Revolucione a Manutenção Hoteleira com Software CMMS

Estima-se que existam 700.000 instalações hoteleiras em todo o mundo com receitas anuais combinadas de $830 bilhões (Lake, 2016). Apenas nos EUA, existem 4,9 milhões de quartos de hóspedes que compõem 68% de suas receitas anuais totais (Mandelbaum, 2007). Eventos especiais, instalações de spa e clube de saúde, golfe, aluguel de filmes, estacionamento e aluguéis comerciais compõem o restante das receitas de hospitalidade. Considerados em conjunto, a indústria hoteleira é vibrante, robusta, desafiadora e uma valiosa contribuinte econômica.

De várias maneiras importantes, hotéis são muito semelhantes a hospitais, especialmente quando se trata de gerenciamento de operações. Por exemplo, hotéis e hospitais operam em cronograma 24/7, atendem a uma ampla gama de clientela em constante mudança e ambos devem aderir aos mais altos padrões de segurança e regulatórios. Embora diferentes nos serviços que fornecem, operações de manutenção eficientes devem ser uma prioridade para hotéis, assim como são para instalações de saúde. E com tantos ativos a serem gerenciados em qualquer hotel, não é nem conveniente nem seguro deixar a tarefa de gerenciamento de manutenção apenas para abordagens manuais.

Por essas razões, bem como a necessidade de permanecer competitivo enquanto encontra maneiras de melhorar seu resultado final, um número crescente de proprietários de hotéis está se voltando para CMMS como sua solução preferida de gerenciamento de manutenção hoteleira.

Antes de entrar nas maneiras como o software de gerenciamento de manutenção hoteleira contribui para operações de instalação aprimoradas, vamos começar entendendo o que são CMMSs. Software de Gerenciamento de Manutenção Computadorizado, também conhecido como software CMMS, é um poderoso sistema de software que pode fornecer a seus usuários uma visão geral de todas as operações de equipamentos. Ele também tem a capacidade de fornecer informações sobre o status de qualquer peça única de equipamento. Tudo isso é realizado inserindo informações relevantes do equipamento (ou seja, números de série, códigos de barras, fotos, dados de inspeção, histórico de manutenção anterior, manuais de manutenção, etc.) no banco de dados do sistema.

Sistemas CMMS atuais tornam possível para uma ampla gama de empresas monitorar níveis de estoque, rastrear ordens de serviço, gerar relatórios precisos rapidamente e determinar instantaneamente quais de seus ativos requerem manutenção preventiva. É esta última característica – manutenção preventiva – que é vista como o centro nervoso dos CMMSs. Então, vamos começar por aí.

Programas de Manutenção Preventiva (MP)

Até a introdução de software de gerenciamento de manutenção hoteleira (frequentemente conhecido como software de gerenciamento de instalações), gerentes de manutenção de hotéis geralmente conduziam manutenção operacional em uma base "conforme necessário". Isso é frequentemente referido como manutenção reativa. Com esse tipo de manutenção, o equipamento era atendido apenas quando algo dava errado ou, mais especificamente, quando um equipamento era relatado como tendo quebrado. Manutenção nessa base é ineficiente a longo prazo e também cara porque quebras de equipamentos são geralmente não antecipadas. Mais importante, a falta de manutenção de rotina também pode resultar em falha de equipamento e, finalmente, sua substituição. Em ambos os casos, interrupções inesperadas nas operações são problemáticas, especialmente para hotéis que funcionam 24 horas por dia. Considere as consequências para as operações do hotel quando há uma falha no sistema HVAC, uma quebra de elevador ou um problema de encanamento.

Todos requerem atenção imediata, enquanto também causam interrupções significativas para hóspedes e equipe. Com o recurso de software de manutenção preventiva do CMMS, programas de MP podem ser implementados para eliminar a maioria, senão todas, as quebras inesperadas de equipamentos, mantendo as operações do hotel e, ao mesmo tempo, prolongando a vida útil dos equipamentos.

Como um recurso central do software de gerenciamento de manutenção hoteleira, programas de manutenção preventiva oferecem aos gerentes de manutenção a personalização que eles precisam para controlar completamente como as operações de manutenção do hotel ocorrem. Como nenhuma operação de dois hotéis é igual, um sistema capaz de se adaptar às necessidades específicas e talvez mutáveis de uma instalação é imperativo. Existem várias maneiras de configurar cronogramas de MP. Para novos usuários de sistemas de software de gerenciamento de manutenção hoteleira, um bom ponto de partida começa com a revisão de históricos de reparo de equipamentos, bem como tempos de baixo uso para ativos específicos. Revisar históricos de reparo ajudará gerentes de manutenção a priorizar equipamentos com base na idade e/ou frequência de reparos. Um exemplo de manutenção realizada durante tempo de baixo uso em hotéis é realizar manutenção preventiva em equipamentos de limpeza durante a noite, após todas as operações de limpeza terminarem para o dia. Da mesma forma, inspeções de encanamento podem ser realizadas durante as tardes, quando a maioria dos hóspedes está fora de seus quartos ou durante períodos de baixa ocupação.

Outras opções para agendamento de MP podem incorporar datas de inspeção, bem como locais de colocação de equipamentos. CMMSs também tornam possível executar simultaneamente vários cronogramas de MP. Finalmente, relatórios gerados por CMMS de MPs concluídos podem ser revisados e avaliados. Ao fazer isso, gerentes de manutenção podem tomar decisões informadas sobre quaisquer ajustes necessários nos cronogramas e/ou substituições ou atualizações de equipamentos.

Ordens de Serviço Automatizadas

Dois dos maiores problemas associados a ordens de serviço geradas manualmente são atrasos de tempo desnecessários e erros. Ambos são caros para proprietários de hotéis em termos de tempo e dinheiro perdidos. Com o recurso de software de ordens de serviço do CMMS, ordens de serviço não ficarão mais sentadas na caixa de correio de um técnico de manutenção por dias ou conterão erros causados por transposição incorreta do número de série de uma peça à mão. Em vez disso, CMMSs geram automaticamente ordens de serviço com a peça do equipamento e seu número de série corretamente identificados usando os recursos integrados de leitura de código de barras e foto do sistema. O software a envia imediatamente para o técnico de manutenção designado. Notificações também podem ser enviadas para gerentes de manutenção informando-os do progresso da ordem de serviço do início ao fim. Todas essas tarefas são feitas com apenas alguns cliques do mouse em um computador ou toques em um smartphone ou tablet.

Conclusão

Operações hoteleiras nunca cessam e o software que supervisiona seu gerenciamento de manutenção também não deveria. Como a reputação de um hotel é baseada principalmente em fornecer bom serviço e conforto, faz sentido que todos os esforços sejam feitos para manter interrupções não antecipadas no funcionamento da instalação ao mínimo. Sistemas de software de gerenciamento de manutenção oferecem a seus clientes uma solução viável e econômica para esse problema. CMMSs tornam possível que hóspedes de hotéis voltem para casa satisfeitos e que proprietários de hotéis realizem um resultado final aumentado.

Referências:

https://www.creditdonkey.com/hotel-industry-statistics.html

https://feuring.typepad.com/feuring/2007/02/insight_into_re.html