitos centros de distribuição ainda não implementaram notificações avançadas de expedição (ASN) transmitidas eletronicamente. Confiar em cronograma 'regular' de expedição e recebimento pode resultar em ineficiência por todo o centro. Atrasos acontecem, interrupções acontecem – e causam desvio do cronograma 'regular'. Os problemas resultantes começam com equipe inadequada no cais de recebimento e repercutem pelo armazém. No entanto, aproveitando notificações avançadas eletrônicas dentro das funções de ordem de compra e gestão de inventário, a mão de obra pode ser planejada com mais certeza. Atividades de fulfillment e transporte podem ser ajustadas para garantir requisitos de tempo de serviço adequados, e modos de transporte otimizados para manter custos baixos." – 11 Warehouse and Distribution Center Best Practices for Your Supply Chain, Legacy Supply Chain Services

12. Implemente processo eficiente de devoluções. "Devoluções são fundamentalmente complexas por como impactam inventário físico, inventário eletrônico e sistemas contábeis. Todos os itens devem ser identificados, atribuídos a cliente ou conta, atribuídos uma disposição e então fisicamente separados para processamento. Como alguns produtos podem ser descartados ou retidos para chargeback de fornecedores, nem toda mercadoria entra no inventário eletrônico; alguma deve ser reembalada e contabilizada manualmente versus eletronicamente. Finalmente, créditos são geralmente emitidos posteriormente e frequentemente por apenas parte de uma devolução, incluindo mercadorias descartadas ou não vendáveis. Este processo é difícil de automatizar com pacote ERP genérico e muito desafiador com processo simples em papel. Sistemas especializados de devoluções, seja parte de WMS ou autônomos, podem suportar automação eficaz com configuração apropriada." – Expert Insight: Best Practices in Warehouse Returns, Supply Chain Digest; Twitter: @scdigest

13. Trate tarefas eficientemente e evite procrastinação. "Às vezes quando você recebe grandes remessas de fornecedores, é fácil dar o 'deixa pra depois'. Acabe com a procrastinação e reserve tempo para desmontar caixas, jogue na reciclagem, desembale produtos e estoque-os adequadamente. Este é um hábito ao qual você deve se comprometer. Se sua remessa chega no mesmo horário a cada dia/semana, agende no calendário. Adiar só permitirá que se torne uma besta ainda maior, esperando sua atenção. Se não tem tempo para estocar nas prateleiras, outra coisa que eu fazia no varejo: pegava todas as caixas e alinhava. Abria cada uma e via o que incluía. Daí, fazia mini pilha de estocagem em cada caixa. Sabendo onde eventualmente seriam guardadas, colocava itens de proximidade juntos, para então puxá-los ao local correto no chão do armazém e estocá-los rapidamente." – Breena Fain, 6 Ways to Optimize Your Warehouse Management System, StitchLabs; Twitter: @StitchLabs

14. Implemente práticas de operações de armazém enxutas (lean). "Projetar e implementar operações de armazém enxutas pode ter grande impacto no produto total da cadeia de suprimentos. Abordando áreas de foco de desperdício mencionadas acima com soluções enxutas, algumas oportunidades para reduzir lead times no armazenamento incluem: redução no tempo de manuseio de materiais em separação, armazenamento, paletização e expedição; confiabilidade da informação para coordenar o resto da cadeia de suprimentos; redução em tempos de carregamento e descarregamento de caminhões e contêineres; redução no tempo gasto verificando e procurando inventário; aumento de flexibilidade para adaptar a condições de mercado e especificações do cliente em mudança." – Lean Warehouse Operations, Four Principles

15. Controle frete de entrada e saída para reduzir esta área de custo. "Bibliotecas virtuais estão sendo preenchidas com artigos sobre como reduzir ou retardar esta área de custo. Deve ser seu foco número um contínuo para prevenir erosão de lucro. Use consultor para ajudar a licitar competitivamente. Embora acordos com transportadoras sejam proprietários, consultores experientes ainda podem ajudar a identificar áreas para negociar reduções sem prejudicar níveis de serviço." – Curt Barry, 10 Ways to Improve Warehouse Efficiency and Reduce Costs, Multi-Channel Merchant; Twitter: @mcmerchant

16. Exija agendamentos de recebimento de fornecedores. "Uma forma fácil de ajudar a minimizar surpresas e planejar sua equipe de cais é exigir que todos os transportadores de entrada agendem entregas. Existem dois métodos para agendar e podem ser usados concomitantemente. O primeiro é simplesmente atribuir a cada transportador ou entrega um horário ou janela específica. O segundo é atribuir horário específico ou recorrente diário, semanal ou mensal. Isso permite agendar equipe adequadamente e fazer melhor uso do seu cais. Agendamentos de recebimento de fornecedores são absolutamente críticos se você compartilha cais ou envia tanto entrada quanto saída da mesma área. Qualquer papelada ou dados antecipados devem ser fornecidos antes da entrega. Exigindo agendamentos e informações sobre cargas de entrada, surpresas são minimizadas." – Back-to-Basics, Part 1: Receiving, Exceed Consulting

17. Realize Análise ABC, útil para categorizar seu inventário por valor. "ABC é hierarquia de seus itens mais valiosos para os menos valiosos (por valor em dólar). Também chamado de Método de Categorização de Inventário. Como você pode não valorizar todo seu estoque igualmente, este controle fará você focar tempo e recursos em itens que geram mais dinheiro. Itens A são de alto valor ou estoque prioritário. Exigem controles mais rígidos e monitoramento pois são maiores contribuintes de receita e custo. Devido aos custos, provavelmente carregará volumes menores em mãos. Como são muito procurados, devem ser armazenados 'sob chave'. Além de segurança, produtos lista A exigem frequências maiores de revisão de estoque e reordenação. Isso garante suprimento adequado. Inversamente, itens C têm valores menores mas você pode carregar grandes volumes. Exemplo: se você tem loja de ferragens, pregos a granel podem ser item C. Itens B ficam no meio para valor, volume, frequência de revisões e reordens." – Colleen Rodericks, Inventory management techniques and best practices, inFlow; Twitter: @inFlowInventory

18. Re-aloque suas posições de separação quantas vezes necessário. "Até 60% da atividade diária de um separador pode envolver tempo de deslocamento (a pé ou em empilhadeira ou walkie), então reduzir esse gasto de tempo é excelente ideia. Boa estratégia de slotting de produto pode reduzir tempo de deslocamento, reduzindo mão de obra de separação. Sempre pese tempo e custo de re-slot completo contra os custos de não fazer. Operações ocupadas re-slotam seus SKUs de alta movimentação e alto lucro todo dia. Fazer slotting da instalação uma vez e deixar assim por anos é tipicamente receita para tempo e dinheiro desperdiçados." – Scott Stone, 13 Best Practice for Warehouse Productivity, Cisco-Eagle; Twitter: @CiscoEagle

19. Utilize cross-docking sempre que possível. "Planejamento logístico superior inclui cross-docking sempre que possível. Cross-docking é prática de descarregar materiais de veículo de entrada e carregar imediatamente estes mesmos materiais diretamente em veículos de saída com intervalo mínimo ou zero de armazenagem entre eles. Pense nisso como expedição 'Just-in-Time'. Cross-docking é solução ideal quando frescor do produto é primordial. Evoluiu da necessidade de levar perecíveis ao mercado rapidamente. Este procedimento é uma das inclusões-chave que uma organização pode fazer em seu portfólio de padrões cuja função é impulsionar melhorias em manufatura e centros de distribuição." – Anica Oaks, 5 Lean Best Practices for the Warehouse, Apriso Manufacturing Transformation Blog; Twitter: @Apriso

20. Crie DCs que atendam pedidos para múltiplos canais. "Para empresas buscando eficiências de fulfillment omnichannel, a tendência tem sido mover-se longe de DCs dedicados a canal único e ter DCs que atendam pedidos para múltiplos canais, diz Ian Hobkirk, fundador e diretor administrativo da Commonwealth Supply Chain Advisors. 'Dez anos atrás, quando e-commerce ainda era novo, você tinha muita separação de canais na forma como empresas configuravam e rodavam DCs, e fulfillment de e-commerce, em muitos casos, era terceirizado para 3PL,' diz Hobkirk. 'Uma das tendências que vemos agora entre varejistas é ter centros de fulfillment multi-canal nos quais inventário e fulfillment para todos os canais está sob o mesmo teto.' O principal driver para DC omnichannel é o benefício no inventário – ter um pool de inventário que pode ser usado mais flexivelmente para acomodar desvios de previsão. 'Há outros fatores impulsionando centros de fulfillment omnichannel, como custos menores por poder usar pool comum de mão de obra, mas é o fator inventário que realmente impulsiona esta tendência,' diz Hobkirk. O aumento do fulfillment omnichannel torna gestão de inventário mais complexa, elevando necessidade de melhores sistemas para execução, colaboração de previsão e relatórios de gestão, incluindo WMS, ERP, gestão de demanda e colaboração multidisciplinar, diz Don Derewecki, consultor sênior da St. Onge Company." – Roberto Michel, Warehouse/DC Management: Six Best Practices for Better Inventory Management, Logistics Management; Twitter: @LogisticsMgmt

Segurança e Gestão de Riscos em Operações de Armazém

21. Torne a segurança do armazém prioridade máxima. "Há mais na segurança do armazém que conformidade com códigos de incêndio e regulamentos OSHA. Infelizmente, muitos armazéns e 3PLs veem segurança como atender mínimo mandatado por lei ou consciência. Frequentemente, nenhum dos dois vai longe o suficiente. Neste capítulo, veremos Melhores Práticas para Segurança de Armazém, discutindo benefícios e riscos para funcionários, gerentes e empregadores tanto de criar cultura de segurança no armazém, quanto de falhar em fazê-lo. Para empresas que falham em promover segurança, frequentemente é devido a tempo insuficiente, recursos inadequados, ou oportunidade de economizar dinheiro cortando cantos. No longo prazo, porém, ambiente de armazém seguro entrega economia importante através de: maior satisfação e produtividade dos funcionários, menos interrupções no local de trabalho e redução de absenteísmo e tempo de inatividade de equipamentos. Você pode estender vida da infraestrutura do armazém como equipamentos de armazenamento e manuseio de materiais, bem como reduzir danos ao inventário. Mais importante, não assuma que local de trabalho seguro carrega preço exorbitante." – Inventory and Warehouse Management Best Practices, DiCentral SmartTurn; Twitter: @DiCentral_EDI

22. Forme comitê de segurança. "Embora não particularmente graves, acidentes em armazéns são numerosos – a indústria de armazenagem experimenta quase 15.000 lesões e doenças por ano, segundo o Bureau of Labor Statistics dos EUA. Para manter tampa em acidentes, operadores de armazém devem enfatizar treinamento de trabalhadores e estabelecer melhores práticas de segurança, diz Bob Shaunnessey, diretor executivo do Warehousing Education and Research Council (WERC), organização sediada em Oak Brook, IL dedicada a gestão de armazém e seu papel na cadeia de suprimentos. Para a maioria dos armazéns, formar comitê de segurança é primeiro passo para implementar procedimentos de segurança aprimorados. Membros de comitê de segurança são geralmente selecionados de grupos organizacionais específicos – incluindo trabalhadores do chão de armazém, supervisores de turno e gerentes de departamento. Esta abordagem dá voz a todos, mas mantém tamanho do comitê em número efetivo de participantes." – John Edwards, Warehouse Safety: It's No Accident, Inbound Logistics; Twitter: @ILMagazine

23. Tenha plano de resposta a emergências em vigor. "Disposições inadequadas de segurança contra incêndio, uso impróprio de procedimentos de lockout e falha em usar equipamento de proteção individual também criam perigos no local de trabalho do armazém. Empregadores devem ter plano de emergência que descreva o que é esperado dos funcionários em caso de emergência, incluindo: provisões para localizações de saídas de emergência e procedimentos de evacuação; procedimentos para contabilizar todos os funcionários e visitantes; localização e uso de extintores de incêndio e outro equipamento de emergência." – OSHA Pocket Guide, Worker Safety Series: Warehousing, OSHA.gov; Twitter: @usdol

24. Evite acidentes comuns em cais de carregamento e áreas de staging. "Cais de carregamento ou áreas de staging são áreas comuns em armazém onde lesões e danos a produtos ocorrem. Perigos comuns incluem: produto caindo sobre cabeça, pés, braços e pernas dos funcionários; programas de limpeza fracos resultando em congestionamento; funcionários pulando de elevação alta para baixa; levantamento de placas de cais e ajuste constante; empilhadeiras ou paleteiras rolando para fora do cais. Controles incluem: fixar placas de cais para não rolarem; realizar inspeções diárias de cargas e arranjos de armazenamento temporário; nunca permitir empilhadeira ou paleteira recuar até borda do cais; impor regras de segurança sobre movimento de funcionários de elevações maiores do cais para superfície inferior; monitorar formulários de inspeção de segurança designados. West Bend; Twitter: @WBsilverlining

25. Forneça escadas apropriadas para os vários trabalhos no seu armazém, e treinamento para que trabalhadores identifiquem facilmente a escada mais apropriada para tarefas. "Manuseio de materiais não é única fonte potencial de lesão em armazém. Itens podem precisar ser empilhados para usar espaço mais eficazmente. Escadas podem ser usadas para alcançar topo de prateleiras ou racks. Escolher a escada certa para o trabalho e usá-la para seu propósito pretendido minimizará seu risco de lesão." – Warehouse Safety, KEMI

26. Limpe derramamentos o mais rápido possível, e remova inventário e suprimentos dos corredores quando equipe deve deixar área por curto tempo. "O armazém é lugar com muita coisa. Seus corredores estreitos, pilhas altas de mercadorias e iluminação ruim são ingredientes exatos que podem comprometer visibilidade. Escorregar e tropeçar em materiais ou líquido derramado são acidentes comuns que podem ser evitados se armazém mantiver iluminação adequada e equipar cantos escuros com luzes especiais que podem ser ligadas e desligadas facilmente. Remova degraus ou elevações desnecessários e incentive funcionários a nunca deixar carga, caixa e mercadorias desacompanhadas no chão. Se trabalhador precisa deixar o chão temporariamente, é importante mover materiais para longe do centro do corredor mantendo luzes acesas. Em casos de derramamento, funcionários devem tomar providências para fechar área com sinais visíveis e limpar o mais rápido possível." – Tom Reddon, 4 Ways to Avoid the Most Common Warehouse Incidents, Knowledge at Work

27. Apenas operadores treinados devem usar equipamentos como empilhadeiras, guindastes e talhas. "Empilhadeiras e carrinhos de mão não são únicos equipamentos de armazém que podem ser perigosos. Contato com partes móveis de transportadores pode causar lesões sérias. Por isso é importante manter suas guardas no lugar. Guindastes, talhas e gruas só podem ser operados por operadores treinados que saibam o suficiente para não balançar carga sobre pessoas ou remover mãos ou pés dos controles enquanto carga está suspensa. Além disso, qualquer um que trabalhe nas proximidades deve prestar atenção a movimentos de guindaste; se você trabalha ou fica sob guindaste, está procurando encrenca. Você pode identificar perigos na forma como este equipamento é carregado. Cargas pesadas ou desequilibradas podem cair e causar lesões sérias – até fatais." BLR.com; Twitter: @BLR_INC

28. Use práticas de armazenamento sólidas para minimizar risco de incêndios. "Método de armazenamento pode afetar taxa de propagação de incêndio e sua gravidade para mesmo material. Por exemplo, rolos de papel armazenados verticalmente podem gerar efeito chaminé. Para armazenamento interno, altura máxima sugerida de pilha é 4,5m. Folga do topo da pilha ao ponto mais baixo de membros do telhado, instalações elétricas ou detectores de incêndio deve ser mínimo de 1m. Faixa de cor deve ser pintada na parede para indicar altura máxima à qual materiais podem ser empilhados." – N.V. Subba Rao e K. Ramish Ramalingham, Risk Management in Warehouses, Cholarisk.com

29. Equipamento de segurança deve ser usado o tempo todo. "No armazém é vital que empilhadeiras ou carrinhos hidráulicos sejam usados para levantar itens muito pesados. Óculos de proteção e capacetes devem ser usados quando necessário. Funcionários devem estar cientes de saídas de emergência e aspersores no telhado não devem ser bloqueados em nenhum momento. Equipamento de segurança é implementado para minimizar lesões no local de trabalho, então embora possa ser demorado iniciar seu uso, compensa a longo prazo." – Warehouse Safety Principles: 6 key guidelines to keep your workplace safe, AdaptALift; Twitter: @aalhyster

30. Afixe expectativas de segurança em locais altamente visíveis e áreas-chave. "Supervisores de armazém devem garantir que todas as expectativas de segurança sejam afixadas claramente em proximidade de todos os equipamentos – empilhadeiras, carrinhos hidráulicos, macacos manuais, etc. Isso assegura que funcionários tenham lembretes visuais constantes dos perigos inerentes ao uso de tais equipamentos e precauções de segurança que devem tomar para evitar lesões." – Warehouse Safety Checklist: 8 Things Every Manager Should Review, Legacy Supply Chain Services; Twitter: @legacyscs

31. Estabeleça responsabilidade e dê à equipe senso de propriedade sobre práticas de segurança do armazém. "Uma vez que sua equipe foi treinada e recebeu equipamento adequado, eles precisam ser responsabilizados por trabalhar com segurança. Isso deve se aplicar a todos no seu armazém. Você não pode ignorar maus hábitos de supervisores enquanto reprime um trabalhador do cais. Como você lida com infrações de segurança é sua escolha, mas seus funcionários devem assumir suas ações. Você verá melhores resultados se oferecer sugestões para operação mais segura ao mesmo tempo que expressa crítica. Você precisa documentar lapsos de segurança. Sem registros adequados, pode não ter respaldo para agir contra funcionário que continua ignorando seus requisitos. Documentação também ajudará a proteger você se funcionário se lesionar realizando ação após ter sido instruído de outra forma." – Jerry Matos, Especialista de Produto, Cherry's Industrial Equipment, 6 Ways To Encourage Warehouse Safety, Industrial Distribution; Twitter: @indistwebsite

32. Considere contratar especialista externo para identificar perigos no armazém. "Para ajudar a melhorar segurança no local de trabalho, considere trazer alguém de fora. O outsider não necessariamente precisa ser consultor ou representante OSHA, mas pode ser associado de negócios ou par. O ponto é ter par de olhos novo avaliar o armazém. Às vezes o que é visto à vista todos os dias pode ser perigo negligenciado." – Best Practices for Warehouse Safety, Labor Law Center

Otimizando Fluxos de Trabalho de Operações de Armazém

33. Corredores livres fazem fluxo eficiente de inventário. "Movimentação de inventário pelo armazém deve ser feita por manipuladores de materiais experientes com certificações ou licenças para operar empilhadeiras e plataformas elevatórias. Estes manipuladores devem poder mover de uma seção do armazém para outra com facilidade devido a corredores não cheios de inventário não armazenado. Inventário não colocado em seu bin ou localização adequada pode causar problemas com sistemas de inventário, especialmente sob sistema FIFO (First In, First Out). Sistema FIFO garante que inventário recebido ontem seja movido para cais de expedição antes do inventário recebido hoje. Este sistema reduz chance de inventário obsoleto sentado em bins do armazém." – Justin Johnson, Best Practices in Warehouse Operations, Chron.com

34. Armazene itens mais frequentemente separados próximos à área de expedição. "Considerando nível de esforço envolvido em operações de armazém, maior gasto de esforço está no processo de separação. Para ganhar eficiências na separação, o tempo de mão de obra para separar pedidos precisa ser reduzido e isso pode ser alcançado de várias formas. Empresas com armazéns mais eficientes têm itens mais frequentemente separados mais próximos às áreas de expedição para minimizar tempo de separação. Estas empresas alcançam vantagem competitiva revisando constantemente seus dados de vendas para garantir que itens armazenados próximos à área de expedição ainda são os mais frequentemente separados." – Martin Murray, Especialista em Cadeia de Suprimentos/Logística, Warehouse Best Practices, About.com

35. Implemente práticas eficientes de gestão de cais. "Alguns dos metros quadrados mais valiosos no armazém são espaço de cais. Todo material deve fluir dentro e fora dos seus cais, e estes são limitados em número (e não facilmente adicionados). Espaço dentro e fora dos cais é dos mais movimentados no seu armazém. Melhor prática de cais depende do tipo de entrada que você recebe e para muitas empresas equilibrar portas de cais disponíveis, equipamentos e mão de obra é difícil, então cais de recebimento torna-se gargalo na cadeia de suprimentos. Cais nos armazéns de hoje devem ser mais flexíveis e suportar variedade de recebimentos que chegam em taxa mais rápida e maior frequência e com programas just-in-time e VMI, quantidades menores e paletes mistos." – Warehousing & Fulfillment Process Benchmark & Best Practice Guide, Warehouse Education and Research Council (WERC); Twitter: @WERC

36. Calcule requisitos de recursos e espaço baseados em recebimentos esperados e backloads atuais. "Put-away é processo de mover material do cais e transportá-lo para armazenamento, reposição ou área de separação do armazém. Empresas de melhor prática gerenciam área de put-away calculando requisitos de recurso e espaço baseados em recebimentos esperados e backlogs atuais. Melhor prática é colocar produto no mesmo dia em que é recebido, porque não fazer isso afeta espaço, causa congestionamento, aumenta erros de transação e torna produto mais suscetível a danos. Em armazém movimentado, é fácil deixar put-away ficar para trás de outras tarefas como separação, reposição, expedição e carregamento. Mas puxar recursos de tarefas de put-away pode afetar taxas de preenchimento por não ter produto em racks de separação. Isso pode trazer congestionamento em áreas de staging que transbordam para corredores. Atrasar put-away também pode resultar em dano ao produto já que mercadoria é movida, repetidamente, para dar lugar a recebimentos de prioridade maior. Equipe adequada de put-away suportará processos downstream de separação e expedição, e a longo prazo levará a melhores taxas de preenchimento de pedidos de clientes." – Kate Vitasek, Best Practices in Material Handling and Put-away, Multi-Channel Merchant; Twitter: @mcmerchant

37. Estabeleça operações de armazém estáveis dentro do armazém primeiro, então trabalhe para melhorar esforços de pré-planejamento. "O primeiro lugar para começar o processo de melhoria MRO é no próprio armazém. Uma vez que operações de armazém estáveis tenham sido estabelecidas, manutenção e operações podem trabalhar para melhorar seus esforços de pré-planejamento. À primeira vista, isso parece tarefa assustadora. Tentar organizar, armazenar, identificar e gerenciar adequadamente milhares de itens de inventário díspares, com padrões de demanda diferentes e aparentemente imprevisíveis, cria ambiente no qual é difícil ter sucesso. Criar estratégia de implementação que seja simples, direta e completa, é crítico para operação MRO de armazém bem-sucedida." – Creating the 'Perfect Warehouse', MRO Connection

38. Maximize espaço vertical. "No chão de fábrica, onde espaço pode ser limitado, é importante aproveitar cada centímetro de espaço disponível (chão ao teto). Como observado em artigo de Saúde Ocupacional & Segurança, soluções como racking de paletes podem levar a condições de trabalho mais seguras e aumento de eficiência no armazém. Racking de paletes, forma mais comum de armazenar cargas em paletes no mundo, é solução de armazenamento fácil de usar; usada na grande maioria de armazéns, instalações de manufatura, operações comerciais de armazém e até lojas de varejo." – Jennie Dannecker, 10 Ideas for More Efficient & Productive Warehouse Operations, Cerasis; Twitter: @Cerasis

39. Use seu software WMS para sequenciar pedidos e organizar fluxo de trabalho. "Sequenciar seus pedidos por caminho de separação, e agrupar linhas únicas, pedidos de mesma zona, e separações difíceis – como itens não transportáveis – economiza tempo tremendo no chão do centro de distribuição. Novamente, seu software WMS deve ser capaz de organizar fluxo de trabalho e otimizar performance de sequência." – 10 Ideas for a More Efficient Warehouse Operation, ShelfPlus

40. Comunique-se efetivamente – e frequentemente. "Comunicar claramente aos trabalhadores seus objetivos organizacionais e processos para alcançá-los é chave para operações de armazenagem eficazes. Quando gerentes falham em criar ambiente de comunicação aberta e clara, produtividade dos funcionários sofre, resultando em alta rotatividade e recursos desperdiçados." – Increasing Warehouse Productivity, Inbound Logistics; Twitter: @ILmagazine

41. Faça uso inteligente do espaço do chão. "Matt Grierson é diretor administrativo da Dexion, que fornece soluções de armazenamento industrial e comercial na Europa. Ele diz que apenas pequena fração das empresas que o procuram acreditando que precisam mudar para instalações maiores realmente precisam. O resto tem espaço suficiente já, apenas o usa mal. Grierson diz: 'Ineficiência simplesmente acontece. Você começa com um grande invólucro vazio que é alto e fundo e lentamente começa a preenchê-lo conforme sua empresa cresce. A maioria dos esforços da empresa concentra-se em gerar vendas, naturalmente, e o armazém é esquecido. Antes que perceba, seu armazém está cheio, mas é espaço desperdiçado e você tem muito potencial não utilizado. Usando seu espaço eficientemente, sua equipe consegue fazer trabalhos mais rápido e completar mais trabalhos por dia, você economiza em compra ou aluguel por não expandir desnecessariamente, e pode ir mais tempo antes do enorme fardo de realocar para instalações maiores. Grierson adiciona: 'Há muitas opções de estantes. Duas camadas ou mezanino, fixas ou móveis. Se você puder aproximar suas fileiras de estantes, e só abri-las quando acesso for necessário, pode economizar 50% do espaço do chão.'" – Tim Aldred, How to manage an effective warehouse, The Guardian; Twitter: @tim_aldred

42. Projete sistemas de armazenamento para atender necessidades da mistura atual e planejada de tipos de armazenamento. "Layout de armazém que suporta instalação de manufatura adjacente terá requisitos diferentes de instalação suportando distribuição de produtos para lojas ou instalação suportando fulfillment de usuário final. Algumas operações colocam ênfase em reposição de produto para ponto de uso, outras em separação de produto ou fulfillment de pedidos. Independentemente da missão final do armazém, empresas de melhor prática projetaram sistemas de armazenamento para atender necessidades da mistura atual e planejada de tipos de armazenamento. Otimizaram localizações e layouts de armazenamento para adequar produto sem necessidade de reempilhar ou repaletizar uma vez recebido. Sistema de gestão de armazém rastreará perfis de localização de armazenamento e atribuirá produto à melhor localização. Como resultado, empresas de melhor prática têm excelentes taxas de preenchimento cúbico. Além de otimizar preenchimento cúbico de localizações de armazenamento, melhor prática é minimizar tempo de deslocamento. Se produto está em alta demanda, deve ser colocado mais próximo a seu próximo ponto de uso. Neste caso, demanda deve basear-se no número de vezes que produto é requerido, não no número de unidades requeridas. Dificuldade de recuperação também deve ser considerada no tempo de deslocamento. Produto de maior demanda deve ser colocado no espaço de armazenamento mais facilmente acessado, tipicamente nível do chão para racking e entre altura da cintura e ombro em racks de separação." – Kate Vitasek, Storage and Inventory Control Best Practices, Multi-Channel Merchant; Twitter: @mcmerchant

43. Reduza tempo de ciclo de processamento de pedidos. "Em análise de operação de distribuição, dados revelaram que tempo total de ciclo de processamento de pedidos era extremamente ineficiente. Do tempo total de ciclo, estava realmente sendo trabalhado apenas 37,9% do tempo. Seis por cento do tempo era desperdiçado enquanto pessoas lidavam com problemas como esperar equipamento de elevação, problemas de computador, interrupções e corredores bloqueados, e os 56,1% restantes os pedidos ficavam ociosos. Esta é baixa taxa de produtividade por qualquer padrão. Embora irreal esperar taxa de 100%, aumento para 75% de eficiência dobraria produtividade. Como capturar esta oportunidade?" – Are Your Warehouse Operations Lean?, Plante Moran; Twitter: @PlanteMoran

44. Implemente e mantenha padrões operacionais em todas as áreas funcionais. "Mantenha e use padrões em todas as áreas funcionais principais. Isso auxiliará gestão na identificação de gargalos sistêmicos como congestionamento de corredores ou outros problemas de fluxo de trabalho." – Warehouse Workflow Handbook, WERC; Twitter: @WERC

45. Melhore utilização de tempo de ciclo através de aplicações lean. "Aplicações lean podem ajudar a melhorar utilização de tempo de ciclo, reduzir custos, aumentar produtividade e aumentar satisfação do cliente. Para chegar ao lean, comece conduzindo estudo de tempo e análise do processo atual de fulfillment de pedidos. Identifique passos sem valor agregado e anote tempo gasto em cada um. Então, avalie fluxo de trabalho geral na tentativa de revelar caminhos de separação de produto ineficientes, movimentos desperdiçados, atrasos excessivos, passos excessivos, congestionamento de corredores e áreas de trabalho, e disponibilidade de equipamentos." – Chris Calderone, Creating a Lean HME Warehouse Operation, Lean Homecare; Twitter: @LeanHomecare

Melhores Práticas para Melhorar a Gestão de Inventário

46. Reduza ineficiências de inventário. "Sistemas de gestão de armazém são críticos para rastrear vários estágios do processo de manufatura. Da produção à entrega, oficiais precisam monitorar inventário conforme ele passa pela cadeia de suprimentos. Isso é especialmente relevante durante períodos de crescimento, pois influxo súbito de inventário pode sobrecarregar funcionários no chão, levando a erros custosos. Sem sistema robusto de controle de inventário, gerentes podem ter dificuldades localizando materiais ou produtos acabados, fazendo-os dedicar mais mão de obra e recursos a este processo. Oficiais da Land Rover lidavam com este problema regularmente, segundo Zebra Technologies. Quando veículos saíam da linha de montagem, eram submetidos a processos de finalização, incluindo testes, configurações e correção de erros existentes. Gerentes tinham grande dificuldade identificando onde itens individuais estavam localizados ao longo da cadeia, resultando em alto grau de incerteza e risco." – Nancy Master, Identifying Warehouse Management Best Practices, RFgen; Twitter: @RFgenSoftware

47. Perfilamento de SKU pode facilitar rentabilidade. "Entender como cada SKU carregado em seu centro de distribuição (CD) pode – e deve – contribuir para resultado final da sua empresa – é a melhor forma de projetar e rodar operações de CD. Por quê: Cada SKU tem impacto de custo potencial que vai bem além de seu preço de compra real. Decisões sobre se SKU deve ser estocado e onde, e em que status deve ser mantido na cadeia de suprimentos, impactam rentabilidade da sua empresa. E do ponto de vista egoísta, estas mesmas decisões, feitas sem avaliação suficiente, podem roubar seu centro de distribuição de capacidade e eficiência." FORTE Industries

48. Estabeleça estoques mínimos de retenção para cobrir lead times. "Foi estabelecido que papel da gestão de inventário é garantir que estoque esteja disponível para atender necessidades dos beneficiários quando e como requerido. Inventário representa grande custo para cadeia de suprimentos humanitária. Composto por custo do próprio inventário, mais custo de transporte de mercadorias, custo de gestão das mercadorias (mão de obra, fumigação, reembalagem, etc) e manutenção em armazéns. Trabalho do gerente de inventário é tornar inventário disponível ao menor custo possível. Para isso, deve garantir equilíbrio entre oferta e demanda estabelecendo estoques mínimos de retenção para cobrir lead times. Para isso, deve se comunicar constantemente com programas para manter-se a par de necessidades e prioridades em mudança. Armazém deve sempre ter estoques suficientes para cobrir lead time para reposição e evitar rupturas de estoque." – Warehousing and Inventory Management, Logistics Cluster; Twitter: @logcluster

49. Realize contagens cíclicas e analise discrepâncias. "Não espere até contagem física anual de inventário para realizar auditorias regulares de controle de inventário. Realize contagens cíclicas e analise suas discrepâncias para aperfeiçoar tempo que deve levar para passar por todas as localizações. É bom ter contagens cíclicas passando por todas as localizações a cada trimestre para ter sistema de back-office mais preciso." – Andy Eastes, CEO da Agile Harbor, 10 Ways to improve warehouse efficiency and inventory management without software, SKUVault; Twitter: @skuvault

50. Desenvolva lista de estoque aprovada para cada localização. "Quando você estoca um item, está fazendo um compromisso – compromisso de que produto estará disponível em quantidades razoáveis para expedição ou entrega imediata a clientes. A maioria dos armazéns de distribuidores está cheia de duas coisas: 'estoque' e 'coisas'. Estoque é material que você pretende ter no armazém. Ou seja, itens necessários para atender ou exceder expectativas dos clientes de disponibilidade de produto. Coisas é todo o resto. Você deve separar o estoque das coisas em cada um dos seus armazéns. Nosso objetivo é liquidar as coisas e arranjar itens de estoque de forma a minimizar custo de preenchimento de pedidos de clientes." – John Schreibfeder, Presidente da Effective Inventory Management, Inc., The First Step to Achieving Effective Inventory Control, via Lanham Associates; Twitter: @LanhamAssoc

51. Mantenha comunicação constante e consistente com fornecedores. "Bom relacionamento com seus fornecedores é crucial para sucesso da sua empresa – especialmente se você terceiriza qualquer parte de suas operações de varejo. Seu provedor de fulfillment torna-se sua marca aos olhos do cliente, então é importante que eles entendam seus planos para seu inventário tão bem quanto você. Isso significa comunicação constante de seus planos promocionais, informação de produto e lançamentos futuros. Todo varejista quer provedor de fulfillment flexível e confiável – mas varejista também deve ser flexível e confiante para fazer relacionamento funcionar perfeitamente." – Steve Warren, 4 Tips for Effective Inventory Management, Multi-Channel Merchant; Twitter: @mcmerchant

52. Alcançe eficiência na análise de inventário. "Com análise sólida de inventário, você pode garantir que está investindo na quantidade certa dos produtos certos para permanecer competitivo. Desenvolvendo e usando conjunto abrangente de ferramentas para monitorar de perto performance do seu inventário, você pode alcançar mais de seus objetivos mais eficientemente." – Bill Knapp, Socius, Beyond Software: 6 Effective Inventory Management Practices, featured on the ERP Software Blog; Twitter: @erpsoftwareblog and @mssocius

53. Entenda os sinais de alerta. "Forma mais fácil de identificar que você tem muito – ou o inventário errado – é a quantidade de poeira assentada no produto em armazenamento. Se você vê mais de 1,27 cm de poeira, provavelmente é sinal de inventário obsoleto. No entanto, há outros indicadores mais específicos de que problemas de gestão de inventário precisam ser abordados. Se há discrepâncias significativas entre inventário contábil e físico, este é indicador direto de problema com gestão de inventário. Outro indicador distinto é quando sua equipe de armazém tem dificuldade localizando inventário tempestivamente – questão particularmente crítica quando controles FIFO, lote/número de lote ou número de série estão envolvidos. Questão de localizar inventário específico é tipicamente ligada a discrepâncias de inventário. E, claro, se você viu tendência de aumento no uso de espaço de armazenamento externo, isso pode indicar outro problema contínuo de gestão de inventário." – Norm Saenz e Don Derewecki da St. Onge, Inventory Management 101: Time to revisit the principles, Logistics Management; Twitter: @LogisticsMgmt

54. Use opções de rastreamento fixas e móveis. "Quando empresas pensam em rastreamento de armazém, pensam principalmente em opções de rastreamento móvel, rastreando unidades e paletes que realmente são movidas pelo armazém e enviadas pela cadeia de suprimentos. Esta é apenas uma parte do processo de gestão de armazém – não esqueça os benefícios que vêm com rastreadores fixos também! Rastreando ativos fixos do armazém, você consegue atribuir e gerenciar destinos muito mais facilmente, e arranjar protocolos de estratégia conforme necessário sem confusão em massa. É melhor pensar em rastreamento de armazém em duas partes diferentes, uma fixa e uma móvel." – Justin Velthoen, 7 Tips for Warehouse Inventory Management, QStock Inventory; Twitter: @QStockInventory

55. Para contagem física de inventário, mantenha inventário semelhante junto em localização única. "Traga inventário semelhante para localização única de armazenamento. A mesma peça não deveria estar em várias áreas de armazenamento a menos que tamanho físico dite limitação. Nesse caso, mantenha quantidades disponíveis ao mínimo e mova o restante para localização que não faça parte do armazenamento facilmente acessível (localização de overstock)." – Warehouse Management Tips for Physical Count Inventory, riteSOFT; Twitter: @ritesoft

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