Quanto custa um software CMMS acessível?

Durante a última década, mais e mais empresários estão se voltando para o Software de Gerenciamento de Manutenção Computadorizado (CMMS) como seu software de gerenciamento de instalações. O aumento da concorrência no mercado e as demandas econômicas, bem como as mudanças na tecnologia e nas tendências do mercado, motivaram as empresas a buscar formas aprimoradas de melhorar a eficiência das operações. Tendo anteriormente confiado em planilhas tradicionais ou abordagens de “lápis e papel” para gerenciamento de manutenção, um número crescente de proprietários de empresas está reconhecendo a necessidade de mudar para um CMMS, um sistema que vai muito além de simplesmente contabilizar os números associados a reparos e custos do equipamento, bem como os níveis de estoque. Para ter o máximo de eficiência, as empresas de hoje precisam se manter no controle de suas atividades de gerenciamento de manutenção por meio de verificações de manutenção preventiva de rotina, melhores alocações de recursos e economias de custos comprovadas. Tendo reconhecido a necessidade de um sistema de gerenciamento de manutenção automatizado, os proprietários das empresas geralmente ficam sobrecarregados em sua busca pela variedade de produtos CMMS disponíveis no mercado. Adquirir um software CMMS acessível que é o ajuste certo para sua operação pode ser um desafio adicional. Aqui, descreverei como selecionar um software CMMS acessível que atenda às suas necessidades e orçamento.

Compreender as funções do CMMS

Para entender como é um software CMMS barato, comece resumindo o que é um software CMMS em geral. Essencialmente, os sistemas são melhor descritos como programas de software altamente sofisticados que utilizam milhares de pontos de dados que, a qualquer momento, podem fornecer ao usuário uma visão geral da operação de uma instalação ou, alternativamente, o status de um equipamento individual. Independentemente do produto selecionado, todos os sistemas CMMS atuais oferecem às empresas a capacidade de rastrear ordens de serviço, gerar rapidamente relatórios precisos e determinar instantaneamente quais de seus ativos requerem manutenção preventiva. O uso consistente e apropriado do software CMMS levou a uma vida útil estendida do equipamento, organização aprimorada, melhor gerenciamento de tempo e utilização de mão de obra e, por fim, redução dos custos operacionais e aumento dos lucros da empresa.

Defina as necessidades da sua empresa

Para garantir que o sistema CMMS escolhido faça o que você deseja, é imperativo que você primeiro identifique as necessidades da sua empresa. Comece coletando informações de sua equipe de manutenção sobre os desafios que eles enfrentam com seu sistema de rastreamento de manutenção atual, bem como o que eles acham necessário para superá-los. Alguns dos recursos mais solicitados são:

• Acompanhamento dos custos de reparo de manutenção mensais ou trimestrais
• Reduzindo o tempo de inatividade do equipamento com ferramentas de manutenção preventiva
• Redução de papel
• Gerenciamento de ordens de serviço simples e formulários de solicitação de ordem de serviço
• Capacidade de processar ordens de serviço usando dispositivos móveis
• Método para rastrear a localização de equipamentos e peças
• Sistema de calendário para planejar atividades de manutenção
• Melhorar a comunicação entre os membros da equipe e a alta administração
• Acesso móvel
• Personalização do software – a capacidade de mudar e expandir conforme as necessidades da empresa mudam

Levar isso em consideração, bem como outros recursos que você pode desejar, o ajudará a desenvolver uma lista abrangente de recursos a serem procurados em sua solução CMMS. Ajuste sua lista categorizando itens como “obrigatórios” e outros como “gostaria de ter”. Sua lista final guiará sua busca por um software CMMS de baixo custo, tendo em mente que o custo dos CMMSs aumenta à medida que mais recursos são adicionados.

Entenda as opções de implantação do CMMS

O software CMMS está disponível em dois formatos diferentes; no local e na nuvem. Essas diferenças são importantes não apenas por causa do custo, mas também por causa de como elas são implantadas. Os sistemas baseados em nuvem dependem do fornecedor de hospedagem de dados em seus próprios servidores (ou seja, na nuvem), enquanto os sistemas locais exigem que uma empresa instale e hospede seus dados em seu próprio equipamento, no local. O primeiro depende da manutenção do sistema pelo fornecedor, enquanto o último deve utilizar a manutenção interna do sistema e do hardware por seu próprio especialista em TI.

Muitos clientes preferem os CMMSs baseados em nuvem devido ao seu custo mais baixo e sem necessidade de manutenção. Por outro lado, outros acham os sistemas no local mais atraentes porque fornecem aos gerentes de manutenção total controle e personalização de seus dados e do sistema (ou seja, os operadores podem agendar a manutenção e atualizações do sistema com base em seu próprio cronograma e não de acordo com para fornecedores baseados em nuvem). Outra diferença importante é que as plataformas baseadas em nuvem oferecem acessibilidade móvel, enquanto as plataformas no site não. Ao comparar o custo do software CMMS, uma distinção final entre os dois formatos é um diferencial de custo considerável com plataformas no local que carregam custos iniciais muito mais altos.

Entenda as estruturas e opções de custo

Uma grande parte da aquisição de software CMMS acessível é saber o que você está recebendo e por quanto. Ao fazer essa determinação, é importante considerar as diferenças encontradas nas opções de recursos e serviços, bem como as diferenças de custo nas plataformas do sistema. Já observado, as plataformas locais são mais caras – pelo menos em termos de custos iniciais. Esses sistemas tendem a funcionar três vezes mais do que a taxa de licença anual dos sistemas baseados na web. Em suma, o custo inicial mais alto dos sistemas locais é um pagamento único sem outras taxas de sistema adicionais. Por outro lado, o custo inicial de um sistema baseado em nuvem é menor, mas os custos de longo prazo associados às taxas de licenciamento são maiores ao longo do tempo (ou seja, taxa anual de assinatura/licenciamento estimada em US$ 1.500 por ano para um pequeno departamento de manutenção). Apesar dessas diferenças, existem custos associados e/ou contínuos com sistemas locais, como o custo de hardware, firewalls e software antivírus, bem como uma equipe de TI necessária para manter e gerenciar todos os aspectos do funcionamento do sistema, incluindo instalação, dados entrada, atualização, segurança e treinamento de pessoal. Os CMMSs baseados em nuvem não exigem custos adicionais, pois os suportes do sistema incluem todas as atualizações de software, atualizações do sistema, segurança e suporte técnico.

Por fim, há custos adicionais opcionais associados ao software CMMS, como entrada de dados interna e tutoriais on-line para integração de funcionários que muitos fornecedores incluem em suas taxas anuais de licenciamento. Auditorias de inventário no local e integração de funcionários também estão disponíveis, novamente com um custo adicional. Quanto mais opções forem selecionadas em qualquer plataforma de gerenciamento de manutenção, mais caras elas serão.

O resultado final para encontrar um software CMMS acessível

A coisa mais importante a ser lembrada ao procurar um software CMMS acessível é encontrar um sistema que funcione como você precisa e traga os resultados desejados. Reconhecendo que os sistemas de gerenciamento de manutenção são um investimento em termos de dinheiro, tempo e recursos, cortar custos selecionando um sistema que não atenda às necessidades de sua empresa agora ou no futuro não será um dinheiro bem gasto. Para garantir que você esteja obtendo o melhor valor em um sistema de manutenção automatizado, reserve um tempo durante o processo de pesquisa, converse com fornecedores, participe de demonstrações on-line e procure clientes que estejam usando CMMSs no momento. Como esses sistemas têm preços diferenciados com base em formatos, recursos e opções, o custo de um software CMMS acessível está no que ele pode fazer pela sua empresa e em quanto você se beneficiará dele.