Como Instruções de Trabalho Impulsionam Eficiência e Conformidade na Sua Empresa

Instruções de trabalho são o "Como fazer" na indústria

Instruções de trabalho desempenham um papel essencial no funcionamento de uma estrutura. Locais industriais pesados, assim como empresas de serviços, são usados por todas as empresas. Após os processos, que enquadram toda a sequência de produção, e na esteira dos processos, que definem os papéis de cada pessoa no processo, vêm os modos operatórios. Eles detalham através do menu a natureza de cada tarefa a ser realizada e as etapas envolvidas em sua conclusão.

Instruções de trabalho são, portanto, os primeiros marcadores da produtividade, eficiência e qualidade de uma empresa.

A importância das instruções de trabalho

Instruções de trabalho respondem a uma pergunta fundamental em um processo de satisfação do cliente: Como o produto ou serviço fornecido ao cliente será produzido? Nisso, elas destacam um desafio igualmente importante para a empresa: documentar e analisar cada tarefa para tornar toda a estrutura produtiva e lucrativa enquanto produz em um alto nível de qualidade. Neste sentido, instruções de trabalho são parte integrante da gestão do conhecimento. O objetivo aqui é documentar de forma sinótica (diagramas) ou textual (instruções passo a passo) as habilidades e conhecimentos de cada operador para melhor realizar cada tarefa.

A transmissão de conhecimento é um dos resultados das instruções de trabalho, a melhoria contínua é outra.

Instruções de trabalho: uma ferramenta de gestão da qualidade

Instruções de trabalho são parte integrante do Sistema de Gestão da Qualidade (QMS). Elas documentam as tarefas a serem realizadas por posição. No entanto, também podem se estender transversalmente. Neste caso, elas gerenciam, por exemplo, um fluxo de trabalho de tarefas realizadas em diferentes estações de trabalho. Isso é chamado de gama. Integradas no quadro de uma abordagem Kaizen, instruções de trabalho então se tornam ferramentas de melhoria contínua que permitem a cada operador:

• Realizar sua tarefa efetivamente;
• Identificar a relevância de cada etapa definida nas instruções de trabalho;
• Propor melhorias;
• Documentar estas melhorias.

Esta melhoria contínua e revisão de instruções de trabalho, que são necessárias para a empresa, devem no entanto ser realizadas de forma metódica. Falhar nisso pode levar a resultados contraproducentes. De fato, a fraqueza de qualquer QMS reside no mau controle das diferentes versões do mesmo documento. É, portanto, essencial que cada documento seja único e identificado por um sistema de revisão que permita a todos garantir que estão trabalhando na revisão mais recente.

Melhor documentar instruções de trabalho

Mesmo que hoje em dia, graças ao advento da tecnologia digital, o versionamento seja mais facilmente gerenciado, o problema de versões ruins de documentos em circulação está longe de ser resolvido. De fato, a tecnologia digital não impede operadores de imprimir instruções de trabalho e esquecer de destruí-las quando uma nova versão está disponível. Isso aumenta o risco de usar uma versão obsoleta ou menos adequada. Para não mencionar as anotações inevitáveis que os funcionários fazem em suas instruções de trabalho. Elas permanecem confinadas aos seus cargos enquanto algumas poderiam ser benéficas para toda a estrutura... Assim como criar instruções de trabalho? Para superar isso, as empresas devem ser capazes de se equipar com soluções eficazes de gestão de modos operatórios. Soluções que tornam fácil realizar instruções de trabalho, gerenciar atualizações enquanto garantem que apenas as revisões mais recentes estão em circulação...

Diante da importância das instruções de trabalho para a empresa, as apostas são claras: elas exigem a implementação de soluções que tornam fácil criá-las e gerenciá-las. Assim dominadas, as instruções de trabalho permitirão que as empresas documentem melhor o conhecimento dentro delas, mas também aumentem sua produtividade e competitividade.

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