Seu Guia Completo de Compra de CMMS: Maximize o Desempenho de Ativos

Sistemas Informatizados de Gestão de Manutenção (CMMS) são escolha popular em muitas indústrias para gestão de atividades de manutenção de todos os tipos. Dados de 2017 mostraram que 78% das empresas que adotaram sistema CMMS viram melhoria positiva na vida útil de equipamentos. Estes resultados são tangíveis, e certamente há benefício em utilizar sistema organizado e completo para gerir estas atividades.

Por outro lado, dados adicionais do Maintenance World indicam que entre 40% e 80% das implementações de CMMS falham. Uma das melhores formas de prevenir que seu projeto falhe é planejar adequadamente para avaliação, teste e implementação de sistema CMMS. Este guia ajudará a dar visão geral dos componentes importantes, definições, benefícios e custos associados às muitas ofertas populares no mercado. Esta informação é relevante para qualquer tamanho de negócio, desde operações locais pequenas até empresas internacionais.

Neste guia, discutiremos:

• O que São Programas CMMS?
• Quem Usa CMMS?
• Como CMMS Funciona?
• Benefícios de Usar CMMS
• Recursos Comuns de Software CMMS
• Como Selecionar o CMMS Certo
• Quanto Custa Software CMMS?

O que São Programas CMMS?

Um CMMS é projetado para simplificar todas as atividades de gestão de manutenção para um único site ou empresa inteira. Como o nome implica, são programas de software que integram com hardware adicional, como leitores e sensores, para proporcionar visão abrangente de uma instalação ou armazém. Existem vários sistemas de software relacionados que são similares a um CMMS, e os recursos entre eles podem se sobrepor às vezes. Aqui está uma visão de alguns tipos similares de soluções de software usadas por empresas hoje:

• Gestão de Ativos Empresariais (EAM). À medida que empresas crescem em tamanho, rastrear cada ativo individual pode se tornar mais difícil. Um EAM proporciona solução completa para gestão de ativos em todos os sites que uma empresa controla. Muito similar a um CMMS, um EAM frequentemente contém recursos similares além de integração com plataforma maior de Planejamento de Recursos Empresariais (ERP). Esta conexão dá aos usuários EAM capacidade de rastrear e monitorar ativos além de conectar custos a suas atividades financeiras corporativas.
• Manutenção de Instalações (FM). Um software FM permite usuários rastrear e completar ordens de serviço de manutenção preventiva e monitorar informações básicas para cada ativo. Estes recursos são sempre incluídos como componente central de plataformas CMMS.
• Manutenção Preventiva (PM). Este é outro tipo de software que foca no processo de completar ordens de serviço para atividades de manutenção. Geralmente incluem recursos centrais para agendamento, realização e rastreamento de todo este trabalho de manutenção preventiva. Frequentemente são agrupados com linha muito similar de programas de software conhecidos como sistemas de gestão de ordens de serviço.
• Manutenção de Frota. Qualquer negócio que opere frota de caminhões ou veículos terá considerações únicas, incluindo rastreamento de quilometragem e planejamento de rotas. Existem programas de software que incluem capacidade de rastrear estes detalhes, e você também pode encontrá-los em algumas plataformas CMMS personalizadas para necessidades de operadores de frota.

Quem Usa CMMS?

Software de gestão de manutenção é agora usado em empresas de todos os tamanhos em indústrias pelo mundo. Olhar para os três principais níveis de tamanho de negócio pode ajudar você a entender onde sua empresa se encaixa e os níveis de serviços que podem estar disponíveis:

• Grandes Empresas. A maioria destas empresas tem sistemas ERP completos já em vigor e utiliza alguma forma de EAM ou CMMS para gerir seus ativos. Uma empresa deste tamanho tem que ser muito deliberada sobre mudança e geralmente requer personalização e inúmeras integrações de terceiros ao avaliar qualquer novo sistema. Plataformas CMMS que atendem necessidades de grandes empresas são geralmente mais complexas e personalizáveis com milhares de recursos potenciais.
• Empresas de Médio Porte. Uma empresa considerada de médio porte geralmente está em transição e passando por processo prolongado de estabelecimento de processos de base robustos e escalonamento de operações. Podem não requerer todos os recursos de sistemas EAM e ERP totalmente funcionais, mas podem ter algumas necessidades únicas que vão além da funcionalidade central de um CMMS básico. É importante para estes clientes considerar flexibilidade de qualquer novo sistema CMMS e como a plataforma pode crescer junto com sua empresa.
• Pequenas Empresas. Este segmento de empresas é atualmente servido por mais de mil fornecedores CMMS. Grande número de opções pode tornar avaliação de software difícil para estes clientes. A melhor forma para uma pequena empresa avaliar um CMMS é revisar recursos centrais do sistema, facilidade de implementação e capacidade de atender necessidades de maior prioridade.

Ao avaliar um CMMS e criar plano de recursos e treinamento, também é importante pensar nos vários departamentos dentro de sua empresa que usarão o sistema. Existem várias funções que podem se beneficiar muito da utilização de um CMMS. Estas incluem:

• Gestores de Manutenção
• Gestor de Instalações ou Operações
• Gestor de Inventário
• Gestor de Manutenção Produtiva Total (TPM)
• Pessoal de EH&S
• Técnicos
• Equipe de produção
• Contratantes
• Departamento de TI

Empresas podem escolher quase qualquer combinação de permissões de acesso para seu CMMS. Em alguns casos, implantação enxuta pode ser usada, com gestão de manutenção sendo alguns dos únicos recursos com acesso ao sistema. Em outros, o esforço é muito mais colaborativo e inclusivo, com vários departamentos envolvidos. Dentro de sua organização, é importante considerar quem deve estar envolvido, quais responsabilidades eles têm e como podem agregar valor a uma implantação CMMS.

Como CMMS Funciona?

Um CMMS proporciona plataforma centralizada para gestão de todas as atividades de manutenção. Esta plataforma conecta operadores, planejadores, executivos e outros recursos de forma que os ajuda a realizar seus trabalhos mais efetivamente. Também proporciona visibilidade e transparência em dados importantes para todos envolvidos. Ao pensar em como um CMMS é usado, existem quatro funções-chave para manter em mente:

• Identificação de Problemas. Quando há problema em fábrica ou armazém, um CMMS ajuda a identificar rapidamente o que está errado e o que precisa acontecer em seguida para corrigir. Como todo o sistema está conectado, é fácil identificar qualquer problema, como perda de inventário, estouro de custo ou falha de equipamento.
• Gestão de Trabalho. A função central de um CMMS é ajudar a organizar e completar solicitações de trabalho para manutenção preventiva, preditiva e corretiva. O software terá ferramentas não apenas para registrar trabalho mas também para gerir aprovações e simplificar fluxos de trabalho.
• Causa Raiz. Um programa de manutenção eficaz deve ter processo definido para determinar causa raiz de qualquer falha de equipamento ou outros problemas. Utilizando um CMMS para rastrear esta atividade e torná-la digital, torna-se muito mais fácil encontrar informações sobre falhas repetidas e usar conhecimento de toda a equipe para encontrar soluções robustas.
• Registros Históricos. Quando se trata de registros, um CMMS é uma das melhores formas de garantir que seu arquivo seja preciso e bem preparado para quaisquer auditorias ou revisões históricas. Arquivo de registros digital também é a melhor forma de tornar compartilhamento de informações entre sua equipe e quaisquer contratantes terceirizados ou stakeholders rápido e efetivo.

Benefícios de Usar CMMS

Usar um CMMS mantém toda sua empresa organizada e tem vários benefícios sobre métodos tradicionais e rastreamento manual. Alguns dos principais benefícios de um CMMS incluem:

• Planejamento e agendamento de manutenção eficaz
• Gestão de ordens de serviço
• Redução de horas extras
• Segurança melhorada
• Transparência em toda a empresa
• Redução de tempo de inatividade de equipamentos
• Menos papelada
• Produtividade aprimorada
• Contagens precisas de inventário de peças de reposição
• Métricas, KPIs e relatórios claros

Parte do desafio em escolher um CMMS é encontrar sistema que tenha equilíbrio de recursos e valor bem combinados com necessidades de sua organização. Para maximizar benefícios de um CMMS, mesmo se você já tiver um, deve rotineiramente revisar se está aproveitando os principais benefícios e quaisquer novos recursos que tenham sido lançados.

Recursos Comuns de Software CMMS

Um CMMS é plataforma multifacetada que gira em torno de várias funções importantes todas conectadas a banco de dados central. Ao avaliar software, sempre comece com estes recursos centrais para garantir que são projetados de forma bem combinada para suas necessidades. Embora a maioria dos programas de software CMMS contenha estes recursos, podem oferecer ferramentas e opções de configuração muito diferentes.

Gestão de Ordens de Serviço. Como mencionado anteriormente, gestão de ordens de serviço representa recurso central de todos os sistemas CMMS. Um fluxo de trabalho eficaz de gestão de ordens de serviço permitirá usuários visualizar facilmente status de ordem de serviço, atribuir pessoal e peças, e processar conclusão de ordem de serviço. Além destas, muitas das principais plataformas CMMS também incluem capacidade de:

• Atribuir informação de causa raiz
• Automatizar criação de novas ordens de serviço
• Anexar documentação adicional a ordens individuais
• Gerar automaticamente ordens de serviço para gatilhos de manutenção preventiva

Gestão de Inventário. A instalação típica pode conter potencialmente milhares de peças e acessórios individuais necessários para manter equipamentos no local. Um CMMS geralmente incluirá suporte para gestão deste inventário, incluindo ferramentas para organizar fornecedores, revisar custos e definir níveis de inventário.

Gestão de Mão de Obra. Pessoal, tanto equipe interna quanto contratantes, representa recurso importante para completar atividades de manutenção e relacionadas a instalações. Dados como salário, turnos e certificações geralmente podem ser rastreados dentro de um CMMS e proporcionar imagem clara de quem está disponível e para que tipo de trabalho.

Gestão de Ativos. Já mencionamos acima que sistemas EAM e CMMS são frequentemente comparados, com ambos oferecendo gestão de ativos como recurso central. Embora recursos de rastreamento de ativos possam não ser tão extensos em CMMS comparado a EAM, a maioria dos sistemas incluirá registro de ativos, locais de equipamentos definidos e dados de desempenho. Uma variável principal entre plataformas CMMS é suporte para periféricos de terceiros como medidores, sensores e outros equipamentos que podem ser usados para monitoramento de equipamentos em tempo real.

Como Selecionar o CMMS Certo

É boa ideia formar equipe de projeto para avaliar e selecionar CMMS para sua empresa. Fazendo isso ajudará sua equipe a permanecer focada em prazo e orçamento apropriados para manter seu projeto geral no caminho. Além disso, você pode considerar alguns destes passos importantes no planejamento de sua avaliação:

1. Comece considerando o tamanho do seu negócio e as principais prioridades estratégicas que um CMMS pode suportar. Isso ajudará você a selecionar escopo inicial apropriado de recursos para um CMMS ideal que pode reduzir lista de fornecedores potenciais imediatamente.
2. Compare seus recursos desejados a cada sistema e elimine quaisquer que não se encaixem bem com escopo do seu negócio ou tenham limitações de usabilidade que possam impactar negativamente sua implementação.
3. Revise hardware suportado, integrações de terceiros e quaisquer recursos de API disponíveis para cada opção. Este é ótimo momento para realmente comparar como um CMMS poderá integrar com seus sistemas e processos existentes.
4. Discuta opções de treinamento e suporte com cada fornecedor, incluindo quaisquer custos adicionais associados a lançamento de software e manutenção. Muitas empresas terão formas diferentes de calcular estas taxas, e é vital não subestimar a importância e custo de necessidades contínuas de treinamento.
5. Após completar revisão inicial, você pode montar ROI abrangente para sua implementação CMMS e comparar benefícios entre sua lista final de fornecedores.

Quanto Custa Software CMMS?

Fornecedores de software CMMS geralmente oferecerão um ou mais dos seguintes planos básicos de preços para seus clientes. Estas opções são mostradas em ordem de preferência geral de empresas menores para maiores. A maioria das operações menores encontraria melhor valor selecionando planos que cobram por usuário, enquanto grandes organizações devem considerar potenciais benefícios de planos ilimitados ou que atendem necessidades mais extensas.

• Por Usuário, Por Mês. Provavelmente a estrutura de custo CMMS mais comum vista hoje, na qual preço é baseado em taxa mensal para cada usuário do sistema. Às vezes calculado baseado no número de usuários concorrentes ativos no sistema a qualquer momento. Em outros casos, baseado no número de usuários ativos registrados no sistema. Você também pode ver preços em camadas baseados no nível de acesso necessário para cada pessoa, como gestor de instalações versus técnico de manutenção.
• Por Mês. No caso de plano simples por mês, você tipicamente encontrará preços que variam baseados no número de usuários, locais ou recursos fornecidos. Também podem haver grandes diferenças baseadas no nível de personalização e suporte fornecido pelo fornecedor.
• Taxa de Licenciamento Única. Tipicamente reservada para grandes empresas que querem controle completo sobre implantação, alguns fornecedores oferecem software por taxa única. Esta opção inclui custo de licenciamento inicial maior que então geralmente dá ao cliente acesso ilimitado a muitos recursos e possibilidade de economia de custos a longo prazo.

Além dos custos diretos de software, também inclua quaisquer fontes secundárias como treinamento, suporte, manutenção e custos de implementação. Isso é especialmente importante ao revisar seu ROI e garantir que você pode quantificar o valor tangível e benefício de seu novo sistema CMMS.

Leitura Adicional sobre Software CMMS

Para mais informações sobre software CMMS, visite os seguintes recursos:

• Guia para Aquisição & Implementação de CMMS (FT Maintenance)
• Whitepaper O Papel do CMMS (Plant Maintenance Resource Center)
• Princípios de Implementação de CMMS (ResearchGate)
• Guia para Seleção de CMMS (Dude Solutions)
• CMMS: Seu Guia para o Sucesso (FMX)
• CMMS, CAFM e EAM: Seu Guia para Software de Gestão de Instalações (Accruent)
• Guia para Implementação de CMMS sem Estresse (Real Asset Management)
• Estudo de Caso de Requisitos CMMS (Science Direct)
• Guia CMMS (Maintenance Care)
• Sistemas CMMS (WBDG)