O que é uma ordem de serviço? Fundamentos e práticas recomendadas

Se você tiver a tarefa de a responsabilidade de supervisionar as operações em uma ou mais instalações fabris ou industriais pesadas, você sem dúvida tem muito a fazer. Você quer tempo para as tarefas mais críticas, bem como para criar estratégias para melhorias de longo prazo quando possível, mas precisa equilibrar esses desejos com as realidades de sua carga de trabalho diária. As ordens de serviço são uma parte importante dessa carga de trabalho.

Aproveitar o software de ordem de serviço e as ferramentas de gerenciamento de ativos empresariais (EAM) podem ser de grande ajuda nesses situações. Mas é tão importante ter uma compreensão verdadeiramente abrangente de como a ordem de serviço ideal deve ser elaborada e distribuída aos destinatários apropriados, no interesse de melhorar a eficiência.

O que é uma ordem de serviço?

No contexto de gestão de facilities, uma ordem de serviço é uma solicitação enviada de qualquer unidade do negócio com necessidade de reparo (ou manutenção de rotina) de qualquer natureza e direcionado ao departamento de manutenção. (Isso não deve ser confundido com um pedido de compra, que virá mais tarde, quando peças de reposição ou ferramentas devem ser obtidas para concluir a manutenção em questão.) Anos atrás, as ordens de serviço eram exclusivamente escritas em papel – e os pedidos em papel ainda são usados por várias empresas de manufatura em determinados contextos - mas também devem estar disponíveis em formatos digitais para facilitar a acessibilidade.

Na maioria dos sistemas de software de ordem de serviço ou EAM, os próprios pedidos se enquadram em várias categorias diferentes. Estes são os seguintes:

• Inspeção: Esse tipo de solicitação de trabalho é enviado quando um determinado componente, dispositivo, máquina ou sistema precisa ser verificado quanto a problemas - normalmente em conjunto com um cronograma pré-estabelecido. (Os reguladores do governo exigem inspeções periódicas para todos os equipamentos potencialmente perigosos; em outros casos, você definirá o cronograma por sua própria vontade.) As inspeções podem não revelar nenhum problema, mas são críticas para a devida diligência.
  
  
  
• Manutenção preventiva :Tal como acontece com as inspeções, as ordens de serviço de manutenção preventiva não são necessariamente solicitadas em resposta a qualquer problema óbvio com uma máquina, mas sim para evitar falhas ou defeitos antes que eles aconteçam. (É essencialmente o oposto da manutenção reativa, na qual uma ordem de serviço de manutenção para um equipamento só sai após a ocorrência de uma falha.)
  
  
  
• Segurança: Se uma ordem de serviço de segurança foi solicitada, significa que a unidade de negócios que faz essa solicitação deseja que a equipe de manutenção se concentre em atualizações e reparos que beneficiem especificamente a segurança física pessoal dos trabalhadores que utilizam uma determinada máquina ou sistema, em vez de se concentrar em a vida útil do equipamento.
  
  
  
• Ordens específicas de perigo: O trabalho de manutenção que envolve riscos específicos (e particularmente perigosos) exige uma ordem de serviço específica. Por exemplo, se o reparo exigir habilidade e experiência com fiação, circuitos e outros componentes elétricos defeituosos, uma ordem de serviço elétrica será enviada para o gerenciamento de manutenção. Da mesma forma, se houver trabalho a quente, quebra de linha, espaços confinados ou maquinário pesado, a ordem de serviço deve refletir isso. (Além disso, um técnico de manutenção terá que solicitar uma permissão de trabalho igualmente específica.)
  
  
  
• Emergência: Uma ordem de emergência seria solicitada quando a manutenção imediata fosse necessária para a segurança do trabalhador ou a saúde do equipamento. Se a situação for grave e imediata o suficiente, o processo de ordem de serviço pode ser ignorado para colocar o pessoal de reparo no trabalho imediatamente (a critério do gerente de manutenção).
  
  
  
• Ordem especial: Esse tipo de pedido abrange tudo o que não se encaixa em nenhuma das categorias mencionadas anteriormente:substituições de ativos legados, instalação de novos equipamentos para melhorar a situação geral de manutenção e assim por diante.
  
  
  

O fluxo de trabalho de ordem de serviço ideal

Em um nível superficial, o fluxo de trabalho interno da ordem de serviço parece um pouco simples:um departamento dentro da empresa faz um pedido de trabalho ao departamento de manutenção, que pode aprová-lo ou negá-lo. Se aprovado, o trabalho será agendado e, em seguida, outra ordem de serviço mais formal será enviada ao técnico responsável por concluir a tarefa enumerada na solicitação original. Esse indivíduo conclui a manutenção necessária. Em seguida, a ordem de serviço é considerada encerrada e arquivada para referência futura.

Não há nada de errado com nenhuma dessas etapas, é claro. Mas pode ser sensato pensar no gerenciamento de ordens de serviço de uma maneira mais focada e holística. Considere o seguinte conjunto de etapas:

• Identificar: Operadores e técnicos de produção experientes devem identificar o problema e usar uma linguagem precisa para detalhá-lo nas ordens de serviço (por exemplo, "Atuador de empilhadeira falhando ao ativar o sistema hidráulico e levantar os garfos").
  
  
• Priorizar: Este é o problema de manutenção corretiva mais urgente para a equipe resolver ou deve ser colocado em segundo plano? Responda à pergunta com base em fatores como criticidade de ativos, necessidades de produção, requisitos de segurança e qualidade.
  
  
• Plano: Os gerentes de manutenção devem elaborar planos detalhados para os membros da equipe que lidam com trabalhos complexos. Além das instruções para as tarefas necessárias, inclua quaisquer requisitos de segurança relevantes, especialmente as etapas necessárias para conformidade regulatória.
  
  
• Agendar e atribuir: Encontre o momento ideal para a manutenção e designe um técnico com experiência relevante. Mantenha as prioridades em mente - atribua os técnicos mais qualificados aos pedidos mais desafiadores e deixe a manutenção de rotina para aqueles com menos experiência.
  
  
• Executar: Conclua o trabalho em tempo hábil (sem sacrificar a qualidade).
  
  
• Avaliar :veja o que deu certo ou errado com o pedido, o que poderia ter sido feito melhor ou mais rápido, as peças usadas e assim por diante.

Evitando dores de cabeça comuns no processo de pedidos

Ninguém é perfeito, e erros podem ocorrer em qualquer estágio do ciclo de vida da ordem de serviço. Os erros mais prováveis ​​são erros de digitação em um formulário de ordem de serviço. Para algo assim, se isso não impedir a tecnologia de entender o que é exigido deles, não é grande coisa. Informações ausentes, incompletas ou incorretas, por outro lado, são um problema muito maior.

No mínimo, a ordem deve descrever a tarefa com o máximo de detalhes necessário, identificar quem solicitado, nomear o técnico designado para executá-lo, fornecer um local, oferecer um prazo estimado de conclusão e enumerar as ferramentas, equipamentos de segurança e peças essenciais ao trabalho. Mesmo um item impreciso ou ausente nessa lista pode atrasar o processo de manutenção, um atraso que custa tempo e (em última análise) dinheiro.

Observe as seguintes práticas para minimizar a ocorrência de erros nas ordens de serviço:

• Use um modelo para ordens de serviço que inclua campos para todas as informações apropriadas e seja fácil para os técnicos seguirem.
• Automatize o processo sempre que possível.
• Mantenha a visibilidade durante todo o processo para que você possa perceber rapidamente quaisquer problemas e resolvê-los antes que se tornem maiores.
• Rastreie pedidos usando métricas relevantes, incluindo tempo médio entre falhas, tempo médio para reparo ou substituição, custo e eficácia geral do equipamento.

Aproveitando software ágil para excelência em ordens de serviço

Você não precisa pesquisar muito para encontrar soluções de software de ordem de serviço à la carte que podem gerenciar os processos detalhado acima - ou que afirmam que podem. Mas é improvável que essas ferramentas ou ferramentas de gerenciamento de serviço de campo (FSM) ofereçam funcionalidade suficiente para valer a pena a despesa.

Será melhor usar as ferramentas de gerenciamento de ordens de serviço disponíveis em uma manutenção computadorizada sistema de gerenciamento (CMMS) juntamente com uma ferramenta EAM de ponta como o Dynaway, que é perfeitamente integrado ao Microsoft Dynamics 365. Adotar essa abordagem não apenas simplifica o processo de ordem de serviço para obter resultados mais eficazes e eficientes desde a solicitação inicial até o fechamento do pedido. Ele também integra totalmente essa função com todos os outros processos de gerenciamento de instalações, inventário e ativos, permitindo que sua organização realize uma supervisão mais abrangente.

Para saber mais sobre os principais recursos do Dynaway, entre em contato conosco ou dê uma olhada em um de nossos últimos webinars.