Um guia completo para a construção de uma política de gerenciamento de ativos

Este artigo descreve o que é uma política de gerenciamento de ativos, por que é importante e como construir e implementar uma.

Índice

1. O que é gerenciamento de ativos?
2. O que é uma política de gerenciamento de ativos?
3. Benefícios de uma política de gerenciamento de ativos
4. Como construir uma política de gerenciamento de ativos
5. Modelo de política de gerenciamento de ativos
6. Como implementar uma política de gerenciamento de ativos

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Os ativos de uma instalação são a força vital da empresa, especialmente na produção. Contanto que estejam saudáveis ​​e trabalhando longe, todas as partes da organização podem permanecer fortes e produtivas.

Mas se os ativos são a força vital, as pessoas são o coração. Cada membro de uma organização pode causar um impacto no equipamento com as decisões que tomam. Os executivos investem, os engenheiros projetam, os gerentes planejam, os técnicos cuidam e os operadores usam.

Como a tomada de decisões e a eficiência dos ativos estão tão interligadas, deve haver diretrizes que os conectem. É aí que entra uma política de gerenciamento de ativos.

O que é gerenciamento de ativos?

Para entender o que é uma política de gerenciamento de ativos, por que é importante e como criá-la, é crucial primeiro entender o que é gerenciamento de ativos.

Um ativo se refere a tudo o que é usado na operação normal de uma organização. Pode referir-se a objetos físicos, como edifícios, equipamentos ou matérias-primas, bem como coisas intangíveis, como pessoal ou dinheiro. O gerenciamento de ativos inclui não apenas ativos usados ​​para manutenção, como máquinas e peças sobressalentes, mas ativos usados ​​por toda a organização, como computadores, pessoas e infraestrutura.

Gerenciar esses ativos significa aplicar uma abordagem sistemática para manter seu ciclo de vida de uma forma que otimize o valor. Isso inclui ter uma estratégia para desenvolver, operar, manter, atualizar e descartar ativos da melhor maneira possível.

No final do dia, a gestão de ativos envolve a aplicação de processos deliberados para o projeto, uso e manutenção de ativos físicos e intangíveis para que seu valor seja maximizado, do início ao fim.

O guia definitivo para combinar ativos e estratégias de manutenção

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O que é uma política de gerenciamento de ativos?

Uma política de gerenciamento de ativos é um dos principais requisitos da certificação ISO 55001:2014 e é a base de uma estratégia de gerenciamento de ativos sólida e completa. É como uma bússola que aponta a todos em sua organização na direção certa ao tomar decisões sobre ativos. Ele faz isso fornecendo um conjunto de princípios orientadores, intenções, objetivos e métodos para a gestão de ativos, para que todos se sintam confiantes em suas escolhas e contribuições para a instalação.

Para indivíduos e equipes, a política fornece um modelo para a tomada de decisões para que as pessoas possam alcançar os melhores resultados possíveis para cada tarefa, ao mesmo tempo que atendem às metas da organização. Quando aplicado como um pilar central do negócio, atua como uma declaração de missão. Não só incorpora a gestão de ativos na cultura de uma instalação, mas também serve como um sinal do compromisso da organização com a eficiência e sustentabilidade para aqueles que estão fora da empresa.

Veremos a composição exata de uma ótima política de gerenciamento de ativos abaixo, mas aqui estão algumas marcas registradas de um plano para instalações pesadas de produção:

• Eles são gerais e contêm princípios gerais.
• Eles identificam funções e responsabilidades, incluindo a implementação de políticas.
• Eles descrevem como o gerenciamento de ativos é integrado na organização.
• Eles estabelecem metas definidas, níveis de serviço, diretrizes de estoque e padrões de manutenção.

Benefícios de uma política de gerenciamento de ativos

Construir uma política de gerenciamento de ativos pode ser uma grande tarefa, portanto, a recompensa deve valer todo o trabalho. Felizmente, existem muitos benefícios potenciais decorrentes da criação dessas diretrizes.

Padronização e eficiência

A criação de uma política de gerenciamento de ativos elimina qualquer ambigüidade ou lacunas no conhecimento dos ativos. É conciso e define uma direção forte e expectativas claras. O documento usa uma linguagem que permite que todos em sua organização vejam como ele se relaciona com eles, suas funções e objetivos. Também incentiva a melhoria constante.

Quando esses elementos são estabelecidos, o alinhamento completo dentro de uma instalação pode ser alcançado. Todos podem trabalhar juntos para os mesmos objetivos e usar as mesmas diretrizes para seu trabalho. Unidade e eficiência são criadas em toda a organização. Quando as decisões de ativos são padronizadas e eficientes, isso pode levar a todos os tipos de benefícios importantes para todas as unidades de negócios, mas especialmente para a equipe de manutenção. O backlog é reduzido, os custos diminuem, o estoque é mais fácil de gerenciar e muito mais.

Confiabilidade e segurança

Uma política de gerenciamento de ativos destaca as melhores práticas específicas da organização para a qual foi criada. Por isso, promove a excelência operacional e elimina qualquer espaço para que as pessoas se desviem de seu melhor trabalho. Isso garante que nada seja deixado ao acaso quando se trata de lidar com ativos.



Isso tem um impacto direto no sucesso da operação de manutenção. Ao definir expectativas claras, todos na equipe entendem e executam processos e procedimentos que geram os melhores resultados para os ativos. É quando os equipamentos e as pessoas atingem seu potencial máximo. A manutenção é otimizada para que os ativos tenham o máximo de confiabilidade e menos manutenção não planejada. As tarefas também são feitas com o objetivo de ser o melhor em todas as áreas, o que significa que a saúde e a segurança não são sacrificadas por velocidade ou custo.

Patrocínio executivo

O gerenciamento de ativos tem sido tradicionalmente visto como domínio exclusivo da equipe de manutenção. Mas, como todos em uma organização têm impacto sobre os ativos, essa visão limitada dificultou o gerenciamento excepcional de ativos. Ter o patrocínio executivo para o documento confere-lhe um poder imenso e torna todos responsáveis. Isso promove a consciência da importância da gestão de ativos em toda a empresa.

Cada membro de uma organização pode causar um impacto no equipamento com as decisões que tomam. Os executivos investem, os engenheiros de confiabilidade projetam, os gerentes planejam e os técnicos executam.

Ter um executivo a bordo também pode ajudar a comunicar o compromisso da organização com a gestão de ativos excepcional para as partes interessadas externas. Os clientes, acionistas e parceiros compreenderão que esses princípios de primeira classe fazem parte do DNA do negócio. Isso pode ajudar muito a aumentar o conhecimento e a confiança em uma marca e em sua liderança.

O apoio executivo também pode fornecer reforço para uma equipe de manutenção muito fina. Uma política forte cria aliados dentro da organização em quem a equipe de manutenção pode confiar para garantir que os ativos estejam na frente e no centro da tomada de decisões.

Como construir uma política de gerenciamento de ativos

A seguir estão os elementos mais importantes de uma política de gerenciamento de ativos eficaz. Um exemplo de política de gerenciamento de ativos usando esses elementos pode ser visto a seguir.

Resuma a intenção

Esta deve ser a primeira seção de sua política de gerenciamento de ativos. Ele dá o tom para o resto do documento, fundamentando o gerenciamento de ativos nos objetivos gerais da organização. Estabeleça o objetivo da organização de forma clara e sucinta. Use a declaração de missão ou os valores essenciais da empresa como ponto de partida. Vincule a gestão de ativos a esta declaração com uma breve declaração de sua importância para atingir os objetivos da organização. Esta seção deve ter de uma a três sentenças.

Indique o escopo

Esta seção descreve os ativos, serviços e unidades de negócios ou funções aos quais a política se aplica. Passe algum tempo pensando em todos os ativos, serviços e pessoas que podem ser afetados por esta política. Converse com os membros de cada unidade de negócios para entender por quais ativos eles são responsáveis ​​e sua importância. Esta seção é extremamente importante, pois elimina ambiguidades, começa a estabelecer expectativas e reforça a responsabilidade. Esta seção deve ter duas a cinco sentenças.

Articule os resultados pretendidos

Esta seção descreve os objetivos de alto nível para gerenciamento de ativos em sua organização. Isso define ainda mais as metas que você deseja alcançar com esta política e sua estratégia completa de gerenciamento de ativos. Deve resumir a lógica por trás da política e objetivos mais específicos no que se refere a ativos e gestão de ativos, como maior confiabilidade ou maior responsabilidade. Esta seção deve ter de três a cinco sentenças.

Descreva os princípios de gestão de ativos

Esta seção descreve quaisquer princípios orientadores, práticas e regras gerais para a gestão de ativos. Ele serve como um modelo para a tomada de decisões e fornece orientação sobre como aplicar a política de gerenciamento de ativos às tarefas diárias. Deve também fornecer alguns exemplos muito gerais de como os princípios devem ser aplicados, como a distribuição de recursos e padrões de relatórios. Se alguém não tiver certeza de como tomar uma decisão com relação ao gerenciamento de ativos, esta seção deve ser capaz de indicar a direção certa. Esta seção deve ter de quatro a seis sentenças.

Definir responsabilidades

Esta é uma parte importante de sua política de gerenciamento de ativos. Ele designa quem é responsável por todos os aspectos da política e da gestão de ativos em geral, incluindo aprovação, alocação de recursos, implementação, definição de prioridades e quaisquer outras ações relevantes de alto nível. Esta seção deve ter duas a quatro frases.

Melhoria contínua e conformidade regulatória

Parte de uma grande política de gerenciamento de ativos é declarar o compromisso da organização em melhorar continuamente seu programa e alcançar a conformidade com os padrões de terceiros. Isso ajuda a reduzir a complacência e mantém o plano como uma estratégia viva, respirável e acionável, em vez de um documento vago e esquecível. Conforme as instalações crescem, os requisitos de auditoria mudam e a tecnologia se desenvolve, os processos também devem evoluir. É por isso que é extremamente importante fazer uma promessa de melhoria contínua. Ele fortalece a busca incessante de suas instalações para melhorar em todas as áreas, o que beneficia a todos do ponto de vista financeiro e de segurança. Esta seção deve ter duas a três frases.

Suplemento com recursos adicionais

Conclua a política de gerenciamento de ativos adicionando informações de esclarecimento e mais leituras. Esta seção inclui uma lista de detalhes administrativos e contatos, como a data de vigência da apólice, o proprietário da apólice e a assinatura do patrocinador executivo. Também inclui quaisquer documentos relacionados, como uma política de saúde e segurança, regulamentos e padrões associados, como ISO 55001, e definições, termos e abreviações com os quais os leitores podem não estar familiarizados.

Criar, revisar e refinar com as partes interessadas

Construir uma política de gerenciamento de ativos é um processo longo. Vai demorar alguns rascunhos para acertar. É fundamental colaborar com as principais partes interessadas de todas as unidades de negócios ao criar, revisar e refinar as diretrizes. Identifique um patrocinador na alta administração que possa dar suporte e supervisão ao projeto. Torne-o curto, de fácil digestão e consistente com outras políticas da sua organização, como uma política de saúde e segurança. Acima de tudo, certifique-se de reservar um tempo para revisar e atualizar a estratégia com frequência, mesmo depois de publicada.

Modelo de política de gerenciamento de ativos

A seguir está um modelo básico de política de gerenciamento de ativos. O modelo pode ser ajustado para a indústria e organização específicas. Você também pode baixar o modelo aqui.

Objetivo

Esta política visa delinear as diretrizes e práticas que regem as decisões sobre gestão de ativos na (Insert Company) para garantir que (Insert Company) cumpra sua missão de fornecer produtos de alta qualidade em um ambiente sustentável e seguro.

Escopo

Esta política de gerenciamento de ativos se aplica a todos os ativos de propriedade da (Insert Company) e todos os aspectos de cada ativo, incluindo projeto, construção, operação, manutenção e descarte. Esta política se aplica a todos os funcionários, contratados e consultores da (Insert Company). Além disso, a (Insert Company) pode contar com ativos naturais ou outros ativos que não possui. Onde as operações são suportadas por esses ativos, trabalharemos em colaboração com os proprietários dos ativos e promoveremos os princípios descritos nesta política.

Intenção

(Insert Company) oferece uma ampla gama de produtos e serviços aos clientes que exigem propriedade e operação responsável e manutenção de ativos físicos, incluindo terrenos, edifícios, equipamentos, transporte e resíduos. A intenção desta política é garantir que todos os funcionários e funções da (Insert Company) estejam alinhados com os objetivos da (Insert Company) no que se refere à gestão de ativos e garantir que os ativos sejam gerenciados de uma forma que maximize os benefícios, reduza o risco e proporcione níveis satisfatórios de serviço aos clientes de forma segura e sustentável.

Declaração da política

Na gestão dos ativos pertencentes a (Insert Company), estamos comprometidos com:

• Tomar medidas para conectar os departamentos, funções e atividades de suporte apropriados a fim de construir relações de trabalho eficazes e encorajar o compartilhamento de informações.
• Usando a tomada de decisões de gerenciamento de ativos para gerar valor ideal para os clientes.
• Garantir que as decisões sejam tomadas de forma colaborativa. Certifique-se de que as decisões considerem todos os estágios do ciclo de vida e as inter-relações entre o desempenho do ativo, operacional e de serviço.
• Focar na tomada de decisão que reconhece a natureza interconectada dos sistemas de ativos e como as decisões sobre um conjunto de ativos podem interagir ou afetar os ativos controlados por outros departamentos e funções.

Aplicação da política

(Inserir Empresa) desenvolverá e manterá planos adequados para a renovação, compra, construção e descomissionamento de ativos. Isso inclui:

• Desenvolvimento de projeções de longo prazo das necessidades de investimento e aplicação de análises rigorosas, incluindo consideração de risco, para identificar necessidades de curto prazo.
• Implementar processos para garantir que os investimentos atendam às necessidades de maneira eficiente e eficaz e abordem as implicações operacionais dos investimentos de capital no orçamento.
• Explorar oportunidades de eficiência quando apropriado, incluindo novas tecnologias.
• Analisar planos de investimento e requisitos de financiamento associados e implementar mecanismos para garantir a sustentabilidade financeira de longo prazo.
• Avaliação de decisões de investimento em ativos relevantes com base na consideração dos custos associados ao gerenciamento de um ativo durante todo o seu ciclo de vida.
• Desenvolver planos de investimento de capital priorizados que reflitam as expectativas da comunidade e das partes interessadas em relação ao nível de serviço e outros objetivos estratégicos.

Compromisso com a melhoria contínua e conformidade

(Insert Company) vê a melhoria contínua e conformidade com a legislação e padrões internacionalmente reconhecidos como uma parte fundamental de nossa abordagem de gestão de ativos. Nosso compromisso em atingir esses objetivos inclui:

• Incentivar a inovação no desenvolvimento de ferramentas, técnicas e soluções.
• Monitorar e revisar a eficácia dos processos de gestão de ativos e do sistema de gestão de ativos mais amplo no apoio à realização dos objetivos estratégicos.
• Avaliar as competências necessárias para implementar a gestão adequada de ativos e fornecer suporte, educação e treinamento para cumprir essas competências.
• Rever esta política e fazer os ajustes necessários anualmente.

Funções e responsabilidades

As funções e responsabilidades para a execução desta política incluem o seguinte:

• O comitê executivo é responsável por aprovar a política de gestão de ativos, articular os valores organizacionais, definir prioridades, aprovar financiamento e recursos para implementar a política de gestão de ativos e requisitos associados e aprovar o financiamento de ativos por meio de planos financeiros plurianuais e de longo prazo.
• O diretor de confiabilidade é responsável por liderar a implementação desta política em toda a organização.
• Os gerentes departamentais são responsáveis ​​por liderar a adoção desta política em seus departamentos e alocar os recursos apropriados para sua implementação.
• Todos os funcionários envolvidos na aplicação da gestão de ativos são responsáveis ​​por observar os requisitos desta política.

Administração de políticas

Efetivo a partir de 22 de janeiro de 2019 Proprietária da políticaJane DoePolicy administradoraJohn SmithApplicationTodas as políticas e programações de (Inserir Empresa) Data da última revisão - Data da próxima revisão 01/22/2019 - 22/01/2020 Versão, Referência do arquivo 1.0, (Inserir número do arquivo) Publicado externamente Sim / Não Aprovado por e assinatura de aprovação ( Insira o nome e assinatura do CEO)

Documentos relacionados e regulamentos e padrões associados

• Plano estratégico
• Política de saúde e segurança
• ISO 55001:2014 Sistemas de gestão de ativos - Requisitos; e
• ISO 55002 Sistemas de gestão de ativos - Diretrizes para aplicação da ISO 55001

Modelo de política de gerenciamento de ativos

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Como implementar uma política de gerenciamento de ativos

Criar a política de gerenciamento de ativos real é apenas a primeira etapa. Agora vem a parte difícil; tornar os princípios e procedimentos descritos no documento uma parte do DNA da instalação. Se os princípios forem esquecidos rapidamente, o gerenciamento de ativos continuará a ser uma reflexão tardia e o desempenho dos ativos deixará de atingir todo o seu potencial. A seguir estão três etapas principais que garantirão que a política de gerenciamento de ativos seja implementada corretamente e com o impacto desejado.

Comunicação e acessibilidade

A comunicação é vital para o sucesso de sua política de gerenciamento de ativos. Você deve comunicar a política a todos os funcionários, especialmente a intenção e as próximas etapas. Se ninguém estiver ciente de como eles são afetados pela política, não haverá responsabilidade e a implementação será difícil de alcançar. Considere a criação de um documento mais curto de uma página descrevendo os elementos-chave para que todos os funcionários possam lê-lo e entendê-lo facilmente.

Também é crucial tornar acessível a política de gerenciamento de ativos. Poste-o em seu local de trabalho e certifique-se de que esteja visível. Disponibilize-o para visualização em uma variedade de formatos, como resumos da equipe ou um vídeo curto. E certifique-se de que os funcionários que têm sugestões para revisar a política possam fazê-lo sem muitos problemas.

Rastreando e melhorando

Todo projeto precisa de um líder para que os planos sejam executados e as tarefas sejam concluídas. Uma política de gerenciamento de ativos não é diferente. Identifique um membro da equipe que defenderá o plano e desenvolverá uma estratégia para implementação. Essa pessoa pode ser você ou um comitê que divide o trabalho e as responsabilidades. Este proprietário do projeto garante que o plano de implementação está sendo seguido, responde a quaisquer perguntas da equipe e ajusta os processos.

. . . uma política de gestão de ativos promove a excelência operacional e elimina qualquer espaço para as pessoas se desviarem de seu melhor trabalho. Isso garante que nada seja deixado ao acaso quando se trata de lidar com ativos.

Um compromisso com a melhoria contínua está embutido em sua política de gerenciamento de ativos e deve ser mantido. O indivíduo ou comitê encarregado de possuir a estratégia também deve gastar tempo procurando maneiras de melhorar a política. Isso pode assumir a forma de uma revisão anual, reuniões regulares com as partes interessadas ou outros fóruns que identifiquem e implementem melhorias.

Aproveitando o software

É difícil comunicar e rastrear qualquer coisa sem um sistema para fazer isso. É aí que o software pode ser útil. Ter um sistema de gerenciamento de manutenção informatizado (CMMS) é uma solução digital que pode ajudar a tornar a implementação de sua política muito mais fácil e, ao mesmo tempo, aumentar seu impacto.

Ter um software de manutenção profissional permite que as instalações capturem mais informações, usem ferramentas poderosas para analisar essas métricas e apliquem suas descobertas com menos dores de cabeça. Existem várias ferramentas de captura de dados disponíveis por meio do software, como listas de verificação, históricos de ordens de trabalho e relatórios detalhados. Essas ferramentas tornam mais fácil e preciso determinar a progressão e o impacto da implementação de políticas. Por exemplo, uma lista de verificação pode delinear as etapas adequadas para reparar um ativo e também pode incluir quaisquer diretrizes ou texto da política de gerenciamento de ativos. Usando software, esta lista de verificação pode ser digitalizada, anexada a um ativo e rastreada, de forma que os técnicos possam ser frequentemente lembrados da política e vivê-la.

Por fim, o software CMMS facilita o acesso a uma versão digital do documento mais atualizado para que a equipe não tenha que vasculhar seus e-mails ou um arquivo para encontrar a política sempre que precisarem consultá-la. Isso também torna a comunicação das atualizações da política muito mais fácil, para que todos saibam o que foi alterado e o que essas alterações significam para eles.