Preços de CMMS Acessíveis: O que Esperar e Como Escolher

Na última década, cada vez mais proprietários de empresas estão se voltando para Software de Gerenciamento de Manutenção Computadorizado (CMMS) como seu software de gerenciamento de instalações. Aumento da concorrência no mercado e demandas econômicas, bem como mudanças em tecnologia e tendências de mercado, motivaram empresas a buscar formas aprimoradas de melhorar a eficiência operacional. Tendo anteriormente confiado em abordagens tradicionais de planilhas ou "lápis e papel" para gerenciamento de manutenção, um número crescente de proprietários de empresas agora reconhece a necessidade de mudar para um CMMS, um sistema que vai muito além de simplesmente contabilizar números associados a reparos e custos de equipamentos, bem como níveis de estoque. Para operar com máxima eficiência, as empresas de hoje precisam estar atentas às suas atividades de gerenciamento de manutenção através de verificações rotineiras de manutenção preventiva, melhores alocações de recursos e economia de custos demonstrada. Ao reconhecer a necessidade de um sistema automatizado de gerenciamento de manutenção, os proprietários de empresas muitas vezes se sentem sobrecarregados em sua busca pela variedade de produtos CMMS disponíveis no mercado. Adquirir um software CMMS acessível que seja o ajuste certo para sua operação pode ser um desafio adicional. Aqui, descreverei como selecionar um software CMMS acessível que atenda tanto às suas necessidades quanto ao seu orçamento.

Entenda as funções do CMMS

Para entender como é um software CMMS barato, começa resumindo o que é software CMMS em geral. Essencialmente, os sistemas são melhor descritos como programas de software altamente sofisticados que utilizam milhares de pontos de dados que, a qualquer momento, podem fornecer ao usuário uma visão geral da operação de uma instalação ou, alternativamente, o status de um equipamento individual. Independentemente do produto selecionado, todos os sistemas CMMS atuais oferecem às empresas a capacidade de rastrear ordens de serviço, gerar relatórios precisos rapidamente e determinar instantaneamente quais de seus ativos requerem manutenção preventiva. O uso consistente e apropriado do software CMMS levou a prolongamento da vida útil dos equipamentos, melhor organização, melhor gerenciamento de tempo e utilização de mão de obra e, finalmente, redução de custos operacionais e aumento dos lucros da empresa.

Defina as necessidades da sua empresa

Para garantir que o sistema CMMS escolhido faça o que você deseja, é imperativo que você primeiro identifique as necessidades da sua empresa. Comece coletando feedback da sua equipe de manutenção sobre os desafios que eles enfrentam com seu sistema atual de rastreamento de manutenção, bem como o que eles acham necessário para superá-los. Alguns dos recursos mais solicitados são:

• Rastreamento de custos de reparo de manutenção mensais ou trimestrais
• Redução do tempo de inatividade dos equipamentos com ferramentas de manutenção preventiva
• Redução de papel
• Gerenciamento simples de ordens de serviço e formulários de solicitação de ordens de serviço
• Capacidade de processar ordens de serviço usando dispositivos móveis
• Método para rastrear localização de equipamentos e peças
• Sistema de calendário para planejar atividades de manutenção
• Melhorar a comunicação entre membros da equipe e a alta gestão
• Acesso móvel
• Personalização do software – capacidade de mudar e expandir conforme as necessidades da empresa mudam

Levando isso em conta, bem como outros recursos que você possa desejar, ajudará a desenvolver uma lista abrangente de recursos para procurar em sua solução CMMS. Refine sua lista categorizando itens como "essenciais" e outros como "desejáveis". Sua lista final guiará sua busca por um software CMMS de baixo custo, tendo em mente que o custo dos CMMS aumenta à medida que mais recursos são adicionados.

Entenda as opções de implantação de CMMS

O software CMMS está disponível em dois formatos diferentes: local (on-premise) e baseado em nuvem. Essas diferenças são importantes não apenas por causa do custo, mas também por como são implantados. Sistemas baseados em nuvem dependem do fornecedor hospedar dados em seus próprios servidores (ou seja, na nuvem), enquanto sistemas locais exigem que uma empresa instale e hospede seus dados em seu próprio equipamento, no local. O primeiro depende do fornecedor manter o sistema, enquanto o segundo deve utilizar manutenção interna de sistema e hardware por seu próprio especialista de TI.

Muitos clientes consideram CMMSs baseados em nuvem preferíveis devido ao seu custo menor e ausência de requisitos de manutenção. Por outro lado, outros acham sistemas locais mais atraentes porque fornecem aos gerentes de manutenção controle total e personalização de seus dados e do sistema (ou seja, operadores podem agendar manutenção e atualizações do sistema com base em seu próprio cronograma e não de acordo com fornecedores baseados em nuvem). Outra diferença importante é que plataformas baseadas em nuvem oferecem acessibilidade móvel, enquanto plataformas locais não. Ao comparar custos de software CMMS, uma distinção final entre os dois formatos é uma diferença de custo significativa, com plataformas locais tendo custos iniciais muito mais altos.

Entenda estruturas de custo e opções

Grande parte da aquisição de software CMMS acessível é saber o que você está obtendo e por quanto. Ao fazer essa determinação, é importante considerar as diferenças encontradas em opções de recursos e serviços, bem como as diferenças de custo nas plataformas de sistema. Já observado, plataformas locais são mais caras – pelo menos em termos de custos iniciais. Esses sistemas tendem a custar três vezes mais do que a taxa de licença anual de sistemas baseados na web. Em contrapartida, o custo inicial mais alto de sistemas locais é um pagamento único, sem outras taxas adicionais de sistema. Por outro lado, o custo inicial para um sistema baseado em nuvem é menor, mas os custos de longo prazo associados a taxas de licenciamento são maiores ao longo do tempo (ou seja, taxa de assinatura/licenciamento anual estimada em $1500 por ano para um pequeno departamento de manutenção). Apesar dessas diferenças, existem custos associados e/ou contínuos com sistemas locais, como custo de hardware, firewalls e software antivírus, bem como um funcionário de TI necessário para manter e gerenciar todos os aspectos do funcionamento do sistema, incluindo instalação, entrada de dados, atualizações, segurança e treinamento de equipe. CMMSs baseados em nuvem não exigem custos adicionais, pois os suportes do sistema incluem todas as atualizações de software, atualizações de sistema, segurança e suporte técnico.

Finalmente, existem custos adicionais opcionais associados a software CMMS, como entrada de dados interna e tutoriais online para integração de equipe que muitos fornecedores agrupam em suas taxas de licenciamento anuais. Auditorias de estoque no local e integração de equipe também estão disponíveis, novamente a um custo adicional. Quanto mais opções selecionadas em qualquer plataforma de gerenciamento de manutenção, mais caras elas serão.

O resultado final na busca por software CMMS acessível

A coisa mais importante a lembrar ao procurar um software CMMS acessível é encontrar um sistema que funcione como você precisa e traga os resultados que você deseja. Reconhecendo que sistemas de gerenciamento de manutenção são um investimento em termos de dinheiro, tempo e recursos, cortar custos selecionando um sistema que não atenda às necessidades da sua empresa agora ou no futuro não será dinheiro bem gasto. Para garantir que você está obtendo o melhor valor em um sistema automatizado de manutenção, dedique tempo durante o processo de pesquisa, converse com fornecedores, participe de demonstrações online e procure clientes que estejam atualmente usando CMMSs. Como esses sistemas têm diferentes pontos de preço baseados em formatos, recursos e opções, o custo de um software CMMS acessível reside no que ele pode fazer pela sua empresa e o quanto você se beneficiará com ele.