Dominando a Documentação de Manutenção: Abordagem Confiável para Proteger Seus Ativos

Documentação de manutenção é qualquer registro contendo informação que você pode precisar para completar tarefas e inspeções de manutenção. Diz o que você tem, mostra como manter, e tem registros de todo seu trabalho passado.

Claro, existe aquele ditado antigo sobre "nunca colocar todos os ovos na mesma cesta", mas se você quer documentação de manutenção precisa, acessível, é exatamente o que você deve fazer.

Você só tem que garantir que escolhe a cesta certa.

O que é documentação de manutenção?

Antes de decidir onde guardar, vale a pena gastar mais tempo olhando o que é.

Você pode pensar nela como sua coleção de respostas para perguntas críticas sobre suas operações: O que temos? Como cuidamos? Que trabalho fizemos até agora, e quais foram os resultados?

Por exemplo, um operador de equipamento pode enviar uma solicitação de manutenção relacionada a uma prensa que está fazendo um som novo e estranho. A solicitação é revisada pelo líder de manutenção, que então usa ela para gerar uma ordem de serviço, completa com instruções e listas de verificação. Dali, eles priorizam e atribuem a um técnico. Uma vez que o técnico tem, eles buscam o manual da prensa, junto com algumas das ordens de serviço fechadas recentemente. Uma vez no local, notam que há um vazamento numa seção de tubulação. Está vazando mas também parece novo, então o técnico verifica a garantia para ver se o fabricante é obrigado a cobrir. Infelizmente, não são, então o técnico vai ao inventário e pega as peças e materiais necessários. Uma vez que completam o trabalho, fecham a ordem de serviço, depois de preencher uma descrição do que fizeram.

Nesta situação, a documentação de manutenção inclui:

• Solicitação de manutenção
• Ordem de serviço atribuída
• Manual do equipamento
• Garantia do equipamento
• Ordem de serviço concluída

Cada peça de documentação desempenha um papel importante no processo. Sem ela, o líder de manutenção não saberia que havia um problema, o técnico não saberia como consertar, e depois, ninguém sabe o que o técnico fez.

Quais são os diferentes tipos de documentação de manutenção?

Embora existam muitos tipos, todos tendem a cair em uma de três categorias amplas: o que você tem, o que você faz e como faz, e o que você fez.

O que você tem

Aqui, você pode incluir documentos que descrevem seus ativos e equipamentos, incluindo:

• Números de série
• Arquivos CAD e BIM
• Esquemas
• Imagens
• Garantias
• Apólices de seguro

Você também pode incluir aqui todos os documentos que dizem quem você tem na equipe de manutenção, incluindo certificados de treinamento e selos específicos de profissão.

Coletar toda essa informação e compilá-la em algo útil pode ser uma tarefa complicada, mas é necessária se você está tentando fazer a mudança de toda reativa para mais manutenção preventiva. A boa notícia é que você pode encontrar ajuda com sua auditoria de instalação.

O que você faz, como você faz

Aqui, você tem todos os documentos que explicam como cuidar dos seus ativos, incluindo:

• Manuais do fabricante original (OEM)
• Listas de verificação para inspeções
• Instruções passo a passo
• Procedimentos operacionais padrão (POPs)
• Políticas e procedimentos gerais
• Cronogramas de manutenção preventiva
• Como a segurança é tão importante, pode ser sua própria subcategoria, e incluir:
• Políticas e procedimentos específicos de segurança
• Políticas de lockout/tagout
• Sistema de Informação de Materiais Perigosos no Local de Trabalho (WHMIS)
• Documentação OSHA

Dependendo da sua localização, você também pode adicionar documentos de compensação de trabalhadores.

Um problema comum para muitos departamentos é que eles têm toda essa informação rattling dentro das cabeças dos seus técnicos seniores. Em vez de ter isso escrito onde está seguro e acessível, está trancado. E assim que aqueles técnicos seniores saem pela porta seja porque estão mudando de empresa ou aposentando, você perde todo aquele know-how crítico de manutenção.

O que você fez

E aqui, é todos os documentos relacionados ao trabalho completado pela equipe de manutenção assim como quaisquer fornecedores terceirizados. Você pode incluir:

• Solicitações de manutenção
• Ordens de serviço
• Métricas de manutenção
• Indicadores-chave de desempenho
• Relatórios

Ordens de serviço têm muitos documentos dentro delas, incluindo notas e imagens criadas pelo técnico.

Por que a documentação de manutenção é importante?

Passar auditorias frequentemente se resume a quão bem você pode responder estas perguntas:

• Você tem um processo no lugar?
• A equipe seguiu seus processos?
• Se seguiram, quando eles fizeram o trabalho?
• Se você tem POPs e a equipe está seguindo, quando foi a última vez que você atualizou?

Agora que sabemos o que é e por que é importante, podemos responder a próxima pergunta: Qual a melhor forma de manter seguro e tornar acessível?

Por que um CMMS é a melhor cesta de ovos do mundo?

Voltando aos ovos e sua cesta, nossa metáfora frágil. A ideia sobre ovos e qualquer outra coisa que você quer manter segura é que você não deve manter todos em um lugar. Mas para documentos de manutenção, é o oposto.

Você só tem que garantir que tem o tipo certo de cesta, um sistema moderno computadorizado de gestão de manutenção (CMMS).

Com métodos manuais tradicionais, você está lutando contra pilhas de papelada e arquivos de planilha aleatórios. E toda vez que você precisa conectar dois documentos, há uma boa chance de eles serem dois formatos diferentes. O cronograma de MPs pode estar numa planilha, mas as garantias relacionadas são todas papel. A ordem de serviço que você acabou de atribuir é em papel, mas os esquemas do ativo são todos arquivos PDF.

Com um CMMS moderno, todos os seus documentos vão para um banco de dados central, onde estão todos seguros, acessíveis e conectáveis. O provedor de CMMS tira todo o peso de TI dos seus ombros, e eles estão a cargo de garantir que seus dados têm backup e estão lá quando você precisa. E eles também garantem que seus dados estão em todo lugar que você precisa, acessíveis por todos na equipe através de seus dispositivos conectados à internet.

Quando você precisa gerar e atribuir uma ordem de serviço, tudo é feito em um lugar, dentro do software. Quando o técnico usa seu dispositivo móvel para acessar a info em tempo real, eles também podem puxar as imagens e POPs relacionadas que precisam para trabalhar de forma inteligente e segura.

Próximos passos

A Hippo está aqui para ajudar você a obter a solução que funciona melhor para você, desde responder suas perguntas sobre tudo relacionado a manutenção até ajudar a agendar uma demonstração ao vivo do software.

Resumo

Documentação de manutenção é sua coleção de registros que ajudam você a completar trabalho de manutenção. É como você sabe o que tem, como cuidar, e que trabalho você completou até agora. Então, a primeira categoria pode incluir números de série de ativos, imagens, arquivos CAD e BIM, garantias, apólices de seguro, e informação sobre sua equipe de manutenção, incluindo certificados e selos profissionais. Para a segunda, você tem POPs, cronogramas de manutenção preventiva, listas de verificação e manuais. Na terceira, há ordens de serviço fechadas, relatórios, e KPIs. Tudo isso informação é vital para suas operações, e você pode pensar nela coletivamente como um mapa que mostra onde você esteve, onde você está agora, e como chegar às suas metas. Para garantir que seus documentos estão ambos seguros e acessíveis, você precisa de uma solução CMMS moderna. Como tudo vive num banco de dados central e seu provedor cuida de todos os backups e atualizações, você nunca tem que se preocupar em perder ou perder acesso à sua documentação de manutenção.