Quanto Custa o Software CMMS? Um Guia Prático

Tomar a decisão de mudar a gestão de manutenção de uma empresa de uma planilha para um sistema de Software de Gestão de Manutenção Computadorizado (CMMS) pode ser um processo longo e muitas vezes difícil. Mudança pode ser difícil — mesmo se for para melhor. Preocupações geralmente giram em torno de quão difícil o processo será, quão bem a equipe de manutenção o receberá, a quantidade de tempo que levará para implementar e, claro, quais serão os custos do CMMS.

As coisas podem se tornar ainda mais desafiadoras quando a busca pelo CMMS certo e mais econômico para sua empresa começa. Software de gestão de manutenção tornou-se uma indústria em expansão nos últimos anos. À medida que a demanda por formas mais eficientes de gerenciar operações de empresas cresce, fornecedores de CMMS continuam respondendo oferecendo diferentes opções, funcionalidades e listas de preços. Uma busca rápida no Google pelo termo "empresas CMMS" produziu 625.000 links de sites. Não é de admirar que proprietários e gestores de empresas estejam achando o processo de pesquisa de software de gestão de manutenção uma tarefa assustadora. A seguir, algumas dicas visando tirar a confusão e frustração da sua busca por CMMS.

Conheça as necessidades da sua empresa

Nenhuma empresa é igual à outra, pois existem diferenças em tamanho, métodos de operação, estrutura de instalação e cultura de equipe. Para encontrar o melhor software CMMS para sua empresa, é melhor começar consultando uma equipe de pessoas envolvidas nas operações de sua instalação. Estes podem incluir indivíduos que trabalham em manutenção e/ou que são contratados e fornecedores externos. Estas pessoas estarão na melhor posição para ajudá-lo a determinar as funcionalidades necessárias para transferir com sucesso 100% de suas operações de gestão de manutenção para um sistema de software automatizado. Como equipe, você pode criar uma lista de funcionalidades necessárias, bem como uma lista de desejos secundária que inclua outras funcionalidades que você acharia úteis, mas não necessárias. Aqui estão algumas funcionalidades frequentemente solicitadas:

• Rastrear custos de reparo de manutenção mensais ou trimestrais
• Reduzir tempo de inatividade de equipamentos com ferramentas de manutenção preventiva
• Eliminar a necessidade de papel
• Gestão simples de ordens de serviço e formulários de solicitação de ordens de serviço
• Capacidade de processar ordens de serviço usando dispositivos móveis
• Método para rastrear localização de equipamentos e peças
• Sistema de calendário para planejar atividades de manutenção
• Melhorar comunicação entre membros da equipe e para a alta gestão, conforme necessário

Com suas listas de funcionalidades completas, você pode agora buscar fornecedores de CMMS que ofereçam as funcionalidades que você procura.

Decidindo sobre uma implantação de CMMS

O próximo nível de tomada de decisão envolve determinar qual formato de CMMS é mais adequado às necessidades de sua empresa. Embora haja sobreposição considerável nos produtos CMMS, eles podem ser mais facilmente distinguidos por suas plataformas como "baseados em nuvem" ou "on-premise". Simplificando, sistemas baseados em nuvem dependem do fornecedor hospedando dados em seus próprios servidores, enquanto sistemas on-premise exigem que uma empresa instale e hospede seus dados em seu próprio equipamento, no local. O primeiro depende do fornecedor mantendo o sistema, enquanto o segundo depende da manutenção interna do software e hardware do sistema por um especialista de TI da equipe.

Cada plataforma vem com benefícios e desvantagens. Muitos clientes são atraídos por CMMS baseados em nuvem por dois motivos principais: custo menor e sem manutenção. Outros clientes preferem sistemas on-site porque fornecem aos gestores de manutenção controle total e personalização de seus dados e do sistema. Operadores de sistemas on-premise podem agendar sua manutenção e upgrades de sistema de acordo com seu próprio cronograma, enquanto manutenção e upgrades baseados em nuvem são conduzidos de acordo com o cronograma do fornecedor. Além disso, plataformas baseadas em nuvem oferecem acessibilidade móvel, enquanto plataformas on-site não. Finalmente, existe uma diferença de custo significativa entre as duas plataformas CMMS, com plataformas on-premise tendo custos iniciais muito maiores.

Custo do Software CMMS

Como observado, existem diferenças no software CMMS baseadas nas opções de funcionalidades e serviços selecionados, bem como por plataformas de sistema. Começando com o último, plataformas on-premise tendem a custar três vezes mais que a taxa de licença anual de sistemas baseados na web. No entanto, esse custo de software de gestão de manutenção é um pagamento único, pois não há taxas de sistema adicionais. Por outro lado, o custo inicial para um sistema baseado em nuvem é menor, mas, ao longo do tempo, os custos de longo prazo associados a taxas de licenciamento são maiores (ex.: taxa de assinatura/licenciamento anual estimada em $1500 por ano para um pequeno departamento de manutenção). Em termos de custos associados e/ou contínuos, plataformas CMMS on-premise requerem hardware, firewalls e software antivírus, bem como um funcionário de TI que manterá e gerenciará todos os aspectos do funcionamento do sistema, incluindo instalação, entrada de dados, atualizações, segurança e treinamento de equipe. CMMS baseados em nuvem não requerem esses custos adicionais, pois suportes do sistema incluem atualizações de software, upgrades de sistema, segurança e suporte técnico. Como nota de cautela, ao consultar sobre um sistema baseado em nuvem, certifique-se de determinar se as cotações de preço são baseadas em pagamento por usuário, pagamento por módulo (ex.: manutenção preventiva, gestão de estoque), pagamento por ordem de serviço ou uma taxa baseada em uma taxa de licenciamento única. Existem diferenças de custo consideráveis entre esses vários esquemas de precificação.

Custos adicionais de software CMMS incluem entrada de dados interna e tutoriais online para onboarding de equipe. Alguns fornecedores incluem estes em suas taxas de licenciamento anuais, mas esses sistemas tendem a ser mais caros que CMMS básicos ou essenciais. Muitos fornecedores também oferecem auditorias de inventário presenciais e onboarding de equipe, novamente a um custo adicional. Em geral, quanto mais opções selecionadas em qualquer plataforma de gestão de manutenção, mais caras elas serão. No final, deve-se lembrar que, enquanto sistemas on-premise oferecem independência completa para compradores de CMMS, sistemas baseados em nuvem estão sujeitos a um relacionamento contínuo com o fornecedor para preservar a disponibilidade dos dados.

Conclusão

A mudança para um CMMS pode ser um processo confuso, frustrante, estressante e caro. Como a lista de preços de software CMMS varia muito dependendo das funcionalidades e plataforma selecionada — variando de $500 a $8000 para taxas de licenciamento e taxas de assinatura mensal contínua variando de $50 a $250 — é importante determinar as necessidades, recursos e orçamento de sua empresa. Ter as informações certas antes de tomar sua decisão tornará a tarefa de encontrar o sistema com o ajuste certo muito mais fácil. Ao dedicar tempo para conduzir uma revisão completa dos produtos encontrados no mercado de gestão de manutenção, clientes terão a melhor chance de encontrar uma solução CMMS que resultará em maior eficiência organizacional, redução de custos e aumento de lucros.