Entendendo Ordens de Trabalho: Essenciais e Melhores Práticas para Gestão de Operações

Se você é encarregado da responsabilidade de supervisionar operações em uma ou mais instalações de manufatura ou industriais pesadas, sem dúvida tem muito em seu prato. Você quer tempo para as tarefas mais críticas, bem como para estratégias de melhorias de longo prazo quando possível — mas tem que equilibrar esses desejos com as realidades de sua carga de trabalho diária. Ordens de trabalho são uma grande parte dessa carga de trabalho.

O que é uma ordem de trabalho?

No contexto de gestão de instalações, uma ordem de trabalho é uma solicitação enviada de qualquer unidade do negócio com necessidade de reparo (ou manutenção de rotina) de qualquer tipo e direcionada ao departamento de manutenção. (Isso não deve ser confundido com uma ordem de compra, que virá depois, quando peças de reposição ou ferramentas devem ser obtidas para completar a manutenção em questão.) Anos atrás, ordens de trabalho eram exclusivamente escritas em papel — e ordens em papel ainda são usadas por numerosas empresas de manufatura em certos contextos — mas também devem estar disponíveis em formatos digitais para fácil acessibilidade.

Na maioria dos sistemas de software de ordens de trabalho ou EAM, as próprias ordens se enquadram em várias categorias diferentes. Estas são as seguintes:

• Inspeção: Este tipo de solicitação de trabalho é enviado quando um determinado componente, dispositivo, máquina ou sistema precisa ser verificado quanto a quaisquer problemas — tipicamente em conjunto com um cronograma pré-estabelecido. (Reguladores governamentais exigem inspeções periódicas para todos os equipamentos potencialmente perigosos; em outros casos, você terá configurado o cronograma por sua própria vontade.) Inspeções podem muito bem não descobrir problemas, mas são críticas para a devida diligência.
• Manutenção preventiva: Assim como inspeções, ordens de trabalho de manutenção preventiva não são necessariamente solicitadas em resposta a qualquer problema óbvio com uma máquina, mas sim para se antecipar a mau funcionamento ou falhas antes que aconteçam. (É essencialmente o oposto polar da manutenção reativa, na qual uma ordem de trabalho de manutenção para um equipamento só sai após a falha ter ocorrido.)
• Segurança: Se uma ordem de trabalho de segurança foi solicitada, significa que a unidade de negócio fazendo esta solicitação quer que a equipe de manutenção foque em atualizações e reparos que beneficiem especificamente a segurança física pessoal dos trabalhadores usando uma dada máquina ou sistema, em oposição a focar na vida útil do equipamento.
• Ordens específicas de perigo: Trabalho de manutenção que envolve perigos específicos (e particularmente perigosos) exige uma ordem de trabalho específica. Por exemplo, se o reparo exige habilidade e experiência com fiação defeituosa, circuitos e outros componentes elétricos, uma ordem de trabalho elétrica iria para a gestão de manutenção. Da mesma forma, se trabalho a quente, quebras de linha, espaços confinados ou máquinas pesadas estão envolvidos, a ordem de trabalho deve refletir isso. (Adicionalmente, um técnico de manutenção terá que solicitar uma permissão de trabalho tão específica quanto.)
• Emergência: Uma ordem de emergência seria solicitada quando manutenção imediata é necessária pelo bem da segurança do trabalhador ou saúde do equipamento. Se a situação é terrível e imediata o suficiente, o processo de ordem de trabalho pode ser ignorado para colocar pessoal de reparo no trabalho imediatamente (a critério do gerente de manutenção).
• Ordem especial: Este tipo de ordem cobre qualquer coisa que não se encaixe nas categorias mencionadas anteriormente: substituições de ativos legados, instalação de novo equipamento para melhorar a situação geral de manutenção e assim por diante.

O fluxo de trabalho ideal de ordem de trabalho

Em um nível superficial, o fluxo de trabalho interno de ordem de trabalho parece um tanto simples: Um departamento dentro do negócio faz uma solicitação de trabalho ao departamento de manutenção, que pode aprovar ou negar. Se aprovado, o trabalho será agendado, e então outra ordem de trabalho mais formal será enviada ao técnico responsável por completar a tarefa enumerada na solicitação original. Esse indivíduo completa a manutenção necessária. Então, a ordem de trabalho é considerada fechada, e é arquivada para referência futura.

Nada está errado com nenhum desses passos, claro. Mas pode ser sábio pensar em gestão de ordens de trabalho de uma maneira mais focada e holística. Considere o seguinte conjunto de passos:

• Identificar: Operadores de produção experientes e técnicos devem identificar o problema, e usar linguagem precisa para detalhá-lo em ordens de trabalho (ex: "Atuador da empilhadeira falhando em ativar hidráulica e levantar garfos").
• Priorizar: Este é o problema de manutenção corretiva mais premente para a equipe abordar, ou deve ser colocado em segundo plano? Responda a pergunta baseada em fatores como criticidade do ativo, necessidades de produção, requisitos de segurança e qualidade.
• Planejar: Gerentes de manutenção devem elaborar planos detalhados para membros da equipe lidando com trabalhos complexos. Além de instruções para tarefas necessárias, inclua quaisquer requisitos de segurança relevantes, especialmente aqueles passos necessários para conformidade regulatória.
• Agendar e atribuir: Encontre o momento ideal para a manutenção ocorrer e atribua um técnico com experiência relevante. Mantenha prioridades em mente — atribua os técnicos mais qualificados aos pedidos mais desafiadores e deixe manutenção de rotina para aqueles com menos experiência.
• Executar: Complete o trabalho de maneira oportuna (sem sacrificar qualidade).
• Avaliar: Olhe o que deu certo ou errado com a ordem, o que poderia ter sido feito melhor ou mais rápido, as peças usadas e assim por diante.

Evitando dores de cabeça comuns no processo de ordens

Ninguém é perfeito, e erros podem ocorrer em qualquer etapa do ciclo de vida da ordem de trabalho. Os erros mais prováveis são erros de digitação em um formulário de ordem de trabalho. Para algo assim, se não impede o técnico de entender o que é requerido dele, não é grande problema. Informações ausentes, incompletas ou incorretas, por outro lado, é um problema muito maior.

No mínimo, a ordem deve descrever a tarefa com o máximo de detalhes necessário, identificar quem a solicitou, nomear o técnico atribuído para executá-la, fornecer uma localização, oferecer um tempo estimado de conclusão e enumerar quaisquer ferramentas, equipamentos de segurança e peças essenciais para o trabalho. Mesmo um item impreciso ou ausente nessa lista pode atrasar o processo de manutenção, uma demora que custa tempo e (em última análise) dinheiro.

Observe as seguintes práticas para minimizar a ocorrência de erros em ordens de trabalho:

• Use um modelo para ordens de trabalho que inclua campos para todas as informações apropriadas e seja fácil para técnicos seguirem.
• Automatize o processo onde quer que possível.
• Mantenha visibilidade durante todo o processo para que você possa notar rapidamente quaisquer problemas e abordá-los antes que se tornem maiores.
• Rastreie ordens usando métricas relevantes incluindo tempo médio entre falhas, tempo médio para reparar ou substituir, eficácia geral do equipamento e custo.

Aproveitando software ágil para excelência em ordens de trabalho

Você não precisa procurar muito para encontrar soluções de software de ordem de trabalho à la carte que podem gerenciar os processos detalhados acima — ou que afirmam que podem. Mas é improvável que essas ferramentas ou ferramentas de gestão de serviços de campo (FSM) ofereçam funcionalidade suficiente para valer bem a despesa.

Você estará melhor servido se usar as ferramentas de gestão de ordens de trabalho disponíveis em um sistema informatizado de gestão de manutenção (CMMS) junto com uma ferramenta EAM de ponta como a Dynaway, que é perfeitamente integrada ao Microsoft Dynamics 365. Adotar esta abordagem não apenas simplifica o processo de ordem de trabalho para resultados mais eficazes e eficientes da solicitação inicial ao fechamento da ordem. Também integra totalmente esta função com todos os outros processos de gestão de instalações, inventário e ativos, permitindo que sua organização realize uma supervisão mais abrangente.

Para saber mais sobre recursos-chave da Dynaway, entre em contato conosco ou dê uma olhada em um de nossos webinars mais recentes.