Desafios de Atualizar Instruções de Trabalho Baseadas em Papel na Indústria Moderna

Elemento-chave da documentação industrial, o modo operatório é o suporte básico que permite aos operadores serem guiados no desempenho das tarefas inerentes a seus respectivos empregos. É, portanto, vital para a empresa que estes documentos não sejam apenas perfeitamente claros e legíveis, mas também livres de quaisquer erros que levariam a não-conformidades na execução das operações.

Atualizar instruções de trabalho em papel: um desperdício de tempo e energia

Como o ambiente em que a empresa opera está evoluindo e se tornando dinâmico, a forma como ela opera e produz também deve evoluir. Instruções de trabalho não podem permanecer congeladas no tempo, porque devem se adaptar à chegada de novos fatores: novas normas, novas ferramentas, novos processos, novas demandas, etc. Além disso, erros ou fontes de ineficiência e não conformidade podem ser detectados nestas instruções de trabalho uma vez aplicadas no campo.

Há, portanto, mudanças regulares a serem feitas nestes procedimentos operacionais, o que significa que eles devem ser atualizados a cada vez. No entanto, este é obviamente um problema sério quando se lida com suportes tradicionais baseados em papel.

Isso significa que todas as cópias das versões antigas (aquelas que não estão atualizadas) das instruções de trabalho devem ser removidas de circulação para garantir que nenhum colaborador ainda as use para fazer seu trabalho. A próxima etapa é reimprimir os suportes, então garantir que todos os operadores tenham os documentos atualizados após validação pelos diversos atores concernidos (gestor de produção, gestor de qualidade, operadores que também podem estar envolvidos nestas atualizações...). Tudo isso mobiliza recursos (materiais e humanos), energia e tempo.

É, portanto, impossível atualizar documentos em papel sem que haja uma certa quantidade de desperdício, sem mencionar as consequências ambientais, já que o papel é um material reciclável mas representa uma quantidade considerável de desperdício potencial.

Dificuldade em gerenciar e proteger documentos

Como a documentação corporativa deve ser arquivada, é fácil imaginar o volume de documentos a serem armazenados e gerenciados à medida que se acumulam. Eles requerem um espaço dedicado, com recursos materiais significativos (armários, arquivos, proteção contra desgaste, etc.) e recursos organizacionais.

Atualizar instruções de trabalho também representa um problema de segurança e confidencialidade. Problema de segurança existe, pois qualquer suporte em papel é suscetível de ser alterado ou até destruído em caso de acidente, mau manuseio ou desastre (incêndio, inundação...). Quanto à confidencialidade, há preocupações sobre possíveis vazamentos de dados para concorrentes, já que documentos em papel podem ser escondidos e mal utilizados.

Problemas aos quais o fato de ir para o digital traz soluções. Quando devidamente protegidos, procedimentos operacionais digitalizados são menos vulneráveis a este risco de divulgação. Além disso, instruções de trabalho, armazenadas e acessíveis em mídias digitais, não podem ser perdidas ou destruídas da mesma forma que documentos em papel. A desmaterialização também torna mais fácil disponibilizar novos documentos, modificados e atualizados. Estes são transmitidos automaticamente e rapidamente aos terminais usados pelos operadores no campo.

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