Quanto custa um software CMMS?

Tomar a decisão de mudar o gerenciamento de manutenção de uma empresa de uma planilha para um sistema de Software de Gerenciamento de Manutenção Computadorizado (CMMS) pode ser um processo longo e muitas vezes difícil. A mudança pode ser difícil – mesmo que seja para melhor. As preocupações geralmente se concentram em quão difícil será o processo, quão bem a equipe de manutenção o receberá, quanto tempo levará para implementar e, claro, quais os custos do CMMS vai ser.

As coisas podem se tornar ainda mais desafiadoras quando começar a busca pelo CMMS certo e mais econômico para sua empresa. O software de gerenciamento de manutenção tornou-se uma indústria florescente nos últimos anos. À medida que cresce a demanda por formas mais eficientes de gerenciar as operações da empresa, os fornecedores de CMMS continuam a responder oferecendo diferentes opções, recursos e listas de preços. Uma pesquisa superficial no Google pelo termo da palavra-chave “empresas CMMS” produziu 625.000 links de sites. Não é à toa que os proprietários e gerentes de empresas estão achando o processo de pesquisa de software de gerenciamento de manutenção uma tarefa assustadora. A seguir estão algumas dicas destinadas a eliminar a confusão e a frustração de sua pesquisa no CMMS.

Conheça as necessidades da sua empresa

Não há duas empresas iguais, pois existem diferenças em tamanho, métodos de operação, estrutura de instalações e cultura de pessoal. Para encontrar o melhor software CMMS para sua empresa, é melhor começar consultando uma equipe de pessoas envolvidas nas operações de suas instalações. Estes podem incluir indivíduos que trabalham na manutenção e/ou que são contratados e fornecedores externos. Essas pessoas estarão na melhor posição para ajudá-lo a determinar os recursos necessários para transferir com sucesso 100% de suas operações de gerenciamento de manutenção para um sistema de software automatizado. Como equipe, você pode criar uma lista de recursos necessários, bem como uma lista de desejos secundária que inclui outros recursos que você acharia úteis, mas não necessários. Aqui estão alguns recursos solicitados com frequência:

• Acompanhamento dos custos de reparo de manutenção mensais ou trimestrais
• Reduzindo o tempo de inatividade do equipamento com ferramentas de manutenção preventiva
• Eliminando a necessidade de papel
• Gerenciamento de ordens de serviço simples e formulários de solicitação de ordem de serviço
• Capacidade de processar ordens de serviço usando dispositivos móveis
• Método para rastrear a localização de equipamentos e peças
• Sistema de calendário para planejar atividades de manutenção
• Melhorar a comunicação entre os membros da equipe e a alta administração, conforme necessário

Com suas listas de recursos concluídas, agora você pode procurar fornecedores de CMMS que ofereçam os recursos que você está procurando.

Decidindo sobre uma implantação do CMMS

O próximo nível de tomada de decisão envolve determinar qual formato de CMMS é mais adequado às necessidades de sua empresa. Embora haja uma sobreposição considerável nos produtos CMMS, eles podem ser mais facilmente distinguidos por suas plataformas como sendo “baseados em nuvem” ou “no local”. Simplificando, os sistemas baseados em nuvem dependem do fornecedor de hospedagem de dados em seus próprios servidores, enquanto os sistemas locais exigem que uma empresa instale e hospede seus dados em seu próprio equipamento, no local. O primeiro depende da manutenção do sistema pelo fornecedor, enquanto o último depende da manutenção interna do software e do hardware do sistema por um especialista em TI da equipe.

Cada plataforma vem com vantagens e desvantagens. Muitos clientes são atraídos por CMMSs baseados em nuvem por dois motivos principais:menor custo e ausência de manutenção. Outros clientes preferem sistemas no local porque fornecem aos gerentes de manutenção total controle e personalização de seus dados e do sistema. Os operadores de sistemas locais podem agendar a manutenção e as atualizações do sistema de acordo com sua própria programação, enquanto a manutenção e as atualizações baseadas na nuvem são realizadas de acordo com a programação do fornecedor. Além disso, as plataformas baseadas em nuvem oferecem acessibilidade móvel, enquanto as plataformas no local não. Finalmente, há um diferencial de custo considerável entre as duas plataformas CMMS, com plataformas no local com custos iniciais muito mais altos.

Custo do software CMMS

Conforme observado, existem diferenças no software CMMS com base no recurso e nas opções de serviço selecionadas, bem como nas plataformas do sistema. Para começar com o último, as plataformas locais tendem a custar três vezes mais do que a taxa de licença anual dos sistemas baseados na web. No entanto, esse custo do software de gerenciamento de manutenção é um pagamento único, pois não há taxas adicionais do sistema. Por outro lado, o custo inicial de um sistema baseado em nuvem é menor, mas com o tempo, os custos de longo prazo associados às taxas de licenciamento são maiores (ou seja, taxa anual de assinatura/licenciamento estimada em US$ 1.500 por ano para um pequeno departamento de manutenção) . Em termos de custos associados e/ou contínuos, as plataformas CMMS no local exigem hardware, firewalls e software antivírus, bem como um funcionário de TI que manterá e gerenciará todos os aspectos do funcionamento do sistema, incluindo instalação, entrada de dados, atualização, segurança e treinamento da equipe . Os CMMSs baseados em nuvem não exigem esses custos adicionais, pois os suportes do sistema incluem atualizações de software, atualizações do sistema, segurança e suporte técnico. Como uma nota de cautela, ao perguntar sobre um sistema baseado em nuvem, certifique-se de determinar se as cotações de preço são baseadas em pagamento por usuário, pagamento por módulo (ou seja, manutenção preventiva, gerenciamento de estoque), pagamento por ordem de serviço ou uma taxa baseada em uma taxa de licenciamento única. Existem diferenças de custo consideráveis ​​entre esses vários esquemas de preços.

Os custos adicionais do software CMMS incluem entrada de dados interna e tutoriais on-line para integração da equipe. Alguns fornecedores os incluirão em suas taxas de licenciamento anuais, mas esses sistemas tendem a ser mais caros do que os CMMSs básicos ou básicos. Muitos fornecedores também oferecem auditorias de estoque no local e integração da equipe, novamente com um custo adicional. Em geral, quanto mais opções selecionadas em qualquer plataforma de gerenciamento de manutenção, mais caras elas serão. No final, deve-se lembrar que, enquanto os sistemas locais oferecem total independência para os compradores de CMMS, os sistemas baseados em nuvem estão sujeitos a um relacionamento contínuo com o fornecedor para preservar a disponibilidade dos dados.

Conclusão

A mudança para um CMMS pode ser um processo confuso, frustrante, estressante e caro. Como a lista de preços do software CMMS varia muito dependendo dos recursos e da plataforma selecionada – variando de US$ 500 a US$ 8.000 para taxas de licenciamento e taxas de assinatura mensal contínuas que variam de US$ 50 a US$ 250 – é importante verificar as necessidades, recursos e orçamento de sua empresa. Ter as informações certas antes de tomar sua decisão tornará a tarefa de encontrar o sistema com o ajuste certo muito mais fácil. Ao reservar um tempo para realizar uma revisão completa dos produtos encontrados no mercado de gerenciamento de manutenção, os clientes terão a melhor chance de encontrar uma solução CMMS que resultará em maior eficiência organizacional, redução de custos e aumento de lucros.

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