Seu depósito de MRO é uma armadilha de produtividade?

A chave para qualquer processo de trabalho com as melhores práticas é garantir que qualquer atividade que esteja sendo executada seja realizada da maneira mais eficaz, eficiente e segura possível, de preferência com o menor custo total possível. No mundo da gestão de materiais, e especificamente dentro do ambiente de almoxarifado MRO (manutenção, reparo e operações), há uma série de processos de trabalho de práticas recomendadas que são projetados para gerenciar e controlar o estoque de almoxarifado (e investimento associado) e outros recursos ( pessoas, equipamentos, informações, etc.) em seus níveis ideais, incluindo:

• Adicionar / alterar / excluir processo
• Contagem de ciclos
• análise ABC
• Aquisição e agilização
• Inspeção de recebimento / garantia de qualidade
• Recebimento e estocagem
• Kitting e entrega
• Processo de peças reparáveis ​​
• Voltar ao estoque / fornecedor
• Revisão de obsolescência

Ter (ou não ter) processos e procedimentos eficazes, eficientes e seguros em vigor para os itens acima (e outros) determinará amplamente as capacidades potenciais de sua organização de almoxarifado. A mera existência de melhores práticas documentadas fornece uma ferramenta de comunicação para garantir que a força de trabalho tenha o nível apropriado de conhecimento e compreensão do que são as melhores práticas e como elas se relacionam. A execução também é crítica. A extensão em que esses processos e procedimentos são implementados e seguidos também afetará o desempenho geral da operação do seu almoxarifado.

Mas mesmo com processos de “classe mundial” e execução sem falhas, há muitas oportunidades para que coisas aconteçam no depósito que afetarão a produtividade se os fundamentos certos não estiverem presentes. Por exemplo:

• Layout e utilização ineficientes de racks, prateleiras e caixas, exigindo tempo adicional para estocar, selecionar ou mover materiais
• Software e suporte de sistema inadequados para manutenção de dados e rastreamento de transações, resultando na perda de informações importantes ou rastreamento fora do sistema
• Faltas de estoque e erros de estoque causando falta de materiais necessários, atrasos na conclusão do trabalho de manutenção e / ou perda de produção
• Funções de lojista estritamente atribuídas e / ou falta de treinamento cruzado que reduz a utilização de recursos e impede a cobertura para funcionários ausentes

Acredite ou não, no entanto, um dos maiores obstáculos para a produtividade está em um dado preocupante que encontramos com base em muitos anos e várias centenas de exemplos de avaliação de operações de almoxarifado:40 a 50 por cento de todos os departamentos de manutenção têm um “ abrir ”almoxarifado, onde o“ sistema de honra ”está em vigor.

Um depósito aberto não é necessariamente aquele com portas destrancadas ou faltando, embora vejamos muitos deles! Nem precisa significar que o almoxarifado não esteja ocupado. Isso implica, no entanto, que o acesso é geralmente irrestrito, que há controles limitados (se houver) no local e que as pessoas que entram no depósito são essencialmente livres para vagar sem supervisão pelo tempo que quiserem e retirar o que quiserem. Sim, eles devem registrar o que retiraram, daí o conceito de "sistema de honra", que normalmente não é um sistema, nem completamente honrado e dificilmente é eficaz.

Com o possível exceção em uma emergência real, mesmo se as peças retiradas forem devidamente verificadas, a quantidade de tempo gasta pelos mecânicos indo e voltando do depósito, olhando as vitrines para o que precisam e preenchendo a papelada é em grande parte improdutiva. Esse é um tempo que seria mais bem gasto se os mecânicos trabalhassem nos equipamentos, que é para isso que eles são pagos. No entanto, não é incomum encontrar organizações de manutenção que afirmam "precisar de mais pessoas", enquanto seus mecânicos gastam uma hora ou mais por dia nessas atividades sem valor agregado.

O que também costumamos ver em este tipo de ambiente é aquele em que a manutenção pretende ter uma total e total falta de confiança no “almoxarifado” para ter o que eles precisam (ou querem), quando precisam (ou querem). O que eles não percebem é que estão, na verdade, refletindo sua própria incapacidade de seguir o simples "sistema de honra". Para contornar essa barreira percebida, eles fazem um grande esforço - muitas vezes contornando o procedimento estabelecido - para garantir que haja "estoques de segurança" adequados de peças armazenadas em armários, escrivaninhas, reboques, espaços abertos, etc.

É claro que nenhum desse material é rastreado no sistema de controle de estoque, portanto, poucas pessoas sabem onde ele está ou que existe. Quando surge uma necessidade, o item pode não estar no depósito e ninguém sabe que está no local, então ele é comprado novamente, geralmente com pressa, com taxas de expedição adicionais e / ou taxas de transporte premium anexadas. Ah, e já que estamos nisso, só para garantir que isso nunca aconteça novamente, se precisarmos de um, vamos pegar dois e tirar o extra!

É fácil reconhecer que isso é ineficiente e caro. O que muitas pessoas não entendem, no entanto, é que existem outros impactos secundários, como:

• Aumento no recebimento de peças incorretas ou de baixa qualidade - geralmente devido à pressa e / ou pessoas erradas tomando decisões de compra
• Inventários inchados - dentro e fora dos livros
• Aumento da obsolescência - devido a materiais não sendo rastreados corretamente

Todos estes impedem a comunicação, coordenação e cooperação, e corroem ainda mais a relação de confiança entre a manutenção e “o almoxarifado”.

Para otimizar totalmente a produtividade das operações combinadas de manutenção e armazenamento, é importante ter a infraestrutura fundamental (edifícios, layouts, recursos, etc.) no local, bem como processos de trabalho de melhores práticas . Mas antes de mais nada é estabelecer a relação de trabalho (atrevo-me a dizer “parceria?”) Entre os dois grupos que define os papéis e responsabilidades de cada indivíduo. Permitir que os mecânicos se concentrem na manutenção e confiabilidade do equipamento enquanto o pessoal do almoxarifado gerencia os materiais não só otimizará a produtividade da força de trabalho, mas também pode ter outros benefícios significativos:

• Menor necessidade de materiais / gastos devido a menos reparos e menos dispendiosos
• Custos de expedição reduzidos devido a menos falta de estoque e pedidos urgentes
• Maior precisão dos dados
• Inventário obsoleto mínimo
• Serviço de fornecedor confiável e níveis de qualidade
• Menos lesões / acidentes

Se essas coisas são importantes para você e você está no grupo de 40% a 50% mencionado acima, feche o depósito, coloque as pessoas e os processos certos em funcionamento e saia da armadilha da produtividade.

Este artigo apareceu pela primeira vez na edição de setembro do boletim informativo RxToday da Life Cycle Engineering.

Sobre o autor:
Doug Wallace, CPIM, tem mais de 30 anos de experiência combinada em operações de cadeia de suprimentos e consultoria de gestão, com especialização nas áreas de planejamento empresarial global, produção e controle de estoque e gestão de materiais. Como um especialista no assunto de gerenciamento de materiais para Engenharia de Ciclo de Vida), seu foco principal é a implementação de melhores práticas em compras, operações de depósito, otimização de estoque e utilização de negócios associados e sistemas de informação. Ele pode ser contatado em [email protected]. Para obter mais informações sobre a Engenharia de Ciclo de Vida, visite www.LCE.com.