Práticas recomendadas de gerenciamento de risco de desligamento

A situação de maior pressão que seu departamento de manutenção pode encontrar é um tempo de inatividade planejado. Uma grande quantidade de trabalho está programada para um pequeno período de tempo, mas o prazo para retomar a produção está chegando.

Pode haver grandes ganhos aumentando a confiabilidade ou instalando novos equipamentos. No entanto, existem riscos. Novos problemas podem surgir e os custos podem aumentar. Como você faz com que os desligamentos sejam uma aposta mais segura?

No contexto de gerenciamento de projetos, a palavra risco é simplesmente usada como uma abreviação para "desvio do plano do projeto". Encontrar pelo menos algum risco é inevitável. O impacto desse risco depende de como o desligamento foi planejado.

A incerteza sobre a magnitude dos reparos necessários, estimativas excessivamente agressivas, falta de experiência e uma série de outros problemas podem contribuir para atrasos, estouros de custo e perda de produtividade. Alguns desses fatores podem ser eliminados, mas a maioria dos riscos só pode ser gerenciada.

Percebendo o risco

A tarefa crítica aqui é projetar com precisão a magnitude dos riscos envolvidos em uma paralisação e responder de acordo. Conforme o projeto é delineado, vários fatores devem ser examinados para desenvolver uma visão melhor da situação.

A regra básica é que a complexidade da tarefa está diretamente relacionada à probabilidade de encontrar dificuldades. No planejamento de um desligamento, os seguintes fatores podem sinalizar um processo como um provável atraso.

Caminho Crítico - Por definição, uma tarefa de Caminho Crítico tem o potencial de causar sérios atrasos. Qualquer atraso na atividade no Caminho Crítico tem o potencial de atrasar todo o projeto.

Predecessores - Uma tarefa que depende de várias tarefas serem concluídas primeiro está sujeita a mais possibilidades de atraso.

Estimativas agressivas - Definir altos padrões de produtividade não significa esperar o impossível. Estimativas irrealistas podem causar sérios gargalos quando as tarefas posteriores são atrasadas por excessos nos estágios iniciais de um desligamento.

Tarefas desconhecidas - Os trabalhadores já executaram essa tarefa antes? Novos equipamentos e rotatividade podem criar uma situação em que os trabalhadores aprendam rapidamente. Identificar as necessidades de treinamento e solicitar recursos externos pode ser a diferença entre pontualidade e atraso.

Trabalho Final - Ao final de uma paralisação, sua força de trabalho está sob pressão e o trabalho de acabamento pode ser um obstáculo. O nivelamento adequado da carga pode minimizar esse problema.

Raridade - Os materiais ou mão de obra necessários para uma tarefa específica são difíceis de obter? O atraso no atendimento dessas necessidades pode causar grandes atrasos. Os relatórios de gerenciamento do projeto devem incluir um filtro para especialistas e disponibilidade de recursos.

Medindo o risco

Nem todos os problemas são criados iguais. Resolver alguns pode ser bastante fácil, outros podem levar uma empresa à falência. Determinar qual precisa de sua atenção mais urgente é a comparação de três valores:nível de tolerância, custo e probabilidade.

Tolerância: Tolerância é avaliar a capacidade de sua empresa de responder ao risco sem consequências inaceitáveis. Reservas de caixa, pedidos em atraso, metas de produção e requisitos regulatórios podem informar esta discussão.

O que pode ser um custo possível aceitável para uma operação internacional com várias fábricas pode ser catastrófico para um fabricante customizado menor. A tolerância ao risco não é apenas um cálculo fiscal, mesmo que o dinheiro seja uma consideração importante aqui. É um padrão de medida da magnitude dos vários riscos de desligamento.

Paralelamente à contabilidade financeira, deve haver uma avaliação das questões ambientais, de saúde e segurança. Vidas humanas não podem ser contadas da mesma maneira, mas isso não significa que quantificar o potencial de problemas não seja importante. Suponha o pior, faça um brainstorming de possibilidades, identifique as consequências e planeje cenários detalhadamente.

Custo: O custo adicional do risco pode ser estimado comparando o pior cenário possível com o desembolso planejado. Se as coisas começarem a dar errado, o que será necessário para colocar as coisas de volta sob controle? Os custos não se limitam apenas às despesas imediatas para resolver um problema, mas a tudo o que se soma a partir da interrupção. Os pedidos não serão atendidos? Contratos ou clientes perdidos? Os especialistas precisarão ser contratados? Novo equipamento encomendado?

Um amplo brainstorming é crucial aqui. A experiência de todos os cantos ajuda a construir um quadro completo das possíveis consequências e a contabilizar os custos.

O cálculo preciso não é possível para todos os riscos que você identificou e alguns podem simplesmente precisar ser estimados. A prioridade aqui é considerar cuidadosamente os riscos que têm o maior potencial para causar interrupções e atrasos.

Probabilidade: A probabilidade de um evento é prevista com mais precisão com base em dados anteriores. Registros de desligamentos anteriores e funcionários experientes podem ajudar a orientar esse tipo de análise. Mas, como os desligamentos tendem a ser raros, nem todo tipo de risco terá dados concretos associados a ele.

A chave aqui será fazer a melhor estimativa possível com base na experiência. Uma estimativa fundamentada é mais útil do que um palpite ou nenhuma previsão. Pensar nas possíveis cadeias de eventos ajudará a identificar os prováveis ​​pontos problemáticos com base nos critérios apresentados acima.

Lembre-se de que quanto mais complexa uma tarefa, maior a possibilidade de falha. Múltiplas entradas, suprimentos e talentos críticos e sensibilidade ao tempo geram riscos.

Não vamos ignorar os métodos de estimativa de duração PERT e Monte Carlo - eles permitem que você insira os cenários de pior caso, esperado e de melhor caso (dólares e durações) para cada tarefa.

O software de gerenciamento de projeto pode, então, extrapolar a probabilidade de uma tarefa começar em uma data específica, e os cálculos de Monte Carlo podem ajudar a dar a esses resultados mais detalhes e precisão.

As tarefas que provavelmente não começarão na data planejada têm maior probabilidade de ficar para trás. Pense no PERT como uma forma de quantificar a confiança que um planejador tem em suas estimativas de duração e os cálculos de Monte Carlo como uma forma de calcular os efeitos cumulativos dessas incertezas ao longo do projeto.

Combine a probabilidade de que um risco ocorra com o custo do risco e compare isso com sua tolerância para custos e atrasos aceitáveis. Se você acha que a tarefa envolve um risco que sua operação não pode pagar, anote isso em um campo de sua lista ou software de gerenciamento de projeto.

Esses riscos devem ser gerenciados. Riscos melhores do que aceitáveis ​​podem ser deixados de lado. Priorize sua lista de riscos, separando aqueles que devem ser gerenciados dos que não devem.

Desenvolvimento de resposta

Existem duas frentes de atuação na resposta ao risco. Os riscos podem ser evitados ou podem ser menos onerosos quando ocorrem.

Evitar é o primeiro passo. Agora que sua equipe está procurando riscos, alguns problemas podem ser totalmente contornados. Atrasos na chegada de materiais e ou a falta de informações sobre o conserto de um equipamento podem ser sanados com cautela.

Alguns problemas potenciais podem ser absorvidos pelo plano, se não puderem ser evitados. Uma das maiores possibilidades de risco e atraso advém de reparos não planejados. Problemas que surgem durante o desligamento tendem a ser priorizados por causa do fator surpresa.

Embora isso possa ser necessário, é muito melhor começar sabendo a magnitude do trabalho a ser feito. Os testes não invasivos foram realizados no equipamento? Exames infravermelhos feitos para detectar superaquecimento? Verificações de vibração realizadas? Verificações de som para vazamento de ar comprimido?

Pense em todas as maneiras como o equipamento pode ser avaliado antes do desligamento e desmontagem, para que você entre no local de desligamento com uma imagem clara do que precisa ser feito para que os suprimentos e a mão de obra estejam prontos.

Saber sobre um problema com antecedência pode significar a diferença de um grande atraso na espera de uma peça e fazer com que ela chegue na hora certa. Uma vez que um problema é identificado, planejado e preparado, ele não é mais um risco, mas uma parte regular de sua manutenção planejada.

Mas e os riscos que não são necessariamente evitáveis? Alguns problemas podem surgir durante o desligamento que não podem ser conhecidos com antecedência. Os diagnósticos têm limites e alguns equipamentos podem não ser verificados até que estejam off-line. Os suprimentos necessários podem atrasar. O trabalho de reparo pode acabar sendo mais complicado do que se pensava inicialmente. A chave aqui é a mitigação.

Mitigação é o processo de tomar medidas que reduzam o impacto dos riscos. Isso pode significar incluir algumas horas extras de trabalho em uma programação para que novos problemas possam ser resolvidos enquanto o trabalho planejado ainda é feito no prazo.

Isso pode significar ter mais peças sobressalentes à mão, caso sejam necessárias durante a reforma. Ou pode ser uma indenização por escrito em um contrato com um fornecedor externo para reembolsar sua empresa se os materiais não forem entregues no prazo.

O objetivo é tornar um risco menos oneroso caso ele ocorra e fazer com que o impacto fique dentro da sua tolerância. A quantia razoável para gastar nos esforços de mitigação precisa estar relacionada ao custo e à probabilidade do risco.

Algumas medidas de baixo custo podem cuidar de alguns pequenos riscos, enquanto um grande gasto pode ser prudente para proteger contra um risco catastrófico.

Elabore planos de contingência para o que fazer no caso de o risco realmente ocorrer - estes minimizam o custo e as consequências do risco, minimizando o tempo de reação e maximizando a eficiência da resposta.

Se uma peça de equipamento está em muito pior estado do que o esperado, o conjunto de tarefas necessárias para trazê-lo à condição operacional deve ser elaborado e salvo para inserção rápida no arquivo de plano de projeto, pacotes de trabalho já preparados e peças já instaladas em mãos ou pronto para ser pedido rapidamente, sem muita busca de informações relevantes.

Isso permite que o trabalho comece o mais rápido possível. Uma vez que a maioria dos riscos em paralisações vêm de trabalhos emergentes inesperados, o planejamento de contingência é uma grande fonte de progresso para gerenciar o risco de paralisações.

Para cada risco que permanece significativo após essas preparações terem sido feitas, identifique um gatilho ou conjunto de gatilhos que indicam que o risco ocorreu ou está prestes a ocorrer. Ao identificar os gatilhos, você minimiza seu tempo de reação para a implementação de planos de contingência.

Para determinar os gatilhos, convoque outra reunião de brainstorming com especialistas familiarizados com o risco. Descubra como eles saberiam que o risco ocorreu e, a partir daí, volte ao indicador mais antigo.

Tente encontrar indicadores que ficariam aparentes no plano do projeto durante as atualizações, como um determinado padrão de horas extras ou o uso pesado de um certo tipo de recurso especializado. Crie filtros em seu software de gerenciamento de projetos que representem esse comportamento, de forma que durante o projeto você possa verificar uma vez por dia para ver se esses padrões estão acontecendo.

Certifique-se de atribuir a responsabilidade pelo monitoramento do risco, se você não fizer isso - supervisores e contratados também podem ter acesso aos dados do projeto. Cada risco só pode acontecer durante o período em que as tarefas relevantes estão em andamento, portanto, crie um cronograma de observação de riscos.

Para acompanhar de perto os indicadores possíveis, você pode precisar coletar mais informações do que faria de outra forma. Por exemplo, se o risco é a produção e entrega de um material crítico, você pode solicitar que o fabricante o notifique em cada etapa de sua produção, apenas para se certificar de que está no caminho certo.

A ideia não é eliminar todas as fontes de riscos, mas decidir com antecedência que tipo de preparação se deseja fazer. Eventos de alto custo e alta probabilidade obviamente precisam ser considerados primeiro e considerados parte do processo de planejamento principal.

A quantificação de risco pode ser uma ciência exata ou um exercício de magia vaga, dependendo principalmente de quanta informação passada você tem disponível.

O difícil julgamento está em separar os eventos com base em uma combinação da possível interrupção e a chance de que ocorra.

Proteger contra eventos de longo alcance com consequências devastadoras pode valer mais a pena do que gastar tempo excessivo lidando com problemas menores que são mais prováveis. O objetivo da análise de risco é planejar os riscos significativos.

Controle de resposta a riscos

Depois de implementar qualquer eliminação de risco e medidas de mitigação e começar seu desligamento, você precisa monitorar duas coisas:os gatilhos que você já determinou para riscos esperados e a ocorrência de riscos inesperados.

É claro que os riscos inesperados devem ser respondidos rapidamente e suas causas bem documentadas para auxiliar em futuras paralisações. Os riscos esperados devem ser monitorados usando o cronograma de riscos que você desenvolveu.

Analise os indicadores do projeto, o chão de fábrica e as comunicações dos supervisores em busca de evidências de gatilhos. Se algum gatilho tiver acontecido, investigue mais para ver se o risco realmente ocorreu e, em caso afirmativo, importe seu plano de contingência para o plano do projeto e reorganize os cronogramas de tarefas conforme necessário para acomodar o trabalho extra.

Para contingências importantes, salve uma nova linha de base para refletir a mudança nos planos. Anote a ocorrência de risco em relatórios também.

Se você investir energia para concluir essas etapas, terá paralisações mais curtas e mais rigidamente controladas, com menos incidentes - em resumo, o custo de planejamento neste grau é mais do que retornado por meio de um melhor desempenho do projeto.

Para resumir as etapas em um programa de gerenciamento de risco abrangente para desligamentos:

1. 
   Determine sua tolerância a riscos de custo, relações com o cliente, segurança e ambientais.
   
2. 
   Filtro para tarefas de alto risco.
   
3. 
   Usando sua lista reduzida, proponha questões ambientais, de saúde e segurança; bem como os custos financeiros de cada risco.
   
4. 
   Determine a probabilidade de cada risco ocorrer.
   
5. 
   Priorize os riscos com base em sua tolerância e a combinação da probabilidade de cada risco e a magnitude de sua consequência.
   
6. 
   Elabore planos de mitigação ou planos de contingência ou ambos.
   
7. 
   Para tarefas com planos de contingência, faça um brainstorming de uma lista de gatilhos que significam que um risco está azedando.
   
8. 
   Monitore o projeto durante a execução quanto a gatilhos e riscos inesperados.
   
9. 
   Colete dados e analise após o desligamento. Um histórico de problemas anteriores encontrados pode ajudar a localizar possíveis pontos problemáticos no futuro.