Escolhendo o CMMS Simples Certo para Gestão de Manutenção Eficiente

Sem dúvida, fazer a mudança para um sistema de Software de Gerenciamento de Manutenção Computadorizado (CMMS) pode ser uma experiência assustadora, especialmente para proprietários de empresas que por muitos anos confiaram em planilhas para gerenciar suas operações de manutenção. Reconhecer a necessidade de mudança pode ser um desafio por si só, porque significa encontrar uma solução mais robusta e eficiente para substituir um método que não atende mais às necessidades da empresa, assim, sua busca por um software CMMS simples começa. Além disso, muitos proprietários de empresas lutam para entender a adoção de um sistema de manutenção automatizado que é completamente diferente das abordagens tradicionais de "lápis e papel". Aqui estão algumas perguntas comuns que eles fazem:

Um CMMS realmente melhorará minhas operações de manutenção?
Quanto um software CMMS me custará em termos de desembolso financeiro, recursos e tempo?
Quanto esforço envolve a transição para um CMMS?
Quão fácil é operar um CMMS?
Meus funcionários realmente utilizarão um CMMS?
Como o CMMS se adaptará às necessidades mutáveis da minha empresa?
Posso acessar o CMMS de onde quer que eu esteja?
No final, um CMMS economizará dinheiro para minha empresa?

Dadas essas e outras preocupações, é compreensível por que muitos proprietários de empresas hesitam em avançar com um sistema de software de manutenção pago. Felizmente, há uma maneira de fazer um teste primeiro com um sistema de software CMMS simples e gratuito. Embora esses sistemas não sejam totalmente equipados ou tão personalizáveis quanto CMMSs pagos, eles darão aos proprietários de empresas uma noção de como operam e o que podem fazer. Para alguns proprietários de empresas, o software CMMS gratuito pode ser a solução perfeita a longo prazo, enquanto para outros pode ser um trampolim para um sistema mais avançado. Aqui estão algumas coisas a considerar ao adquirir uma versão gratuita e simples de software de manutenção automatizado.

Básicos de um Software CMMS Simples

Um bom ponto de partida para aqueles novos em software automatizado de gerenciamento de manutenção é primeiro entender do que se tratam esses sistemas. Softwares atuais de gerenciamento de manutenção oferecem às empresas a capacidade de rastrear ordens de serviço, gerar relatórios precisos rapidamente e determinar instantaneamente quais de seus ativos requerem manutenção preventiva. Essa melhoria levou a prolongamento da vida útil dos equipamentos, melhor organização, melhor gerenciamento de tempo e utilização de mão de obra e, finalmente, redução de custos operacionais e aumento dos lucros da empresa.

No cerne de uma operação gerenciada eficientemente, está equipamentos e ativos bem mantidos. Equipamentos mal mantidos geralmente resultam em quebras inesperadas, reparos caros e frequentemente substituição de equipamentos. Realizar manutenção preventiva regular é a melhor maneira de evitar falhas inesperadas de equipamentos, ao mesmo tempo em que prolonga sua vida útil. Quando se trata de manutenção preventiva, CMMSs fornecem uma lista de verificação de todas as tarefas envolvidas na manutenção de cada equipamento, bem como criam cronogramas de rotina, enviam notificações e lembretes, e geram relatórios. Como a manutenção preventiva é o aspecto mais valorizado de um CMMS, é importante que qualquer sistema automatizado escolhido – gratuito ou não – seja capaz de monitorar verificações de manutenção de rotina.

Recursos oferecidos em Sistemas de Software CMMS Gratuitos

Esses sistemas são oferecidos por vários fornecedores de CMMS principalmente como teste para seus sistemas pagos ou como plataforma de publicidade. Software CMMS gratuito está disponível em formato para download ou como formato local, significando que o software deve ser alojado e mantido no servidor de uma empresa. Em uma palavra, software de manutenção gratuito é "básico", onde você encontrará recursos razoáveis de manutenção preventiva, com alguns fornecedores agora oferecendo recursos de e-mail. Esses sistemas são mais adequados para operações de pequena escala com menos de 100 ativos.

Coisas a ter em mente com CMMS Gratuito

Ao pensar em adquirir software CMMS simples gratuito, dois ditados vêm imediatamente à mente: "você recebe pelo que paga" e "nada na vida é grátis". É importante notar que, embora o software básico seja gratuito ou de acesso aberto, existem algumas limitações importantes que resultam em custos adicionais e restrições de tempo. Aqui estão algumas que vale a pena considerar:

• O acesso a alguns sistemas de software CMMS gratuitos vem com limites de tempo, como 30 ou 60 dias.
• Alguns softwares de acesso aberto são carregados com publicidade.
• Se um formato local for selecionado, o usuário é totalmente responsável por instalar e manter o software. Custos adicionais incluem um técnico no local que será responsável pela manutenção do sistema, hardware de computador, bem como o custo de compra de software antivírus.
• Sistemas CMMS gratuitos não vêm com atualizações de rotina do software.
• Não há suporte técnico ou tutoriais disponíveis com software CMMS gratuito.
• Software CMMS de acesso aberto é estático, significando que não pode ser personalizado para atender às necessidades específicas de uma empresa.
• Recursos como acesso móvel, leitura de código de barras, upload de documentos e outras imagens, que estão rotineiramente disponíveis com sistemas CMMS pagos, não estão incluídos no software CMMS gratuito.

Conclusão

Fazer a mudança para um sistema automatizado de gerenciamento de manutenção é uma grande decisão, não apenas em termos de custo, mas também em termos de alocação de tempo e recursos. Por isso, faz todo sentido que os proprietários de empresas queiram estar bem informados sobre o que estão comprando antes de assinar. Um teste drive parece uma abordagem razoável, apenas se puder ser feito de forma econômica e com investimento mínimo de energia. Operações que podem se beneficiar mais de software CMMS gratuito são aquelas com:

• Menos de 100 ativos
• Fornecimento limitado de peças de reposição
• Manutenção reativa mínima
• Nenhuma necessidade de suporte técnico
• Nenhuma necessidade de acesso móvel

Para empresas que conseguem trabalhar dentro desses parâmetros, um pacote de software CMMS simples e gratuito pode ser uma excelente escolha, seja como solução de gerenciamento de manutenção a longo prazo ou como opção de curto prazo ao determinar se um CMMS é uma maneira apropriada de gerenciar operações de manutenção ao longo do tempo. Alternativamente, se sistemas CMMS de acesso aberto não forem uma opção viável, fornecedores de sistemas pagos oferecem demonstrações de seus sistemas, bem como oportunidades para discussões aprofundadas sobre seus produtos, opções de serviço e estruturas de taxas. Estar ciente das limitações observadas acima servirá como um guia útil na decisão de adquirir software CMMS simples pago é o caminho correto para o seu negócio.