O melhor guia de compra do CMMS

Os Sistemas Computadorizados de Gerenciamento de Manutenção (CMMS) são uma escolha popular em muitos setores para gerenciar atividades de manutenção de todos os tipos. Dados de 2017 mostraram que 78% das empresas que adotaram um sistema CMMS tiveram uma melhora positiva na vida útil do equipamento. Esses resultados são tangíveis, e certamente há um benefício em utilizar um sistema organizado e completo para gerenciar essas atividades.

Por outro lado, dados adicionais do Maintenance World indicam que entre 40% e 80% das implementações do CMMS falham. Uma das melhores maneiras de evitar que seu projeto falhe é planejar adequadamente a avaliação, teste e implementação de um sistema CMMS. Este guia ajudará a fornecer uma visão geral dos componentes, definições, benefícios e custos importantes associados às muitas ofertas populares no mercado. Essas informações são relevantes para empresas de qualquer porte, desde pequenas operações locais até empresas internacionais.

Neste guia, discutiremos:

• O que são programas CMMS?
• Quem usa o CMMS?
• Como o CMMS funciona?
• Benefícios de usar um CMMS
• Recursos comuns do software CMMS
• Como selecionar o CMMS certo
• Quanto custa o software CMMS?

O que são programas CMMS?

Um CMMS é projetado para agilizar todas as atividades de gerenciamento de manutenção para um único local ou uma empresa inteira. Como o nome indica, são programas de software que se integram a hardware adicional, como scanners e sensores, para fornecer uma visão abrangente de uma instalação ou armazém. Há vários sistemas de software relacionados que são semelhantes a um CMMS, e os recursos entre eles podem se sobrepor às vezes. Veja alguns tipos semelhantes de soluções de software usadas pelas empresas hoje:

• Gerenciamento de ativos empresariais (EAM) . À medida que as empresas crescem em tamanho, o rastreamento de cada ativo individual pode se tornar mais difícil. Um EAM fornece uma solução completa para gerenciar ativos em todos os locais que uma empresa controla. Muito semelhante a um CMMS, um EAM geralmente contém recursos semelhantes, além da integração com uma plataforma de planejamento de recursos empresariais (ERP) maior. Essa conexão oferece aos usuários do EAM a capacidade de rastrear e monitorar ativos, além de conectar os custos às atividades financeiras corporativas.
• Manutenção de Instalações (FM) . Um software FM permite que os usuários rastreiem e concluam ordens de serviço de manutenção preventiva e monitorem as informações básicas de cada ativo. Esses recursos são sempre incluídos como um componente principal das plataformas CMMS.
• Manutenção Preventiva (PM) . Este é outro tipo de software que se concentra no processo de conclusão de ordens de serviço para atividades de manutenção. Eles geralmente incluem recursos essenciais para agendamento, execução e rastreamento de todo esse trabalho de manutenção preventiva. Eles geralmente são agrupados com uma linha muito semelhante de programas de software conhecidos como sistemas de gerenciamento de ordens de serviço.
• Manutenção da frota . Qualquer empresa que opere uma frota de caminhões ou veículos terá considerações exclusivas, incluindo rastreamento de quilometragem e planejamento de rotas. Existem programas de software que incluem a capacidade de rastrear esses detalhes e você também pode encontrá-los em algumas plataformas CMMS personalizadas para as necessidades dos operadores de frota.

Quem usa o CMMS?

O software de gerenciamento de manutenção agora é usado em empresas de todos os tamanhos em todos os setores em todo o mundo. Observar os três principais níveis de tamanho de negócios pode ajudá-lo a entender onde sua empresa se encaixa e os níveis de serviços que podem estar disponíveis:

• Grandes empresas . A maioria dessas empresas já possui sistemas ERP completos e utiliza alguma forma de EAM ou CMMS para gerenciar seus ativos. Uma empresa desse porte precisa ser muito deliberada sobre mudanças e geralmente exige personalização e inúmeras integrações de terceiros ao avaliar qualquer novo sistema. As plataformas CMMS que podem atender às necessidades de grandes empresas geralmente são mais complexas e personalizáveis, com milhares de recursos em potencial.
• Empresas de médio porte . Uma empresa que é considerada uma empresa de médio porte geralmente está em transição e passando por um processo prolongado de estabelecimento de processos de linha de base robustos e operações de dimensionamento. Eles podem não exigir todos os recursos de sistemas EAM e ERP totalmente funcionais, mas podem ter algumas necessidades exclusivas que vão além da funcionalidade principal de um CMMS básico. É importante que esses clientes considerem a flexibilidade de qualquer novo sistema CMMS e como a plataforma pode crescer junto com a empresa.
• Pequenas empresas . Atualmente, esse segmento de empresas é atendido por mais de mil fornecedores de CMMS. Um grande número de opções pode dificultar a avaliação de software para esses clientes. A melhor maneira de uma pequena empresa avaliar um CMMS é revisar os principais recursos do sistema, a facilidade de implementação e a capacidade de atender às necessidades de prioridade mais alta.

Ao avaliar um CMMS e criar um plano de recursos e treinamento, também é importante pensar nos vários departamentos de sua empresa que usarão o sistema. Há uma série de funções que podem se beneficiar muito com a utilização de um CMMS. Esses incluem:

• Gerentes de manutenção
• Gerente de instalações ou operações
• Gerente de Estoque
• Gerente de Manutenção Produtiva Total (TPM)
• Pessoal de EH&S
• Técnicos
• Equipe de produção
• Empreiteiros
• Departamento de TI

As empresas podem escolher praticamente qualquer combinação de permissões de acesso para seus CMMS. Em alguns casos, uma implantação enxuta pode ser utilizada, sendo a gestão da manutenção alguns dos únicos recursos com acesso ao sistema. Em outros, o esforço é muito mais colaborativo e inclusivo, com vários departamentos envolvidos. Dentro de sua organização, é importante considerar quem deve estar envolvido, quais responsabilidades eles têm e como eles podem agregar valor a uma implantação de CMMS.

Como funciona um CMMS?

Um CMMS fornece uma plataforma centralizada para o gerenciamento de todas as atividades de manutenção. Essa plataforma conecta operadores, planejadores, executivos e outros recursos de uma maneira que os ajuda a realizar seus trabalhos com mais eficiência. Ele também fornece visibilidade e transparência de dados importantes para todos os envolvidos. Ao pensar em como um CMMS é usado, há quatro funções principais a serem lembradas:

• Identificação do problema . Quando há um problema em uma fábrica ou depósito, um CMMS ajuda a identificar rapidamente o que está errado e o que precisa acontecer para corrigi-lo. Como todo o sistema está conectado, é fácil identificar qualquer problema, como perda de estoque, excesso de custos ou falha de equipamento.
• Gerenciamento de Trabalho . A função central de um CMMS é ajudar a organizar e concluir solicitações de trabalho para manutenção preventiva, preditiva e corretiva. O software terá ferramentas não apenas para registrar o trabalho, mas também para gerenciar aprovações e otimizar fluxos de trabalho.
• Causa Raiz . Um programa de manutenção eficaz deve ter um processo definido para determinar a causa raiz de qualquer falha de equipamento ou outros problemas. Ao utilizar um CMMS para rastrear essa atividade e torná-la digital, fica muito mais fácil encontrar informações sobre falhas repetidas e usar o conhecimento de toda a equipe para encontrar soluções robustas.
• Registros históricos . Quando se trata de registros, um CMMS é uma das melhores maneiras de garantir que seu arquivo seja preciso e bem preparado para auditorias ou revisões históricas. Um arquivo de registro digital também é a melhor maneira de tornar o compartilhamento de informações entre sua equipe e quaisquer terceiros contratados ou partes interessadas de forma rápida e eficaz.

Benefícios de usar um CMMS

O uso de um CMMS mantém toda a sua empresa organizada e tem vários benefícios em relação aos métodos tradicionais e ao rastreamento manual. Alguns dos principais benefícios de um CMMS incluem:

• Planejamento e programação de manutenção eficazes
• Gerenciamento de ordens de serviço
• Redução de horas extras
• Melhor segurança
• Transparência em toda a empresa
• Redução do tempo de inatividade do equipamento
• Menos papelada
• Produtividade aprimorada
• Contagens precisas de estoque de peças sobressalentes
• Métricas, KPIs e relatórios claros

Parte do desafio de escolher um CMMS é encontrar um sistema que tenha um equilíbrio de recursos e valor que corresponda às necessidades de sua organização. Para maximizar os benefícios de um CMMS, mesmo que você já tenha um, você deve revisar rotineiramente se está aproveitando os principais benefícios e quaisquer novos recursos que foram lançados.

Recursos comuns do software CMMS

Um CMMS é uma plataforma multifacetada que gira em torno de uma série de funções importantes que estão todas conectadas a um banco de dados central. Ao avaliar o software, sempre comece com esses recursos principais para garantir que eles sejam projetados de maneira adequada às suas necessidades. Embora a maioria dos programas de software CMMS contenha esses recursos, eles podem oferecer ferramentas e opções de configuração muito diferentes.

Gerenciamento de ordens de serviço . Conforme mencionado anteriormente, o gerenciamento de ordens de serviço representa o principal recurso de todos os sistemas CMMS. Um fluxo de trabalho eficaz de gerenciamento de ordens de serviço permitirá que os usuários visualizem facilmente o status da ordem de serviço, atribuam pessoal e peças e processem a conclusão da ordem de serviço. Além disso, muitas das principais plataformas CMMS também incluem a capacidade de:

• Atribuir informações de causa raiz
• Automatize a criação de novas ordens de serviço
• Anexar documentação adicional a pedidos individuais
• Gerar ordens de serviço automaticamente para acionadores de manutenção preventiva

Gerenciamento de estoque . A instalação típica pode conter potencialmente milhares de peças e acessórios individuais necessários para manter o equipamento no local. Um CMMS geralmente inclui suporte para gerenciamento desse estoque, incluindo ferramentas para organizar fornecedores, revisar custos e definir níveis de estoque.

Gerentes do Trabalho t. O pessoal, tanto o pessoal interno quanto os contratados, representam um recurso importante para concluir as atividades de manutenção e relacionadas às instalações. Dados como pagamento, turnos e certificações geralmente podem ser rastreados em um CMMS e fornecem uma imagem clara de quem está disponível e para que tipo de trabalho.

Gerenciamento de ativos . Já mencionamos acima que os sistemas EAM e CMMS são frequentemente comparados entre si, com ambos oferecendo gerenciamento de ativos como um recurso principal. Embora os recursos de rastreamento de ativos possam não ser tão extensos em um CMMS em comparação com um EAM, a maioria dos sistemas incluirá um registro de ativos, locais de equipamentos definidos e dados de desempenho. Uma variável importante entre as plataformas CMMS é o suporte a periféricos de terceiros, como medidores, sensores e outros equipamentos que podem ser usados ​​para monitorar equipamentos em tempo real.

Como selecionar o CMMS correto

É uma boa ideia formar uma equipe de projeto para avaliar e selecionar um CMMS para sua empresa. Isso ajudará sua equipe a manter o foco em um prazo e orçamento adequados para manter seu projeto geral nos trilhos. Além disso, você pode considerar algumas dessas etapas importantes no planejamento de sua avaliação:

1. Comece considerando o tamanho do seu negócio e as principais prioridades estratégicas que um CMMS pode oferecer. Isso ajudará você a selecionar um escopo inicial apropriado de recursos para um CMMS ideal que pode restringir uma lista de fornecedores em potencial imediatamente.
2. Compare os recursos desejados com cada sistema e elimine aqueles que não se encaixam bem no escopo do seu negócio ou que tenham limitações de usabilidade que possam afetar negativamente sua implementação.
3. Revise o hardware compatível, as integrações de terceiros e todos os recursos de API disponíveis para cada opção. Este é um ótimo momento para realmente comparar como um CMMS poderá se integrar aos seus sistemas e processos existentes.
4. Discutir as opções de treinamento e suporte com cada fornecedor, incluindo quaisquer custos adicionais associados à implantação e manutenção do software. Muitas empresas terão maneiras diferentes de calcular essas taxas, e é vital não subestimar a importância e o custo das necessidades de treinamento contínuo.
5. Depois de concluir uma análise inicial, você pode montar um ROI abrangente para sua implementação de CMMS e comparar os benefícios entre sua lista final de fornecedores.

Quanto custa o software CMMS?

Os fornecedores de software CMMS geralmente oferecem um ou mais dos seguintes planos básicos de preços para seus clientes. Essas opções são mostradas em ordem de preferência geral de empresas menores para maiores. A maioria das operações menores encontraria o melhor valor selecionando planos que cobram por usuário, enquanto as grandes organizações devem considerar os benefícios potenciais de planos ilimitados ou aqueles que atendem a necessidades mais amplas.

• Por usuário, por mês . Esta é provavelmente a estrutura de custos do CMMS mais comum vista hoje, na qual o preço é baseado em uma taxa mensal para cada usuário do sistema. Às vezes, isso é calculado com base no número de usuários simultâneos ativos no sistema em um determinado momento. Em outros casos, é baseado no número de usuários ativos cadastrados no sistema. Você também pode ver preços diferenciados com base no nível de acesso necessário para cada pessoa, como um gerente de instalações versus um técnico de manutenção.
• Por mês . No caso de um plano mensal simples, você normalmente encontrará preços que variam de acordo com o número de usuários, locais ou recursos fornecidos. Também pode haver grandes diferenças com base no nível de personalização e suporte fornecido pelo fornecedor.
• Taxa de licenciamento única . Normalmente reservado para empresas maiores que desejam controle total sobre a implantação, alguns fornecedores oferecem software por uma taxa única. Essa opção inclui um custo de licenciamento inicial maior que geralmente dá ao cliente acesso ilimitado a muitos recursos e a possibilidade de economia de custos a longo prazo.

Além dos custos diretos de software, inclua também quaisquer fontes secundárias, como custos de treinamento, suporte, manutenção e implementação. Isso é especialmente importante ao revisar seu ROI e garantir que você possa quantificar o valor tangível e o benefício de seu novo sistema CMMS.

Leituras adicionais sobre o software CMMS

Para obter mais informações sobre o software CMMS, visite os seguintes recursos:

• Guia para aquisição e implementação de CMMS (manutenção FT)
• O papel do whitepaper do CMMS (Centro de recursos de manutenção da planta)
• Princípios de implementação do CMMS (ResearchGate)
• Guia para selecionar um CMMS (Dude Solutions)
• CMMS:seu guia para o sucesso (FMX)
• CMMS, CAFM e EAM:seu guia para software de gerenciamento de instalações (Accruent)
• Um guia para implementação de CMMS sem estresse (Gerenciamento de ativos reais)
• Um estudo de caso de requisitos do CMMS (Science Direct)
• Guia do CMMS (Cuidados de manutenção)
• Sistemas CMMS (WBDG)